3.2. Nhóm giải pháp về tổchức để nâng cao hiệu quả công tác tổchức quản lý
3.2.5. Lãnh đạoBệnh việnK cần tăng cường chỉ đạo công tác thanh tra,
Kiểm tra là đo đường và chấn chỉnh việc thực hiện nhằm đảm bảo rằng các mục tiêu và các kế hoạch vạch ra để thực hiện các mục tiêu này đã và đang
được hoàn thành.Công tác kiểm tra, giám sát sẽ bảo đảm cho kết quả đạt được phù hợp với mục tiêu của tổ chức; bảo đảm các nguồn lực được sử dụng một cách hữu hiệu; xác định và dự đoán những biến động và những chiều hướng chính; phát hiện kịp thời các sai sót và bộ phận chịu trách nhiệm để chấn chỉnh. Như vậy, để công tác lưu trữ đi vào nề nếp, ổn định và phục vụ có hiệu quả cho có quá trình làm việc của các cán bộ, nhân viên trong Bệnh viện thì phải tiến hành các đợt kiểm tra đánh giá kết quả công tác lưu trữ của Bệnh viện đó.
Công tác kiểm tra có thể diễn ra theo định kỳ hoặc kiểm tra đột suất. Nội dung kiểm tra sẽ được lập ra trong bản tiêu chuẩn với các nội dung: quy trình quản lý;số lượng và chất lượng của hồ sơ nộp lưu, thời hạn giao nộp, mức độ hoàn thành nhiệm vụ của người có trách nhiệm để kịp thời phát hiện những sai sót, từ đó rút kinh nghiệm và có những biện pháp khắc phục.
Để thực hiện công tác kiểm tra, giám sát theo sự phân cấp của lãnh đạo Bệnh viện, thì phòng Hành chính có nhiệm vụ:
+ Xây dựng các tiêu chuẩn làm căn cứ để tiến hành kiểm tra.
+ Tổ chức triển khai kiểm tra về việc thực hiện các khâu nghiệp vụ văn thư lưu trữ: soạn thảo và ban hành văn bản, lập hồ sơ, xây dựng công cụ tra cứu hồ sơ, tài liệu…
+ Tổng hợp, báo cáo kết quả kiểm tra và đề xuất ý kiến, phương hướng giải quyết lên lãnh đạo Bệnh viện
Có thể không tiến hành kiểm tra thường xuyên nhưng ít nhất hàng năm phải có một đợt kiểm tra đánh giá toàn bộ tình hình thực hiện công tác lưu trữ trong các đơn vị trong toàn Bệnh viện đó. Và để công tác lưu trữ thực sự được các cá nhân, các đơn vị phải tuân thủ và thực hiện theo đúng các quy định đề ra cũng như để đảm bảo tính thống nhất trong các khâu nghiệp vụ, Bệnh viện nên đưa vào trong quy chế văn thư lưu trữ hoặc trong chương trình công tác hàng năm về nội dung kiểm tra đánh giá và thi đua khen thưởng về công tác lưu trữ đối với các tập thể trong Bệnh viện. Đây cũng là một đề xuất có tính khả thi và thiết thực trong quá trình xây dựng mô hình tổ chức, quản lý thống nhất công tác lưu trữ.
Tuy nhiên, bên cạnh công tác thanh tra, kiểm tra về văn thư lưu trữ, lãnh đạo Bệnh viện nên xây dựng các chế tài cụ thể để kịp thời có những biện pháp khen thưởng và kỷ luật.Đối với đơn vị, cá nhân hoàn thành tốt thì được khen thưởng, đồng thời có những biện pháp kỷ luật đối với các cá nhân chưa hoàn thành nhiệm vụ. Thông qua việc khen thưởng, kỷ luật đánh giá thi đua cuối năm của từng cá nhân, đơn vị. Đồng thời đây cũng được xem là một trong những tiêu chí để trả lương cho cán bộnhân viên.Trong các nội dung phía trên chúng tôi đã đề cập đến công tác thi đua khen thưởng trong lưu trữ và đề xuất nội dung này trở thành một điều trong quy chế văn thư lưu trữ của Bệnh viện nếu được ban hành. KhiBệnh viện có cơ chế cho hoạt động lưu trữ hồ sơ, tài liệu sẽ là điều kiện để công tác này đi vào khuôn khổ. Nếu xét kết quả của công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu để trở thành một tiêu chí đánh giá thi đua khen thưởng cho các tập thể trong Bệnh viện sẽ tạo ra ý thức về lưu trữ của các cán bộ của các đơn vị. Do đó, song song với quá trình kiểm tra đánh giá thì trong công tác thi đua khen thưởng Bệnh viện cũng cần có những tiêu chí, tiêu chuẩn để đánh giá khen thưởng hay kỷ luật đối với các tập thể hoặc cá nhân không hoàn thành trách nhiệm của mình trong công tác văn thư lưu trữ hoặc cố tình chống đối, không có tinh thần hợp tác.Bản thân mỗi cán bộ, nhân viên trong quá trình làm việc phải lập hồ sơ công việc hoàn chỉnh, phải có ý thức bảo quản tài liệu, phải có trách nhiệm hợp tác với bộ phận lưu trữ của Bệnh viện khi đến hạn giao nộp, bổ sung hồ sơ vào kho lưu trữ của Bệnh viện... Nếu các cán bộ ở các đơn vị không hoàn thành các trách nhiệm của mình thì sẽ đánh vào thi đua của đơn vị đó. Ngược lại những đơn vị, cá nhân xuất sắc, hoàn thành các quy định về văn thư lưu trữ của Bệnh viện phải được kịp thời khen ngợi, biểu dương, khích lệ.
Tiểu kết chương 3
Như vậy, trên cơ sở đánh giá những ưu điểm, hạn chế và chỉ ra những nguyên nhân dẫn tới hạn chế trong quản lý hồ sơ, tài liệu tại Bệnh viện K, tác giả đã mạnh dạn đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu như: Nâng cao nhận thức của Lãnh đạo; hoàn thiện thể chế; đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị và ứng dụng CNTT, đổi mới và thống nhất về nghiệp vụ, đào tạo bồi dưỡng cán bộ... Hy vọng rằng những giải pháp mà tác giả đã đề xuất sẽ là một ý kiến để Phòng Hành chính tham khảo cũng như có thể góp phần tích cực vào nâng cao hoạt động quản lý hồ sơ, tài liệu tại Bệnh viện K.
KẾT LUẬN
Trong quá trình hoạt động của Bệnh viện K đã hình thành ra khối lượng tài liệu rất lớn chứa đựng những thông tin hết sức có giá trị đối với hoạt động của mình cũng như đối với quốc gia, với ngành Y tế. Đối với Nhà nước thông tin trong tài liệu lưu trữ của Bệnh viện K sẽ hỗ trợ đắc lực cho việc quản lý ngành Y tế, ban hành các quy định về khám chữa bệnh cho người dân… Đối với bệnh viện, tài liệu lưu trữ sẽ giúp lãnh đạo đề ra quyết định chính xác trong hoạt động quản lý điều hành; khai thác nhiều thông tin hữu ích, là kho kinh nghiệm quý báu cho các y bác sỹ trong quá trình điều trị bệnh cho người bệnh ung thư …Tuy nhiên hiện nay, khối tài liệu này chưa được tổ chức, quản lý một cách chặt chẽ và quy củ. Bệnh viện K vẫn chưa chú trọng đầu tư đến công tác lưu trữ của mình.
Trong thời gian qua, mặc dù đã có nhiều cố gắng và đổi mới trong công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu, nhưng ở Bệnh viện K vẫn còn rất nhiều hạn chế đặc biệt là chưa nhận được sự quan tâm đúng mức của lãnh đạo. Bên cạnh đó là sự thiếu hoàn thiện về cơ sở lý luận làm nền tảng nên trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ tại bệnh viện còn mang tính “kinh nghiệm”là chủ yếu. Do đó, bản thân những người làm công tác lưu trữ của bệnh viện và cả những cơ quan làm nhiệm vụ quản lý, nghiên cứu, đào tạo về nghiệp vụ lưu trữ cần có sự kết hợp để đi đến thống nhất những phương pháp, lý luận khoa học giúp cho việc thực hiện nghiệp vụ lưu trữ của các cơ quan có tính đặc thù như bệnh viện được thống nhất, đồng bộ.
Để làm được điều này, thiết nghĩ điều quan trọng trước nhất là phải có những biện pháp tổ chức đồng bộ từ các nhà quản lý, các lãnh đạo Bệnh viện đến các cán bộ chuyên trách, các nhân viên. Từ sự nhận thức đúng đắn về vai trò quan trọng của công tác lưu trữ cho đến việc đề ra các quy chế, quy định, các biện pháp tổ chức cụ thể và chế độ thực hiện nghiêm ngặt, nhằm đảm bảo
cho công tác lưu trữ tài liệu cũng như hoạt động cung cấp, khai thác sử dụng thông tin được hiệu quả. Trên góc độ cá nhân cũng đang làm việc tại Bệnh viện K, tôi cho rằng bản thân lãnh đạo Bệnh viện và lãnh đạo các phòng, khoa chuyên môn cũng phải thay đổi nhận thức hoặc nhận thức rõ ràng việc lưu giữ thông tin trong tài liệu lưu trữ không chỉ phục vụ cho riêng công tác chuyên môn của mình mà còn là đang gìn giữ những di sản văn hóa hay giá trị văn hóa (giá trị văn hóa ở đây chính là giá trị thông tin).Họ cần có ý thức lập, lưu giữ hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan để quản lý thống nhất và đảm bảo an toàn, lâu dài của tài liệu…
Qua quá trình nghiên cứu để thực hiện đề tài luận văn này, tôi đã nhận được sự hướng dẫn tận tình của PGS.TS Đào Đức Thuận. Nhờ sự hướng dẫn của thầy mà tôi được hệ thống lại toàn bộ lý luận về công tác lưu trữ, được nhận thức đúng đắn hơn về ý nghĩa công việc mình đang làm, từ đó có những đề xuất để cải thiện công tác tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu với lãnh đạo Bệnh viện sau này.
Tuy nhiên, những nghiên cứu xung quanh vấn đề này hiện nay còn chưa nhiều, do đó tác giả mong muốn thông qua đề tài sẽ phần nào lấp chỗ trống còn rất lớn đối với công tác lưu trữ tại các Bệnh viện ở Việt Nam hiện nay. Trong giới hạn của một luận văn tốt nghiệp, cũng như kinh nghiệm và trình độ nghiên cứu nên tác giả không khỏi có những hạn chế, thiếu sót. Vì vậy mong nhận được những đóng góp từ phía các nhà nghiên cứu và đồng nghiệp để đề tài được hoàn thiện hơn./.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
A. Một số công trình nghiên cứu, bài viết
1. Đào Xuân Chúc, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Hàm, Nguyễn Văn
Thâm (1990), Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, Nxb Đại học và giáo dục chuyên nghiệp;
2. Hoàng Thị Thu Cúc (2014), Lưu trữ và quản lý hồ sơ bệnh án điện tử tại bệnh viện công tuyến trung ương (hạng I) tại Hà Nội, Luận văn Thạc sĩ ngành Lưu trữ học, Tư liệu khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng;
3. Cục lưu trữ Pháp, Thực tiễn lưu trữ Pháp, Tập II, Paris (1993) dịch: Nguyễn Đức Bảo, Nguyễn Huy Côn, Đặng Trần Lộc, Nguyễn Đông Hải, Nguyễn Thị Nga, Tư liệu Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư lưu trữ;
4. Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, Sơ lược về pháp chế Lưu trữ(1999) dịch từ nguyên bản tiếng Trung của tác giả Thạch Đại Quyết, NXB Lưu trữ Trung Quốc;
5. Nguyễn Thị Đức (2015), Công tác lưu trữ hồ sơ bệnh án tại bệnh viện
đa khoa hạng I qua trường hợp bệnh viện Bạch Mai, Báo cáo nghiên cứu
khoa học, Tư liệu khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng;
6. Nguyễn Cảnh Đương (2008), Chấn chỉnh công tác thu, nộp hồ sơ khoa học, Tạp chí Văn thư - Lưutrữ, tr.15-17;
7. Nguyễn Văn Hàm, Đào Đức Thuận (2015); Xác định giá trị tài liệu trong khoa học lưu trữ - Những nghiên cứu lý luận và việc vận dụng trong thực tế công tác lưu trữ ở nước ta; Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam số 02/2015.
8. Phạm Thị Bích Hải, Bài giảng hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài
liệu lưu trữ, Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng;
9. Vũ Thị Huế (2015), Tìm hiểu hồ sơ bệnh án hình thành trong hoạt
động của bệnh viện đa khoa huyện Tiền Hải (Thái Bình), Báo cáo nghiên cứu
10. Nguyễn Thị Huyền, Xây dựng bảng thời hạn bảo quản hồ sơ bệnh án tại Bệnh viện Đa khoa tỉnh Ninh Bình, Luận văn Thạc sĩ khoa học Lưu trữ học, Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng;
11. Nguyễn Liên Hương (2011), Xác định giá trị tài liệu - nhiệm vụ khó
khăn nhất trong công tác lưu trữ hiện nay, Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt
Nam số 10/2011;
12. Nguyễn Thị Mai, Các giải pháp nhằm hướng tới quản lý tài liệu tập
trung tại Cục Phát triển doanh nghiệp, Khóa luận tốt nghiệp ngành Lưu trữ
học và Quản trị văn phòng, Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, 2013;
13. Nguyễn Thị Mơ (2006), Công tác tổ chức khai thác sử dụng hồ sơ bệnh án tại một số bệnh viện cấp trung ương trên Địa bàn TP Hà Nội - Thực trạng
và giải pháp, Luận văn Thạc sĩ ngành Lưu trữ học, Tư liệu khoa Lưu trữ học
và Quản trị văn phòng;
14. PGS.TS Dương Văn Khảm (2001), Quản lý tài liệu lưu trữ Quốc gia
trong nền kinh tế thị trường theo pháp luật, Kỷ yếu hội thảo khoa học Lưu trữ
và Quản trị văn phòng lần thứ 2, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn - Đại học Quốc gia Hà Nội;
15. Dương Văn Khảm (2005), Bảng thời hạn bảo quản và việc lựa chọn
các nguồn sử liệu, Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam số 2/2005;
16. Dương Văn Khảm (2011), Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ
Việt Nam, NXB Văn hóa thông tin, Hà Nội;
17. Khoa Khoa học Quản lý (2009), Bài giảng Khoa học quản lý đại
cương, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội;
18. Khoa Quản trị văn phòng (2012), Bài giảng Nhập môn Quản trị văn
phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội;
19. Khoa Văn thư Lưu trữ (2014), Giáo trình công tác lưu trữ, trường Đại
20. Vũ Thị Phụng, Nguyễn Thị Chinh (2006); Giáo trình nghiệp vụ lưu trữ
cơ bản; NXB Hà Nội;
21. Vũ Thị Phụng (1992), Tài liệu lưu trữ ngành Y - dược và việc sử dụng
chúng trong thực tiễn , Tạp chí Văn thư - Lưu trữ số 2/1992;
22. Nguyễn Minh Phương (2003), Một số ý kiến về lưu trữ hồ sơ bệnh án ở
các bệnh viện, Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam, Số 6/2003;
23. Nguyễn Minh Phương, Triệu Văn Cường (2016); Công tác lưu trữ của
các cơ quan tổ chức; NXB Chính trị Quốc gia;
24. Nguyễn Lệ Nhung, Xác định nguồn và thành phần tài liệu của các cơ
quan, tổ chức Đảng thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ TW Đảng, 2000;
25. Nguyễn Phú Thành (2008), Nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin
trong chỉnh lý tài liệu tại lưu trữ hiện hành, Luận văn thạc sĩ LTH&QTVP,
Trường Đại học KHXH&NV (ĐHQG Hà Nội), Hà Nội;
26. Bùi Thanh Tùng, Ngô Thu Phương, Nguyễn Huy Hoàn, Từ điển Tiếng Việt, Nxb Văn hóa - Thông tin, 2011;
B. Một số văn bản quy định
27. Bộ Tài chính, Quyết định số 218/2000/QĐ-BTC Bộ Tài chính về việc ban
hành Chế độ lưu trữ tài liệu kế toán, ban hành ngày 29 tháng 12 năm 2000;
28. Chính phủ nước CHXHCN Việt Nam, Nghị định số 111/2004/NĐ- CP
của Chính phủ về công tác lưu trữ ban hành ngày 08/04/2004;
29. Chính phủ nước CHXHCN Việt Nam, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP
của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều Luật lưu trữ ban hành
ngày 03 tháng 01 năm 2013;
30. Quốc hội nước CHXHCN Việt Nam khóa XI, Luật Kế toán số
03/2003/QH11ban hành ngày 17/06/2003;
31. Quốc hội,Luật Khám bệnh, chữa bệnh số 40/2009/QH12 của Quốc hội khóa XII ngày 13/11/2009;
32. Quốc hội, Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 của Quốc Hội khóa XIII ngày 11/11/2011. Nghị định số 01/2013/NDD-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính Phủ về việc quy định chi tiết một số điều Luật Lưu trữ;
33. Quyết định số 2406/2017/QĐ-BYT của Bộ Y tế ngày 09 tháng 06 năm 2017 về việc ban hành quy chế Tổ chức và hoạt động của Bệnh viện K;
34. Quyết định 4069/2001/QĐ-BYT ngày 28/9/2001 của Bộ Y tế về việc
ban hành mẫu hồ sơ bệnh án;
35. Quy định số 610/QyĐ-BVK ngày 17/10/2008 của Giám đốc Bệnh viện K về việc thực hiện công tác văn thư tại Bệnh viện K;
36. Ủy ban thường vụ Quốc hội khóa X, Pháp lệnh lưu trữ quốc gia số
34/2001/PL-UBTVQH10 ban hành ngày 04/04/2001;
C. Một số trang web 37. http://www.dieutri.vn 38. http://www.benhhoc.com 39. http://www.kcb.vn 40. www.archives.gov.vn 41. www.vanthuluutru.com 42. http://benhvienk.vn/ 43. webketoan.webs.com/
PHỤ LỤC
1. PHỤ LỤC 1: DANH MỤC HỒ SƠ HỒ SƠ, TÀI LIỆU (DỰ KIẾN XÂY DỰNG TẠI BỆNH VIỆN K CƠ SỞ TÂN TRIỀU)
2. PHỤ LỤC 2: MỘT SỐ VĂN BẢN BAN HÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA BỆNH VIỆN K VỀ…
PHỤ LỤC 1: