Nguồn bổ sung Tên TL
giấy Tỷ lệ % Cuốn Tỷ lệ % TL hiện đại Tỷ lệ % Mua 3.693 31,69 104.448 42,98 0 0 Trao tặng 558 4,78 1.455 0,6 0 0 Trao đổi 0 0 0 0 0 0 Phối hợp, chia sẻ 0 0 0 0 1 CSDL điện tử 0,02 Lưu chiểu và Nhà trường cung cấp 7.399 63,51 137.105 56,42 6.200 CD 99,98 Sao chụp 0 0 0 0 0 0 Tổng 11.650 100 243.008 100 6.200 100
Quy trình bổ sung
Phát triển nguồn lực thông tin theo định hướng phát triển của Nhà trường và theo nhiệm vụ, chức năng của Trung tâm. TT TT – TV thực hiện công tác bổ sung tài liệu theo quy trình như sau:
Trường hợp 1: Đối với tài liệu Trung tâm mua (tài liệu giấy, cơ sở dữ liệu điện tử và tài liệu số hóa).
Bước 1: Đối với tài liệu giấy, Trung tâm lập danh mục dựa trên những đề xuất của các thầy cô. Đề xuất phải có chữ ký xác nhận của chủ nhiệm khoa, phòng, ban và xác nhận cụ thể từng loại tài liệu thuộc giáo trình hay tham khảo và số lượng mỗi loại; Đối với cơ sở dữ liệu, Trung tâm hoặc nhà cung cấp trực tiếp liên hệ với nhau về các gói cơ sở dữ liệu đơn vị có hoặc Trung tâm cần. Sau đó, Trung tâm xin dùng thử và lấy ý kiến của NDT, thống kê lượt truy cập trên Website; Đối với tài liệu số hóa, Trung tâm liên hệ với một số đơn vị làm dịch vụ số hóa trao đổi về cách thức sẽ số hóa tài liệu và kinh phí cho công tác này.
Bước 2: Khi đã có danh mục, Trung tâm kiểm tra lại một lần nữa tài liệu chắc chắn có hay không tại các nhà xuất bản, nhà cung cấp và cân đối kinh phí.
Bước 3: Lập danh mục, báo giá và tờ trình lên Ban Giám hiệu.
Bước 4: Ban Giám hiệu duyệt, Trung tâm trình tiếp Quyết định lựa chọn nhà cung cấp.
Bước 5: Trung tâm cùng nhà cung cấp làm hợp đồng, trình Ban Giám hiệu ký. Bước 6: Trung tâm và nhà cung cấp giao nhận tài liệu.
Bước 7: Hai bên làm thủ tục thanh lý hợp đồng.
Bước 8: Đối với tài liệu giấy, nhập tài liệu vào sổ tài sản Trung tâm; Đối với cơ sở dữ liệu, Trung tâm chuyển dải IP cho đơn vị cung cấp và đơn vị cung cấp cài đặt cơ sở dữ liệu cho Trung tâm; Đối với tài liệu số hóa: Nhập tài liệu số hóa vào tài sản Trung tâm.
Bước 9: Đối với tài liệu giấy, xử lý kỹ thuật tài liệu (đóng dấu, biên mục, dán chỉ từ và mã vạch); Đối với cơ sở dữ liệu, Trung tâm sẽ thông báo cơ sở dữ liệu mới trong năm đến từng NDT trong Nhà trường thông qua email và hướng dẫn sử dụng
cơ sở dữ liệu lên trên Website Trung tâm; Đối với tài liệu số hóa, xử lý kỹ thuật tài liệu (biên mục tương tự như với tài liệu giấy) và thông báo tài liệu số hóa mới đến từng NDT.
Bước 10: Giao tài liệu cho từng bộ phận phục vụ (phòng mượn và phòng đọc) – đối với tài liệu giấy.
Trường hợp 2: Đối với việc thu nhận luận văn, luận án, đề tài nghiên cứu khoa học, sách giáo trình và bài giảng nội sinh.
Trên cơ sở quy định của Nhà trường về việc giao nộp luận văn, luận án, đề tài nghiên cứu khoa học. Trung tâm tiến hành thu nhận tài liệu một bản giấy và kèm theo 1 đĩa CD–Rom. Riêng đối với sách, có 2 trường hợp (trường hợp thứ nhất tài liệu do Nhà trường chủ động giao về Trung tâm, trường hợp thứ 2 là do Trung tâm đề xuất Nhà trường in - đề xuất trên cơ sở nhu cầu của NDT về tài liệu).
Bước 1: Đối với luận án, luận văn và đề tài NCKH , Trung tâm nhận một bản giấy và CD từ mỗi học viên, nghiên cứu sinh sau khi đã bảo vệ (bản giấy và đĩa CD đã chỉnh sửa, hoàn thiện theo góp ý của Hội đồng), nhập vào sổ tài sản. Đối với sách, Trung tâm nhận từ phòng xuất bản trong Nhà trường và nhập vào sổ tài sản.
Bước 2: Đối với tài liệu giấy, Trung tâm sẽ xử lý kỹ thuật (biên mục, dán chỉ từ, mã vạch và ký hiệu). Đối với đĩa CD, sau khi được đổ vào ổ cứng sẽ được xử lý kỹ thuật tương tự như với tài liệu giấy.
Bước 3: Đưa tài liệu giấy sang phòng phục vụ NDT, CD được tạo cơ sở dữ liệu điện tử và đưa ra phục vụ.
Trường hợp 3: Đối với tài liệu do các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân biếu
tặng:
Với các tài liệu được biếu tặng, Trung tâm sẽ tiến hành những thủ tục cần thiết để tiếp nhận như: làm thủ tục nhận tài liệu từ các đơn vị nước ngoài thông qua phòng Tài vụ (trường hợp nhận tài liệu từ cảng hàng hải hoặc hàng không), nhận tài liệu tại phòng hành chính hoặc Trung tâm (có biên bản giao nhận tài liệu).
Tài liệu được nhập vào sổ tài sản Trung tâm, xử lý kỹ thuật và đưa ra phục vụ như đối với các tài liệu mua, thu nhận trên.
2.2.3. Kinh phí bổ sung
Kinh phí bổ sung đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và phát triển NLTT một cách đầy đủ, phong phú đồng thời thúc đẩy hoạt động của Trung tâm đạt hiệu quả và bền vững. Kinh phí cho việc phát triển NLTT của Trung tâm được phân bổ từ nguồn ngân sách của Nhà trường. Từ năm 2003 đến năm 2013 kinh phí dành cho Trung tâm là gần 300 triệu đồng/năm. Tuy nhiên, trong năm 2014 – 2016 kinh phí đã được tăng lên trên 500 triệu đồng/năm.
Với kinh phí như trên thì vấn đề bổ sung những tài liệu gì, số lượng ra sao phải đòi hỏi người cán bộ quản lý cân nhắc, lên kế hoạch cụ thể. Hiện tại, Trung tâm tiến hành bổ sung tài liệu cho cả hai loại hình, tài liệu truyền thống và tài liệu hiện đại. Tài liệu truyền thống, ưu tiên sách giáo trình và sách tham khảo cho những ngành mới mở, những chương trình đào tạo của Nhà trường (khoảng 50% kinh phí), số hóa số lượng tài liệu nội sinh còn lại (20% kinh phí), 30 % kinh phí còn lại dành cho bổ sung cơ sở dữ liệu điện tử và tạp chí, báo tiếng Việt. Tất cả tài liệu bổ sung thực hiện trên nguyên tắc bổ sung đầu tài liệu nhưng giảm số bản xuống, đồng thời tạm ngừng đặt tạp chí ngoại văn (do kinh phí dành cho tạp chí này rất lớn), Trung tâm chưa thể thực hiện được.