Chất lƣợng văn bản có ảnh hƣởng không nhỏ đến hiệu quả hoạt động của cơ quan. Hay nói cách khác, văn bản là thƣớc đo giá trị về chất lƣợng hoạt động của cơ quan. Thông qua hệ thống văn bản đƣợc ban hành, ngƣời ta có thể đánh giá, nhận xét đƣợc thực chất hoạt động của cơ quan đó. Nếu trong hệ thống văn bản của cơ quan, đơn vị xuất hiện nhiều văn bản không liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của cơ quan; văn bản có nội dung không phù hợp với yêu cầu quản lý của cơ quan hoặc văn bản soạn thảo không đúng quy định thì có thể đánh giá khả năng hoạt động của cơ quan, đơn vị đó là không tốt, không hiệu quả.
Do vậy, một hệ thống văn bản đƣợc đánh giá tốt khi hệ thống văn bản đó đảm bảo thông tin đầy đủ, nhanh chóng, chính xác cho cán bộ lãnh đạo, quản lý và đối tƣợng nhận tin nói chung. Vì vậy, muốn nâng cao chất lƣợng hoạt động của một cơ quan, một nhiệm vụ không thể thiếu là phải không ngừng nâng cao chất lƣợng của văn bản đƣợc hình thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan.
Đặc biệt, đối với các cơ quan đầu não trong hệ thống tổ chức bộ máy Nhà nƣớc thì vai trò của văn bản lại càng phải đƣợc đánh giá cao. Trong quá trình hoạt động, QH và các cơ quan của QH đã sử dụng hệ thống văn bản của mình để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ quan trọng đã đƣợc quy định trong Hiến pháp, Luật tổ chức QH. Do vậy, đối với cơ quan có vị trí đặc biệt quan trọng nhƣ QH thì vấn đề hoàn thiện việc xây dựng ban hành văn bản lại càng cần thiết và là yêu cầu không thể thiếu, bởi những lý do sau đây:
Thứ nhất là do tính tất yếu khách quan cần phải hoàn thiện việc xây dựng và ban hành văn bản.
Nhƣ chúng ta đều biết, sự tồn tại của bất cứ sự vật hiện tƣợng nào cũng đều có giới hạn. Điều đó có nghĩa là không phải mọi sự vật hiện tƣợng đều tồn tại vĩnh cửu trong không gian. Việc xây dựng, ban hành văn bản cũng vậy, sau một thời gian tồn tại, do nhiều tác động khách quan cũng sẽ bộc lộ những hạn chế nhất định, cần phải đƣợc bổ sung và hoàn thiện. Qua thực tế công tác, chúng tôi thấy rằng bên cạnh những ƣu điểm, việc xây dựng, ban hành văn bản của Quốc hội và các cơ quan của Quốc hội còn có nhiều vấn đề chƣa đƣợc thực hiện thống nhất, còn có nhiều điểm bất hợp lý. Điều đó đƣợc thể hiện qua sự khảo sát mà chúng tôi đã trình bày ở mục 2.1 trên đây. Từ đó càng thấy rõ tính cần thiết và sự tất yếu phải hoàn thiện việc xây dựng và ban hành văn bản của QH và VPQH.
Thứ hai là xuất phát từ nhu cầu xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp luật cuả Quốc hội ngày càng tăng.
Đất nƣớc ta đang trong quá trình đổi mới và phát triển nên các quan hệ xã hội tồn tại và phát triển chƣa có sự ổn định. Trong khi đó, hệ thống luật pháp nƣớc ta còn rất nhiều khoảng trống mà theo một số ngƣời nghiên cứu đã nhận định: Với tốc độ làm luật nhƣ hiện nay thì có lẽ phải mất tới 70 – 80 năm nữa, chúng ta mới có đủ luật. Điều đó có thể thấy rằng nhu cầu về ban hành văn bản quy phạm pháp luật của QH là rất lớn.
Trƣớc yêu cầu của xã hội, hoạt động của QH đang ngày càng đƣợc đổi mới trên nhiều lĩnh vực, trong đó có lĩnh vực lập pháp. Nếu nhƣ trƣớc đây, mỗi kỳ họp của QH chỉ xem xét thông qua từ 2 đến 3 luật; tại mỗi phiên họp, UBTVQH chỉ xem xét thông qua đƣợc từ 1 đến 2 pháp lệnh, nhƣng từ đầu nhiệm kỳ của QH khoá XI, tại mỗi kỳ họp, QH đã thông qua từ 8 đến 9 luật và mỗi phiên họp UBTVQH đã thông qua đƣợc từ 3 đến 4 pháp lệnh. Do vậy, có thể nói rằng, trong những năm gần đây, vai trò, vị trí của QH đang ngày càng đƣợc khẳng định, đƣợc công luận đánh giá cao.
Với việc đổi mới cách thức thảo luận và thông qua luật, pháp lệnh nhƣ vậy thì số lƣợng văn bản luật, pháp lệnh đƣợc ban hành ngày càng nhiều. Để
bảo đảm số lƣợng văn bản đƣợc ban hành có chất lƣợng cao thì một yêu cầu quan trọng là phải thƣờng xuyên quan tâm đến việc hoàn thiện về nội dung cũng nhƣ hình thức của văn bản. Bởi vì, trong nhiều trƣờng hợp, nếu các quy phạm pháp luật không đƣợc trình bày rõ ràng, sẽ làm giảm hiệu lực áp dụng của văn bản; hoặc nếu thể thức không đảm bảo, ký sai thẩm quyền, soạn thảo không đúng quy định cũng làm giảm giá trị pháp lý của văn bản…
Thứ ba là do yêu cầu khai thác thông tin của cơ quan đang ngày càng lớn và ngày càng có tính chuyên sâu.
Trong quá trình hoạt động cuả bất kỳ cơ quan nào, thì nhu cầu khai thác thông tin từ văn bản để phục vụ cho yêu cầu quản lý là điều tất yếu. Trong hoạt động của QH thì nhu cầu tìm tin và khai thác thông tin là rất lớn vì những lý do cơ bản sau đây:
+ Tiềm năng thông tin chứa đựng trong các văn bản của QH và các cơ quan của QH là rất lớn và có giá trị nhiều mặt về kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội, quốc phòng an ninh, đối ngoại. Qúa trình hoạt động của QH và các cơ quan của QH đã hình thành ra nhiều loại văn bản nhƣ hiến pháp, bộ luật, luật, pháp lệnh, nghị quyết, quyết định, tờ trình, báo cáo, thuyết trình… Có thể nói rằng, đây là nguồn tƣ liệu hết sức quan trọng, có tiềm năng thông tin rất lớn mang tính xác thực, phản ánh toàn diện quá trình hoạt động của QH và các cơ quan của QH; là kết quả của một quá trình lao động của QH, là “tài sản” quý của quốc gia. Do vậy, việc khai thác thông tin không chỉ phục vụ cho công tác lãnh đạo, quản lý, điều hành của QH và các cơ quan của QH mà còn phục vụ cho việc nghiên cứu thuộc nhiều đối tƣợng khác nhau.
+Với tiềm năng thông tin nhƣ vậy nên đối tƣợng nghiên cứu, khai thác thông tin từ văn bản rất đa dạng, cụ thể là: Lãnh đạo QH, HĐDT, các Uỷ ban của QH, các Đoàn đại biểu QH, các vị đại biểu QH, cán bộ công chức VPQH. Ngoài ra, còn có một lƣợng khá lớn các đối tƣợng khác thuộc các cơ quan Nhà nƣớc, các tổ chức chính trị xã hội đến khai thác thông tin từ nguồn văn bản. Đa số các đối tƣợng trên đều có trình độ am hiểu sâu về nhiều lĩnh vực chuyên môn. Do đó, yêu cầu về thông tin rất sâu rộng. Hơn nữa, trong thời gian diễn ra kỳ họp QH, số lƣợng Đại biểu QH khai thác thông tin qua hệ thống văn bản của QH và các cơ quan của QH ngày càng tăng.
Do vậy, để có thể đáp ứng đƣợc nhu cầu khai thác thông tin từ văn bản đang ngày càng tăng về số lƣợng và chuyên sâu về nội dung, đòi hỏi hệ thống văn bản của QH và các cơ quan của QH phải không ngừng đƣợc nâng cao về nội dung, chuẩn hoá về hình thức. Để từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc ứng dụng tin học để tra tìm thông tin nhanh chóng và chính xác. Có nhƣ vậy mới có thể đáp ứng đƣợc các mục đích tìm tin ngày càng nhiều và phức tạp...
Ví dụ: Nếu hệ thống văn bản của QH và các cơ quan của QH đƣợc chuẩn hoá về thể thức thì các yếu tố thông tin của văn bản đƣợc trình bày thống nhất. Đây chính là điều kiện thuận lợi để cho việc xử lý thông tin giai đoạn tiền máy đƣợc dễ dàng. Từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra tìm thông tin nhanh chóng và có hiệu quả.
Thứ tư là xuất phát từ yêu cầu quản lý văn bản bằng công nghệ thông tin.
Vấn đề quản lý văn bản bằng công nghệ thông tin là xu thế tất yếu trong tƣơng lai. Bởi vì, theo thời gian, số lƣợng văn bản đƣợc ban hành ngày càng nhiều. Nếu việc quản lý văn bản theo phƣơng pháp thủ công thì khó có thể đáp ứng đƣợc. Tuy nhiên, để có thể quản lý hệ thống văn bản bằng công nghệ thông tin, một yêu cầu đặt ra là hệ thống văn bản đó phải đƣợc chuẩn hoá. Có nhƣ vậy thì công tác quản lý, tra tìm văn bản sẽ dễ dàng, tiết kiệm đƣợc thời gian mà có hiệu quả. Đồng thời đặt tiền đề cho việc thực hiện mô hình QH điện tử trong tƣơng lai.
Tiểu kết chƣơng 2:
Qua nghiên cƣú hệ thống văn bản của QH và các cơ quan của QH, chúng tôi thấy rằng việc xây dựng, ban hành văn bản của QH và các cơ quan của QH có những ƣu điểm cơ bản. Tuy nhiên, vẫn còn có một số hạn chế nhất định, đặc biệt là việc thực hiện các quy định về thể thức văn bản chƣa có sự thống nhất. Đây chính là những vấn đề có ảnh hƣởng nhiều đến sự hoàn thiện, tính thống nhất đối với hệ thống văn bản của một cơ quan.
Với vị trí, vai trò quan trọng trong hệ thống bộ máy Nhà nƣớc, hơn nữa để phục vụ cho những nhiệm vụ quan trọng trong hoạt động của QH thì vấn đề xây dựng, ban hành văn bản của các cơ quan này cần phải đƣợc quan tâm nhiều hơn nữa và phải có những giải pháp đồng bộ. Trên cơ sở đó, góp phần vào việc hoàn thiện hệ thống văn bản của Nhà nƣớc ta trong giai đoạn hiện nay.
CHƢƠNG 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VIỆC XÂY DỰNG, BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA QUỐC HỘI VÀ VĂN PHÒNG QUỐC HỘI