Năm PGS TS ThS ĐH CĐ TC SL Tỷ lệ (%) SL Tỷ lệ (%) SL Tỷ lệ (%) SL Tỷ lệ (%) SL Tỷ lệ (%) SL Tỷ lệ (%) 2012 – 2013 01 4.35 01 4.55 01 4.35 19 82.6 01 4.35 01 4.35 2013 – 2014 01 4.35 01 4.55 01 4.35 19 82.6 01 4.35 01 4.35 2014 – 2015 01 4.35 01 4.55 01 4.35 19 82.6 01 4.35 01 4.35 2015 – 2016 01 4.35 01 4,55 01 4.35 19 82.6 01 4.35 01 4.35 2016 – 2017 01 4,55 01 4,55 02 9,1 18 81.9 01 4.55 0 0
Nguồn: Trung tâm TT – TV [34]
Đội ngũ cán bộ của Trung tâm hầu hết là cán bộ trẻ, được đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ, tích cực học tập nâng cao trình độ. Hiện nay, có 5 cán bộ đang đi học thạc sĩ.
Cán bộ viên chức được sắp xếp, bố trí vào các bộ phận nghiệp vụ phù hợp với chuyên môn theo chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm, nhưng có thể điều động đến
các bộ phận khác một cách linh động để bảo đảm các hoạt động nghiệp vụ được thực hiện một cách có hiệu quả, theo kế hoạch.
2.4.5. Cơ sở vật chất, trang thiết bị
Trung tâm được bố trí tại các tầng 1 đến 3 nhà C5 khu A, 3 ki ốt tại KTX khu B và các kho chứa tài liệu ở tầng hầm nhà C5, tầng 2 nhà C2, khu A với tổng diện tích sử dụng 1.540 m2, đảm bảo phục vụ CBVC và người học ở cả khu A và khu B của Nhà trường. Bộ phận thư viện có các phòng phục vụ: phòng nghiệp vụ, phòng mượn, phòng đọc, phòng tra cứu trực tuyến,
Trong năm học 2015 – 2016, dưới sự tài trợ của Tập đoàn Dầu khí Quốc gia Việt Nam, CSVC của Trung tâm đã được cải tạo, nâng cấp. Hệ thống mạng máy tính của Trung tâm bao gồm 01 máy chủ cài đặt phần mềm quản lý thư viện điện tử, 58 máy trạm phục vụ công tác nghiệp vụ và tra cứu của bạn đọc (trong đó, có 42 máy dành cho phòng tra cứu trực tuyến). Hệ thống này được kết nối Internet qua đường truyền cáp quang có tốc độ 50 Mbps. Các phòng phục vụ và hành lang được lắp đặt camera, trang bị quạt, điều hòa, đèn điện, bàn ghế đạt tiêu chuẩn. Giá tài liệu chuyên dụng dành cho thư viện của công ty Hòa Phát và trên mỗi giá đều được trang bị thanh chặn để ngăn giữa các ô tài liệu.
2.4.6. Ứng dụng công nghệ thông tin
Những năm đầu TT TT – TV được Nhà trường cấp cho 4 máy tính. Trung tâm ứng dụng máy tính thời điểm đó để làm báo cáo, thống kê trên word và excel. Sau khi Trung tâm được Unesco tặng miễn phí phần mềm thư viện Isis, Trung tâm bắt đầu biên mục tài liệu trên phần mềm này và tính đến tháng 10/2015 tạo được CSDL Luận án, luận văn (3.500 biểu ghi), CSDL sách (4.000 biểu ghi), CSDL tạp chí (217 biểu ghi). Giai đoạn này, NDT đến Trung tâm ngoài tra cứu tài liệu bằng phiếu mục lục thủ công đã được tra cứu tài liệu trên máy tính (cả Trung tâm có 10 máy tính, trong đó dành 2 máy tính để NDT sử dụng). Bên cạnh đó, công nghệ thông tin còn được ứng dụng vào việc trích xuất biểu ghi ra excel và đưa lên website của Trung tâm để NDT thuận tiện tra cứu tài liệu từ xa.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác thư viện, giai đoạn này được đánh giá yếu vì các thư viện, cơ quan thông tin hầu như không còn sử dụng phần mềm Isis bởi những hạn chế của nó. Máy tính của Trung tâm số lượng ít và cấu hình thấp, mạng internet dùng chung toàn Nhà trường nên hay trục trặc, Trung tâm chưa có tài liệu số hóa.
Sự thay đổi lớn của Trung tâm trong công tác ứng dụng công nghệ thông tin từ khi được thụ hưởng dự án tài trợ của Tập đoàn Dầu khí Quốc Gia Việt Nam (năm học 2015 – 2016). Hệ thống mạng máy tính của Trung tâm bao gồm 01 máy chủ cài đặt phần mềm quản lý thư viện điện tử, 58 máy trạm phục vụ công tác nghiệp vụ và tra cứu của bạn đọc, hệ thống này được kết nối Internet qua đường truyền cáp quang có tốc độ 50 Mbps. NDT rất thuận lợi khi tra cứu thông tin/tài liệu có ở Trung tâm và tìm hiểu các thông tin hữu ích khác trên mạng, cũng như tạo điều kiện cho sinh viên đăng ký các môn học với phòng Đào tạo vào mỗi đầu kỳ, sinh viên năm thứ nhất đăng ký nhập học. Các phòng phục vụ, hành lang được lắp đặt camera, cán bộ Trung tâm theo dõi NDT qua màn hình lớn được lắp đặt tại phòng mượn và phòng đọc.
Đặc biệt hơn cả, là sự thay thế phần mềm Isis bằng phần mềm thư viện tích hợp Kipos. Phần mềm này giúp cán bộ Trung tâm dễ dàng biên mục tài liệu giấy và số hóa, định kỳ giới thiệu tài liệu mới đến từng NDT trong Nhà trường qua địa chỉ email. NDT có thể đọc tài liệu số của Trung tâm ở bất kỳ đâu khi được kết nối internet, đồng thời họ có thể tìm tài liệu cần và đăng ký trực tiếp qua mail. Bên cạnh đó, thông qua modul phân hệ lưu thông, cán bộ Trung tâm nắm được tình trạng tài liệu đang được mượn và tài liệu còn trong kho, hỗ trợ rất nhiều trong công tác phân tích NCT của NDT để bổ sung tài liệu phù hợp hơn.
Hiện tại, Trung tâm có CSDL sách với 5.180 biểu ghi, CSDL luận án, luận văn, đề tài NCKH là 6.523 biểu ghi. Tuy nhiên, vì Trung tâm chưa có phân hệ ấn phẩm định kỳ nên Trung tâm tạm thời tạo một thư mục cho tạp chí với 217 biểu ghi. Bên cạnh đó, Trung tâm còn đang sử dụng CSDL điện tử Proquest (sử dụng từ năm 2012). Toàn bộ tài liệu giấy được tích hợp mã vạch, thẻ từ. Đối với tài liệu số hóa,
mỗi NDT trong Nhà trường được tạo một tài khoản, khi NDT có nhu cầu sử dụng sẽ báo cho CBTV và họ sẽ kích hoạt để NDT sử dụng.
Tất cả nội quy và hướng dẫn sử dụng thư viện được treo tại mỗi phòng phục vụ và trên website của Trung tâm với đường dẫn Http://lic.humg.edu.vn
Ứng dụng công nghệ thông tin còn được phát huy khi Trung tâm cần thống kê lượt truy cập CSDL và danh mục tài liệu theo thống kê tự động trên Website. Đồng thời, các phiếu điều tra ngoài phát trực tiếp còn được gửi đến NDT qua mail cá nhân. Tuy nhiên, hiện tại Trung tâm chưa có phân hệ bổ sung, phân hệ ấn phẩm định kỳ. Đây là hai phân hệ cần thiết cho công tác phát triển nguồn lực thông tin, nên Trung tâm đang đề xuất Nhà trường duyệt mua bổ sung.
2.4.7. Vấn đề bản quyền
Hiện tại, Trung tâm có các tài liệu nội sinh như sau: sách và luận án, luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học. Trong đó, phần lớn sách và luận án, luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học đã được số hóa. Đây là nguồn tài liệu vô cùng quý giá mà Trung tâm có được. Lãnh đạo Nhà trường luôn khích lệ các thầy cô giáo tham gia viết sách, nghiên cứu các đề tài khoa học để thúc đẩy chất lượng giáo dục qua việc tăng đầu sách cho sinh viên tham khảo.
Đối với tài liệu nội sinh: sách (tài liệu chỉ có tối đa 5 bản) thì NDT chỉ được đọc tại chỗ (tài liệu có trên 5 bản) thì NDT được mượn về nhà với số lượng quy định. Luận án, luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học, NDT không được mượn về mà chỉ được đọc tại Trung tâm. Riêng đối với tài liệu số hóa, Trung tâm cài đặt chính sách chỉ cho phép NDT đọc, không được tải về.
Đối với những tài liệu giấy, không phải tài liệu nội sinh của Nhà trường, Trung tâm phục vụ tại phòng đọc và phòng mượn (không sử dụng tài liệu sao chụp để phục vụ NDT và không thực hiện dịch vụ sao chụp cho NDT).
Riêng với CSDL mua, tất cả NDT trong Nhà trường được cấp một tài khoản và khi có nhu cầu sử dụng sẽ được cán bộ Trung tâm kích hoạt. Hiện tại, Trung tâm có CSDL Proquest.
2.5. Đánh giá về nguồn lực thông tin
2.5.1. Độ chính xác của nguồn lực thông tin
Tài liệu hiện có trong Trung tâm, thường có năm xuất bản cũ hơn với tài liệu được đưa vào đề cương giảng dạy và tham khảo. Nhưng vì kinh phí dành cho bổ sung NLTT còn hạn chế và một số ngành Nhà trường mới mở thêm nên trong 10 năm trở lại đây, Trung tâm chỉ tập trung bổ sung các tài liệu thuộc các ngành Nhà trường đào tạo nhưng cũng chưa bổ sung được nhiều. Vì thế tài liệu trong Trung tâm còn thiếu, độ chính xác của tài liệu chưa thật sự cao đồng đều cho mọi đối tượng NDT.
Biểu đồ 2.7: Đánh giá độ chính xác của nguồn lực thông tin tại Trung tâm
Theo khảo sát, cán bộ lãnh đạo – quản lý đánh giá độ chính xác của thông tin ở mức bình thường (chiếm 46.7%). Như vậy, những thông tin/tài liệu mà họ đã tìm và tiếp cận chưa được đánh giá cao. Vậy nên, Trung tâm cần quan tâm và khắc phục trong công tác bổ sung để phát triển NLTT của đơn vị, đảm bảo tính cân đối của thông tin/tài liệu giữa các đối tượng NDT trong Nhà trường.
Đối tượng NDT là giáo viên, nghiên cứu khoa học đã đánh giá độ chính xác của thông tin/tài liệu khá cao (chiếm 50.7%), nhưng đánh giá độ chính xác ở mức bình thường cũng đến gần 40%.
Đối tượng NDT đông đảo nhất của Trung tâm là sinh viên, học viên cao học và nghiên cứu sinh. Đối tượng này chủ yếu sử dụng sách giáo trình, luận án, luận văn. NCT của đối tượng NDT này Trung tâm đáp ứng được nhiều hơn cả, có (86.5%) NDT đánh giá thông tin/tài liệu đã chính xác.
Để thỏa mãn NCT của NDT ngày một tốt hơn, Trung tâm cần quan tâm sát sao hơn nữa công tác phát triển NLTT, để mỗi một tài liệu bổ sung về đều được sử dụng tối đa, không có tình trạng chỉ là sắp xếp cho đầy giá sách. Đặc biệt, cần chú trọng hơn đến công tác bổ sung thông tin/tài liệu cho người lãnh đạo - quản lý và giáo viên, nghiên cứu khoa học.
2.5.2. Mức độ phù hợp của nguồn lực thông tin
Để đánh giá mức độ phù hợp của NLTT với nhu cầu tin của NDT trong Nhà trường, Trung tâm đã thông qua thực tế hoạt động của đơn vị cùng với công tác khảo sát nhu cầu tin, cho thấy:
Theo vật liệu mang tin, Trung tâm đã có cả tài liệu truyền thống và tài liệu hiện đại. Tuy nhiên, tài liệu dạng điện tử của Trung tâm chưa đầy đủ và đa dạng (hiện Trung tâm có, CSDL điện tử toàn văn: sách, luận án, luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học nội sinh và CSDL điện tử Proquest), chưa đáp ứng được NCT của NDT, đặc biệt là cán bộ lãnh đạo - quản lý, cán bộ là giảng viên, nghiên cứu – đối tượng có nhu cầu nhiều nhất về loại hình tài liệu này. Bên cạnh tài liệu điện tử là tài liệu truyền thống, loại hình tài liệu này đáp ứng khá cao đối với NDT là sinh viên và học viên, nghiên cứu sinh nhưng lại chưa đáp ứng đối tượng NDT còn lại. Vì thế, đánh giá ở góc độ vật liệu mang tin, NLTT của Trung tâm chưa phù hợp với mọi đối tượng NDT trong Nhà trường.
Theo nội dung – chuyên ngành đào tạo của Nhà trường, NLTT của Trung tâm được đánh giá khá phù hợp với NCT của NDT. Các đối tượng NDT đều có nhu cầu về tài liệu chuyên ngành lớn hơn các tài liệu về các lĩnh vực khác. Trong tổng số 11.650 đầu tài liệu và 243.903 cuốn trong vốn tài liệu hiện có tại Trung tâm, tài liệu dành cho từng ngành đào tạo của Nhà trường chiếm đến 92,98 % đầu tài liệu (10.834 đầu tài liệu) và 90,96% cuốn tài liệu (221.874 cuốn). Tuy nhiên, tài liệu
phân bổ chưa đồng đều giữa các ngành, những ngành mới mở như: xây dựng, cơ điện, môi trường tài liệu chiếm tỷ lệ thấp.
Theo ngôn ngữ tài liệu, NLTT của Trung tâm được đánh giá khá phù hợp với các đối tượng NDT. Theo khảo sát có 87,05% tài liệu của Trung tâm bằng tiếng Việt, trong khi đó cũng có đến 75,93% NDT thường xuyên sử dụng tài liệu bằng ngôn ngữ này. Tuy nhiên, Trung tâm cũng nên bổ sung thêm tài liệu bằng tiếng Anh vì đây là ngôn ngữ NDT sử dụng lớn thứ hai sau tiếng Việt.
Theo thời gian xuất bản, NLTT tại Trung tâm được đánh giá chưa thực sự phù hợp với NCT của NDT. Tài liệu giấy được xuất bản trước năm 2012 chiếm tới 67,42% tên tài liệu trong tổng số tên tài liệu hiện có trong Trung tâm. Như vậy tại Trung tâm, tài liệu cũ chiếm phần lớn, trong khi đó tài liệu xuất bản trong những năm gần đây nhu cầu của NDT lớn nhưng Trung tâm lại chưa đáp ứng.
Theo phạm vi phổ biến thông tin, tài liệu xám hiện có tại Trung tâm còn thiếu mảng tài liệu ngoài Nhà trường. Đây là tài liệu quan trọng, cần cho mọi đối tượng NDT (đặc biệt, đối tượng NDT là cán bộ lãnh đạo, quản lý và cán bộ giảng viên, nghiên cứu). Bên cạnh đó, các đề tài NCKH trong Nhà trường cũng chưa được thu thập đầy đủ tại Trung tâm. Đây là những hạn chế Trung tâm cần phải khắc phục.
2.5.3. Tính kịp thời của nguồn lực thông tin
Hiện tại, Trung tâm thường bổ sung NLTT vào quý II và quý IV trong năm bởi cuối quý I Nhà trường mới phân bổ kinh phí và thời gian đó Trung tâm tập hợp NCT của NDT tại các đơn vị, các khoa. Nhưng điều khó khăn hơn cả là Trung tâm chỉ đủ kinh phí đáp ứng một phần trong danh mục NCT được đề nghị. Vì vậy, NLTT được bổ sung về Trung tâm còn chậm so với nhu cầu thực tế của NDT.
Biểu đồ 2.8: Đánh giá tính kịp thời của NLTT tại Trung tâm
Qua bảng thống kê trên, đối tượng NDT là sinh viên và các đối tượng đào tạo sau đại học đánh giá cao nhất về tính kịp thời của thông tin/tài liệu (chiếm 84.4%). NDT là cán bộ giảng viên, nghiên cứu có (46,7%) đánh giá NLTT kịp thời. NDT là cán bộ lãnh đạo – quản lý đánh giá tính kịp thời của NLTT thấp (chiếm 20%).
Từ thực tế trên, ngoài việc tăng cường đầu tư kinh phí, Trung tâm cần nâng cao năng lực trình độ của cán bộ làm công tác phát triển NLTT, điều chỉnh cơ cấu, nội dung tài liệu bổ sung để đảm bảo tính mới và kịp thời của NLTT. Bên cạnh đó, Trung tâm cần tăng cường hợp tác liên kết để phát triển, chia sẻ NLTT hiệu quả.
Ngoài ra, Trung tâm cần thường xuyên thanh lý những tài liệu lỗi thời (tránh mất thời gian của cán bộ Trung tâm và NDT khi tìm tài liệu).
2.5.4. Mức độ đầy đủ của nguồn lực thông tin
Việc phân bổ tài liệu đồng đều đối với các ngành nghề đạo tạo trong Nhà trường là rất quan trọng. Ngoài việc cơ cấu nội dung tài liệu hợp lý, Trung tâm TT – TV Nhà trường phải đảm bảo hợp lý và đầy đủ tài liệu về mặt số lượng, sao cho tỷ lệ số lượng đầu sách và bản sách tính bình quân trên NDT phù hợp.
Biểu đồ 2.9: Đánh giá mức độ đầy đủ của nguồn lực thông tin tại Trung tâm
Qua phân tích số liệu phiếu điều tra đánh giá về mức độ đầy đủ của NLTT tại Trung tâm, nhìn chung NLTT dành cho các đối tượng NDT không đồng đều. Sinh viên là đối tượng NDT được quan tâm và đáp ứng đầy đủ nhiều nhất (chiếm 90%). Đối tượng đánh giá mức độ đầy đủ cao thứ hai là cán bộ giảng viên, nghiên cứu (49,3%). Đối tượng cho rằng mức độ đầy đủ thấp nhất là cán bộ lãnh đạo – quản lý (chiếm 32,3%).
Những đánh giá trên của NDT về mức độ đầy đủ của NLTT cho thấy, thực trạng tỷ lệ % giữa các loại hình tài liệu trong thành phần NLTT của Trung tâm chưa cân đối, chưa hợp lý. Trung tâm cần quan tâm đầu đầu tư nhiều hơn cho việc phát triển tài liệu điện tử, tài liệu xám, điều chỉnh tỷ lệ ngôn ngữ tài liệu trong thành