3.1. Nhóm giải pháp tham mưu để nâng cao hiệu quả công tác tổchức quản lý
3.1.2. Lãnh đạo phòng Hành chính cần nghiên cứu để tham mưu xây dựng
thù của bệnh viện
Với thực trạng tình hình công tác lưu trữ hồ sơ tài liệu tại Bệnh viện K cơ sở Tân Triều hiện nay, cộng với sự phân tán ở các địa bàn khác nhau của 3
cơ sở Bệnh viện, chúng tôi cho rằng cần có sự quản lý tập trung thống nhất hồ sơ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Bệnh viện K cơ sở Tân Triều nói riêng và trong toàn hệ thống của Bệnh viện nói chung. Do đó, việc xây dựng một Trung tâm để đảm nhận nhiệm vụ này là một giải pháp cấp thiết, có thể giải quyết được khá nhiều tồn đọng trong quản lý hồ sơ tài liệu của Bệnh viện K.
Bên cạnh đó, hiện nay đối với việc lưu giữ và khai thác hồ sơ tài liệu đặc thù của Bệnh viện K, hiện tại đang áp dụng theo Thông tư số 46/2018/BYT Quy định về hồ sơ bệnh án điện tử ngày 28/12/2018 áp dụng tại các cơ sở khám chữa bệnh được cấp giấy phép hoạt động theo quy định của Luật khám chữa bệnh. Hồ sơ bệnh án điện tử có giá trị pháp lý như hồ sơ bệnh án giấy và phải đáp ứng toàn bộ nội dung thông tin như bệnh án giấy; có chữ ký số của người chịu trách nhiệm nội dung thông tin; tuân thủ việc bảo vệ thông tin cá nhân tại Luật An toàn thông tin mạng. Tuy nhiên, chúng tôi cho rằng ngoài việc xây dựng hệ thống dữ liệu về hồ sơ bệnh án điện tử, Phòng Hành chính cần tham mưu đề xuất Giám đốc bệnh viện để xây dựng đề án thành lập một Trung tâm lưu trữ để tiến hành thu thập, bảo quản lâu dài khối tài liệu có giá trị của bệnh viện.
Trung tâm này được thành lập sẽ chịu sự chỉ đạo, quản lý trực tiếp của lãnh đạo Bệnh viện, có chức năng: Đề xuất, tham mưu Giám đốc Bệnh viện ban hành văn bản hướng dẫn các Trung tâm Khoa, phòng, đơn vị trong Bệnh viện chuẩn bị tài liệu nộp lưu hàng năm; Tham mưu tổ chức thực hiện việc thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, tu bổ phục chế, bảo hiểm, bảo quản, giải mật tài liệu (nếu có) và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của Pháp luật và các công việc khác khi được Lãnh đạo Bệnh viện phân công.
Nhiệm vụ cụ thể:
- Xây dựng, ban hành chương trình, kế hoạch hoạt động dài hạn và định kỳ hàng năm theo chức năng, nhiệm vụ trình Lãnh đạo Bệnh viện phê duyệt và tổ chức thực hiện.
- Tham mưu xây dựng và tổ chức thực hiện các Đề án liên quan đến chức năng nhiệm vụ.
- Nghiên cứu đặc điểm, thành phần, nội dung của tài liệu hình thành trong hoạt động của đơn vị trong bệnh viện, trên cơ sở đó tham mưu giám đốc bệnh viện ban hành những văn bản hướng dẫn tổ chức quản lý và hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ sát với thực tế hơn.
- Công tác tham mưu và hướng dẫn các Trung tâm Khoa, phòng, đơn vị nộp lưu tài liệu:
+ Tham mưu ban hành và điều chỉnh, bổ sung xác định thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Trung tâm;
+ Tham mưu ban hành các quy định về thẩm quyền, thủ tục khai thác sử dụng tài liệu; Quy định về Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng;
+ Tham mưu hướng dẫn các Trung tâm Khoa, phòng, đơn vị nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu nộp lưu.
- Trực tiếp quản lý hồ sơ tài liệu đã thu thập về và tổ chức thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ:
+ Tham mưu xây dựng, tổ chức thực hiện kế hoạch sưu tầm, thu thập hồ sơ, tài liệu dài hạn, định kỳ hàng năm;
+ Tham mưu và tổ chức thực hiện xác định giá trị tài liệu lưu trữ
+ Tham mưu, tổ chức thực hiện các biện pháp nhằm bảo quản, bảo vệ an toàn và nâng cao tuổi thọ hồ sơ, tài liệu lưu trữ;
+ Thực hiện chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ;
+ Tham mưu kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác tu bổ phục chế, bảo hiểm, giải mật tài liệu (nếu có);
+ Xây dựng công cụ tra cứu, quản lý tài liệu lưu trữ; quản lý tài liệu số, tài liệu điện tử thuộc phạm vi quản lý;
+ Tổ chức thực hiện việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của Pháp luật: công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ; triển lãm tài liệu lưu trữ; biên soạn và xuất bản ấn phẩm từ tài liệu lưu trữ; tổ chức phục vụ độc giả tại Phòng đọc, cấp chứng thực lưu trữ, bản sao tài liệu lưu trữ…
- Trung tâm lưu trữ làm cầu nối thông tin tiếp nhận những thắc mắc, khó khăn của các đơn vị trong bệnh viện trong quá trình tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ để báo cáo, đề xuất với lãnh đạo bệnh viện để có chính sách hỗ trợ kịp thời.
- Liên kết, hợp tác với các tổ chức trong nước tổ chức thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật: Trung tâm lưu trữ cũng có thể đề xuất mở định kỳ các lớp bồi dưỡng ngắn hạn theo các chuyên đề về nghiệp vụ văn thư – lưu trữ cho các cán bộ liên quan đến công tác lưu trữ. Qua đó, mời những cán bộ giảng dạy chuyên sâu, những giảng viên đến từ các cơ sở đào tạo uy tín, những chuyên gia đầu ngành về văn thư – lưu trữ để hướng dẫn về lý luận cũng như thực tiễn nhằm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ hồ sơ tài liệu tại Bệnh viện K.
- Quản lý tài chính, tài sản Trung tâm và thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo Bệnh viện quy định.
Như vậy, hoạt động chủ yếu của Trung tâm đó là hỗ trợ và nâng cao
hiệu quả tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ của các Trung tâm Khoa, phòng, đơn vị trong toàn Bệnh viện; có thể thu thập, trực tiếp quản lý khối hồ sơ tài liệu của các đơn vị trong bệnh viện (bao gồm hồ sơ bệnh án và hồ sơ tài liệu hành chính).
Về bộ máy nhân sự khi Trung tâm này được thành lập và đưa vào hoạt động. Với tình hình thực tế tại Bệnh viện, chúng tôi đề xuất dự kiến bộ máy nhân sự khi Trung tâm được thành lập bao gồm:
- Lãnh đạo Trung tâm: Giám đốc và một Phó Giám đốc. Giám đốc Trung tâm chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Bệnh viện và trước pháp luật về việc thực hiện chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn được giao. Phó Giám đốc Trung tâm là người giúp Giám đốc phụ trách, theo dõi, chỉ đạo một số mặt công tác và chịu trách nhiệm trước Giám đốc và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công. Khi Giám đốc vắng mặt, Giám đốc ủy nhiệm cho Phó Giám đốc điều hành các hoạt động của Trung tâm. Lãnh đạo Trung tâm trực tiếp phụ trách các tổ chuyên môn, nghiệp vụ thuộc Trung tâm quản lý ;
- Các tổ chuyên môn, nghiệp vụ thuộc Trung tâm quản lý dự kiến: Bộ phận Hành chính; Bộ phận phụ trách khối tài liệu hành chính; Bộ phận phụ trách khối tài liệu hồ sơ bệnh án.
- Biên chế viên chức, lao động hợp đồng của Trung tâm nằm trong tổng biên chế công chức, viên chức thuộc Bệnh viện quản lý. Đối với một số cán bộ đang đảm nhận công tác lưu trữ hồ sơ tài liệu thuộc phòng Hành chính của Bệnh viện thì chúng tôi cho rằng, vẫn giữ nguyên công việc mình phụ trách tại Phòng. Bới vì với khối lượng công việc của Phòng hiện nay, số lượng nhân sự này cũng chưa đáp ứng hết được. Họ vẫn thực hiện các nhiệm vụ được phân công, chỉ riêng nhiệm vụ thu thập hồ sơ, tài liệu thì được chuyển sang thuộc chức năng nhiệm vụ của Trung tâm. Hoặc trong thời gian đầu, Trung tâm mới thành lập và số biên chế nhân sự bị giới hạn thì có thể điều chuyển cán bộ lưu trữ của Phòng Hành chính sang làm việc tại Trung tâm, nhưng về lâu dài thì chúng tôi cho rằng vẫn nên bổ sung nhân sự và tổ chức Trung tâm như đề xuất ở trên.
3.1.3. Tăng cường sự hỗ trợ của Nhà nước trong việc đào tạo cán bộ chuyên môn, các tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ, chương trình tư vấn về tổ