2..4 Công tác xác định giá trị tài liệu kỹ thuật
3.3. Tiến hành xác định giá trị và định thời hạn bảo quản tài liệu
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn
Như phần trên chúng tôi đã trình bày, một trong những nội dung quan trọng nhất của việc thu thập tài liệu kỹ thuật, phân loại tài liệu kỹ thuật và lập hồ sơ, đó là phải xác định giá trị của tài liệu đó, nhằm bảo đảm thu thập đầy đủ vào các phòng, kho lưu trữ những tài liệu có giá trị khoa học, lịch sử, thực tiễn, đồng thời phát hiện được những tài liệu đã hết các giá trị không cần phải bảo quản. Việc xác định giá trị tài liệu không thể tách rời, thực hiện đơn lẻ mà phải kết hợp với công tác thu thập tài liệu vào phòng, kho lưu trữ cũng như khi tiến hành phân loại và lập hồ sơ tài liệu kỹ thuật.
Ngay từ khi thu thập tài liệu đã phải xác định chính xác giá trị của tài liệu để tiến hành thu những tài liệu gì, không thu những tài liệu gì, tránh tình trạng thu tất cả tài liệu làm tăng khối lượng tài liệu kỹ thuật trong kho lưu trữ gây nên sự lãng phí về sức người, cơ sở vật chất để bảo quản khối tài liệu không giá trị, hoặc dẫn đến việc tiêu hủy các tài liệu có giá trị, làm tổn hại đến lợi ích của Nhà nước, của quốc gia.
Một điểm cần lưu ý về nguyên tắc khi thu thập tài liệu kết hợp với xác định giá trị tài liệu kỹ thuật tại Trung tâm, đó là phải dựa trên những lý luận chung về nguyên tắc thu thập tài liệu lưu trữ, tức là phải bảo đảm sự hình thành tự nhiên cũng như mối quan hệ lôgic của tài liệu về từng đề tài, từng công việc cụ thể hoặc từng sản phẩm, từng máy móc, thiết bị nhất định.
Ví dụ: Khi thu thập tài liệu kỹ thuật liên quan đến bản vẽ chế tạo một sản phẩm, một thiết bị nào đó, cần thu thập các tài liệu sau:
- Các bản vẽ chi tiết;
- Các bản vẽ lắp các bộ phận; - Các sơ đồ;
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn
- Quy trình công nghệ;
- Chương trình và phương pháp thử; - Bảng kê các vật tư, sản phẩm cần mua; - Các tài liệu hướng dẫn sử dụng và sửa chữa;
- Biên bản nghiệm thu và đánh giá chất lượng sản phẩm.
Xác định giá trị tài liệu kỹ thuật là việc nghiên cứu toàn diện và tổng hợp tài liệu trên cơ sở các nguyên tắc, tiêu chuẩn của lưu trữ học để lựa chọn những tài liệu có giá trị để bảo quản và loại ra những tài liệu không có giá trị để tiêu hủy [36;49].
Do khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển, số lượng tài liệu kỹ thuật cũng ngày càng tăng nhanh. Chi phí để đầu tư cho một công trình nghiên cứu khoa học, một đề tài phát minh, sáng chế... tốn rất nhiều tiền. Do đó có thể nói rằng, tài liệu kỹ thuật được sản xuất ra tốn kém hơn rất nhiều so với tài liệu hành chính, vì vậy chúng ta phải quản lý, phải tổ chức loại tài liệu này như thế nào để không làm lãng phí chất xám của người nghiên cứu, không làm mất đi một khối lượng tài liệu cực kỳ quan trọng mà sự đầu tư ban đầu thực sự rất tốn kém cả về kinh phí, về thời gian, về công sức, về con người...
Ngoài ý nghĩa thực tiễn nhất định của tài liệu kỹ thuật, chúng ta cũng thấy rằng những thành tựu khoa học, kỹ thuật khi tiến hành các công trình nghiên cứu, thiết kế, chế tạo... được ghi lại trong tài liệu phần lớn chỉ nêu được tình trạng của khoa học kỹ thuật ở một thời điểm cụ thể hoặc ở một thời kỳ cụ thể nào đó. Vì vậy, có thể nói rằng tài liệu kỹ thuật dễ mang tính chất lỗi thời. Nói cách khác các ứng dụng của khoa học kỹ thuật ghi trên tài liệu được sử dụng nhiều trong một khoảng thời gian nhất định. Tuy nhiên, các giải pháp công nghệ, các tư tưởng khoa học lỗi thời đó, so với sự phát triển không
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn
ngừng của xã hội vẫn có giá trị với tư cách là chứng cứ lịch sử. Nhưng không phải tất cả những tài liệu kỹ thuật đó đều chứa đựng các chứng cứ lịch sử. Việc xác định giá trị của tài liệu, đặc biệt là tài liệu kỹ thuật có giá trị thông tin không đồng đều, là một việc làm hết sức cần thiết và có ý nghĩa rất quan trọng nhằm giữ gìn được những tài liệu thực sự có giá trị , loại bỏ bớt những tài liệu hết giá trị.
Khi xác định giá trị tài liệu kỹ thuật cũng phải dựa vào các nguyên tắc cơ bản, đó là: nguyên tắc tính Đảng (tính chính trị), tính lịch sử, nguyên tắc toàn diện và tổng hợp. Ba nguyên tắc trên có mối liên hệ chặt chẽ với nhau cho nên khi xác định giá trị tài liệu phải vận dụng tổng hợp các nguyên tắc đó một cách sáng tạo, linh hoạt.
Ngoài các nguyên tắc có ý nghĩa phương pháp luận trên, khi xác định giá trị tài liệu còn phải vận dụng các tiêu chuẩn chung để xác định giá trị các loại tài liệu kỹ thuật. Các tiêu chuẩn chung đó bao gồm:
- Tiêu chuẩn nội dung tài liệu
- Tiêu chuẩn thời gian và địa điểm sản sinh tài liệu - Tiêu chuẩn tài liệu trùng
- Tiêu chuẩn tác giả tài liệu
- Tiêu chuẩn mức độ chính xác của tài liệu
- Tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh tài liệu trong từng bộ tài liệu
Đối với tài liệu kỹ thuật, khi xác định xác định giá trị tài liệu để tiến hành thu thập chúng, ngoài việc áp dụng các tiêu chuẩn chung còn phải dựa vào các tiêu chuẩn đặc thù khác của tài liệu.
Đối với tài liệu kiểm định KTAT thiết bị khi tiến hành thu thập, phân loại chúng, muốn xác định chính xác giá trị của những bộ tài liệu này phải căn
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn
cứ vào tiêu chuẩn nội dung. Tiêu chuẩn nội dung đã được trình bày ở phần tiêu chuẩn chung xác định giá trị tài liệu. Đối với tài liệu kiểm định KTAT các thiết bị có yêu cầu nghiêm ngặt về ATLĐ khi xác định giá trị của chúng phải xem xét đến những biểu hiện riêng biệt như: các công trình kiểm định đó thể hiện đường lối xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật CNXH của Đảng và Nhà nước, thể hiện đặc điểm kiến trúc xây dựng của nhân dân ta trong từng giai đoạn phát triển lịch sử, phản ánh sự tiến bộ khoa học kỹ thuật xây dựng, tính chất độc đáo của công trình... Như vậy, những tài liệu kiểm định thiết bị nội dung có những thể hiện như trên cần phải được lưu giữ vĩnh viễn.
Ví dụ: Năm 2005, TTKĐXD tiến hành gia công chế tạo khung lắp dựng cần trục tháp tại công trình Trung tâm Hội nghị quốc gia và kiểm định hệ thống chống sét, an toàn điện cho toàn bộ công trình. Như vậy, xét về tầm quan trọng và qui mô của công trình, đây là công trình mang tầm cỡ quốc gia, có giá trị đặc biệt quan trọng đối với ngành xây dựng cũng như đối với quốc gia. Do đó bộ tài liệu kỹ thuật liên quan đến công trình này sẽ được lưu giữ vĩnh viễn.
Đối với bộ tài liệu thiết kế, chế tạo sản phẩm, thiết bị, thì khi tiến hành thu thập cũng như phân loại tài liệu, phải áp dụng các tiêu chuẩn riêng khác như: mức độ tiêu chuẩn hóa, mẫu hóa của tài liệu. Những bộ tài liệu đã được xếp vào loại tiêu chuẩn hóa, mẫu hóa đều có giá trị nên tài liệu của nó có ý nghĩa lịch sử. Những tài liệu theo tiêu chuẩn quốc gia thì có giá trị hơn những tài liệu theo tiêu chuẩn ngành.
Tại TTKĐXD, đa số các tài liệu kỹ thuật đã được mẫu hóa theo quy định của Nhà nước hoặc của ngành xây dựng. Việc triển khai các công việc theo trình tự các văn bản quy định của Nhà nước hoặc của ngành là điều bắt buộc đối với các kỹ sư, các kiểm định viên khi tiến hành công việc. Những tài
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn
liệu thiết kế, chế tạo sản phẩm, thiết bị phục vụ cho các công trình mang tầm cỡ quốc gia như Trung tâm Hội nghị Quốc gia, Dự án lọc dầu Dung Quất, Cảng Cái Lân... sẽ có giá trị cao hơn những tài liệu về các công trình nhỏ, mang tính chất địa phương hoặc của ngành.
Như đã trình bày ở phần trên về phân loại tài liệu, tài liệu nghiên cứu khoa học bao gồm rất nhiều loại tài liệu khác nhau, giá trị của chúng cũng khác nhau. Khi tiến hành thu thập, phân loại và lập hồ sơ tài liệu kỹ thuật thì những tài liệu nghiên cứu khoa học nào mà được áp dụng rộng rãi trong hoạt động khoa học xây dựng, đóng góp to lớn vào công cuộc xây dựng cơ sở vật chất của chủ nghĩa xã hội Việt Nam thì đó là những bộ tài liệu khoa học có giá trị nhất, cần bảo quản vĩnh viễn.
Ví dụ: Năm 2003, TTKĐXD tiến hành thực hiện Đề tài cấp Bộ “Xây dựng một số giải pháp để đảm bảo năng lực an toàn kỹ thuật cho các thiết bị nâng trong ngành xây dựng”; Năm 2002 TTKĐXD được giao thực hiện đề tài "Nghiên cứu xây dựng một số giải pháp về an toàn điện trong các nhà máy sản xuất vật liệu xây dựng và trên các công trình xây dựng". Đây là những đề tài có nội dung quan trọng, cấp thiết đối với việc đảm bảo an toàn kỹ thuật trong ngành xây dựng. Do đó, tài liệu nghiên cứu khoa học thuộc các Đề tài này có giá trị cao, cần được xác định giá trị vĩnh viễn.
Trong các đề tài nghiên cứu khoa học có loại báo cáo tổng hợp và báo cáo từng phần. Những báo cáo từng phần đã bị bao hàm hoàn toàn trong nội dung báo cáo tổng hợp thì không cần thiết phải giữ lại. Còn những báo cáo từng phần mà nội dung của nó chưa bao hàm hết trong báo cáo tổng hợp thì cần phải giữ lại cả báo cáo tổng hợp và báo cáo từng phần.
Trong một bộ tài liệu nghiên cứu khoa học, thì thuyết minh đề tài và báo cáo nghiệm thu là có giá trị nhất. Còn những tài liệu minh họa, phụ lục
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn
làm sáng tỏ những vấn đề được kết luận trong thuyết minh và báo cáo, những tài liệu khảo sát tại hiện trường hoặc tài liệu thí nghiệm, thử nghiệm thì có giá trị thấp hơn.
Sau khi tiến hành thu thập, phân loại, lập hồ sơ tài liệu kỹ thuật kết hợp xác định giá trị tài liệu, thì chúng ta sẽ loại ra khỏi lưu trữ Trung tâm nhiều tài liệu có nội dung trùng lặp hoặc tài liệu hết giá trị, không cần phải bảo quản. Số tài liệu bị loại bỏ này sẽ được tập hợp lại để báo cáo lên hội đồng xác định giá trị xét hủy.
Qua quá trình khảo sát tình hình thực tế tài liệu kỹ thuật tại Trung tâm, chúng tôi đã tiến hành lập Bảng kê thời hạn bảo quản mẫu các tài liệu kỹ thuật của Trung tâm. Nội dung này được trình bày tại Phụ lục 2 của Đề tài.