8 Đại học Văn hóa Hà Nộ
2.2.3. Công cụ bổ trợ để phân loại tài liệu của các thư viện
Để công tác phân loại tài liệu có hiệu quả các khâu định chủ đề và định từ khóa đƣợc áp dụng rộng rãi trong các cơ quan thông tin thƣ viện. Định chủ đề và định từ khóa có liên quan chặt chẽ đến nhiều khâu công tác khác trong hoạt động thông tin thƣ viện nhƣ xây dựng ngơn ngữ tìm tin theo chủ đề, từ khóa; xây dựng các điểm tiếp cận tìm kiếm trong cơ sở dữ liệu và biên soạn các bản thƣ mục...
Khi phân loại tài liệu để có thể định ra đƣợc ký hiệu phân loại đúng, trƣớc hết cán bộ cần phải xác định đƣợc chủ đề của tài liệu là gì vì vậy để xác định chính xác nội dung tài liệu rất cần phải có cơng cụ bổ trợ cho q trình phân loại tài liệu. Các cơng cụ bổ trợ để phân loại tài liệu ảnh hƣởng trực tiếp đến chất lƣợng của việc phân loại tài liệu. Giúp cho việc xác định nội dung tài liệu đạt đƣợc hiệu quả và đảm bảo tính khoa học. Để đảm bảo chất lƣợng phân loại tài liệu, cán bộ phân loại không những nắm vững phƣơng pháp phân loại tài liệu mà cần sử dụng đƣợc các loại từ điển chuyên ngành, Bách khoa tồn thƣ, Từ điển ngơn ngữ. Đó là cơng cụ giúp cho việc xử lý tài liệu đảm bảo tính khoa học và thống nhất, ngồi ra có thể tham khảo thêm đề mục chủ đề. Đề mục chủ đề đƣợc xây dựng trên cơ sở ngơn ngữ tự nhiên có kiểm sốt về mặt từ vựng, từ khóa. Ngồi ra cịn mục lục cơng vụ cũng là cơng cụ hỗ trợ phân loại tài liệu rất hiệu quả để đảm bảo tính thống nhất và hồn thiện bảng phân loại.
Thƣ viện đại học ở Hà Nội mà tác giả đã khảo sát là trung tâm thông tin – thƣ viện Đại học Quốc gia Hà Nội, Đại học Thƣơng mại, Đại học Ngoại thƣơng, Học viện Âm nhạc Quốc gia, Đại học Sƣ phạm Hà Nội, Đại học Nông nghiệp, Học viện Công nghệ Bƣu chính viễn thơng, Đại học Văn hóa Hà Nội thì chỉ có phịng biên mục của Trung tâm Thơng tin – Thƣ viện Đại
học Quốc gia Hà Nội và Đại học Sƣ phạm Hà Nội có hệ thống công cụ bổ trợ cho phân loại tài liệu đầy đủ nhất.
Ở các thƣ viện đại học chuyên ngành do tính chất đặc thù và mục đích phục vụ nên họ tự biên soạn bảng danh mục chủ đề cho thƣ viện mình. Ví dụ Thƣ viện Đại học Y Hà Nội sử dụng các bảng đề mục chủ đề Y học (Medical Subject Headings – Me.S.H) của thƣ viện Y học Quốc gia Mỹ biên soạn và dùng thẳng thuật ngữ tiếng Anh, không cần dịch sang tiếng Việt.