2.6.1. Ưu điểm
Có thể thấy rằng công tác quản lý hồ sơ, tài liệu có một vị trí quan trọng, lãnh đạo, nhân viên đã có nhận thức đúng đắn về công tác Văn thư lưu trữ nói chung và công tác quản lý hồ sơ, tài liệu nói riêng. Vì vậy, tại Bệnh viện K công tác này đã bước đầu nhận được sự quan tâm, chỉ đạo sâu sát từ phía Lãnh đạo.
Cán bộ văn thư, lưu trữ chuyên trách là người cũng được đào tạo, có trình độ nên công tác văn thư lưu trữ của Bệnh viện thời gian gần đây được đảm bảo khá tốt, thực hiện một cách đầy đủ và chính xác. Chế độ phụ cấp cho cán bộ chuyên trách cũng đã được lãnh đạo Bệnh viện phê duyệt năm 2017 đã tạo động lực rất nhiều cho cán bộ nhân viên trong quá trình làm việc.
Cơ sở vật chất kỹ thuật đã được chú trọng đầu tư hơn nên gần đây cơ sở vật chất cũng tương đối đầy đủ để phục vụ cho công tác quản lý văn bản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ.
Hiện nay việc lập hồ sơ ở Bệnh viện đã bắt đầu được cán bộ lưu lại đúng với quy định và được phân loại theo từng thể loại văn bản, theo thứ tự ngày, tháng, năm ban hành văn bản, chính vì vậy việc sắp xếp tài liệu được thực hiện tương đối khoa học và đầy đủ tạo điều kiện thuận lợi cho bộ phận thực hiện công tác lưu trữ sau này.
Việc lập hồ sơ và lựa chọn, sắp xếp văn bản tài liệu trong hồ sơ cũng đã được thực hiện tương đối khoa học, đầy đủ để tạo điều kiện thuận lợi cho công tác thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ sau này.Do đó, mỗi cán bộ được phân công công việc phải hoàn thiện hồ sơ công việc mình đảm nhận ngay khi công việc được giao kết thúc. Cán bộ văn thư cũng phải tiến hành lập hồ sơ theo các tiêu chí về nội dung, tác giả hoặc năm ban hành văn bản…
Khi kết thúc và biên mục hồ sơ cán bộ văn thư của Bệnh viện hay cán bộ hành chính ở các đơn vị đã đảm bảo thực hiện nghiêm túc công tác kiểm tra, xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu và loại ra văn bản trùng thừa, bản nháp, các tư liệu, sách báo không cần để trong hồ sơ và bước đầu có ý thức sẽ giao nộp hồ sơ cho bộ phận lưu trữ.
Về công tác nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan được cán bộ chuyên trách và cán bộ hành chính ở các đơn vị cũng thực hiện tương đối hoàn chỉnh, tuy nhiên ở các đơn vị việc nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan còn chậm, chưa được sắp xếp cẩn thận, văn bản giấy tờ có nhiều nếp gấp, gây khó khăn cho công tác chỉnh lý văn bản sau này. Vì vậy cán bộ văn thư, lưu trữ chuyên trách cần hướng dẫn đơn vị, cán bộ trong Bệnh viện về lập hồ sơ công việc; giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo đúng quy định.
2.6.2. Hạn chế
Bên cạnh những ưu điểm thì công tác quản lý hồ sơ và giao nộp hồ sơ tại Bệnh việncòn gặp phải những hạn chế sau:
Hiện tại nhân sự đảm nhận công tác văn thư lưu trữ của Bệnh viện K cơ sở Tân Triều vẫn còn thiếu, bản thân còn kiêm nhiệm nhiều công việc
khác nhau, trong khi đó khối lượng văn bản cần xử lý quá nhiều, nên đôi khi công việc chưa được giải quyết nhanh chóng, kịp thời. Tại các đơn vị trong Bệnh viện chưa phân công người phụ trách công tác văn thưlưu trữ có chuyên môn, dẫn tới thiếu đầu mối liên hệ công việc giữa văn thư và các đơn vị cũng như khối tài liệu hồ sơ bệnh án và tài liệu hành chính chưa có sự tập trung thống nhất.
Công tác lập hồ sơ chưa đảm bảo đầy đủ các bước trong quy trình, hiện nay việc lập Danh mục hồ sơ trong khâu lập hồ sơ của Bệnh viện vẫn chưa làm được, dẫn tới việc khó nắm bắt được số lượng hồ sơ cũng như gây khó khăn cho việc lập,quản lý và sử dụng hồ sơ.
Thời hạn giao nộp hồ sơ không đảm bảo đúng theo thời gian quy định, cho đến nay phòng Hành chính vẫn chưa thể thu thập được tài liệu của bất kỳ đơn vị nào. Hồ sơ, tài liệu của Bệnh viện vẫn đang được tổ chức quản lý phân tán rải rác ở các đơn vị.
Việc sử dụng văn bản, tài liệu có trong hồ sơ không được đảm bảo. Tình trạng sử dụng tài liệu phục vụ cho công việc khi sử dụng xong không được hoàn trả hoặc hoàn trả không đúng hồ sơ, không đúng vị trí trong hồ sơ vẫn còn xảy ra, gây thất thoát, xáo trộn tài liệu trong hồ sơ.
Các nghiệp vụ văn thư lưu trữ vẫn chưa được thực hiện thống nhất và đúng quy định. Đa số cán bộ nhân viên đều thực hiện theo thói quen của mình do Bệnh viện còn thiếu hành lang pháp lý cho công tác này.
2.6.3. Nguyên nhân
Thứ nhất, hiện Bệnh việnchỉ mới ban hành một văn bản quy định về
công tác văn thư. Tuy nhiên văn bản này mới chỉ mang tính chất tạm thời và văn bản quy định về công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu lại chưa được ban hành. Việc thiếu những văn bản như Quy chế Văn thư - Lưu trữ, văn bản hướng dẫn cụ thể về công tác quản lý văn bản hồ sơ, tài liệusẽ dẫn tới tình trạng quản lý
không thống nhất giữa các đơn vị trong bệnh viện. Hơn nữa việc thiếu các văn bản hướng dẫn này sẽ gây khó khăn trong khâu kiểm tra của lãnh đạo đối với công tác quản lý hồ sơ. Vì vậy không có cơ sở pháp lý để triển khai vào thực tế công tác quản lý hồ sơ, tài liệu tại Bệnh viện. Điều này làm cho một số nhân viên trong Bệnh việnxem nhẹ công tác quản lý hồ sơ, tài liệu.
Thứ hai, về mặt nhân sự làm công tác văn thư lưu trữ hiện nay chưa đảm bảo. Nhân viên văn thư lưu trữ của Bệnh viện có trình độ chuyên môn nhưng chưa thường xuyên được tham gia các lớp tập huấn nâng cao chuyên môn nghiệp vụ và những quy định mới nhất của Nhà nước. Các cán bộ đảm nhận công tác văn thư lưu trữ hiện còn kiêm nhiệm nhiều mảng công việc khác nhau, như vậy sẽ không đảm bảo quản lý công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ một cách sát sao nhất.
Thứ ba, do nhận thức của một số nhân viên về công tác quản lý hồ sơ
còn hạn chế, chưa nhận thức hết được tầm quan trọng của công tác này mà chỉ hình dung đơn giản là việc này do cán bộ văn thư lưu trữ phụ trách nên còn lơ là. Hơn thế nữa vì chưa được đào tạo về chuyên môn, nghiệp vụ nên thường mắc phải những sai sót trong công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ, sự phối hợp giữa các nhân viên và bộ phận Văn thư lưu trữ của Bệnh viện còn kém hiệu quả.
Thứ tư, về cơ sở vật chất, trang thiết bị tại Bệnh viện hiện nay chưa thực sự đảm bảo. Hệ thống máy scan, máy in, máy hủy, máy fax tài liệu còn thiếu gây khó khăn cho việc hoàn thành công việc đúng thời hạn và đảm bảo chất lượng công việc. Đặc biệt việc thiếu phần mềm quản lý văn bản vàhồ sơ, tài liệu là một trong những trở ngại lớn gây khó khăn cho việc kiểm soát văn bản đi - đến và quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ dẫn tới việc Lãnh đạo hay bản thân cán bộ nhân viên phòng Hành chính khó kiểm soát công tác này nếu không ở trong trụ sở làm việc.
Tiểu kết chương 2
Công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu tại Bệnh viện K về cơ bản đã được chú trọng, quan tâm hơn và bước đầu đã đạt được những hiệu quả nhất định. Tuy nhiên, thẳng thắn nhìn nhận và đánh giá chúng ta thấy công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu tại Bệnh viện hiện nay chủ yếu vẫn còn tiến hành một cách manh mối, bột phát chưa mang tính thống nhất, chưa đảm bảo đúng nguyên tắc tập trung trong quản lý. Hiện nay, vẫn chưa có nhiều cán bộ, nhân viên trong Bệnh viện hiểu cũng như nắm được vai trò của tài liệu lưu trữ trong quá trình hoạt động của mình. Bản thân các cán bộ, nhân viên làm công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu lại không được đào tạo bài bản, đúng chuyên môn. Cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ công tác quản lý hồ sơ, tài liệu cũng vẫn còn hạn chế. Do đó, nó làm hạn chế rất nhiều trong việc thực hiện các nghiệp vụ, đặc biệt là trong đánh giá giá trị tài liệu và bảo quản tài liệu. Vì vậy, để công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu tại Bệnh viện K được cải thiện, nó phụ thuộc rất nhiều vào nhận thức của người lãnh đạo, kinh phí của Bệnh viện để đầu tư vào cơ sở vật chất, trang thiết bị cũng như phục vụ cho đào tạo bồi dưỡng cán bộ…Đây cũng chính là một số giải pháp mà chúng tôi sẽ đề cập ở Chương 3.
CHƢƠNG 3
GIẢI PHÁP ĐỂ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HIỆU QUẢ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN K
3.1. Nhóm giải pháp tham mƣu để nâng cao hiệu quả công tác tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ của ngành y tế
3.1.1. Ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu cho các cơ sở khám chữa bệnh tài liệu cho các cơ sở khám chữa bệnh
Hiện nay, liên quan đến hồ sơ, tài liệu ngành Y tế ở Việt Nam cũng đã bắt đầu có những sự quan tâm, chú trọng. Điều này thể hiện ở việc chúng ta đã
ban hành được một số văn bản có liên quan như: Ngày 23 tháng 11 năm 2009
Quốc hội đã thông qua Luật số 40/2009/QH12 về Khám bệnh, chữa bệnh. Luật này đã giành nhiều điều, khoản để qui định về công tác quản lý tài liệu lưu trữ y tế. Trong đó có các điều dành riêng để qui định về quản lý, lưu trữ hồ sơ bệnh án. Mặc dù văn bản này mới chỉ đề cập đến quy định về hồ sơ bệnh án mà chưa nhắc tới khối tài liệu hành chính hình thành trong quá trình hình thành của các bệnh viện, nhưng đây cũng là tiền đề để công tác quản lý hồ sơ, tài liệu ở các cơ sở khám chữa bệnh được phát triển, thống nhất và hiệu quả hơn.
Có thể nói Luật Khám bệnh, chữa bệnh và Quy chế Bệnh viện là căn cứ quan trọng giúp Bệnh viện K triển khai thực hiện công tác lưu trữ hồ sơ tài liệu. Tuy nhiên các quy định này chưa đáp ứng được yêu cầu để áp dụng vào từng nghiệp vụ cụ thể của công tác này, nhất là với một cơ quan chuyên môn đặc thù về hoạt động y tế. Do đó, Nhà nước cần có sự tăng cường về số lượng văn bản và nội dung hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ cho các cơ sở khám chữa bệnh.
Trong hệ thống văn bản Luật của Việt Nam có quy định liên quan đến việc quản lý hoạt động của Bệnh viện, chúng ta cần quy định rõ trách nhiệm lưu trữ tài liệu của tất cả các cơ sở khám chữa bệnh ở Việt Nam. Điều quan trọng nhất là trong các văn bản quy định của Nhà nước cần xem xét và xác
định rõ ràng về tài liệu, sở hữu tài liệu, cách thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ tài liệu mang tính đặc thù riêng của ngành Y tế để từ đó để ra phương thức tổ chức, quản lý cho phù hợp.
Trước hết trong các văn bản của Nhà nước cần khẳng định lại tài liệu lưu trữ của Bệnh viện cũng là thuộc sở hữu của Nhà nước cần có sự thống nhất quản lý về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ của Bệnh viện theo đúng tinh thần của Pháp luật Lưu trữ Việt Nam. Vì vậy, chúng ta cần có sự quản lý của Nhà nước đối với tài liệu lưu trữ của Bệnh viện nhưng các cơ quan quản lý lưu trữ của Nhà nước cần linh hoạt trong quá trình xây dựng. Ví dụ như trong các văn bản quy định sắp tới Nhà nước có thể quy định rõ hơn về: trách nhiệm lưu trữ tài liệu, yêu cầu đối với việc tổ chức bộ máy lưu trữ của các bệnh viện tuyến TW, thành phần tài liệu cần nộp lưu vào lưu trữ...
Đối với các nghiệp vụ lưu trữ, để tạo tiền đề cho công tác lưu trữ hồ sơ tài liệu của Bệnh viện được phát triển và thống nhất thì trong các văn bản được ban hành trong thời gian tới, Nhà nước nên có những quy định mang tính cụ thể hóa các nghiệp vụ lưu trữ sao cho phù hợp với đặc thù hoạt động của các bệnh viện cũng như đảm bảo vai trò tác động của Nhà nước đối với tài liệu lưu trữ của ngành Y tế nói chung. Ví dụ: Đối với vấn đề thu thập và bổ sung tài liệu: Cần phải khẳng định rằng tài liệu lưu trữ của các bệnh viện trong đó có Bệnh viện K đều là những tài liệu hết sức có giá trị không riêng với quá trình hoạt động của Bệnh viện mà còn có giá trị to lớn với ngành Y tế của nước nhà và có nhiều giá trị các mặt xã hội khác. Riêng đối với tài liệu là các hồ sơ bệnh án thì sinh viên thực tập, nghiên cứu viên, người hành nghề trong cơ sở khám bệnh, chữa bệnh được mượn hồ sơ bệnh án tại chỗ để đọc hoặc sao chép phục vụ cho việc nghiên cứu hoặc công tác chuyên môn kỹ thuật; Đại diện cơ quan quản lý nhà nước về y tế trực tiếp quản lý cơ sở khám bệnh, chữa bệnh, cơ quan điều tra, viện kiểm sát, tòa án, thanh tra chuyên ngành y tế, cơ quan bảo hiểm, tổ chức giám định pháp y, pháp y tâm
thần, luật sư được mượn hồ sơ bệnh án tại chỗ để đọc hoặc sao chép phục vụ nhiệm vụ được giao theo thẩm quyền cho phép; Người bệnh hoặc người đại diện của người bệnh được nhận bản tóm tắt hồ sơ bệnh án; Bác sĩ trong bệnh viện cần mượn hồ sơ bệnh án để giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học phải có giấy đề nghị rõ mục đích, thông qua trưởng phòng Kế hoạch - Tổng hợp và chỉ được đọc tại chỗ. Đối với hồ sơ bệnh án người bệnh tử vong, ngoài các thủ tục trên phải được Giám đốc Bệnh viện ký duyệt. Phòng Hành chính khi cho mượn phải có sổ theo dõi người đến mượn hồ sơ bệnh án và lưu trữ các giấy đề nghị; Cơ quan bảo vệ pháp luật và thanh tra cần sử dụng hồ sơ bệnh án: phải có giấy giới thiệu hoặc công văn đề nghị ghi rõ mục đích sử dụng hồ sơ bệnh án. Căn cứ giấy giới thiệu hoặc công văn yêu cầu, trưởng phòng Hành chính báo cáo giám đốc ký duyệt mới được phép đưa hồ sơ bệnh án cho mượn đọc hay sao chụp tại chỗ…
Nếu Nhà nước muốn nắm bắt về thông tin TLLT của các bệnh viện có thể thông qua công cụ quản lý là hệ thống cơ sở dữ liệu hồ sơ bệnh án điện tử mà Bộ Y tế đã đưa vào triển khai áp dụng trong các cơ sở khám chữa bệnh. Tuy nhiên, ngoài khối tài liệu này còn rất nhiều tài liệu có giá trị khác của các bệnh viện cũng cần được lưu trữ. Do đó, Nhà nước có thể bổ sung danh mục hồ sơ tài liệu thuộc nguồn nộp lưu trong đó bao gồm cả khối tài liệu hành chính. Dưới đây chúng tôi cũng đề xuất giải pháp xây dựng Kho lưu trữ chuyên dụng nằm trong Trung tâm lưu trữ tài liệu của ngành Y tế để tiến hành thu thập, lưu giữ và bảo quản lâu dài khối tài liệu hình thành trong hoạt động của các Bệnh viện tuyến TW, trong đó có Bệnh viện K.
3.1.2. Lãnh đạo phòng Hành chính cần nghiên cứu để tham mưu xây dựng riêng một Trung tâm lưu trữ để lưu giữ, bảo quản lâu dài khối tài liệu đặc riêng một Trung tâm lưu trữ để lưu giữ, bảo quản lâu dài khối tài liệu đặc thù của bệnh viện
Với thực trạng tình hình công tác lưu trữ hồ sơ tài liệu tại Bệnh viện K cơ sở Tân Triều hiện nay, cộng với sự phân tán ở các địa bàn khác nhau của 3
cơ sở Bệnh viện, chúng tôi cho rằng cần có sự quản lý tập trung thống nhất hồ sơ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Bệnh viện K cơ sở Tân Triều nói riêng và trong toàn hệ thống của Bệnh viện nói chung. Do đó, việc