Qua bảng và biểu đồ cơ cấu tài liệu sách theo năm xuất bản, có thể thấy đầu tài liệu xuất bản trước năm 2012 bằng giấy chiếm 67,43% với 72,98 cuốn. Như vậy, trong vòng 45 năm (1966 – 2011) lượng tài liệu có trong Trung tâm là không nhiều và giai đoạn này tài liệu chủ yếu là sách giấy, cơ sở dữ liệu điện tử dạng thư mục (CSDL sách, CSDL báo và tạp chí, CSDL luận án, luân văn, đề tài NCKH), chưa có tài liệu số hóa.
Từ năm 2012 đến nay, trong vòng 5 năm (2012 – 2017), tài liệu giấy có 3.794 tên tài liệu (chiếm 32,56%) và 65.903 cuốn (chiếm 27,020 %). Trong giai đoạn này, tài liệu là các luận án, luận văn chiếm khối lượng lớn nhất vì phòng Sau đại học Nhà trường đã quản lý chặt chẽ hơn trước khi phát bằng (học viên phải có
xác nhận của Trung tâm đã nộp, nộp bản chỉnh sửa những góp ý của hội đồng), sách chủ yếu bổ sung tên tài liệu, số cuốn hạn chế.
Bên cạnh đó, từ năm 2012 đến nay, Trung tâm đã cùng tham gia mua CSDL điện tử Proquest, đây là dạng tài liệu mới và vô cùng hiệu quả đối với NDT là cán bộ lãnh đạo – quản lý, cán bộ giảng viên, nghiên cứu và học viên, nghiên cứu sinh.
2.1.5. Theo phạm vi phổ biến thông tin
Theo phạm vi phổ biến thông tin, có thể chia tài liệu thành hai loại, tài liệu công bố và tài liệu không công bố.
Tài liệu công bố là tất cả các loại hình tài liệu như: sách, báo, tạp chí, luận án, luận văn và đề tài NCKH, chủ yếu là tài liệu sách truyền thống đã được xử lý thông tin và đưa vào mục lực tra cứu để cung cấp và phục vụ nhu cầu của NDT. Đây là dạng tài liệu chính để đáp ứng nhu cầu thông tin của NDT. Các tài liệu này loại tài liệu thường do các nhà xuất bản phát hành và được phân phối qua cách kênh thương mại. Hiện tại, Trung tâm có 11.650 đầu tài liệu giấy (242.903 cuốn), trong đó có 5.127 đầu tài liệu được công bố (chiếm 43,97%), 236.485 cuốn (chiếm 97,358 %).
Tài liệu không công bố hay còn gọi là tài liệu “xám” phản ánh các kết quả hoạt động chuyên môn về khoa học, công nghệ và không được phổ biến rộng răi cả về hình thức và nội dung qua các kênh thương mại và phi thương mại. Tài liệu xám (grey literature) là các loại tài liệu được sản sinh ra bởi các cơ quan chính phủ, các tổ chức nghiên cứu, đào tạo, doanh nghiệp,… ở cả dạng in ấn và dạng điện tử.
Trong quá hoạt động đào tạo của Nhà trường, Trung tâm đã có các loại tài liệu xám như: Báo cáo khoa học tại hội thảo, hội nghị, luận án tiến sĩ, luận văn cao học, công trình NCKH của cán bộ Nhà trường. Hiện tại, có 6.524 tên tài liệu (6.524 cuốn tài liệu) không công bố tại Trung tâm.
Bảng 2.7: Tài liệu công bố và tài liệu không công bố tại Trung tâm Loại hình tài liệu Loại hình tài liệu
Tên tài liệu Cuốn tài liệu Số lƣợng Tỷ lệ % Số lƣợng Tỷ lệ %
Tài liệu công bố 5.127 44,00 236.485 97,31 Tài liệu không công bố 6.524 56,00 6.524 2,68
Nguồn: Trung tâm TT – TV[34]