1.2. Khái quát về tàiliệu hình thành trong hoạt động củaBệnh việnK
1.2.4. nghĩa của tàiliệu hình thành trong hoạt động củaBệnh việnK
Giá trị tài liệu thể hiện ở tác dụng của nó đối với các lĩnh vực khác nhau trong đời sống xã hội hay nói cách khác giá trị của tài liệu lưu trữ thể hiện ở mục đích khai thác sử dụng chúng. Theo Luật lưu trữ khẳng định thì “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ” [32; 01]. Như vậy, ngay từ đầu Luật Lưu trữ năm 2011 và các văn bản luật quy định về công tác lưu trữ trước đây đều đã khẳng định giá trị to lớn của tài liệu lưu trữ đối với sự phát triển của nền kinh tế xã hội đất nước. Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Bệnh viện K cũng vậy, nó mang giá trị to lớn đối với hoạt động của chính Bệnh viện, với ngành Y tế và với quốc gia.
Riêng đối với khối tài liệu hành chính, giá trị của tài liệu được thể hiện trên nhiều phương diện. Cụ thể:
Tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của Bệnh viện K sẽ phục vụ đắc lực cho hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo Bệnh viện. Có thể nói, tài liệu lưu trữ là một căn cứ quan trọng phục vụ cho công tác lãnh đạo điều hành quản lý Bệnh viện cho lãnh đạo. Ví dụ các báo cáo tổng kết năm, báo cáo công tác quý, tháng đều có giá trị đưa ra những con số, minh chứng về kết quả hoạt động của Bệnh viện trong một giai đoạn nhất định.
Công tác quản lý hồ sơ, lưu trữ hồ sơ tốt sẽ đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ chứng minh về mọi hoạt động của cơ quan, cũng như hoạt động của các cá nhân giữ trách nhiệm khác nhau trong Bệnh viện và các đơn vị trong Bệnh viện. Nếu trong quá trình hoạt động của Bệnh viện các văn bản, hồ sơ giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan, cá nhân thì khi cần thiết các văn bản, hồ sơ đó sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động quản lý của cơ quan một cách chân thực. Ví dụ trong công tác điều trị bệnh nếu xảy ra rủi ro, người bệnh tử vong, thì trong hồ sơ bệnh án, các tài liệu liên quan đến quá trình điều trị của người bệnh sẽ chứng minh cho phương pháp điều trị của y - bác sĩ là đúng quy trình hay không. Từ đó, việc xác định trách nhiệm cũng dễ dàng, thuận tiện hơn.
Tài liệu lưu trữ còn chứa đựng những bằng chứng xác thực trong quá trình hoạt động, hợp tác thực hiện các hợp đồng kinh tế giữa các nhà cung cấp với Bệnh viện hay các tài liệu thể hiện mối quan hệ giữa Bệnh viện với các cơ quan nhà nước có liên quan. Các thông tin của tài liệu lưu trữ sẽ giúp các cơ quan chức năng điều tra, xét xử những vi phạm xảy ra trong Bệnh viện, là minh chứng phục vụ cho cơ quan điều tra…
Bên cạnh giá trị thực tiễn, hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Bệnh viện K cũng có giá trị to lớn đối với việc nghiên cứu lịch sử y học Việt Nam và của thế giới. Giống như bất kỳ một ngành khoa học nào, ngành y học cũng có những chặng đường phát triển khác nhau và dần càng hoàn thiện hơn.
Không những thế, tài liệu còn là kho kinh nghiệm quý giá trong quá trình hoạt động của bệnh viện. Đó là nguồn thông tin phong phú giúp lãnh đạo Bệnh viện cũng như các bác sĩ, dược sĩ đúc rút được nhiều bài học trong khám - chữa và điều trị cho người bệnh, từ đó đưa ra những quyết định kịp thời, chính xác giúp người bệnh vượt qua giai đoạn khó khăn về sức khỏe.
Qua hệ thống tài liệu lưu trữ, bệnh viện có thể xây dựng được hình ảnh Bệnh viện xanh, sạch, đẹp, thân thiện với người bệnh… Đặc biệt là tài liệu lưu trữ về các hoạt động tham gia các hoạt động khám từ thiện cho phụ nữ, cho bà con vùng cao, từ thiện, các hoạt động văn hóa - xã hội… góp phần quảng bá Bệnh viện, củng cố vị trí và uy tín của bệnh viện trong toàn xã hội.
Tài liệu lưu trữ của bệnh viện còn có thể dùng để xuất bản các ấn phẩm kỷ yếu phục vụ các sự kiện như 10 năm…50 năm thành lập bệnh viện, các mốc phát triển của bệnh viện, các số liệu, hình ảnh về khám chữa bệnh hay hoạt động thăm nom nghĩa tình đều có thể được đưa vào các ấn phẩm hay các vật kỷ niệm để quảng bá hình ảnh của Bệnh viện.
Bên cạnh khối tài liệu hành chính với giá trị to lớn ở trên, Bệnh viện K còn có một khối lượng tài liệu tương đối lớn đó là các hồ sơ bệnh án. Tài liệu là các hồ sơ bệnh án nếu được lưu trữ cẩn thận sẽ trở thành công cụ ghi chép lại diễn biến tất cả các quá trình chữa bệnh, điều trị, phục hồi của người bệnh. Nếu Lãnh đạo Bệnh viện hay Trưởng các khoa chuyên môn hay các y bác sĩ của Bệnh viện biết tận dụng những kinh nghiệm xử lý nguồn bệnh của người bệnh được ghi lại trong các hồ sơ bệnh án, tài liệu trước kia cộng với thế mạnh của mình chắc chắn sẽ ngày càng nâng cao trình độ cũng như tăng khả năng chẩn đoán, điều trị cho người bệnh ung thư.
Hồ sơ bệnh án liên quan đến sức khoẻ con người vì các yếu tố thông tin trong hồ sơ phản ánh tình trạng sức khoẻ của người bệnh, đặc biệt là sau khi ra viện. Đây là yếu tố rất quan trọng đối với xã hội nói chung và của bản thân mỗi cá nhân đến Bệnh viện nói riêng. Mỗi một người bệnh khi vào viện khám và điều trị họ đều mong muốn tình trạng sức khoẻ của mình tốt hoặc khá hơn. Tuy nhiên không phải lúc nào họ cũng được như mong muốn. Do đó, hồ sơ bệnh án phản ánh tình trạng sức khoẻ của người bệnh khi ra viện với tình trạng hoàn toàn phục hồi hoặc phục hồi một phần hoặc không thể điều trị
được. Tuỳ vào từng mặt bệnh mà bác sĩ và người bệnh phải lựa chọn những quyết định tiếp theo để bảo vệ sức khoẻ của người bệnh. Trong số đó, sẽ có những người sẽ phải quay trở lại Bệnh viện để điều trị tiếp và họ sẽ phải tiếp tục sử dụng hồ sơ bệnh án của mình. Ngoài ra, kết quả điều trị và tình trạng sức khoẻ tròng hồ sơ bệnh án còn là bằng chứng để họ được hưởng những chế độ xã hội theo quy định của pháp luật như chế độ bảo hiểm, chế độ với người bị tai nạn lao động… Không những liên quan đến yếu tố sức khoẻ con người, hồ sơ bệnh án còn phản ánh mối quan hệ giữa bác sĩ và người bệnh, điều này thể hiện qua quá trình điều trị bệnh của bác sĩ với người bệnhđược ghi lại trong hồ sơ.
Hồ sơ, tài liệu cũng giúp cho nhiều cá nhân trong sự phát triển của nền y học Việt Nam. Những công trình nghiên cứu khoa học về y học, những hồ sơ bệnh án mà những y bác sĩ đã từng điều trị cho người bệnh có ý nghĩa to lớn, giúp thế hệ sau vận dụng các phương pháp điều trị cho người bệnh thực sự hiệu quả. Ví dụ những hồ sơ bệnh án về điều trị hóa chất cho người bệnh ung thư gan,xạ trị ung thư vú, ung thư phổi, phẫu thuật điều trị ung thư…cho người bệnh. Hay những hồ sơ điều trị ung thư cho người bệnh bằng sự kết hợp giữa Đông y và Tây y, giữa truyền thống và hiện đại…
Tóm lại, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Bệnh viện K cả khối tài liệu hành chính hay tài liệu là các hồ sơ bệnh án đều có giá trị hết sức to lớn đối với quá trình hoạt động của chính bệnh việnvà nó trở thành công cụ không thể thiếu được cho hoạt động khám chữa bệnh của bệnh viện. Những tài liệu này không những có giá trị nghiên cứu khai thác cho bản thân bệnh việnmà chúng còn có ý nghĩa đối với ngànhy tế. Đồng thời, nó còn là đối tượng nghiên cứu của các nhà khoa học và các chuyên gia chuyên ngành ở trong và ngoài nước. Do đó, khi hết giá trị hiện hành, những tài liệu này cần được lựa chọn để chuyển giao vào bảo quản lâu dài nhằm đảm bảo an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả đúng với tinh thần Luật lưu trữ.
1.3. Trách nhiệm, nguyên tắc, nội dung và sự cần thiết của việc tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Bệnh viện K