Năm học Đầu tài liệu Bản tài liệu
2012 – 2013 23 4.555
2013 – 2014 29 3.268
2014 – 2015 39 15.815
2015 – 2016 32 2.050
2016 – 2017 35 10.918
Nguồn: Trung tâm TT – TV [34]
2.2.5. Khai thác và phối hợp bổ sung, chia sẻ nguồn lực thông tin
Hoạt động phối hợp bổ sung
Trong bối cảnh bùng nổ thông tin như hiện nay, lượng thông tin sản sinh ra theo từng giờ, từng ngày rất lớn. Tuy nhiên, khó có một đơn vị nào có thể tự thu thập và xử lý được khối lượng thông tin đó, vậy nên việc các cơ quan, đơn vị hợp tác và cùng nhau phối hợp bổ sung là vô cùng cần thiết. Sự phối hợp này sẽ tạo cho mỗi đơn vị được nguồn lực thông tin lớn, tránh tình trạng hoạt động biệt lập, giảm thiểu nguy cơ trùng lặp, tiết kiệm thời gian và công sức, đáp ứng được NCT của NDT nhiều hơn.
Đây là một xu hướng không còn mới trên thế giới như: Liên hiệp các thư viện Boston ở Mỹ, Liên hiệp thư viện các trường đại học ở Thái Lan, Hiệp hội thư viện tại New Zealand,…
Ở Việt Nam, mô hình hợp tác, liên kết giữa các cơ quan TT – TV cũng đã được hình thành và phát triển như: Liên hiệp thư viện đại học, Liên hiệp thư viện các trường đại học khối kỹ thuật, Liên hiệp thư viện Việt Nam về nguồn tin điện tử,…Nhìn chung, các thư viện thành viên vẫn chưa có sự hợp tác, liên kết chặt chẽ trong hoạt động bổ sung tài liệu.
TT TT – TV Trường ĐH Mỏ - Địa chất hiện là thành viên của Liên hiệp thư viện. Hàng năm Trung tâm đều đặn đóng lệ phí hoạt động và có tham gia các buổi hội thảo, tổng kết. Bên cạnh đó, Trung tâm còn là thành viên của Liên hiệp thư viện khối các trường đại học kỹ thuật, nhưng hiện chưa có sự phối hợp bổ sung tài liệu. Từ năm 2012, Trung tâm đã phối hợp cùng dùng chung gói CSDL ProQuets từ năm 2012 (kinh phí đóng góp 42 triệu/năm) do Cục Khoa học và Công nghệ đứng đầu chủ trì.
Chia sẻ nguồn lực thông tin
Hoạt động chia sẻ NLTT giữa các thư viện, cơ quan thông tin cũng đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển NLTT. Hoạt động này giúp làm giàu nguồn lực thông tin của mỗi thư viện, tiết kiệm kinh phí, thời gian công sức.
Hiện nay, việc ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin và viễn thông trong hoạt động TT – TV đã tạo ra điều kiện hết sức thuận lợi cho các cơ quan thông tin tiến hành hợp tác chia sẻ nguồn tài nguyên thông tin của mình với nhau. Cụ thể ở đây là sự phát triển của các mạng thông tin như: LAN, Internet,... đã tạo nên môi trường mạng hết sức năng động, giúp cho các cơ quan TT – TV có thể liên kết với nhau một cách dễ dàng và nhanh chóng. Tuy nhiên, hoạt động này diễn ra khá mờ nhạt
Hiện nay, Trung tâm mới chỉ tiến hành chia sẻ nguồn lực thông tin trong nội bộ giữa Trung tâm và 3 thư viện tại 3 điểm đào tạo của Nhà trường ở Quảng Ninh (Uông Bí, Hạ Long, Cẩm Phả) và thư viện tại một điểm đào tạo tại Vũng Tàu (Trung tâm cùng chia sẻ phần mềm thư viện Kipos, nội quy hướng dẫn sử dụng thư viện, nguồn tin truyền thống và hiện đại).
Ngoài ra, Trung tâm vẫn chưa tiến hành chia sẻ nguồn lực thông tin với bất kỳ một đơn vị nào ngoài Nhà trường. Do đó, mục tiêu của Trung tâm trong thời gian tới là đẩy mạnh hoạt động liên kết, hợp tác với các cơ quan TT – TV trong nước và sau đó là mở rộng ra các thư viện, cơ quan thông tin nước ngoài.
2.3. Quản lý nguồn lực thông tin
2.3.1. Đối với nguồn lực thông tin truyền thống
Tổ chức kho: Hiện tại, các bộ phận phục vụ NDT tại TT TT – TV đều được tổ chức kho theo hình thức kho mở. Tài liệu trên giá được sắp xếp từ trên xuống dưới, từ trái qua phải. Mỗi cuốn tài liệu được đóng dấu trên trang tên sách và trang 17, dán chỉ từ và mã vạch.
Tại phòng mượn và phòng đọc, sách giáo trình được sắp xếp theo theo nội dung – chuyên ngành đào tạo của Nhà trường (9 khoa chuyên môn, 1 khoa cơ bản, 1 khoa lý luận chính trị và 1 khoa giáo dục quốc phòng). Đối với tài liệu tham khảo, tài liệu được phân loại theo DDC 23 (tổ chức theo ký hiệu phân loại + mã cutter).
Tại phòng luận án, luận văn và đề tài nghiên cứu khoa học, tài liệu được sắp xếp theo 9 khoa chuyên môn. Tại phòng tạp chí và báo, tài liệu được sắp xếp theo đề tài.
Với hình thức tổ chức kho mở, NDT tra cứu tài liệu nhanh chóng trên máy tính và được trực tiếp lựa chọn tài liệu mình cần. CBTV không phải vất vả trong công đoạn tìm lấy tài liệu cho bạn đọc mà chủ yếu chỉ là hướng dẫn bạn đọc cách tiếp cận tra tìm và tự tìm tài liệu. Tuy nhiên, để tổ chức quản lý tài liệu theo kho mở tốt hơn, Trung tâm cần được mở rộng diện tích.
Bảo quản: Tài liệu giấy của Trung tâm, một số ít bị hư hỏng chủ yếu do mối
mọt, chuột, gián,…Trung tâm đã có ý thức bảo quản tài liệu bằng cách không bố trí sắp xếp các giá tài liệu quá gần cửa sổ, cửa chính và hướng nhiều ánh nắng mặt trời, tránh mưa gió, đồng thời trang bị rèm chống nắng cho toàn bộ hệ thống cửa trên. Hàng năm, Trung tâm kiểm tra mối mọt và diệt mối bằng hình thức phun thuốc, đặt thuốc.
Công tác vệ sinh tài liệu và kho được giao cho cán bộ trực tiếp phục vụ tại các phòng đó. CBTV thường xuyên vệ sinh kho và tu bổ tài liệu hư hỏng vào chiều thứ 6 mỗi tuần bằng hình thức chổi quét, máy hút bụi và giẻ lau. Tuy nhiên, công tác tu bổ mới chỉ dừng ở công việc đơn giản như bọc lại bìa mềm, dán băng dính những trang rách, những cuốn mối mọt thường đưa vào danh sách thanh lý.
Trung tâm nghiêm túc thực hiện những quy định phòng hỏa hoạn, trang bị đầy đủ các thiết bị phòng và chữa cháy, lắp đặt hệ thống báo cháy tự động.
Hiện tại, Trung tâm có 8 điều hòa cho các phòng phục vụ NDT trực tiếp nêu trên, nhưng điều hòa chỉ được sử dụng chiều mát vào mùa hè và giờ làm việc của CBTV, vì thế tài liệu không được bảo quản trong nhiệt độ ổn định.
2.3.2. Đối với nguồn lực thông tin điện tử
Tổ chức kho: Nguồn lực thông tin điện tử tại Trung tâm được tổ chức dưới dạng CSDL. Hiện tại, Trung tâm có CSDL thư mục và CSDL toàn văn. Các CSDL được tổ chức theo các quy định thống nhất về biểu mẫu, mã trường, được xử lý nghiệp vụ kỹ thuật dựa trên khung phân loại DDC 23, biên mục, mô tả theo chuẩn AACR II và khổ mẫu MARC 21, định từ khóa theo Bộ Từ khóa chuẩn của Thư viện Quốc gia Việt Nam …Các CSDL được lưu giữ trên máy chủ, ổ cứng và đĩa CD để CBTV quản lý, NDT tra tìm, khai thác thông qua cổng thông tin điện tử của phần mềm tích hợp Kipos.
CSDL thư mục phản ánh thành phần, quy mô vốn tài liệu của Trung tâm (Trung tâm có CSDL sách, CSDL luận án, luận văn và đề tài NCKH, CSDL tạp chí và báo). CSDL này phản ánh các thông tin về tên tài liệu, tác giả, chỉ số phân loại, từ khóa,…giúp NDT nắm bắt những thông tin cơ bản về tài liệu gốc.
CSDL toàn văn của Trung tâm bao gồm luận án, luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học và phần lớn giáo trình nội sinh. CSDL này được đưa ra phục vụ NDT với hình thức đọc trực tuyến (không cho phép tải nội dung) và NDT được cấp tài khoản để sử dụng chúng.
Bên cạnh CSDL thư mục và CSDL toàn văn được Trung tâm xây dựng, tạo lập, Trung tâm còn có CSDL Proquest được mua (phối hợp với nhiều đơn vị).
CSDL này bao gồm nhiều sách, bài báo, tạp chí, đề tài NCKH (một số ở dạng thư mục, một số ở dạng toàn văn), NDT trong Nhà trường có thể đọc hoặc tải về sử dụng.
Bảo quản: Hiện tại, Trung tâm bảo quản tài liệu điện tử bằng việc tích hợp ở
phần mềm Kipos và sao lưu các bản dự phòng ở ổ cứng. Các cơ sở dữ liệu thường xuyên được Trung tâm chủ động in sao sang các đĩa CD–Rom, kiểm tra và vệ sinh tủ đựng đĩa để có thể kéo dài thời gian sử dụng.
2.4. Các yếu tố tác động đến phát triển nguồn lực thông tin tại Trung tâm Thông tin – Thƣ viện Trƣờng Đại học Mỏ – Địa chất Thông tin – Thƣ viện Trƣờng Đại học Mỏ – Địa chất
2.4.1. Chiến lược phát triển của Nhà trường
Bước vào giai đoạn mới, Trường ĐHMĐC tập trung thực hiện tốt chiến lược phát triển giai đoạn 2008-2020 và tầm nhìn đến 2030 với định hướng· “Trường Đại học Mỏ - Địa chất từng bước phấn đấu đến năm 2020 trở thành trường đại học trọng điểm phát triển đa ngành và có tính đặc thù; có uy tín trong cả nước và khu vực; có quy mô đào tạo 30.000 sinh viên; là trung tâm nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ về khoa học trái đất, mỏ và các lĩnh vực khoa học khác; là nơi có nhiều chuyên gia, giảng viên có trình độ cao đứng hàng đầu trong cả nước về lĩnh vực Mỏ, Địa chất, Trắc địa – Bản đồ, Dầu khí, Công nghệ Thông tin, Kinh tế – Quản trị Kinh doanh, Xây dựng, đặc biệt là xây dựng các công trình ngầm và Môi trường. Nhà trường không ngừng mở rộng hợp tác quốc tế về đào tạo đại học và sau đại học, nghiên cứu khoa học, cung ứng dịch vụ tư vấn, liên kết đào tạo bằng tiếng nước ngoài theo chương trình tiên tiến và chương trình chất lượng cao với các trường đại học có uy tín trong khu vực và quốc tế. Đến năm 2030, Trường Đại học Mỏ - Địa chất trở thành trường Đại học nghiên cứu có thương hiệu trong nước và khu vực”.
2.4.2. Nhận thức của lãnh đạo các cấp
Nhận thức rõ vai trò quan trọng của công tác phát triển NLTT đối với hoạt động của Nhà trường, trong những năm qua (đặc biệt hơn, là qua việc thực hiện
công tác kiểm định của đoàn đánh giá ngoài về Nhà trường), lãnh đạo Nhà trường và lãnh đạo TT TT – TV đã quan tâm hơn rất nhiều đến công tác này.
Đối với lãnh đạo Nhà trường: Những năm gần đây việc quan tâm đến công tác phát triển NLTT thể hiện qua các hoạt động sau: Trong khoảng thời gian 5 năm (từ năm 2012 – 2017) Nhà trường thường xuyên cho cải tạo cơ sở vật chất và bổ sung mới nhiều trang thiết bị (giá tài liệu, máy tính, máy in, điều hòa, quạt, đèn điện,..) cho Trung tâm; Năm học 2015 – 2016, Nhà trường đã nhận được gói tài trợ từ mối quan hệ đối tác là Tập đoàn Dầu khí Quốc gia Việt Nam, bổ sung 42 bộ máy tính cho phòng tra cứu, hệ thống camera tại các phòng phục vụ và hành lang, thay phần mềm ISIS bằng phần mềm thư viện tích hợp Kipos, lắp đặt cửa từ 3 cánh tại tầng 1 Trung tâm để kiểm soát, lắp 04 máy tính tra cứu tại đây, 2/3 tài liệu hiện có đã được dán thẻ từ và mã vạch; Nhà trường đã cho mở thêm một phòng phục vụ NDT tại khu B (điểm đào tạo thứ hai của Nhà trường tại Cổ Nhuế 2, Bắc Từ Liêm), tạo điều kiện cho sinh viên thuận tiện khi mượn – trả tài liệu và có không gian để đọc tài liệu, tự học; Ba điểm đào tạo ở Quảng Ninh và một điểm đào tạo tại Vũng Tàu, Nhà trường đã cho bổ sung giá tài liệu, thiết bị phòng cháy chữa cháy, bảo hộ lao động, lắp đặt máy tính và cài đặt, hướng dẫn sử dụng phần mềm Kipos cho CBTV và NDT, đặc biệt là thường xuyên bổ sung tài liệu bám sát những ngành đào tạo (bổ sung cả đầu tài liệu và số lượng cuốn) phù hợp; Kinh phí dành cho bộ phận thư viện đã được tăng lên (trong 5 năm gần đây) so với cả thời kỳ dài trước; Tăng cường chỉ đạo thu thập tài liệu nội sinh trong Nhà trường; Cùng với việc đề xuất của Trung tâm, lãnh đạo Nhà trường đã cử cán bộ Trung tâm tham gia học tập nâng cao trình độ về chuyên (học cao học, học ngắn hạn về nghiệp vụ thư viện, tham gia các buổi hội thảo, tập huấn về chuyên môn).
Đối với lãnh đạo thư viện: Sự quan tâm đến công tác phát triển NLTT thể hiện qua các công việc cụ thể sau: Chỉ đạo cho chuyển đổi hình thức phục vụ từ kho đóng sang kho mở; Tích cực viết Dự án cải tạo và nâng cấp trung tâm, đề xuất rất cụ thể đối với từng hạng mục; Lập kế hoạch công việc cho thư viện cả ngắn hạn và dài hạn; Khuyến khích và tạo điều kiện cho cán bộ Trung tâm nâng cao trình độ
chuyên môn nghiệp vụ thư viện bằng việc đi học ngoài trường và trao đổi, chia sẻ trong đơn vị; Công tác phát triển nguồn lực thông tin phù hợp, có chất lượng được chú trọng đặc biệt; Quan tâm sát sao với từng vị trí việc làm, từng cán bộ ở vị trí đó; Nâng cao chính trị bằng việc thường xuyên hướng dẫn, theo dõi, giới thiệu cán bộ ưu tú vào Đảng.
2.4.3. Người dùng tin và nhu cầu tin
Để phát triển NLTT có hiệu quả, thỏa mãn được NCT của NDT, trước tiên Trung tâm phải xác định được đối tượng NDT nào sẽ phục vụ và nhu cầu của từng đối tượng cụ thể ra sao. Có thể, khái quát NDT của Trung tâm thành ba nhóm cơ bản sau: Nhóm người dùng tin là cán bộ lãnh đạo, quản lý; Nhóm người dùng tin là cán bộ giảng dạy, nghiên cứu; Nhóm người dùng tin là sinh viên các hệ đào tạo và học viên sau đại học. Bên cạnh đó, còn một bộ phận NDT khác ít quan trọng hơn của Trung tâm là nhân viên hành chính trong Nhà trường và nhóm những người NDT tại các cơ quan khác có nhu cầu tìm kiếm và khai thác thông tin có trong Trung tâm (thường là NDT công tác tại các đơn vị có liên quan đến ngành đào tạo trong Nhà trường).
Bảng 2.11: Ngƣời dùng tin trong Nhà trƣờng
Đối tƣợng NDT Số lƣơ ̣ng Tỷ lê ̣ (%)
Cán bộ lãnh đạo, quản lý 174 0,92 Cán bộ giảng day, nghiên cứu 614 3,26 Sinh viên, học viên, nghiên cứu sinh 18.042 95,81
Để làm được điều này , tác giả đã tiến hành điều tra khảo sát NDT và NCT của họ . Để đảm bảo tính chính xác và khách quan , các phiếu điều tra được phát ngẫu nhiên cho NDT theo tỉ lê ̣ 20% cho NDT là cán bô ̣ lãnh đạo , quản lý và cán bộ giảng dạy, nghiên cứu, 80% cho đối tươ ̣ng NDT là sinh viên , học viên và nghiên cứu sinh. Trong mỗi đối tượng NDT nêu trên , mẫu được cho ̣n để điều tra hoàn toàn là ngẫu nhiên nhưng vẫn đảm bả o tính cân đối giữa các khoa , giữa các ngành và giữa sinh viên các năm ho ̣c khác nhau . Tổng số phiếu phát ra là 450 phiếu, số phiếu thu về là 430 phiếu.
Bảng 2.12: Số phiếu điều tra về NCT của NDT tại Trung tâm Đối tƣợng NDT Số phiếu Đối tƣợng NDT Số phiếu
phát ra
Số phiếu thu về
Tỷ lê ̣ (%)
Cán bộ lãnh đạo, quản lý 15 15 100 Cán bộ giảng dạy, nghiên cứu 75 75 100 Sinh viên, học viên, nghiên cứu sinh 360 340 94,44
Nhóm NDT là cán bộ lãnh đạo, quản lý: Nhóm này bao gồm Ban Giám
hiệu, các trưởng, phó khoa, bộ môn, các phòng ban chức năng, các tổ chức, trung tâm trực thuộc Nhà trường. Đối tượng NDT này tuy số lượng không lớn nhưng đặc biệt quan trọng, có trình độ chuyên môn sâu rộng. Bên cạnh công việc quản lý, họ còn tham gia trực tiếp vào công tác giảng dạy và nghiên cứu khoa học.
Trong hoạt động của Trung tâm, nhóm cán bộ này đóng vai trò kép: vừa là NDT, vừa là chủ thể cung cấp thông tin. Họ vừa thực hiện chức năng quản lý công tác giáo dục đào tạo, vừa là người xây dựng các chiến lược phát triển Nhà trường, trong đó có việc bổ sung vốn tài liệu hàng năm cho Trung tâm.
Theo điều tra cho thấy, đội ngũ lãnh đạo, quản lý có nhu cầu về tài liệu thuộc