1.3.1. Trách nhiệm tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Bệnh viện K động của Bệnh viện K
Quản lý hiện nay có rất nhiều cách hiểu nhưng trong phạm vi đề tài này
tác giả xin tiếp cận khái niệm quản lý trên phương diện “quản lý là sự tác động có ý thức, bằng quyền lực theo quy trình của chủ thể quản lý tới đối tượng quản lý để phối hợp các nguồn lực nhằm thực hiện mục tiêu của tổ
chức trong môi trường luôn biến động”[17; 34]. Quản lý hồ sơ được nghiêm
túc, khoa học sẽ giúp cho việc tra cứu thông tin trong cơ quan, tổ chức được nhanh chóng, đủ căn cứ chính xác để giải quyết công việc kịp thời, hiệu quả.Quản lý chặt chẽ hồ sơ, tài liệu lưu trữ sẽ góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước, cơ quan, đơn vị.
Tổ chức là quy trình, thiết kế bộ máy, sắp xếp, bố trí, sử dụng và phát triển các nguồn lực nhằm thực hiện mục tiêu chung của tổ chức [27; 28].Việc tổ chức quản lý hồ sơ hình thành trong hoạt động của cơ quan thông thường gồm có các nội dung: Tổ chức và bố trí nhân sự, xây dựng ban hành văn bản và hướng dẫn thực hiện văn bản, tổ chức thực hiện nghiệp vụ, kiểm tra đánh giá và thi đua khen thưởng…
Công tác tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ là tập hợp các biện pháp của người có trách nhiệm nhằm quản lý và phát huy giá trị của hồ sơ, tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
Nó bao gồm toàn bộ công việc liên quan đến đăng ký, thu thập, bảo đảm vẹn toàn và phát huy giá trị các hồ sơ, tài liệu từ thời điểm hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan cho đến khi bị tiêu hủy hoặc được lựa chọn để bảo quản vĩnh viễn trong các lưu trữ lịch sử. Xét về bản chất, quản lý hồ sơ, tài liệu là quản lý thông tin văn bản, bao gồm thông tin tài liệu hiện hành và thông tin tài liệu quá khứ.
Do đó, trách nhiệm của chuyên viên giải quyết công việc phải giữ gìn bí mật, bảo quản tốt hồ sơ, văn bản, tài liệu, không được đem tài liệu đến những nơi không liên quan đến xử lý, giải quyết công việc; tuyệt đối không được mang hồ sơ, văn bản, tài liệu của cơ quan về nhà riêng của mình, đem sang cơ quan khác khi chuyển công tác hoặc tùy tiện cung cấp hồ sơ, văn bản, tài liệu cho các nhân, đơn vị khác. Bệnh viện họp chuyên viên phải mang tài liệu thuộc danh mục bí mật Nhà nước ra khỏi cơ quan phải được sự đồng ý của lãnh đạo. Hết giờ làm việc hồ sơ, văn bản, tài liệu phải được cất vào tủ có khóa. Những đợt nghỉ lễ, tết dài ngày phải niêm phong tủ đựng văn bản, tài liệu và phòng làm việc. Hồ sơ mật phải lưu riêng và có chế độ bảo quản theo quy định.
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; Người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào lưu trữ cơ quan
Cán bộ được giao giải quyết công việc phải lập hồ sơ, sắp xếp văn bản, tài liệu một cách khoa học để dễ quản lý, dễ nộp lưu và dễ tìm khi cần. Phải có những cặp khác nhau để đựng những loại hồ sơ, văn bản, tài liệu khác nhau.
Phòng Hành chính (Bộ phận Lưu trữ) có trách nhiệm thực hiện các quy định về quản lý hồ sơ, văn bản, tài liệu lưu trữ: Quản lý trực tiếp kho lưu trữ và thực hiện chế độ bảo quản thường xuyên đối với hồ sơ, văn bản, tài liệu lưu trữ trong kho; Tu bổ, phục chế hồ sơ, văn bản tài liệu lưu trữ có nguy cơ hư hỏng; Thực hiện chế độ bảo hiểm đối với hồ sơ, tài liệu lưu trữ quý hiếm; Thực hiện các biện pháp phòng, chống cháy nổ, thiên tai, côn trùng, nấm mốc và các tác nhân khác gây hư hỏng hồ sơ, văn bản, tài liệu; Đề xuất với Lãnh đạo bố trí đầy đủ các điều kiện cần thiết về cơ sở vật chất, kinh phí để bảo quản an toàn hồ sơ, văn bản, tài liệu lưu trữ của cơ quan.
Các Khoa, phòng, trung tâm, viện nghiên cứu và các bộ phận không được tự ý tiêu hủy hồ sơ, văn bản, tài liệu. Tất cả các hồ sơ, tài liệu (kể cả sổ, sách cá nhân…) của cơ quan, lãnh đạo Phòng Hành chính và Khoa, phòng, trung tâm, viện nghiên cứu thuộc Bệnh viện cần tiêu hủy đều phải tập trung về Phòng Hành chính (Bộ phận Lưu trữ) để kiểm tra lại và tiêu hủy theo đúng quy trình, không chuyển cho những người không có trách nhiệm đến nhận và tiêu hủy. Cán bộ, chuyên viên mỗi đơn vịphải chịu trách nhiệm trước cơ quan và pháp luật nếu để mất, hư hỏng hoặc tiết lộ thông tin vê hồ sơ, tài liệu của cơ quan.
Như vậy, ngaytừ khi bắt đầu công việc, đối với từng cán bộ, công chức trong quá trình giải quyết công việc cần lập đầy đủ các hồ sơ để có căn cứ khoa học khi đề xuất ý kiến và giải quyết công việc, nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác. Đối với cơ quan, đơn vị nếu làm tốt việc lập hồ sơ sẽ quản lý được công việc của cơ quan, đơn vị, quản lý chặt chẽ tài liệu, giữ gìn bí mật. Lập hồ sơ và quản lý tốt sẽ xây dựng được nề nếp khoa học trong công tác văn thư; tránh được tình trạng nộp lưu tài liệu bó, gói vào lưu trữ, tạo thuận lợi cho cán bộ lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ lưu trữ nhằm phục vụ tốt cho công tác khai thác, nghiên cứu.
Trách nhiệm cao nhất trong tổ chức quản lý hồ sơ, TLLT nói chung và tài liệu hành chính nói riêng của Bệnh viện K là người đứng đầu Bệnh viện. Tùy vào quy chế phân cấp quản lý, người đứng đầu Bệnh viện có thể phân công cho Trưởng phòng Hành chính là cá nhân chịu trách nhiệm trực tiếp về tổ chức quản lý hồ sơ, TLLT hành chính hình thành trong quá trình hoạt động của Bệnh viện K.
Tóm lại, trách nhiệm tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu tại Bệnh viện K cũng dựa trên tinh thần của Luật Lưu trữ 2011 quy định: Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; Trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác thì phải bàn giao đầy đủ hồ
sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm của cơ quan, tổ chức.Trách nhiệm cao nhất trong tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ nói chung và tài liệu hành chính nói riêng tại Bênh viện K là người đứng đầu bệnh viện. Tùy theo vào quy chế phân cấp quản lý, người đứng đầu bệnh viện phân cho trưởng phòng Hành chính là cá nhân trực tiếp chịu trách nhiệm về tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ hành chính hình thành trong quá trình hoạt động của Bệnh viện K.
1.3.2. Nguyên tắc tổ chức, quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Bệnh viện K động của Bệnh viện K
- Quản lý tập trung, thống nhất toàn bộ tài liệu hình thành trong hoạt
động của cơ quan. Theo Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001 và Luật Lưu trữ
2011 thì, tài liệu lưu trữ quốc gia là những tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hóa, giáo dục, khoa học và công nghệ được hình thành trong các thời kỳ lịch sử của dân tộc Việt Nam, trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân và các nhân vật lịch sử, tiêu biểu phục vụ việc nghiên cứu lịch sử, khoa học và hoạt động thực tiễn. Với ý nghĩa đó, tài liệu lưu trữ của các cơ quan thuộc Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam cho dù được bảo quản ở lưu trữ lịch sử, lưu trữ cố định hay lưu trữ hiện hành đều chịu sự quản lý thống nhất của Nhà nước. Trên cơ sở nguyên tắc này, hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Bệnh viện K cũng phải được quản lý thống nhất và tập trung. Việc quản lý tập trung toàn bộ khối tài liệu này, phải do bộ phận chuyên trách thuộc phòng Hành chính đảm nhận.
- Quản lý tập trung, thống nhất về tổ chức và nghiệp vụ lưu trữ. Để quản lý thống nhất về mặt nghiệp vụ lưu trữ, Nhà nước đã nghiên cứu và ban hành các văn bản quy phạm pháp luật để hướng dẫn, chỉ đạo công tác lưu trữ của các cơ quan trong toàn quốc. Chính vì vậy, các nghiệp vụ lưu trữ như: Thu thập, bổ sung tài liệu; Phân loại tài liệu; Xác định giá trị tài liệu; Chỉnh lý
tài liệu; Bảo quản tài liệu; Tổ chức công cụ tra cứu khoa học tài liệu, Ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ… đều thực hiện theo sự hướng dẫn, chỉ đạo của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất này đều được áp dụng đối với tất cả các cơ quan nhà nước, các tổchức xã hội, các đơn vị sự nghiệp và cả khối doanh nghiệp. Riêng đối với các đơn vị sự nghiệp có tính đặc thù như Bệnh viện cũng được xác định là thuộc thành phần Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam. Vì thế, công tác lưu trữ ở các Bệnh việncũng cần phải tuân theo những quy định chung trong Luật Lưu trữ 2011 như: Việc thu thập, quản lý, bảo vệ, khai thác, sử dụng và công bố tài liệu lưu trữ và tài liệu đặc biệt quý hiếm được thực hiện theo quy định của pháp luật; Nghiêm cấm việc chiếm giữ, tiêu huỷ trái phép, làm hư hại tài liệu lưu trữ hoặc dùng vào mục đích trái với lợi ích của nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức và cá nhân.Cho đến nay đối với ngành Y tế, mới chỉban hành được Thông tư số 33/2017/TT-BYT ngày 29 tháng 12 năm 2017 về Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên môn nghiệp vụ
ngành Y tế, chứ chưa có các quy định cụ thể về các nghiệp vụ văn thư lưu trữ
khối bệnh viện. Vì vậy, để quản lý thống nhất tổ chức lưu trữ, tài liệu lưu trữ và việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ trong Bệnh viện K thì trước mắt Bệnh việncần căn cứ vào những quy định của nhà nước để ban hành các quy chế, quy định cụ thể về công tác lưu trữ để chỉ đạo và thống nhất nghiệp vụ trong Bệnh viện mình.Việc quản lý tài liệu lưu trữ trong Bệnh viện K và việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ được thực hiện thống nhất theo những quy định, quy chế của cơ quan về quản lý tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ, dựa trên nguyên tắc tuân thủ pháp luật của nhà nước Việt Nam.
1.3.3. Các nội dung tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Bệnh viện K động của Bệnh viện K
Như đã phân tích ở trên, công tác tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu bao gồm toàn bộ công việc liên quan đến các biện pháp của người có trách nhiệm đối
với việc tổ chức thực hiện quản lý và phát huy giá trị các hồ sơ, tài liệu từ thời điểm hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan cho đến khi bị tiêu hủy hoặc được lựa chọn để bảo quản vĩnh viễn trong các lưu trữ lịch sử. Do vậy, quản lý hồ sơ, tài liệu tại Bệnh viện K sẽ bao gồm các nội dung:
- Tổ chức bộ phận và bố trí nhân sự làm công tác văn thư lưu trữ: Hiện
nay bộ phận quản lý công tác văn thư lưu trữ được thành lập ở hầu hết các cơ quan nhà nước theo quy định của pháp luật. Đây là bộ phận có chức năng giúp lãnh đạo quản lý công tác văn thư lưu trữ nói chung ở trong cơ quan đó. Riêng đối với các cơ quan nhà nước, bộ phận quản lý văn thư lưu trữ được xây dựng thành hệ thống cơ quan từ TW đến địa phương. Còn trong các Bệnh viện tùy quy mô lớn hay nhỏ mà các Bệnh viện đầu tư hoặc lãnh đạo Bệnh viện chủ động trong việc quyết định thành lập bộ phận hoặc bố trí cán bộ quản lý công tác văn thư lưu trữ. Bên cạnh đó, việc sắp xếp bố trí nhân sự chuyên đảm nhận công tác văn thư lưu trữ chuyên trách của Bệnh viện hay tại các Khoa chuyên môn cũng là một nội dung quan trọng. Bởi, cán bộ là nhân tố đóng vai trò quan trọng trong tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ nói chung và công tác quản lý hồ sơ, tài liệu nói riêng cho Bệnh viện và các Khoa, Phòng, Trung tâm trực thuộc. Trình độ của cán bộ đảm nhận công tác văn thư lưu trữ có tác động trực tiếp đến phương pháp, cách thức tổ chức khoa học hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan. Cán bộ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao sẽ tìm ra được phương pháp phận loại và sắp xếp hồ sơ, tài liệu cơ quan một cách khoa học, hợp lý, dễ tra tìm. Và nếu ngược lại sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác khai thác và sử dụng tài liệu phục vụ cho quá trình làm việc của cán bộ, nhân viên trong đơn vị nói riêng và Bệnh viện nói chung.
- Phổ biến và ban hành các văn bản quy định về công tác VTLT:Ban hành
văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ là một nội dung quan trọng góp phần đưa công tác văn thư lưu trữ cũng như công tác quản lý hồ sơ
của Bệnh viện đi vào nề nếp, ổn định. Hiện nay, Nhà nước đã ban hành được hệ thống văn bản luật về lưu trữ tương đối đầy đủ, cao nhất là Luật Lưu trữ ban hành 11/11/2011 và có hiệu lực từ 01/07/2013. Tại các cơ quan, tổ chức ngoài việc tuân theo những quy định của những văn bản trên còn xây dựng các văn bản quy định cụ thể phù hợp với tình hình hoạt động của cơ quan mình.
- Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ: Khi tổ chức quản lý hồ sơ, việc hướng
dẫn thực hiện các bước lưu trữ cũng là một nội dung mà các đơn vị trong Bệnh viện phải chú trọng. Nếu như ở các cơ quan, tổ chức Nhà nước trên cơ sở các văn bản quy định đã được ban hành, thường tổ chức hướng dẫn các phòng ban, đơn vị, cá nhân thực hiện đúng và thống nhất các quy định của văn bản đó.
Các nghiệp vụ bao gồm:
+ Thu thập tài liệu: là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao
nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào lưu trữ cơ quan. Lưu trữ cơ quan (hay còn gọi là lưu trữ hiện hành) là bộ phận lưu trữ của cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ thu thập, bảo quản và phục vụ việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ văn thư cơ quan và các đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức.Lưu trữ cơ quan là nơi lưu trữ, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan. Lưu trữ cơ quan có nhiệm vụ:Thường xuyên thu thập, bổ sung tài liệu hiện hành sau khi công việc đã giải quyết xong của các cán bộ công chức trong cơ quan. Lưu trữ cơ quan căn cứ vào danh mục hồ sơ và tình hình thực tế của tài liệu để lựa chọn và tiếp nhận các tài liệu nộp lưu. Thời hạn nộp lưu hồ sơ của văn thư và cán bộ các phòng, ban, đơn vị chức năng được thực hiện theo quy định hiện hành của nhà nước.
+ Chỉnh lý hồ sơ, tài liệu:Hồ sơ có nhiều loại khác nhau, hồ sơ việc được
giữ lại, xác định giá trị và chuyển vào lưu trữ trong cơ quan, nếu có giá trị lịch sử sẽ nộp về lưu trữ lịch sử; Hồ sơ nguyên tắc chỉ giữ lại để làm cơ sở giải quyết các công việc hàng ngày của cán bộ, công chức, viên chức; Hồ sơ nhân sự sẽ được lưu giữ tại bộ phận quản lý nhân sự phục vụ cho việc quản lý con
người trong cơ quan, tổ chức, khi có sự luân chuyển công tác hoặc nghỉ hưu