Sách
Luận án, luận văn Đề tài NCKH
2.1.2. Theo nội dung – chuyên ngành đào tạo
Trung tâm chủ trương bổ sung nguồn lực thông tin theo các chuyên ngành Nhà trường đào tạo, tài liệu bổ sung cân đối giữa các khoa để tránh tình trạng nhiều ngành học thiếu trầm trọng tài liệu phục vụ cho giảng dạy, nghiên cứu, học tập.
Lượng tài liệu dành cho từng chuyên ngành đào tạo cũng có sự chênh lệch, mặc dù Trung tâm đã chú ý bổ sung tài liệu giữa khoa mới mở như khoa Cơ điện, khoa Môi trường, khoa Xây dựng, công nghệ thông tin với các khoa được hình thành từ những năm đầu Nhà trường thành lập như khoa Địa chất, khoa Trắc địa, khoa Mỏ,… bằng hình thức huy động tài liệu trao tặng từ các thầy cô giáo dạy trong các khoa và mua bổ sung mới.
Theo thống kê tài liệu theo lĩnh vực đào tạo của Nhà trường, bao gồm: sách giáo trình, sách tham khảo, báo, tạp chí, luận án, luận văn và đề tài nghiên cứu khoa học, cơ sở dữ liệu điện tử. Tuy nhiên, khoảng 5 năm trở lại đây, lượng sinh viên vào
học tại các ngành không ổn định, có rất nhiều biến động vì thế lượng tài liệu trong Trung tâm có so với thực tế NDT sử dụng lại luôn có sự không cân đối. Hiện tại, rất nhiều ngành đào tạo ít sinh viên và học viên, nghiên cứu sinh.
Bảng 2.3: Tài liệu theo ngành đào tạo của Nhà trƣờng
Nội dung tài liệu
Tên TL giấy Số lƣợng cuốn TL số hóa
SL (tên) Tỷ lệ (%) SL (tên) Tỷ lệ (%) SL (tên) Tỷ lệ %
Địa chất 1.727 15,94 27.021 12,18 803 12,94 Dầu khí 1.306 12,05 26.812 12,08 731 11,78 Mỏ 1.416 13,06 28.002 12,624 923 14,88 Xây dựng 615 5,67 16.546 7,45 218 3,51 Trắc địa 1.217 11,23 25.983 11,71 988 15,93 Công nghệ thông tin 1.263 11,65 25.522 11,50 660 10,64 Cơ điện 814 7,51 20.339 9,16 452 7,28 Môi trường 626 5,77 17.649 7,95 176 2,83 Kinh tế và Quản trị kinh doanh 1.850 17,07 34.000 15,32 1246 20,09 Tổng 10.834 100 221.874 100 6.197 100
Biểu đồ 2.2: Cơ cấu tài liệu (giấy) theo ngành đào tạo của Nhà trƣờng (tỷ lệ tên tài liệu)
Biểu đồ 2.3: Cơ cấu tài liệu (số hóa) theo ngành đào tạo của Nhà trƣờng (tỷ lệ tên tài liệu)
Như vậy, trong tổng số 11.650 đầu tài liệu và 243.903 cuốn trong vốn tài liệu hiện có tại Trung tâm, thì tài liệu dành cho từng ngành đào tạo của Nhà trường chiếm đến 92,98 % đầu tài liệu (10.834 đầu tài liệu) và 90,96% cuốn tài liệu (221.874 cuốn).
Tài liệu dành để tham khảo khác như: chính trị, văn hóa xã hội, văn học nghệ thuật chiếm lượng nhỏ chưa đến 20 % (816 đầu/22.029 cuốn).
Bảng 2.4: Thống kê giáo trình theo ngành đào tạo của Nhà trƣờng Loại hình tài liệu Tên tài liệu Số lƣợng cuốn
SL (tên) Tỷ lệ (%) SL (tên) Tỷ lệ (%) Địa chất 168 14,8 28.144 18,2 Dầu khí 101 8,9 25.150 16,3 Mỏ 187 16,5 35.500 23,0 Xây dựng 94 8,3 4.900 3,2 Trắc địa 175 15,5 17.230 11,1 Công nghệ thông tin 98 8,7 6.098 3,9 Cơ điện 155 13,7 20.672 13,4 Môi trường 58 5,1 2.700 1,8 Kinh tế và Quản trị kinh doanh 96 8,5 14.250 9,2
Tổng 1.132 100 154.644 100
Nguồn: Trung tâm TT – TV[34]
Qua bảng ta thấy, giáo trình dành cho việc học tập, giảng dạy và nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảng viên và sinh viên chiếm tỷ lệ khá lớn (chiếm tới trên 88,83% tài liệu dạng truyền thống của Trung tâm).
Trong tổng số tài liệu giáo trình này, có sự chênh lệch rõ rệt giữa các lĩnh vực chuyên môn. Tài liệu thuộc các ngành đào tạo có từ những ngày đầu Nhà trường thành lập và là những ngành trọng điểm đào tạo của Nhà trường trong mấy chục năm về trước khá nhiền như: ngành Địa chất có 168 đầu tài liệu (chiếm 14,8%), Trắc địa có 175 tên tài liệu (chiếm 15,5%), Mỏ là 187 tên tài liệu ( chiếm tỷ lệ 16,5%), Cơ điện là 155 tên tài liệu (chiếm 13,7 %).
Tuy nhiên, một số ngành mới hơn của Nhà trường như: Xây dựng có 94 tên tài liệu (chiếm 8,3%), ngành Môi trường là 58 tên tài liệu (chiếm 5,1%), ngành Công nghệ thông tin có 98 tên tài liệu (chiếm 8,7 %).
Có sự chênh lệch trên, bởi những ngành mới mở như: ngành Xây dựng và Môi trường lượng sinh viên ít và các thầy cô thường tham khảo tài liệu điện tử do cá nhân tự mua.
2.1.3. Theo ngôn ngữ tài liệu
Tài liệu bằng tiếng Việt: Do nhu cầu sử dụng tài liệu của phần lớn NDT trong Trung tâm bằng tiếng Việt, thêm nữa Trung tâm còn rất hạn chế về kinh phí (tài liệu tiếng nước ngoài giá cả rất cao) nên Trung tâm bổ sung chủ yếu tài liệu tiếng Việt. Tài liệu gồm sách, báo, tạp chí, luận án, luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học và cơ sở dữ liệu điện tử. Tại Trung tâm, có 9.810 tên tài liệu bằng tiếng Việt, chiếm 84,19 % trong tổng số 11.651 tên tài liệu hiện có ở đơn vị.
Tài liệu bằng tiếng Anh: Tài liệu chiếm số lượng lớn thứ hai trong NLTT của Trung tâm, bao gồm sách, tạp chí có (890 tên chiếm tỷ lệ 6,7% với 2,405 bản chiếm tỷ lệ 1,35%). Đây chủ yếu là sách do Quỹ Châu Á, Công ty thăm dò khoáng sản của Canađa tài trợ và sách, tạp chí do Hiệp hội Địa chất Mỹ trao tặng. Tuy nhiên, mức độ cập nhật thông tin trong những sách này không cao. Bên cạnh đó, số ít tài liệu bằng tiếng Anh được Trung tâm đặt mua.
NDT có nhu cầu sử dụng tài liệu bằng tiếng Anh chủ yếu là cán bộ lãnh đạo - quản lý và giảng viên, học viên cao học, nghiên cứu sinh sử dụng nhằm mục đích phục vụ quá trình nghiên cứu, giảng dạy, học tập, trau dồi kỹ năng giao tiếp.
Tài liệu bằng tiếng Nga: Tài liệu bằng tiếng Nga có 716 tên tài liệu (chiếm tỷ lệ 5,4%), với 2501 bản (chiếm tỷ lệ 1,4%). Loại tài liệu này gồm cả sách, tạp chí và có từ những ngày đầu thành lập đơn vị (những thập niên 60, 70, 80 NDT trong Trung tâm sử dụng tiếng Nga là ngoại ngữ chính). Tuy nhiên, hiện nay có rất ít NDT sử dụng nên số lượng 716 đầu tài liệu nêu trên là số lượng còn lại trong Trung tâm sau khi đã thanh lý.
Tài liệu bằng ngôn ngữ khác: Sách thuộc ngôn ngữ khác như Pháp, Đức, Trung,… chỉ có số lượng rất ít chiếm 0.04% đến 0,05%. Đây là những tài liệu cũ Trung tâm được trao tặng, ít được NDT sử dụng. Một số loại tài liệu khác chỉ có 6 cuốn (chiếm khoảng 0.04%).
Bảng 2.5: Tài liệu theo ngôn ngữ tại Trung tâm
Ngôn ngữ Tên TL giấy Số lƣợng bản Tài liệu số hóa CSDL điện tử
Số lƣợng Tỷ lệ (%) Số lƣợng Tỷ lệ (%) Số lƣợng Tỷ lệ% Số lƣợng Tỷ lệ % Tiếng Việt 11.651 87,05 172.123 97,1 6.200 100 03 75 Tiếng Anh 890 6,65 2.405 1.35 0 0 01 25 Tiếng Nga 716 5,35 2.510 1,4 0 0 0 0 Tiếng Trung 47 0,35 76 0,04 0 0 0 0 Tiếng Pháp 67 0,50 84 0,05 0 0 0 0 Tiếng Đức 35 0,26 45 0,03 0 0 0 0 Ngôn ngữ khác 6 0,04 6 0,003 0 0 0 0 Tổng 13.412 100 177.249 100 6.200 100 4 100
Nguồn: Trung tâm TT – TV [34]
Biểu đồ 2.4: Cơ cấu tài liệu theo ngôn ngữ tại Trung tâm (tỷ lệ tên tài liệu)
2.1.4. Theo thời gian xuất bản
Hiện tại, Trung tâm tương đối nhiều tài liệu xuất bản trước năm 2012 (đặc biệt, là các tài liệu in ấn như các bài giảng, giáo trình nội sinh của chính các thầy cô biên soạn). Nguyên nhân, một phần do NCT của NDT thời gian trước cao hơn, trong những năm gần đây lượng sinh viên của Trường giảm đi đáng kể, nguồn kinh phí cũng tương đối hạn hẹp do vậy NLTT giảm.
Cơ sở dữ liệu điện tử giai đoạn đầu có: cơ sở dữ liệu sách, tạp chí, luận án và luận văn. Giai đoạn hai được mua bổ sung mới cơ sở dữ liệu Proquest.
Bảng 2.6: Tài liệu theo thời gian xuất bản tại Trung tâm
Thời gian xuất bản
Tên TL giấy Số cuốn TL giấy CSDL điện tử TL số hóa
Số lƣợng Tỷ lệ % Số lƣợng Tỷ lệ % Số lƣợng Tỷ lệ % Số lƣợng Tỷ lệ % Năm 1966 – 2012 7.856 67,44 178.000 72,98 3 42,85 0 0 Năm 2012 – 2017 3.794 32,56 65.903 27,020 4 57,15 6.200 6200 Tổng 11.650 100 243.903 100 7 100 6.200 100
Nguồn: Trung tâm TT – TV[34]
Biểu đồ 2.5: Cơ cấu tài liệu theo thời gian xuất bản
Qua bảng và biểu đồ cơ cấu tài liệu sách theo năm xuất bản, có thể thấy đầu tài liệu xuất bản trước năm 2012 bằng giấy chiếm 67,43% với 72,98 cuốn. Như vậy, trong vòng 45 năm (1966 – 2011) lượng tài liệu có trong Trung tâm là không nhiều và giai đoạn này tài liệu chủ yếu là sách giấy, cơ sở dữ liệu điện tử dạng thư mục (CSDL sách, CSDL báo và tạp chí, CSDL luận án, luân văn, đề tài NCKH), chưa có tài liệu số hóa.
Từ năm 2012 đến nay, trong vòng 5 năm (2012 – 2017), tài liệu giấy có 3.794 tên tài liệu (chiếm 32,56%) và 65.903 cuốn (chiếm 27,020 %). Trong giai đoạn này, tài liệu là các luận án, luận văn chiếm khối lượng lớn nhất vì phòng Sau đại học Nhà trường đã quản lý chặt chẽ hơn trước khi phát bằng (học viên phải có
xác nhận của Trung tâm đã nộp, nộp bản chỉnh sửa những góp ý của hội đồng), sách chủ yếu bổ sung tên tài liệu, số cuốn hạn chế.
Bên cạnh đó, từ năm 2012 đến nay, Trung tâm đã cùng tham gia mua CSDL điện tử Proquest, đây là dạng tài liệu mới và vô cùng hiệu quả đối với NDT là cán bộ lãnh đạo – quản lý, cán bộ giảng viên, nghiên cứu và học viên, nghiên cứu sinh.
2.1.5. Theo phạm vi phổ biến thông tin
Theo phạm vi phổ biến thông tin, có thể chia tài liệu thành hai loại, tài liệu công bố và tài liệu không công bố.
Tài liệu công bố là tất cả các loại hình tài liệu như: sách, báo, tạp chí, luận án, luận văn và đề tài NCKH, chủ yếu là tài liệu sách truyền thống đã được xử lý thông tin và đưa vào mục lực tra cứu để cung cấp và phục vụ nhu cầu của NDT. Đây là dạng tài liệu chính để đáp ứng nhu cầu thông tin của NDT. Các tài liệu này loại tài liệu thường do các nhà xuất bản phát hành và được phân phối qua cách kênh thương mại. Hiện tại, Trung tâm có 11.650 đầu tài liệu giấy (242.903 cuốn), trong đó có 5.127 đầu tài liệu được công bố (chiếm 43,97%), 236.485 cuốn (chiếm 97,358 %).
Tài liệu không công bố hay còn gọi là tài liệu “xám” phản ánh các kết quả hoạt động chuyên môn về khoa học, công nghệ và không được phổ biến rộng răi cả về hình thức và nội dung qua các kênh thương mại và phi thương mại. Tài liệu xám (grey literature) là các loại tài liệu được sản sinh ra bởi các cơ quan chính phủ, các tổ chức nghiên cứu, đào tạo, doanh nghiệp,… ở cả dạng in ấn và dạng điện tử.
Trong quá hoạt động đào tạo của Nhà trường, Trung tâm đã có các loại tài liệu xám như: Báo cáo khoa học tại hội thảo, hội nghị, luận án tiến sĩ, luận văn cao học, công trình NCKH của cán bộ Nhà trường. Hiện tại, có 6.524 tên tài liệu (6.524 cuốn tài liệu) không công bố tại Trung tâm.
Bảng 2.7: Tài liệu công bố và tài liệu không công bố tại Trung tâm Loại hình tài liệu Loại hình tài liệu
Tên tài liệu Cuốn tài liệu Số lƣợng Tỷ lệ % Số lƣợng Tỷ lệ %
Tài liệu công bố 5.127 44,00 236.485 97,31 Tài liệu không công bố 6.524 56,00 6.524 2,68
Nguồn: Trung tâm TT – TV[34]
Biểu đồ 2.6: Cơ cấu tài liệu công bố và không công bố tại Trung tâm
Theo tên tài liệu Theo số lượng cuốn tài liệu
Việc thu thập tài liệu xám của thư viện nhà trường thực hiện bắt buộc với tất cả các học học viên đang theo học tại Trường. Tuy nhiên, với các đề tài nghiên cưú chưa được nộp đầy đủ (chưa có chính sách và yêu cầu bắt buộc) do vậy thực tế các đề tài đã nghiệm thu rất ít được nộp về Trung tâm. Hoạt động thu thập tài liệu xám đã chưa thực sự tốt, đây là điểm hạn chế cần có giải pháp khắc phục.
2.2. Bổ sung nguồn lực thông tin
2.2.1. Chính sách bổ sung
Hiện nay, Trung tâm chưa có chính sách bổ sung thành văn mà mới chỉ là những quy định đơn giản. Nội dung như sau:
– Bổ sung tài liệu phải đảm bảo mối tương quan hợp lý, khoa học.
– Về nội dung: Giữa các môn ngành, các lĩnh vực có tỷ lệ bổ sung hợp lý, tránh tình trạng mất cân đối kho tài liệu. Khi tiến hành bổ sung, Trung tâm tham khảo ý kiến của các khoa, bộ môn và khối các phòng ban trong Nhà trường.
– Về ngôn ngữ: Bổ sung chủ yếu tài liệu bằng tiếng Việt, tiếp theo đó là tiếng Anh, còn những tài liệu bằng ngoại ngữ khác chỉ thực hiện khi có yêu cầu cụ thể và hợp lý.
– Về loại hình tài liệu: Bổ sung tài liệu giấy song song với bổ sung các cơ sở dữ liệu điện tử. Bổ sung toàn diện và cân đối kinh phí cho các loại tài liệu sách, báo, tạp chí. Tài liệu nội sinh phải thu thập và xử lý kỹ thuật ở dạng giấy và số hóa.
– Về thời gian xuất bản của tài liệu: Trừ những trường hợp đặc biệt bổ sung tài liệu theo yêu cầu thì không tính thời gian xuất bản, còn lại ưu tiên bổ sung những tài liệu mới, bám sát chương trình giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học cho các đối tượng NDT trong Nhà trường.
– Diện bổ sung: được xây dựng bởi các cán bộ chuyên môn, dựa trên các ngành Nhà trường đào tạo, dựa vào nhu cầu người dùng tin. Trong quá trình bổ sung, các cán bộ phải dự kiến số lượng bản cần bổ sung cho từng tên tài liệu, căn cứ dựa trên việc tổ chức kho, thành phần và khối lượng bạn đọc, khả năng tài chính của Trung tâm (Sách – bổ sung sách cho các chuyên ngành đào tạo trong Nhà trường, bao gồm: sách giáo trình và sách tham khảo; Tạp chí – bên cạnh tạp chí được biếu, tặng thì TT TT – TV cần bổ sung những đầu tạp chí bạn đọc có nhu cầu sử dụng nhiều phù hợp với các ngành đào tạo của Nhà trường; Báo – bên cạnh một số báo chính trị, khoa học công nghệ, tin học, sức khỏe, cần bổ sung một số báo mang tính chất giải trí dành cho sinh viên).
– Nguồn bổ sung: Mua từ các nhà xuất bản, các nhà cung cấp chính thống, có uy tín. Duy trì nguồn tài liệu tài trợ từ Quỹ Châu Á, một số cá nhân. Bên cạnh đó, TT nên mở rộng tìm kiếm các dự án tài trợ khác.
– Kinh phí bổ sung: Từ Nhà trường phân bổ kinh phí
– Thanh lý tài liệu: Áp dụng tiêu chuẩn chung của ngành thông tin – thư viện, tuân thủ theo quy luật tập trung và phân tán thông tin, quy luật lỗi thời thông tin để tiến hành thanh lý những tài liệu trùng bản, thừa bản và những tài liệu không còn giá trị sử dụng, không phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm, ít sử dụng hoặc không thể sử dụng được nữa.
2.2.2. Phương thức bổ sung
Hình thức bổ sung
Trong quá trình hình thành và phát triển vốn tài liệu, thư viện đã sử dụng hai hình thức bổ sung, đó là bổ sung hồi cố và bổ sung hiện tại.
Bổ sung hồi cố: Hình thức bổ sung này được áp dụng ngay từ khi thư viện mới thành lập. Mục đích của việc bổ sung hồi cố là bổ sung vào thư viện những tài liệu đã xuất bản trong thời gian trước. Bổ sung hồi cố thường tiến hành với hai hình thức bổ sung là bổ sung khởi đầu và bổ sung hoàn bị. Bổ sung khởi đầu là hình thức bổ sung tài liệu đầu tiên được áp dụng khi Nhà trường bắt đầu thành lập thư viện. Công tác này được xây dựng dựa vào chức năng, nhiệm vụ, loại hình và đối tượng bạn đọc của đơn vị. Các nội dung tài liệu thư viện bổ sung phục vụ cho các chuyên ngành đầu tiên của Nhà trường như Mỏ, Trắc địa, Địa chất,… và một số tài liệu thuộc các ngành khoa hoc khác và tiến hành bổ sung tài liệu theo kinh phí Nhà trường phân bổ và rất nhiều tài liệu các thầy cô tặng (đặc biệt, tài liệu bằng tiếng Nga được tặng lên đến 920 đầu và gần 1376 cuốn).
Bằng sự nỗ lực của cán bộ thư viện lúc đó, vốn tài liệu hạt nhân của Trung tâm