3.2. Nhóm giải pháp về tổchức để nâng cao hiệu quả công tác tổchức quản lý
3.2.2. Bệnh việnK cần nghiên cứu để hoàn thiện hệ thống văn bản quy định về
tại văn bản
Để thực hiện tốt công tác tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại Bệnh viện K, phòng Hành chính là đơn vị đầu mối trong việc xây dựng, hoàn thiện các văn bản quy định về công tác này là một giải pháp thiết yếu. Bởi lẽ các văn bản này sẽ là căn cứ thực hiện các nghiệp vụ trong công tác của phòng Hành chính và của các đơn vị trong công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu. Chỉ khi các văn bản này được hoàn thiện, sửa đổi cho phù hợp với thực tiễn thì công tác quản lý hồ sơ, tài liệu mới được thực hiện đồng bộ. Do đó, trong thời gian tới Lãnh đạo Phòng Hành chính cần tham mưu cho Ban Giám đốc bệnh viện để xây dựng, ban hành và sửa đổi một số văn bản và quy định, cụ thể:
- Sửa đổi Quy chế về công tác văn thư đã ban hành trước đây của Bệnh viện trong đó quy định rõ về vấn đề ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, cũng như sửa đổi, chi tiết hóa quy trình thực hiện các nghiệp vụ; hoàn thiện
một số quy trình nghiệp vụ đặc biệt là các khâu nghiệp vụ vẫn còn chưa thực hiện tốt như lập hồ sơ, lưu hồ sơ.
- Xây dựng Quy chế về lưu trữ và áp dụng tiêu chuẩn ISO trong quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu để nâng cao hiệu quả công tác này. Khi tiến hành xây dựng Quy chế lưu trữ, Phòng Hành chính cần tìm hiểu cần tiến hành tìm hiểu các văn bản quy định của Nhà nước về công tác lưu trữ, hướng dẫn việc thành lập Quy chế lưu trữ cho cơ quan, tổ chức. Ví dụ: Thông tư 07/2012/TT- BNV của Bộ Nội vụ về Hướng dẫn quản lý văn bản và lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan;Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/04/2013 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức, Luật lưu trữ 2011…
Việc ban hành Quy chế Văn thư - Lưu trữ nhằm chuẩn hóa và thống nhất quy trình và trách nhiệm của từng bộ phận, từng cá nhân trong Bệnh viện đối với công tác Văn thư - Lưu trữ. Thông qua quy chế này, mỗi nhân viên sẽ nắm được những công việc mình cần phải làm, quy trình giải quyết công việc một cách cụ thể, chính xác và rõ ràng nhất. Qua đó Lãnh đạo sẽ nắm bắt và kiểm soát được tình hình thực hiện công việc của nhân viên đã đảm bảo đúng chức năng, nhiệm vụ hay chưa.
Chúng tôi xin đưa ra một số nội dung mà các Quy chế về công tác lưu trữ có thể xây dựng theo bố cục theo cấu trúc của Quy chế gồm 3 chương. Trong đó chương 1 nêu những quy định chung và chương 2 nêu quy trình trong nghiệp vụ lưu trữ, chương 3 là liên quan đến kiểm tra đánh giá và chế tài thi đua khen thưởng trong công tác lưu trữ tại Bệnh viện. Cụ thể như sau:
- Chương 1: Quy định chung
+ Quy định về phạm vi, đối tượng điều chỉnh
+ Quy định về trách nhiệm của lãnh đạoBệnh viện, của trưởng các đơn vị phòng, khoa, trung tâm và cán bộ, nhân viên trong toàn Bệnh việnvề công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu
+ Quy định về các thuật ngữ chuyên môn để từng cán bộ, nhân viên trong bệnh viện có thể nắm rõ ràng từng khâu nghiệp vụ lưu trữ
+ Tiêu chuẩn đối với cán bộ làm công tác lưu trữ
- Chương 2: Quy định về các nghiệp vụ công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu.
Đối với chương này phải đi sâu vào quy định một cách rõ ràng về các nghiệp vụ lưu trữ hồ sơ, tài liệu và trách nhiệm thực hiện của các phòng ban, đơn vị và cá nhân trong Bệnh việnđối với các nghiệp vụ liên quan.
+ Công tác thu thập, bổ sung tài liệu + Công tác xác định giá trị tài liệu + Công tác phân loại tài liệu
+ Công tác khai thác sử dụng tài liệu + Công tác bảo quản tài liệu
Chương 3: Điều khoản thi hành. Trong chương này nên quy định rõ kinh
phí hàng năm cho công tác quản lý hồ sơ, tài liệu; về xử lý vi phạm và thi đua khen thưởng trong công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu. Ngoài ra, cũng cần nói rõ về trách nhiệm thi hành quy định đối với các đơn vị trongBệnh viện.
Bên cạnh việc xây dựng Quy chế về công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu, phòng Hành chính cũng nên tiến hành mẫu hóa các liên quan đến nghiệp vụ văn thư lưu trữ đính kèm theo quy chế. Ví dụ: Biên bản bàn giao tài liệu vào
lưu trữ, Bảng danh mục hồ sơ mẫu, Mục lục hồ sơ, mục lục văn bản…Mục
đích mẫu hóa các văn bản này cũng là một giải pháp để chất lượng văn bản, tài liệu trong hồ sơ được cải thiện về mặt hình thức. Nhưng quan trọng hơn là nó giảm thiểu thời gian soạn thảo văn bản trong quá trình giải quyết công việc của cán bộ nhân viên. Đồng thời giúp cho các nghiệp vụ văn thư lưu trữ cũng được thực hiện thống nhất, đồng bộ và đúng thủ tục, quy trình.
Khi tiến hành xây dựng quy chế văn thư và quy chế lưu trữ, Bệnh viện cần áp dụng hệ thống chất lượng theo tiêu chuẩn ISO trong từng nghiệp vụ
cơ bản. Áp dụng ISO trong công tác văn thư lưu trữ là đảm bảo chất lượng các quy trình nghiệp vụ, thỏa mãn các yêu cầu của công tác này. Sau khi tiến hành xây dựng dự thảo Quy chế lưu trữ, Lãnh đạo Phòng Hành chính trình xin ý kiến của Ban Giám đốc, sau đó chỉnh sửa theo ý kiến chỉ đạo, tiến hành soạn thảo Quy chế và thực hiện các thủ tục ban hành Quy chế này. Như vậy, việc ban hành Quy chế lưu trữ sẽ là hành lang pháp lý, căn cứ thể thực hiện công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu một cách thống nhất cho cán bộ, nhân viên tại Bệnh viện. Ở giải pháp sẽ trình bày ở dưới đây, chúng tôi sẽ trên cơ sở này để đề xuất xây dựng một quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu cho Bệnh viện K.