9. Bố cục của đề tài
2.1. Tình hình thu thập, bổ sung tài liệu
Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ là khâu nghiệp vụ quan trọng của công tác lưu trữ. Nhờ công tác thu thập làm tốt mới quản lý được tài liệu, tránh được tình trạng mất mát, thất lạc tài liệu, tạo điều kiện để khai thác toàn diện, triệt để nội dung tài liệu kỹ thuật. Đồng thời, nhờ công tác thu thập, bổ sung làm tốt mới giữ được những bí mật của Nhà nước trong việc áp dụng những trình độ chuyên môn của khoa học kỹ thuật, mới giữ được bản quyền của
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn
những nhà phát minh, sáng chế ra những thiết bị, những máy móc chuyên dụng. Làm tốt công tác thu thập tài liệu kỹ thuật còn có tác dụng tạo cơ sở vật chất cần thiết để tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, tạo điều kiện thuận lợi để thực hiện công tác phân loại, xác định giá trị, thống kê... tài liệu lưu trữ kỹ thuật.
Một điều thuận lợi trong công tác thu thập tài liệu kỹ thuật ở TTKĐXD, đó là hầu hết các công việc đều phải thực hiện theo đúng trình tự, đúng qui định của Nhà nước, do đó khi kết thúc công việc, hồ sơ phải có đầy đủ các tài liệu kỹ thuật thì mới đảm bảo tính hợp pháp và hợp lý, tức là có đủ trọn bộ. Điều này cũng là một thuận lợi đối với công tác thu thập tài liệu tại Trung tâm Tuy nhiên, thực tế tại Trung tâm thì việc thu thập bổ sung tài liệu kỹ thuật chưa được thực hiện thường xuyên, liên tục. Qua khảo sát và điều tra tình hình thực tế, tài liệu kỹ thuật hiện đang phân tán, rời lẻ khắp các phòng, các bộ phận của Trung tâm. Do tâm lý của các kiểm định viên đây là tài liệu “mật”, không muốn cho người khác khai thác cho nên khối tài liệu kỹ thuật này không được nộp vào lưu trữ cơ quan, gây khó khăn rất lớn cho công tác lưu trữ khi tiến hành các khâu nghiệp vụ chuyên môn. Bộ phận lưu trữ của phòng Tổng hợp hiện nay chủ yếu lưu giữ tài liệu hành chính.
Tài liệu kỹ thuật hình thành trong hoạt động của Trung tâm hàng năm rất lớn, với nhiều loại hình đặc thù khác nhau, đa dạng về nội dung, phong phú về chủng loại. Do chưa được thu thập thống nhất về một đầu mối để bảo quản nên tài liệu để phân tán, rời lẻ ở các phòng, các bộ phận, từng kiểm định viên tự lưu giữ tài liệu kỹ thuật của mình, làm cho giá trị trong nội dung của từng tài liệu không được phát huy hết tác dụng. Có thể nói rằng công tác thu thập bổ sung tài liệu kỹ thuật của Trung tâm hiện nay chưa được làm tốt, chưa thực hiện theo đúng các quy định của Nhà nước về công tác lưu trữ.
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn
Đặc thù công việc của Trung tâm là kiểm định kỹ thuật an toàn các thiết bị định kỳ hàng năm hoặc hai năm một lần, do đó việc các kiểm định viên tự nắm giữ, bảo quản tài liệu do họ làm ra là nhằm phục vụ cho công tác kiểm định định kỳ tiếp theo. Công việc kiểm định KTAT của Trung tâm đã được lãnh đạo Trung tâm giao cho từng kiểm định viên phụ trách các mảng công việc độc lập, nên hầu như công việc của ai, người đó làm.
Ví dụ: Lãnh đạo Trung tâm phân công phụ trách công tác kiểm định KTAT tại các đơn vị thuộc Tổng Công ty Xi măng như Công ty Xi măng Bỉm Sơn, Xi măng Hoàng Thạch do ông A. làm; các đơn vị thuộc Tổng Công ty Vinaconex do ông B. làm...
Vì đã phân công cho từng cán bộ phụ trách các mảng công việc, kết hợp hầu hết công tác kiểm định an toàn là công việc định kỳ, nên các kiểm định viên đều tự lưu giữ những hồ sơ, tài liệu kỹ thuật liên quan đến công việc của mình để những năm tiếp theo lại sử dụng chính những tài liệu đó cho công việc của mình.
Tuy nhiên, những bộ tài liệu kỹ thuật về công tác kiểm định KTAT như Biên bản kiểm định KTAT, Phiếu kết quả kiểm định thì họ chỉ in ra một bộ để trình ký, đóng dấu rồi trả thẳng cho đối tác. Bộ phận văn thư chỉ đóng dấu và vào sổ theo dõi. Những tài liệu kỹ thuật đó họ lưu giữ trực tiếp trong máy tính, hầu hết không lưu giữ bằng giấy tờ.
Tại Trung tâm cũng đã qui định bộ phận văn thư chỉ lưu giữ những văn bản hành chính sau khi đóng dấu, còn các tài liệu kỹ thuật như Phiếu kết quả kiểm định, Biên bản kiểm định KTAT thiết bị thì không lưu giữ, chỉ vào sổ theo dõi và trả trực tiếp cho từng kiểm định viên. Tuy nhiên, trước khi giao trả tài liệu thì kiểm định viên phải ký nhận vào Sổ theo dõi và có trách nhiệm lưu
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn
giữ những tài liệu đó. Thực tế việc qui định như vậy đã không ít lần gây ảnh hưởng đến công việc của Trung tâm.
Ví dụ: Năm 2007 tại Hải Dương đã xảy ra một vụ tai nạn lao động, nổ bình gas làm bị thương một người. Bình gas đó lại do chính kiểm định viên của Trung tâm tiến hành kiểm định. Phiếu kết quả kiểm định mà Trung tâm cấp vẫn đang có giá trị, chưa hết hạn sử dụng. Tuy nhiên, Biên bản kiểm định thiết bị tại hiện trường thì đã trả cho bên A, tại Trung tâm không lưu giữ một bản nào cả. Khi đó, cả Trung tâm đều tìm bản sao văn bản đó nhưng đều không có, kiểm định viên trực tiếp tiến hành kiểm định thì lưu văn bản trên máy vi tính, in ra trình lãnh đạo Trung tâm xem cũng không có giá trị, bởi vì Biên bản kiểm định KTAT thiết bị đều có chữ ký của cả 2 bên, còn bản lưu trong máy tính không có chữ ký của bên nào cả mà chỉ có các nội dung, các thông số kỹ thuật của thiết bị. Cuối cùng, Trung tâm phải cử cán bộ xuống tận Sở Lao động thương binh xã hội tỉnh Hải Dương xin sao Biên bản đó để xác định lỗi bên nào trong vụ tai nạn lao động đó. Bởi vì theo quy định, sau khi tiến hành kiểm định thì Công ty sử dụng thiết bị đó phải mang Biên bản kiểm định thiết bị và Phiếu kết quả kiểm định do Trung tâm cấp đến Sở LĐ-TB và XH tại địa phương để xin đăng ký sử dụng.
Đây cũng là một bất cập trong việc quy định lưu giữ tài liệu tại Trung tâm, việc quy định bộ phận văn thư chỉ lưu giữ những tài liệu hành chính, mà không lưu giữ tài liệu kỹ thuật gây ra khó khăn rất lớn trong việc lưu giữ bảo quản an toàn tài liệu cũng như tổ chức khai thác sử dụng có hiệu quả những tài liệu đó. Mặt khác, từ quy định đó, các kiểm định viên mặc nhiên có suy nghĩ những tài liệu đó là của họ làm ra, họ tự lưu giữ để phục vụ cho công việc của chính họ, họ không có trách nhiệm phải nộp tài liệu vào lưu trữ của Trung tâm. Do đó đã làm cho công tác thu thập tài liệu tại Trung tâm không được thực hiện một cách nghiêm túc và đúng quy định.
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn