Hiện nay, căn cứ vào các văn bản quy định, khối lượng công việc, Phòng Hành chính đã lập bộ phận VTLT để đảm bảo việc thực hiện công tác quản lý hồ sơ, tài liệu. Bệnh viện bố trí số lượng người làm công tác văn thư lưu trữ chuyên trách hiện nay gồm 4 cán bộ của phòng Hành chính, riêng tại cơ sở Tân Triều có 01 cán bộ được giao chuyên trách lưu trữ quản lý văn bản hành chính. Còn lại những cán bộ lưu trữ hồ sơ bệnh án đều là những điều dưỡng cử nhân kiệm nhiệm tại phòng, khoa chuyên môn của mình. Trình độ chuyên môn: đại học, cao đẳng chức danh là điều dưỡng và chuyên viên. Chế độ chính sách đối với cán bộ lưu trữ: được hưởng phụ cấp đối với quy định riêng của ngành y tế như hưởng phụ cấp độc hại với hệ số 0,2
Nhiệm vụ của cán bộ làm VTLT tại Bệnh viện gồm những hoạt động sau đây:
- Tham mưu cho Lãnh đạo Phòng Hành chính trong việc quản lý công tác văn thư thuộc chức năng của Phòng Hành chính. Xây dựng, góp ý các văn bản có liên quan đến quản lý công tác VTLT
- Tổ chức thực hiện các hoạt động nghiệp vụ VTLT của Phòng Hành chính. Quản lý sổ đăng ký văn bản đi/đến, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp Giấy giới thiệu, Giấy đi đường cho cán bộ, nhân viên
- Quản lý kho lưu trữ tài liệu tại Tầng 4 khu hành chính của Bệnh viện - Xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, hằng năm (quy trình nghiệp vụ lưu trữ; kế hoạch mua sắm trang thiết bị, cải tạo, nâng cấp kho tài liệu,...) trình Lãnh đạo phòng và Ban Giám đốc duyệt để tổ chức thực hiện
Nhân sự có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao sẽ làm việc hiệu quả, góp phần nâng cao chất lượng công việc. Ngược lại trình độ nghiệp vụ chuyên môn thấp sẽ ảnh hưởng không tốt đến hiệu quả của công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ. Vì vậy, để làm tốt công tác tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ nói chung thì việc kiện toàn về nhân sự là hết sức quan trọng.
Trong khi đó, nhân sự làm công tác VTLT tại Bệnh viện đều có trình độ Đại học và cao đẳng, nhưng lại chưa phải được đào tạo đúng chuyên môn về văn phòng, văn thư lưu trữ. Đây cũng là một hạn chế trong công tác văn thư lưu trữ nói chung và quản lý hồ sơ, tài liệu nói riêng tại Bệnh viện, nhất là trong quá trình tổ chức nghiệp vụ và tham mưu cho lãnh đạo trong công tác tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu.
Bên cạnh đội ngũ cán bộ chuyên trách trên, tại phòng Kế hoạch tổng hợp và các khoa điều trị, Bệnh viện K còn bố trí Cán bộ phụ trách hành chính đảm nhận công tác lập, lưu, quản lý hồ sơ bệnh án của người bệnh đến khám chữa bệnh. Những cán bộ này chủ yếu là được đào tạo chuyên ngành Y, Dược được phân công kiêm nhiệm thêm nhiệm vụ quản lý hồ sơ bệnh án của Khoa. Do vậy, các các cán bộ này thường nắm chắc các tài liệu ngành y, thu thập văn bản tương đối đầy đủ trong hồ sơ. Tuy nhiên các nghiệp vụ lưu trữ, quản lý hồ sơ, tài liệu bệnh án thì lại gặp nhiều khó khăn.
2.3. Tổ chức hƣớng dẫn nghiệp vụ văn thƣ lƣu trữ
2.3.1. Thống nhất về phương pháp lập hồ sơ
Trong công tác lập hồ sơ tại Bệnh viện, Phòng Hành chính chủ động thông báo tới Viện Nghiên cứu, các Trung tâm, khoa, phòng thuộc bệnh viện về thời hạn và thành phần giao nộp hồ sơ. Đồng thời, giúp việc cho Ban Giám đốc lên danh mục hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, nhất là khối tài liệu về hồ sơ bệnh án và hồ sơ xây dựng công trình cơ bản của Bệnh viện. Tuy nhiên hiện nay ở Bệnh viện K vẫn chưa có sự thống nhất chung bằng văn bản nào về công tác lập - lưu hồ sơ, tài liệu. Danh mục hồ sơ, tài liệu cũng chưa được phòng Hành chính xây dựng và ban hành. Do đó, đối với công tác lập hồ sơ, bản thân cán bộ vẫn tiến hành mở hồ sơ, thu thập văn bản tài liệu liên quan và kết thúc hồ sơ theo thói quen trong quá trình làm việc.
Bên cạnh đó, với sự phát triển mạnh mẽ về khoa học công nghệ, việc thiết lập hồ sơ điện tử đã và đang là xu thế để thay thế phương pháp truyền
thống, trong khi Chính phủ đang hoàn thiện các văn bản quy định về lập hồ sơ điện tử, tại Bệnh viện K cũng đã nhận thấy tầm quan trọng và có những thay đổi nhất định, cụ thể là một số tài liệu đã được quản lý thành các file trên máy tính bằng phương pháp scan văn bản, mỗi tên loại văn bản tạo thành 1 Folder để dễ quản lý và tra tìm. Đối với hồ sơ, tài liệu của các phòng đã giải quyết xong nhưng chưa đến thời hạn giao nộp vào lưu trữ cơ quan, các phòng sắp xếp tài liệu gọn gàng trong các bìa, bảo quản trên các giá tại đơn vị mình. Ngoài ra, các hồ sơ bệnh án hiện nay cũng được lập hồ sơ bệnh án điện tử để thuận tiện cho công tác quản lý và tra tìm.
Tuy nhiên, hiện nay, tại Bệnh viện K cũng chưa có văn nào quy định cụ thể về công tác lập hồ sơ và lưu hồ sơ trong giai đoạn hiện hành mà vẫn thực hiện trên cơ sở các quy định của Nhà nước. Theo hướng dẫn, công tác tổ chức lập hồ sơ và lưu hồ sơ trong giai đoạn hiện hành bao gồm: lập danh mục hồ sơ; xác định các loại văn bản, tài liệu cho từng hồ sơ; hướng dẫn các đơn vị, cán bộ chuyên môn lập hồ sơ; quản lý hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ. Qua khảo sát, tác giả nhận thấy thực trạng của công tác này tại Bệnh viện được tiến hành như sau:
- Lập danh mục hồ sơ: Danh mục hồ sơ là bảng kê tên loại các hồ sơ cho
các đơn vị, cá nhân trong Bệnh viện phải lập. Việc xây dựng được danh mục hồ sơ sẽ giúp cho việc quản lý hồ sơ, tài liệu trong giai đoạn văn thư được chặt chẽ và khoa học. Ngoài ra, danh mục hồ sơ còn là căn cứ hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ tại các đơn vị, cá nhân; góp phần nâng cao ý thức và trách nhiệm của mỗi cá nhân trong Bệnh việnđối với việc lập hồ sơ và chuẩn bị nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ. Tuy nhiên, trên thực tế, tại Bệnh viện K vẫn chưa tiến hành xây dựng danh mục hồ sơ đối với Bệnh viện mình. Chính vì vậy, công tác lập hồ sơ đến nay vẫn chưa được chú trọng, dẫn tới việc khó kiểm soát được số lượng hồ sơ, nhiều hồ sơ trong tình trạng bó gói, chất đống, thậm trí bị xáo trộn, thất thoát.
Thực tế, một số đơn vị, cá nhân cũng đã tiến hành lập hồ sơ trong quá trình làm việc nhưng công việc này chỉ được tiến hành theo thói quen, không đảm bảo về mặt thời gian và nhiều khi xảy ra tình trạng đùn đẩy trách nhiệm. Bên cạnh đó, các Khoa chuyên môn dù lập hồ sơ bệnh án nhưng lạiquản lý riêng, bản thân phòng Hành chính của Bệnh viện là đơn vị chức năng có nhiệm vụ quản lý hồ sơ, tài liệu thì lại không nắm được khối hồ sơ này.
- Xác định thành phần tài liệu có trong hồ sơ: Mục đích của công tác
lập hồ sơ là nhóm các văn bản, tài liệu có liên quan đến một vấn đề với nhau. Để từ đó lãnh đạo Bệnh viện có thể sử dụng nhóm văn bản, tài liệu đó bất cứ lúc nào để quản lý hoạt động của các cá nhân, đơn vị trực thuộc. Vì vậy, khi xây dựng danh mục hồ sơ cho các đơn vị, cá nhân cần phải xác định thành phần văn bản, tài liệu cho từng hồ sơ trong Danh mục hồ sơ đã xây dựng. Như vậy, hồ sơ được lập cũng sẽ đầy đủ các văn bản, tài liệu liên quan đến quá trình giải quyết công việc và tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Tuy nhiên, đây là một nghiệp vụ rất khó nên tại Bệnh viện chưa xây dựng được Danh mục hồ sơ và không xác định được thành phần văn bản và tài liệu cho các loại hồ sơ cần lập. Đây cũng là một trong những bất cập cần phải khắc phục trong công tác văn thư lưu trữ của Bệnh viện.
- Hướng dẫn các đơn vị, cán bộ chuyên môn lập hồ sơ: Theo quy trình,
sau khi xây dựng danh mục hồ sơ với quy định cụ thể về thành phần văn bản, tài liệu của từng loại hồ sơ, bộ phần văn thư cần phải hướng dẫn và thường xuyên kiểm tra các các đơn vị, cán bộ chuyên môn lập hồ sơ theo danh mục đã xây dựng. Tuy nhiên ở Bệnh viện không hướng dẫn và kiểm tra các đơn vị, cán bộ chuyên môn trong công tác lập hồ sơ bởi Bệnh viện chưa xây dựng được danh mục hồ sơ cũng như xác định thành phần văn bản, tài liệu cho từng loại hồ sơ. Vì vậy, công tác lập hồ sơ của các đơn vị, cán bộ chuyên môn còn rất nhiều yếu kém và chưa thống nhất. Có đơn vị, cán bộ chuyên môn thì mở hồ sơ vào đầu năm, có đơn vị, cán bộ chuyên môn thì giải quyết xong công
việc rồi họ tập hợp các văn bản có liên quan lại. Tình trạng này dẫn đến hệ quả là hồ sơ của các đơn vị chưa được lập đầy đủ; văn bản, tài liệu trong hồ sơ còn thiếu sót; hồ sơ không được biên mục đầy đủ. Tình trạng này gây khó khăn rất lớn cho công tác lưu trữ của Bệnh viện, đặc biệt là công tác thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ.
- Quản lý hồ sơ và giao nộp vào lưu trữ: Theo quy định hiện tại, thời
hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị, cá nhân vào lưu trữ được quy định trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán. Nhưng hầu hết các đơn vị, cá nhân trong Bệnh viện chưa thực hiện được chế độ giao nộp hồ sơ theo quy định. Phòng Hành chính gần như chưa thu được bất kỳ tài liệu nào của các phòng ban, các Khoa chuyên môn, trừ tài liệu do chính phòng lưu giữ lại và chuyển vào kho là chủ yếu.
Hình ảnh do học viên chụp tháng 01/2019 Hồ sơ trên giá tủ của phòng Hành chính
năm 2019 do cán bộ của Công ty cổ phần Lưu trữ số hoá tài liệu HT trong đợt khảo sát chỉnh lý tài liệu đầu năm 2019
2.3.2. Thu thập, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Một trong những nội dung chính của công tác lưu trữ là thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến việc: thu thập và bổ sung tài liệu; phân loại tài liệu lưu trữ; xác định giá trị tài liệu lưu trữ; tổ chức công cụ tra cứu và thống kê khoa học tài liệu; bảo quản tài liệu; tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu. Theo lý luận công tác lưu trữ thì bổ sung tài liệu là hệ thống các biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn tài liệu thuộc thành phần Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam, lựa chọn, chuẩn bị và chuyển giao tài liệu vào các phòng, kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định [01; 130].
Như vậy, thu thập và bổ sung tài liệu là công việc thường xuyên của lưu trữ cơ quan, góp phần hoàn thiện và tối ưu hóa thành phần tài liệu của Phông lưu trữ cơ quan. Làm tốt công tác thu thập và bổ sung tài liệu vừa tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các nghiệp vụ của công tác lưu trữ lại vừa thực hiện tốt nguyên tắc tập trung thống nhất tài liệu. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu được tiến hành thường xuyên và đúng thời hạn sẽ tránh được tình trạng mất mát tài liệu, giúp cho phông lưu trữ cơ quan ngày càng hoàn thiện. Nếu công tác bổ sung tài liệu không được thực hiện tốt dẫn đến tình trạng tài liệu quan trọng không được thu thập đầy đủ, từ đó sẽ gây ra những tổn hại lớn cho cơ quan.
Thực tế, cho đến nay Bệnh viện chưa tiến hành thu thập được thống nhất và đầy đủ toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của mình từ khi thành lập đến bây giờ. Nguyên nhân một phần do Bệnh viện có 3 cơ sở khám chữa bệnh ở 3 địa bàn khác nhau nên mỗi cơ sở hiện vẫn tự chủ động quản lý hồ sơ, tài liệu của mình. Thêm vào đó, do đặc thù hoạt động khám chữa bệnh, nên Bệnh viện hình thành một khối lượng lớn các hồ sơ bệnh án, khối tài liệu này hiện vẫn được lưu giữ bảo quản riêng biệt với khối tài liệu hành chính. Hầu hết tài liệu của Viện Nghiên cứu, các Trung tâm, khoa, phòng nào thì do đơn vị đó tự quản lý là chính. Các cán bộ, nhân viên
trong quá trình giải quyết công việc đều sản sinh ra những văn bản, tài liệu nào thì tự thu thập và lưu giữ tài liệu của mình. Đối với các văn bản đến từ các nguồn khác nhau, nhân viên văn thư sẽ tiến hành đăng ký sổ văn bản đến, sau đó trình lãnh đạo Bệnh viện phê duyệt, phân công cán bộ giải quyết văn bản. Sau khi có ý kiến của lãnh đạo, văn bản đến này được chuyển tới cho cán bộ được giao nhiệm vụ xử lý công việc. Như vậy, văn bản đến thuộc phạm vi và thẩm quyền giải quyết của cá nhân nào thì cá nhân, bộ phận đó tự giải quyết và lập - lưu hồ sơ công việc tại các tủ tài liệu trong phòng mình.
Do đó, trong quá trình tổng hợp số liệu nghiên cứu cho đề tài, tác giả cũng chưa thể nắm được một cách chính xác số lượng tài liệu, hồ sơ đang được lưu trữ tại Viện Nghiên cứu, các Trung tâm, khoa, phòng thuộc bệnh viện có khối lượng bao nhiêu mà chỉ có thể thống kê số lượng văn bản đi - đến thông qua sổ đăng ký văn bản.
Nguyên nhân thứ hai là hiện nay Bệnh viện vẫn chưa bố trí được kho lưu trữ chuyên dụng theo đúng quy chuẩn của Nhà nước, mà mới chỉ lựa chọn một diện tích nhỏ trên tầng 4 với 2 phòng, một phòng có diện tích 30m2 và một phòng khoảng 50m2 (đặt trong phòng của bộ phận văn thư) của Bệnh viện để tài liệu hành chính trong tình trạng bó gói, tích đống vào đó bảo quản.
Ngoài ra, do Bệnh viện cũng chưa bố trí được cán bộ chuyên trách thực hiện công tác lưu trữ mà có trình độ chuyên môn vững vàng, cho nên gần như toàn bộ tài liệu của Bệnh viện vẫn chủ yếu lưu giữ phân tán tại các phòng, đơn vị hoặc trong hồ sơ giải quyết công việc của các cá nhân được phân công giải quyết văn bản. Riêng khối lượng hồ sơ bệnh án có thu được một lần nhưng lại không do phòng Hành chính quản lý. Trong khi nguyên tắc của công tác lưu trữ là phải quản lý tập trung, thống nhất tài liệu để thuận lợi cho công tác quản lý và thống kê, tra cứu khi cần thiết.
Hiện nay, Phòng Hành chính mới đang chuẩn bị tiến hành thu thập tài liệu hành chính từ các phòng chức năng giúp việc cho Ban Giám đốc vào bộ phận
lưu trữ của Bệnh viện và lên kế hoạch hoàn thiện bản hướng dẫn, phối hợp với các phòng ban chức năng để có tài liệu thu về kho lưu trữ. Tài liệu hành chính đã được chỉnh lý sơ bộ, chủ yếu tài liệu là các tập lưu văn bản đi được xếp trong cặp file, phân loại theo năm và được bảo quản trong tủ sắt của cán bộ văn thư và cán bộ được giao giải quyết công việc.
Qua việc khảo sát hồ sơ thực tế tại Bệnh viện thì việc quản lý tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết công việc của các phòng ban này được lập theo đặc trưng của vấn đề, vụ việc, đặc trưng thời gian và tên loại văn bản. Hiện nay, trong khối tài liệu thu thập vào lưu trữ, chúng tôi thấy có khá nhiều các tập lưu văn bản do cán bộ Văn thư phòng hành chính giao nộp như:
- Tập lưu Quyết định của Ban Giám đốc Bệnh viện K năm 2011;