3.2. Nhóm giải pháp về tổchức để nâng cao hiệu quả công tác tổchức quản lý
3.2.3. Kiện toàn tổchức nhân sự làm công tác văn thưlưu trữ
Đối với công tác tổ chức bộ máy, thời gian tới phòng Hành chính cần tiếp tục kiện toàn lại bộ máy thông qua đánh giá thực tế hoạt động của bộ máy kết hợp nghiên cứu cơ cấu hiện tại. Cụ thể:
- Quy định chức năng, nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận nghiệp vụ.
Sau khi đã xác định được các bộ phận nghiệp vụ trực thuộc phòng Hành chính, cần tiến hành quy định chức năng, nhiệm vụ cho từng bộ phận được chính xác, rõ ràng, tạo điều kiện thuận lợi cho việc hoạt động của từng bộ phận cũng như tổ chức quản lý bộ máy phòng Hành chính.
- Xác định số lượng nhân sự trong từng bộ phận: Xác định chính xác
số lượng nhân viên sẽ đảm bảo cho việc hoàn thành tốt khối lượng công việc đã đề ra với kết quả cao tránh việc tồn đọng công việc của phòng Hành chính và khối lượng công việc cụ thể mà từng đơn vị, bộ phận thực hiện. Trên cơ sở đó, Lãnh đạo Phòng Hành chính tiến hành cân đối số lượng lao động cần thiết của phòng Hành chính sao cho phù hợp với khối lượng công việc và các điều kiện khác để hoàn thành hiệu quả nhiệm vụ mà phòng Hành chính được phân công.
Như đã nêu ở trên, hiện tại trong Phòng Hành chính, bộ phận Văn thư - Lưu trữ của Bệnh viện hiện đang quá tải về công việc trong khi số lượng nhân sự bố trí cho công tác này chưa đáp ứng được. Do đó, Lãnh đạo Phòng Hành chính cần xem xét và cân nhắc điều chỉnh số lượng nhân viên của bộ phận Văn thư - Lưu trữ gồm 4 người với 2 phương án: Phương án 1: 03 người phụ trách văn thư, 01 người phụ trách lưu trữ; hoặc phương án 2: 02 người phụ trách văn thư, 01 người phụ trách lưu trữ và 01 người linh hoạt cả hai vị trí văn thư lưu trữ để đảm bảo hoàn thành khối lượng công việc.
Có thể nói, công tác tuyển dụng và bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ là một trong những nhân tố đóng vai trò quan trọng trong quản lý công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu của Bệnh viện. Hầu hết, các Bệnh viện dù có quy mô hoạt động lớn hay vừa và nhỏ thì tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động tương đối nhiều do một thời gian dài tồn đọng không được tổ chức sắp xếp, chỉnh lý, nhưng nhân sự làm công tác lưu trữ lại chưa được đáp ứng đầy đủ về mặt số lượng và chất lượng. Do đó, bản thân Bệnh việncần nghiên cứu ban hành quy định về công tác tuyển dụng, thường xuyên rà soát nhân sự các đơn vị, phòng ban trong Bệnh việnđể nắm được nhu cầu về nhân sự của họ, từ đó có kế hoạch tuyển dụng, bố trí nhân sự đáp ứng yêu cầu công việc của các phòng ban đơn vị đó. Lãnh đạo Bệnh viện dựa trên cơ sở những ý kiến tham mưu của phòng Hành chính phải đưa ra được những tiêu chí tuyển dụng cán bộ cho phù hợp đặc biệt là về trình độ chuyên môn của cán bộ làm lưu trữ. Bởi vì trình độ của cán bộ lưu trữ có tác động trực tiếp đến phương pháp, cách thức tổ chức khoa học tài liệu trong kho lưu trữ của Bệnh việnđồng thời mới có khả năng định hướng, tổ chức thống nhất nghiệp vụ lưu trữ trong toànBệnh viện. Tránh tuyệt đối tình trạng tuyển nhân sự không đúng quy trình, không đáp ứng được yêu cầu công việc, hoặc tuyển vị trí nhân viên lưu trữ nhưng khi sắp xếp vị trí công việc lại là vị trí khác không liên quan đến chuyên môn, sẽ không phát huy được hiệu quả làm việc cũng như ở Bệnh viện, chuyên môn của cá nhân được tuyển dụng.
3.2.4. Chú trọng, tăng cường đầu tư hơn nữa về cơ sở vật chất và ứng dụng thành tựu của khoa học công nghệ vào công tác văn thư lưu trữ