3.2. Nhóm giải pháp về tổchức để nâng cao hiệu quả công tác tổchức quản lý
3.2.4. Chú trọng, tăng cường đầu tư hơn nữa về cơ sở vật chất và ứng dụng
Tại Việt Nam gần như 90% các cơ quan, tổ chức đã và đang từng bước ứng dụng công nghệ mới vào quản lý hoạt động của mình nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động lãnh đạo điều hành và có thể bắt kịp với xu hướng toàn cầu đang diễn ra thật mạnh mẽ. Do đó, việc tăng cường đầu tư cơ sở vật chất, khoa học công nghệ phục vụ cho công tác văn thư lưu trữ nói chung và công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu nói riêng cũng là một điều cấp thiết, hợp xu thế. Đây có thể coi như là một nhiệm vụ, một vấn đề trọng tâm trong công tác của phòng Hành chính để tham mưu cho lãnh đạo Bệnh viện. Qua thực tế khảo sát, tác giả đưa ra một số đề xuất như sau:
Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư:
Kết quả của việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư sẽ góp phần quan trọng vào tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ của công tác lưu trữ. Việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư mà cụ thể là sử dụng phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc, sẽ góp phần đổi mới và thay đổi phương pháp đăng ký văn bản truyền thống. Không chỉ vậy, nếu quản lý văn bản bằng phương pháp truyền thống thông qua hệ thống sổ sách thì không hệ thống hóa được toàn bộ dữ liệu và dẫn đến tình trạng văn bản rời lẻ, khó kiểm soát và khó tìm kiếm, khai thác sử dụng trong quá trình hoạt động.
Sắp tới, Bệnh viện nên đưa vào sử dụng phần mềm E-Office. Với những tính năng ưu việt của phần mềm, toàn bộ văn bản đến, văn bản đi sẽ được scan và cập nhật trên hệ thống, đồng thời được chuyển giao trên mỗi khoa, phòng và cá nhân trong Bệnh viện qua mạng. Việc ứng dụng phần mềm sẽ rút ngắn rất nhiều thời gian để các đơn vị tiếp cận văn bản, tài liệu thông qua file mềm thay vì phải chờ đến khi có bản cứng như trước đây đồng thời giúp cho công tác quản lý, tìm kiếm văn bản trở nên thuận tiện hơn do văn bản được
quản lý và sắp xếp có hệ thống và theo trình tự, tránh tình trạng thất lạc văn bản. Chính điều đó đã thể hiện sự chuyên nghiệp hóa, hiện đại hóa trong công tác văn thư.
Hình ảnh giao diện hệ thống quản lý văn bản và điều hành E-Office
Theo như nhà cung cấp VNPT, phần mềm này có giao diện rất thân thiện với người dùng, ngoài phần trang chủ và tiện ích thì phần mềm gồm các mục: Văn bản đến; Văn bản đi; Dự thảo - Phiếu trình; Báo cáo; quản lý hồ sơ công việc. Bên trong mỗi mục lại được phân thành từng nhánh dữ liệu nhỏ hơn giúp cho người dùng dễ dàng tìm kiếm thông tin. Phần mềm này cho phép người dùng nhập các đơn vị để đăng ký văn bản cũng như đính kèm bản scan của văn bản để thuận lợi cho nhu cầu tiếp cận văn bản mà không nhất định phải sử dụng bản cứng. Bên cạnh đó, tính năng lọc cho phép người dùng lọc văn bản từ theo phương thức cơ bản đến nâng cao với nhiều tiêu chí như loại văn bản, cơ quan, số văn bản, hồ sơ công việc…
Hình ảnh về các giao diện của phần mềm này
Do phần mềm mới nên nếu được đưa vào sử dụng, đội ngũ nhân viên Phòng Hành chính và một số nhân viên các khoa, phòng sẽ gặp nhiều khó khăn. Do đó, lãnh đạo Phòng Hành chính cần phối hợp với nhà cung cấp tổ chức buổi tập huấn hướng dẫn sử dụng phần mềm, đầu tư trang thiết bị hiện đại để đảm bảo 100% máy tính tại Phòng Hành chính đều sử dụng phần mềm. Bên cạnh đó, Phòng Hành chính cần xây dựng văn bản quy định về sử dụng phần mềm tại Bệnh viện.
Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ:
Công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu là một trong những nghiệp vụ còn rất nhiều tồn tại hạn chế tại Bệnh viện do chưa áp dụng phần mềm quản lý lưu trữ. Khối lượng tài liệu hồ sơ hình thành trong hoạt động của cơ quan tương đối lớn. Việc nghiên cứu và ứng dụng CNTT vào công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu là một tất yếu vì chỉ với một vài nhân viên thì không thể tự thực hiện hết các nghiệp vụ lưu trữ đối với khối tài liệu đó bằng phương pháp thủ công.
Hiện nay, phần mềm quản lý công tác lưu trữ NeoARCHIVE là phần mềm được sử dụng rộng rãi tại các cơ quan, tổ chức ở Việt Nam. Đây là phần mềm của Công ty NewSaiGonSoft cho phép người dùng cập nhật các dữ liệu thông tin thông tin về hồ sơ lưu trữ, kho lưu trữ và phục vụ việc tra cứu cho các cá nhân, cụ thể:
- Ứng dụng CNTT trong công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu
Công tác này được ứng dụng phần mềm quản lý công tác lưu trữ NeoARCHIVE. Phần mềm này cho phép cán bộ lưu trữ nhập thêm các tài liệu và chỉnh sửa tài liệu đã hình thành trước thông qua thanh công cụ “Sửa dữ
liệu” và “Nhập dữ liệu”.
Giao diện ứng dụng NeoARCHIVE trong thu thập tài liệu lưu trữ
Sau khi các tài liệu được đưa vào lưu trữ cơ quan và chỉnh lý hoàn thiện sẽ được nhập kho bảo quản và được tổ chức, sắp xếp theo mô hình cây phân cấp (kho, kệ, hộp, chuyên đề, hồ sơ...). Tiếp đó, cán bộ văn thư lưu trữ có thể nhập mới các văn bản, tài liệu vào hệ thống hoặc đồng bộ để lấy trực tiếp tài liệu số hóa từ các ứng dụng được tích hợp và lập hồ sơ theo nguyên tắc lưu trữ tại đơn vị.
- Ứng dụng CNTT trong nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Đối với hoạt động chỉnh lý tài liệu lưu trữ, do nhân sự không đủ mà phải làm hợp đồng với các đơn vị dịch vụ chỉnh lý bên ngoài để thực hiện công tác này. Sau khi tài liệu đã được chỉnh lý hoàn thiện và chuyển đầy đủ lên giá, cán bộ lưu trữ có thể tiến hành nhập dữ liệu vào phần mềm quản lý NeoARCHIVE thông qua Thẻ chỉnh lý tài liệu của phần mềm. Thẻ cho phép cán bộ lưu trữ nhập và chỉnh sửa các thẻ tài liệu với các đơn vị trong Bệnh viện như: số thẻ, cặp số, khối, tiêu đề, số tờ, thời gian, giá trị và ghi chú. Đồng thời, thẻ này có thông tin: thẻ gốc cần chỉnh lý, thẻ đã chỉnh lý, chỉnh sửa thẻ đã chỉnh lý, sửa thẻ cần chỉnh lý
- Ứng dụng CNTT trong thống kê hồ sơ, tài liệu lưu trữ
Đối với nghiệp vụ thống kê tài liệu lưu trữ, tại bộ phận Văn thư - Lưu trữ mới chỉ bắt đầu với phương pháp truyền thống là sử dụng mục lục hồ sơ
(bản giấy) làm công cụ vừa để thống kê và vừa để tra cứu tài liệu. Mục lục hồ sơ này sẽ được xây dựng sau khi chỉnh lý hoàn thiện tài liệu và là căn cứ để nhân viên lưu trữ nắm bắt được tình hình tài liệu có trong kho. Vì vậy, cần áp dụng cả phương pháp sử dụng phần mềm quản lý, sau khi hồ sơ được chỉnh lý hoàn chỉnh sẽ được nhập thông tin vào các đơn vị trong Bệnh viện dữ liệu trong phần mềm quản lý trên mạng.
Có thể thấy rằng, việc lập mục lục hồ sơ (truyền thống) hay sử dụng phần mềm quản lý (hiện đại) đều có hiệu quả riêng. Việc cập nhật thông tin trên phần mềm sẽ giúp các đơn vị khác nắm bắt được các tài liệu hiện đang được lưu trữ một cách nhanh chóng, kịp thời. Tuy nhiên, mục lục hồ sơ vẫn luôn là tài liệu gốc và cũng là phương án quản lý dự phòng trong trường hợp phần mềm quản lý gặp vấn đề kĩ thuật.
- Ứng dụng công nghệ trong công tác bảo quản tài liệu lưu trữ
Hiện nay, tài liệu lưu trữ của Bệnh viện sau khi đã được chỉnh lý hoàn thiện đều được bảo quản trong kho lưu trữ. Tài liệu lưu trữ đều được bảo quản một cách cẩn thận trong các hộp, cặp, giá tài liệu được thiết kế. Kho lưu trữ cũng cần phải được trang bị các trang thiết bị hiện đại phục vụ cho công tác bảo quản tài liệu như: máy hút ẩm, điều hòa, quạt thông gió, máy hút bụi, hệ thống phòng và chữa cháy, phòng đặc thù chống cháy nổ,…
Có thể thấy rằng, ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ sẽ góp phần thực hiện công việc một cách hiệu quả và khoa học hơn. Đồng thời, các phần mềm ứng dụng sẽ làm áp lực công việc đối với nhân viên lưu trữ đã giảm đi đáng kể. Có thể nói, việc ứng dụng CNTT trong nghiệp vụ lưu trữ cần được chú trọng và hoạt động này sẽ còn tiếp tục được nghiên cứu và phát triển nhiều hơn trong tương lai để nâng cao hiệu suất hoạt động của công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu hơn nữa.
3.2.5. Lãnh đạo Bệnh viện K cần tăng cường chỉ đạo công tác thanh tra, kiểm tra về văn thư lưu trữ