3.1. Nhóm giải pháp tham mưu để nâng cao hiệu quả công tác tổchức quản lý
3.1.1. Ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn công tác lưu trữ hồ sơ,
Hiện nay, liên quan đến hồ sơ, tài liệu ngành Y tế ở Việt Nam cũng đã bắt đầu có những sự quan tâm, chú trọng. Điều này thể hiện ở việc chúng ta đã
ban hành được một số văn bản có liên quan như: Ngày 23 tháng 11 năm 2009
Quốc hội đã thông qua Luật số 40/2009/QH12 về Khám bệnh, chữa bệnh. Luật này đã giành nhiều điều, khoản để qui định về công tác quản lý tài liệu lưu trữ y tế. Trong đó có các điều dành riêng để qui định về quản lý, lưu trữ hồ sơ bệnh án. Mặc dù văn bản này mới chỉ đề cập đến quy định về hồ sơ bệnh án mà chưa nhắc tới khối tài liệu hành chính hình thành trong quá trình hình thành của các bệnh viện, nhưng đây cũng là tiền đề để công tác quản lý hồ sơ, tài liệu ở các cơ sở khám chữa bệnh được phát triển, thống nhất và hiệu quả hơn.
Có thể nói Luật Khám bệnh, chữa bệnh và Quy chế Bệnh viện là căn cứ quan trọng giúp Bệnh viện K triển khai thực hiện công tác lưu trữ hồ sơ tài liệu. Tuy nhiên các quy định này chưa đáp ứng được yêu cầu để áp dụng vào từng nghiệp vụ cụ thể của công tác này, nhất là với một cơ quan chuyên môn đặc thù về hoạt động y tế. Do đó, Nhà nước cần có sự tăng cường về số lượng văn bản và nội dung hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ cho các cơ sở khám chữa bệnh.
Trong hệ thống văn bản Luật của Việt Nam có quy định liên quan đến việc quản lý hoạt động của Bệnh viện, chúng ta cần quy định rõ trách nhiệm lưu trữ tài liệu của tất cả các cơ sở khám chữa bệnh ở Việt Nam. Điều quan trọng nhất là trong các văn bản quy định của Nhà nước cần xem xét và xác
định rõ ràng về tài liệu, sở hữu tài liệu, cách thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ tài liệu mang tính đặc thù riêng của ngành Y tế để từ đó để ra phương thức tổ chức, quản lý cho phù hợp.
Trước hết trong các văn bản của Nhà nước cần khẳng định lại tài liệu lưu trữ của Bệnh viện cũng là thuộc sở hữu của Nhà nước cần có sự thống nhất quản lý về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ của Bệnh viện theo đúng tinh thần của Pháp luật Lưu trữ Việt Nam. Vì vậy, chúng ta cần có sự quản lý của Nhà nước đối với tài liệu lưu trữ của Bệnh viện nhưng các cơ quan quản lý lưu trữ của Nhà nước cần linh hoạt trong quá trình xây dựng. Ví dụ như trong các văn bản quy định sắp tới Nhà nước có thể quy định rõ hơn về: trách nhiệm lưu trữ tài liệu, yêu cầu đối với việc tổ chức bộ máy lưu trữ của các bệnh viện tuyến TW, thành phần tài liệu cần nộp lưu vào lưu trữ...
Đối với các nghiệp vụ lưu trữ, để tạo tiền đề cho công tác lưu trữ hồ sơ tài liệu của Bệnh viện được phát triển và thống nhất thì trong các văn bản được ban hành trong thời gian tới, Nhà nước nên có những quy định mang tính cụ thể hóa các nghiệp vụ lưu trữ sao cho phù hợp với đặc thù hoạt động của các bệnh viện cũng như đảm bảo vai trò tác động của Nhà nước đối với tài liệu lưu trữ của ngành Y tế nói chung. Ví dụ: Đối với vấn đề thu thập và bổ sung tài liệu: Cần phải khẳng định rằng tài liệu lưu trữ của các bệnh viện trong đó có Bệnh viện K đều là những tài liệu hết sức có giá trị không riêng với quá trình hoạt động của Bệnh viện mà còn có giá trị to lớn với ngành Y tế của nước nhà và có nhiều giá trị các mặt xã hội khác. Riêng đối với tài liệu là các hồ sơ bệnh án thì sinh viên thực tập, nghiên cứu viên, người hành nghề trong cơ sở khám bệnh, chữa bệnh được mượn hồ sơ bệnh án tại chỗ để đọc hoặc sao chép phục vụ cho việc nghiên cứu hoặc công tác chuyên môn kỹ thuật; Đại diện cơ quan quản lý nhà nước về y tế trực tiếp quản lý cơ sở khám bệnh, chữa bệnh, cơ quan điều tra, viện kiểm sát, tòa án, thanh tra chuyên ngành y tế, cơ quan bảo hiểm, tổ chức giám định pháp y, pháp y tâm
thần, luật sư được mượn hồ sơ bệnh án tại chỗ để đọc hoặc sao chép phục vụ nhiệm vụ được giao theo thẩm quyền cho phép; Người bệnh hoặc người đại diện của người bệnh được nhận bản tóm tắt hồ sơ bệnh án; Bác sĩ trong bệnh viện cần mượn hồ sơ bệnh án để giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học phải có giấy đề nghị rõ mục đích, thông qua trưởng phòng Kế hoạch - Tổng hợp và chỉ được đọc tại chỗ. Đối với hồ sơ bệnh án người bệnh tử vong, ngoài các thủ tục trên phải được Giám đốc Bệnh viện ký duyệt. Phòng Hành chính khi cho mượn phải có sổ theo dõi người đến mượn hồ sơ bệnh án và lưu trữ các giấy đề nghị; Cơ quan bảo vệ pháp luật và thanh tra cần sử dụng hồ sơ bệnh án: phải có giấy giới thiệu hoặc công văn đề nghị ghi rõ mục đích sử dụng hồ sơ bệnh án. Căn cứ giấy giới thiệu hoặc công văn yêu cầu, trưởng phòng Hành chính báo cáo giám đốc ký duyệt mới được phép đưa hồ sơ bệnh án cho mượn đọc hay sao chụp tại chỗ…
Nếu Nhà nước muốn nắm bắt về thông tin TLLT của các bệnh viện có thể thông qua công cụ quản lý là hệ thống cơ sở dữ liệu hồ sơ bệnh án điện tử mà Bộ Y tế đã đưa vào triển khai áp dụng trong các cơ sở khám chữa bệnh. Tuy nhiên, ngoài khối tài liệu này còn rất nhiều tài liệu có giá trị khác của các bệnh viện cũng cần được lưu trữ. Do đó, Nhà nước có thể bổ sung danh mục hồ sơ tài liệu thuộc nguồn nộp lưu trong đó bao gồm cả khối tài liệu hành chính. Dưới đây chúng tôi cũng đề xuất giải pháp xây dựng Kho lưu trữ chuyên dụng nằm trong Trung tâm lưu trữ tài liệu của ngành Y tế để tiến hành thu thập, lưu giữ và bảo quản lâu dài khối tài liệu hình thành trong hoạt động của các Bệnh viện tuyến TW, trong đó có Bệnh viện K.
3.1.2. Lãnh đạo phòng Hành chính cần nghiên cứu để tham mưu xây dựng riêng một Trung tâm lưu trữ để lưu giữ, bảo quản lâu dài khối tài liệu đặc