1.2. Khái quát về tàiliệu hình thành trong hoạt động củaBệnh việnK
1.2.3. Đặc điểm hồ sơ, tàiliệu hình thành trong hoạt động củaBệnh việnK
Qua quá trình nghiên cứu và khảo sát tình hình thực tế, chúng tôi nhận thấy tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Bệnh viện K cũng mang những đặc điểm chung của tài liệu lưu trữ như:
- Là tài liệu có giá trị trên nhiều mặt, và phản ánh chân thực về môi Bệnh việnsản sinh ra tài liệu đó.
- Là vật mang tin về các vấn đề, sự việc, hồ sơ bệnh án của người bệnh -Những thông tin trong tài liệu đều có giá trị nghiên cứu cao, đáp ứng nhu cầu thông tin của các cá nhân, phòng ban, đơn vị khi cần thiết
Tuy nhiên, do tính đặc thù mang tính chuyên môn của ngành y tế nên
tài liệu hình thành trong hoạt động của bệnh viện cũng có những điểm đặc biệt như sau:
Về cơ bản, hồ sơ, tài liệu của Bệnh viện cũng đảm bảo tương đối đầy đủ các yếu tố thể thức bên ngoài hồ sơ: tiêu đề hồ sơ, số ký hiệu của hồ sơ, người lập, thời gian bảo quản của hồ sơ; chứng từ kết thúc, biên mục...
Về hình thức tài liệu bên trong hồ sơ: Các văn bản được thu thập lưu trữ trong hồ sơ vẫn còn nhiều tồn tại về yếu tố thể thức nghĩa là chưa hoàn toàn được đảm bảo theo đúng quy định của nhà nước về kỹ thuật soạn thảo. Ví dụ như về căn chỉnh lề, cỡ chữ, hệ thống số, ký hiệu…
Trong các bệnh viện nói chung và Bệnh viện K nói riêng, ngoài các tài liệu hành chính, còn có khối hồ sơ, tài liệu bệnh án
Đối với khối tài liệu hồ sơ bệnh án, giá trị khai thác thông tin thể hiện rất cao ở giai đoạn hiện hành nhằm phục vụ cho quá trình điều trị, khám chữa bệnh của người bệnh, phục vụ cho việc làm các thủ tục, chính sách, chế độ ưu tiên... Khối tài liệu này còn đặc biệt ở chỗ là thành phần trong hồ sơ khá đa dạng phong phú và do nhiều chức danh trong bệnh viện tạo ra. Trong quá trình điều trị người bệnh tại một khoa có ít nhất bốn chức danh tham gia vào việc lập hồ sơ bệnh án đó là điều dưỡng hành chính, điều dưỡng trưởng, bác sĩ trực tiếp điều trị, trưởng khoa. Điều này hoàn toàn khác biệt với các loại tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước.
Đối với tài liệu lưu trữ nói chung được lưu trữ ở hai giai đoạn rất rõ ràng là lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử; ở giai đoạn khác nhau tài liệu lưu trữ có giá trị khác nhau. Nhưng riêng đối với hồ sơ bệnh án người ta chú ý đến giá trị hiện hành nhiều hơn. Hồ sơ bệnh án được sử dụng với nhiều mục đích khác nhau như: kiểm tra được trách nhiệm của các chức danh trong bệnh viện trong quá trình khám và điều trị cho người bệnh; phục vụ cho việc làm các thủ tục hành chính cho các bệnh nhân có chế độ được ưu tiên; trường hợp có những người thường xuyên đến khám và điều trị tại bệnh viện, mỗi lần khám và điều trị bệnh là một lần lập hồ sơ bệnh án cho bệnh nhân đó, thông tin trong mỗi hồ sơ bệnh án đó giúp cho các bác sĩ nắm rõ được tình trạng sức khỏe và quá trình điều trị bệnh cho người bệnh, từ đó các bác sĩ đưa ra phương pháp điều trị chính xác nhất. Tất cả những lợi ích của hồ sơ bệnh án nêu trên đều được sử dụng cho mục đích thực tế ở ngay thời điểm hiện tại.
Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Bệnh viện hàng năm vẫn được lưu giữ và bảo quản tại các cơ sở của Bệnh viện (3 cơ sở), với hai hệ thống kho riêng biệt. Một là khối tài liệu hành chính thì được lưu tại đơn vị hình thành văn bản và tại kho lưu trữ do phòng Hành chính quản lý, còn khối tài liệu hồ sơ bệnh án nội - ngoại trú của Bệnh viện thì được lưu riêng tại kho lưu trữ tài liệu chuyên môn. Tuy nhiên trong phạm vi nghiên cứu đề tài này, chúng tôi chỉ đi sâu vào nghiên cứu khối tài liệu hành chính hình thành trong quá trình hoạt động của Bệnh viện tại cơ sở Tân Triều.