Năm học Kinh phí (triệu đồng)
2012 – 2013 253.586.538 2013 – 2014 577.629.000 2014 – 2015 573.239.000 2015 – 2016 916.000.000 2016 – 2017 332.000.000
Nguồn: Trung tâm TT – TV [34]
2.2.4. Công tác thanh lý tài liệu
Diện tích cũng như kho chứa tài liệu của mỗi thư viện, cơ quan thông tin, dù lớn nhưng vẫn chỉ có giới hạn nhất định. Hơn nữa, để sắp xếp và phục vụ tài liệu khoa học và thuận tiện nhất, những tài liệu trong thư viện phải là những tài liệu thực
sự đáp ứng NCT của NDT. Các thư viện, cơ quan thông tin căn cứ vào những quy luật đặc trưng của tài liệu như: quy luật gia tăng tài liệu, quy luật giá cả, quy luật lỗi thời của thông tin, quy luật tập trung và phân tán thông tin hay sự hao mòn của tài liệu trong quá trình tương tác giữa cán bộ thư viện và NDT, sự hao mòn và cũ nát do điều kiện tự nhiên tác động để làm công tác thanh lọc và thanh lý những tài liệu không còn giá trị sử dụng.
Trường ĐHMĐC hiện có 12 khoa, gồm 09 khoa chuyên môn: Cơ điện, Công nghệ thông tin, Dầu khí, Khoa học và Kỹ thuật địa chất, Kinh tế và Quản trị kinh doanh, Mỏ, Môi trường, Trắc địa bản đồ và quản lý đất đai, Xây dựng. Bên cạnh đó, còn có 01 khoa Khoa học cơ bản, 01 khoa Lý luận chính trị, 01 khoa Giáo dục quốc phòng.
Tại Trung tâm tài liệu thuộc khối kỹ thuật chiếm tỷ lệ lớn nhất. Tuy nhiên, những tài liệu thuộc lĩnh vực này lại có tuổi thọ không cao do sự phát triển của khoa học kỹ thuật và công nghệ cũng như sự phát triển của xã hội. Bên cạnh đó, những tài liệu thuộc lý luận chính trị cũng được bổ sung, chỉnh sửa thường xuyên. Hàng năm, qua việc kiểm kê tài liệu, Trung tâm đã tiến hành công tác thanh lọc, thanh lý những tài liệu lỗi thời, không còn giá trị sử dụng. Việc thanh lý tài liệu được căn cứ vào danh mục tài liệu sẽ được sử dụng cho chương trình đào tạo (được lập tại phòng đại học và sau đại học). Đồng thời, căn cứ kết quả theo dõi quá trình sử dụng của bạn đọc Trung tâm trong một thời gian dài. Việc theo dõi quá trình này được thực hiện thông qua thu thập, phân tích tần suất sử dụng tài liệu, phân tích các yêu cầu được đáp ứng và bị từ chối. Từ việc phân tích các số liệu phục vụ độc giả ở các phòng đọc của Trung tâm, CBTV có thể nắm bắt được những loại tài liệu thuộc những chuyên ngành nào có nhiều người đọc. Bên cạnh đó, chính các thầy cô giáo có tài liệu cũ cần thay thế bằng tài liệu mới đã gửi thông báo xuống Trung tâm.
Đối với những tài liệu cũ nát không thể phục hồi, danh sách được lập trong quá trình phục vụ tài liệu NDT và trong quá trình kiểm tra tài liệu vào cuối tuần khi làm vệ sinh tổng thể kho, giá tài liệu. Hiện nay, công tác thanh lý tài liệu của Trung tâm được thực hiện như sau:
Bước 1: Trung tâm tiến hành kiểm kê, rà soát toàn bộ tài liệu trong kho.
Bước 2: Lập danh mục những tài liệu cần thanh lý và làm tờ trình gửi lên Ban Giám hiệu và Phòng Quản trị thiết bị xem xét phê duyệt.
Bước 3: Nhà trường lập hội đồng thanh lý. Hội đồng bao gồm Ban Giám hiệu, phòng Quản trị thiết bị, phòng Tài vụ và các trưởng, phó khoa. Hội đồng sẽ xem xét, phê duyệt tài liệu nào và số lượng bao nhiêu được thanh lý.
Bước 4: Trung tâm tiến hành công tác thanh lý, loại bỏ ra khỏi kho những tài liệu không còn giá trị sử dụng (dưới sự giám sát của phòng Quản trị thiết bị và phòng Tài vụ).