Điều 5 Quy chế mẫu về Tổ chức và họat động Thư viện đại học, ban hành theo quyết định số 13/2008/QĐ-BVHTTDL ngày 10 tháng 3 năm 2008 của Bộ trƣởng Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch có quy định rõ:
Thƣ viện trƣờng đại học là một đơn vị trong cơ cấu tổ chức của trƣờng đại học có lãnh đạo thƣ viện và các phịng (hoặc tổ) chuyên môn, nghiệp vụ.
1. Lãnh đạo thƣ viện:
Đối với thƣ viện trƣờng đại học có tƣ cách pháp nhân thì có giám đốc và phó giám đốc thƣ viện. Giám đốc thƣ viện chịu trách nhiệm trƣớc hiệu trƣởng về hoạt động của thƣ viện và việc thực hiện nhiệm vụ đƣợc giao.
Phó giám đốc thƣ viện giúp giám đốc trong công tác lãnh đạo thƣ viện, phụ trách một hoặc một số lĩnh vực công tác do giám đốc phân công và chịu trách nhiệm trƣớc giám đốc về công việc đƣợc phân cơng.
2. Các phịng chun môn, nghiệp vụ
a) Căn cứ vào quy mô, chức năng và nhiệm vụ đƣợc giao, thƣ viện trƣờng đại học có thể có các phịng chun mơn, nghiệp vụ sau đây:
- Phòng Bổ sung trao đổi có nhiệm vụ xây dựng và bổ sung vốn tài liệu, thu nhận các tài liệu quy định tại điểm b khoản 2 Điều 3 Quy chế này.
- Phịng Xử lý tài liệu có nhiệm vụ thực hiện các chu trình, xử lý kỹ thuật vốn tài liệu xây dựng các cơ sở dữ liệu, tổ chức hệ thống tra cứu theo đúng yêu cầu về tiêu chuẩn nghiệp vụ thƣ viện.
- Phòng Phục vụ bạn đọc có nhiệm vụ cung cấp các dịch vụ và đáp ứng yêu cầu về sử dụng vốn tài liệu có trong hoặc ngồi thƣ viện thơng qua việc trao đổi giữa các thƣ viện và hệ thống các phòng đọc, phòng mƣợn, phòng tra cứu, phòng đa phƣơng tiện, tổ chức kiểm kê kho sách theo quy định.
- Phòng Bảo quản tài liệu có nhiệm vụ bảo quản vốn tài liệu thƣ viện; chuyển dạng tài liệu, tu sửa, phục chế tài liệu bị hƣ hỏng, rách nát trong quá trình sử dụng hoặc do các nguyên nhân khác.
- Phịng Thơng tin-Thƣ mục có nhiệm vụ xử lý và biên soạn ấn phẩm thông tin chọn lọc, thông tin chuyên đề, các loại thƣ mục, hƣớng dẫn tra cứu và tổ chức các hoạt động thông tin khác.
- Phịng Tin học có nhiệm vụ nghiên cứu và triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động thƣ viện, quản trị mạng và các phần mềm tiện ích, tham gia vào q trình bảo trì, bảo dƣỡng máy tính và các trang thiết bị hiện đại khác; hỗ trợ cho việc số hoá tài liệu và xuất bản tài liệu điện tử.
- Phịng Hành chính-Tổng hợp có nhiệm vụ thực hiện các cơng tác hành chính; xây dựng và thực hiện kế hoạch tài chính-kế tốn, thống kê, báo cáo, cung ứng trang thiết bị cho hoạt động thƣ viện.
b) Thƣ viện có số lƣợng tài liệu và bạn đọc khơng lớn, số lƣợng cán bộ ít thì cần tổ chức các phòng gồm nhiều chức năng gọn nhẹ hợp lý.
Theo khảo sát trong chín thƣ viện của chín trƣờng tác giả khảo sát thì mơ hình về cơ cấu tổ chức khác nhau. Cụ thể cơ cấu tổ chức của Trung tâm Thông tin – Thƣ viện, Đại học Quốc gia Hà Nội có quy mơ lớn nhất, ngồi ban giám đốc trung tam cịn có 10 phịng ban nghiệp vụ và hành chính. Trung tâm thơng tin – thƣ viện này là một đơn vi độc lập có tài khoản và con dấu riêng. Tám thƣ viện còn lại đảm bảo những bộ phận cơ bản: nghiệp vụ, tra cứu, phục vụ bạn đọc, tin học và máy tính.