2..4 Công tác xác định giá trị tài liệu kỹ thuật
3.1. Xây dựng và ban hành các qui định về tổ chức khoa học
gồm: xây dựng và ban hành các qui định về tổ chức khoa học tài liệu kỹ thuật; xây dựng phương án và tổ chức phân loại tài liệu kỹ thuật; tiến hành xác định giá trị và định thời hạn bảo quản tài liệu; xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu kỹ thuật; ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức khoa học tài liệu.
3.1. Xây dựng và ban hành các qui định về tổ chức khoa học tài liệu kỹ thuật kỹ thuật
Việc ban hành các văn bản qui định về loại hình tài liệu khoa học kỹ thuật phụ thuộc vào nhiều yếu tố, nhiều cấp. Ngày 9/5/2003 Chính phủ đã ban hành Nghị định số 45/2003/NĐ-CP qui định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ. Tại mục a, điều 3 của Nghị định này qui định các tổ chức giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý, trong đó có Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước được Thủ tướng Chính phủ qui định tại Quyết định số 177/2003/QĐ-TTg ngày 1/9/2003. Điều I Quyết định này ghi rõ: Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước là cơ quan thuộc Bộ Nội vụ, thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về lĩnh vực văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia thuộc Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam theo quy định của pháp luật.
Như vậy, căn cứ vào hai văn bản này, hiện nay ở nước ta Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước là cơ quan quản lý chính thức công tác lưu trữ trên phạm vi toàn quốc. Ngày 4/4/2001, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội đã thông qua Pháp lệnh lưu trữ quốc gia với 5 chương, 31 điều để thay cho Pháp lệnh bảo vệ tài
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn
liệu lưu trữ quốc gia năm 1982 và ngày 8/4/2004, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 111/2004/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ quốc gia. Pháp lệnh và Nghị định trên đã quy định rõ ba lĩnh vực nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ là thu thập, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia. Để tiếp tục hoàn thiện hệ thống pháp luật về lưu trữ nói chung, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cần sớm tập trung nghiên cứu, biên soạn Luật Lưu trữ và các văn bản hướng dẫn thi hành Luật nhằm thực hiện tốt Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 2/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
Xã hội ngày càng phát triển, việc ứng dụng các tiến bộ của khoa học kỹ thuật ngày càng đa dạng, phức tạp, từ đó hình thành rất nhiều tài liệu kỹ thuật khác nhau. Đặc biệt trong ngành xây dựng, ngoài loại hình tài liệu lưu trữ xây dựng cơ bản còn được quan tâm đề cập đến trong các giáo trình, tài liệu nghiên cứu, tham khảo, còn các tài liệu khác vẫn chưa được các cơ quan chức năng quản lý lưu trữ của nước ta quan tâm đúng mức.
Theo chúng tôi, để xác định chính xác và thống nhất về giá trị của tài liệu kỹ thuật, cơ quan quản lý Nhà nước về lưu trữ cần ban hành các quy định về xác định giá trị tài liệu; ban hành các bản thời hạn bảo quản lưu trữ tài liệu khoa học kỹ thuật nói chung và hướng dẫn các ngành, các cơ quan hoạt động khoa học ban hành Bản kê những tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật thuộc diện giao nộp vào các kho lưu trữ. Những tài liệu nghiệp vụ đó rất quan trọng để hướng dẫn các phòng, kho lưu trữ tiến hành xác định giá trị tài liệu. Vì loại tài liệu này có ý nghĩa vô cùng to lớn khi đất nước ngày càng phát triển, đặc biệt là ý nghĩa thực tiễn. Loại tài liệu nếu được quản lý thống nhất sẽ giúp ích rất nhiều cho các cơ quan khoa học kỹ thuật, giúp cho khối tài liệu này phát huy được tác dụng rất lớn về mặt kinh tế.
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn
ở nước ta hiện nay, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và các cơ quan quản lý công tác lưu trữ khác chưa ban hành những tài liệu nghiệp vụ hướng dẫn công tác xác định giá trị tài liệu khoa học kỹ thuật. Vì vậy việc xác định giá trị tài liệu khoa học kỹ thuật gặp rất nhiều khó khăn. Trong thời gian tới, cơ quan này cần sớm ban hành bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu khoa học kỹ thuật để các cơ quan có loại hình tài liệu này vận dụng khi tiến hành các nghiệp vụ chuyên môn của công tác lưu trữ.
Bộ Xây dựng là cơ quan chuyên môn quản lý Nhà nước về công tác xây dựng trong phạm vi toàn quốc, trong thời gian tới để công tác lưu trữ tại Văn phòng Bộ Xây dựng cũng như các đơn vị trực thuộc Bộ hoạt động đạt hiệu quả cao, thực hiện đúng quy định của Nhà nước về công tác lưu trữ, Bộ cần sớm ban hành bản quy định các loại tài liệu khoa học kỹ thuật thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ Bộ, để làm cơ sở cho các cơ quan, đơn vị sự nghiệp thuộc Bộ thuận lợi khi tiến hành lưu giữ và giao nộp tài liệu khoa học kỹ thuật.
Trong ngành xây dựng, Bộ trưởng Bộ Xây dựng đã ban hành Chỉ thị số 11/1999/CT-BXD ngày 19/8/1999 về chấn chỉnh và tăng cường công tác quản lý hành chính - văn thư - lưu trữ, và gần đây nhất ngày 31/7/2001 là Quyết định số 16/2001/QĐ-BXD ngày 31/7/2001 ban hành qui định công tác lập hồ sơ công việc, hồ sơ lưu trữ tại cơ quan Bộ Xây dựng. Tuy nhiên, đến nay những văn bản này có nhiều điểm không còn phù hợp, cần có văn bản khác thay thế. Trong thời gian tới, Bộ Xây dựng cần sớm ban hành văn bản hướng dẫn cụ thể về công tác văn thư, lưu trữ cho các cơ quan, đơn vị trực thuộc.
Dựa vào các qui định, hướng dẫn của Nhà nước về công tác lưu trữ, TTKĐXD cần sớm ban hành các văn bản chỉ đạo về việc thực hiện các nghiệp
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn
vụ lưu trữ. Vì hệ thống các văn bản sẽ tạo hành lang pháp lý nhằm đảm bảo cho việc thực hiện thống nhất các nghiệp vụ chuyên môn của công tác lưu trữ.
Tại TTKĐXD, khó khăn lớn nhất hiện nay là vấn đề lập hồ sơ tài liệu kỹ thuật. Cán bộ lưu trữ nắm được nghiệp vụ chuyên môn về lập hồ sơ thì lại không hiểu rõ được về quy trình hoạt động chuyên môn của công tác kiểm định KTAT, các kỹ sư, kiểm định viên hiểu được nội dung, bản chất của công việc chuyên môn thì lại không thông hiểu về công tác lập hồ sơ theo yêu cầu của lưu trữ. Đây là một bất cập ở nhiều cơ quan khoa học hiện nay ở nước ta.
Trong thời gian tới Trung tâm cần phải hướng dẫn về lập hồ sơ hiện hành. Trước hết, lãnh đạo Trung tâm cần nhận thức được vai trò và tác dụng của lập hồ sơ hiện hành. Để giúp cho công tác này được tiến hành thuận lợi thì trước mắt lãnh đạo Trung tâm cần ban hành bản danh mục hồ sơ. Trong đó qui định cụ thể tất cả cán bộ từ Thủ trưởng đến cán bộ, hàng năm phải lập những hồ sơ gì, đặc biệt là đối với các kỹ sư, cán bộ kỹ thuật sử dụng nhiều đến loại hình tài liệu khoa học kỹ thuật.
Như phần chương II đã trình bày, tài liệu kỹ thuật chiếm đa số trong khối tài liệu hiện có tại Trung tâm. Tài liệu hành chính thông thường chiếm số lượng ít hơn nên được sắp xếp tương đối gọn gàng. Còn tài liệu khoa học kỹ thuật thì dường như không được coi là loại tài liệu cần được tổ chức quản lý, sắp xếp khoa học. Khi đã có bản hướng dẫn lập hồ sơ tài liệu kỹ thuật, cán bộ lưu trữ Trung tâm và cán bộ kỹ thuật cần phối hợp với nhau, ngồi lại với nhau để cùng thực hiện nhiệm vụ chung, hoặc cán bộ lưu trữ phải có trách nhiệm hướng dẫn cho cán bộ kỹ thuật phương pháp lập hồ sơ và cùng đưa ra cách thức áp dụng hiệu quả nhất đối với từng loại tài liệu, từng hồ sơ kỹ thuật; sau đó tiến hành kiểm tra, giám sát công việc, có như vậy tài liệu kỹ thuật của Trung tâm mới được quản lý và tổ chức khoa học một cách có hiệu quả nhất.
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn
Tại TTKĐXD, công tác lưu trữ chưa được lãnh đạo quan tâm đúng mức. Từ khi thành lập năm 1996 đến nay, hầu hết các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn công tác lưu trữ đều chưa được ban hành. Các tài liệu hình thành trong hoạt động của Trung tâm, cả tài liệu hành chính và tài liệu khoa học kỹ thuật đều chưa được phân loại, sắp xếp, xác định giá trị và xây dựng công cụ tra cứu thích hợp. Thời gian tới, cán bộ lưu trữ Trung tâm cần tham mưu, soạn thảo giúp lãnh đạo sớm ban hành văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ, trong đó bao gồm các nội dung như:
- Quy định trách nhiệm của cán bộ trong việc lập hồ sơ tài liệu; ban hành Bản hướng dẫn lập hồ sơ tài liệu lưu trữ đối với từng loại hình công việc cụ thể.
- Quy định trách nhiệm của từng cán bộ, từng kỹ sư, kiểm định viên
trong giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
- Ban hành Bản kê các đơn vị, cá nhân thuộc diện nộp lưu tài liệu vào lưu trữ Trung tâm; Danh mục hồ sơ tài liệu khoa học kỹ thuật thuộc diện nộp lưu; trình tự, thủ tục giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan... Về vấn đề thu thập tài liệu, thời gian tới Trung tâm cần qui định thời gian giao nộp tài liệu vào lưu trữ, đó là từng giai đoạn thiết kế kết thúc thì cán bộ kỹ thuật phải lập tức nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Bởi vì ở Trung tâm, giai đoạn tư vấn thiết kế các công trình thường không kéo dài nên có thể nộp trọn bộ tài liệu được ngay, nhưng đối với các công trình lớn, thời gian thiết kế, chế tạo sản phẩm kéo dài, khi đó tài liệu kỹ thuật được thiết kế đến đâu phải thu thập vào kho lưu trữ đến đó.
Vì chúng ta đã biết trong các phòng, kho lưu trữ hiện hành, thu thập tài liệu càng sớm thì sự an toàn của tài liệu càng cao hơn. Nếu Trung tâm quy định thời gian thu thập tài liệu vào lưu trữ quá lâu thì tài liệu dễ bị phân tán,
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn
mất mát, thất lạc. Bởi vì như đã trình bày ở trên, các cán bộ kỹ thuật thường chưa có nghiệp vụ về tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, họ lại thiếu các trang thiết bị bảo quản chuyên dùng, nên nguy cơ mất an toàn xảy ra đối với tài liệu kỹ thuật là rất cao. Tuy nhiên, nếu cơ quan qui định thời gian thu thập tài liệu vào lưu trữ quá sớm thì các kỹ sư, các kiểm định viên chưa kịp chuẩn bị tài liệu, chưa kịp lập hồ sơ thì khi đó tài liệu sẽ bị xé lẻ, khó theo dõi, kiểm tra khi có sai sót xảy ra.
Lãnh đạo Trung tâm cũng cần qui định rõ những tài liệu lưu trữ thiết kế, chế tạo sản phẩm, thiết bị sau khi đã hoàn thành phải được chính kỹ sư, kiểm định viên trực tiếp thực hiện công việc đó lập hồ sơ, cán bộ chủ trì công trình sẽ kiểm tra lại và giao nộp vào lưu trữ cơ quan. Trong quá trình giao nộp, nếu cán bộ lưu trữ phát hiện những sai sót về hình thức và nội dung hồ sơ thì sẽ trả lại hồ sơ đó cho chủ trì công trình để sửa chữa, hoàn thiện lại hồ sơ và nộp vào lưu trữ.
Đối với loại tài liệu là các kết quả nghiên cứu khoa học của các đề tài nghiên cứu cấp Bộ, cấp ngành thì Trung tâm cần phải qui định: tất cả các loại tài liệu có giá trị liên quan đến việc nghiên cứu đề tài khoa học phải lập hồ sơ và giao nộp vào lưu trữ cơ quan; chủ nhiệm đề tài trong quá trình nghiên cứu phải có trách nhiệm phân công người chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ tài liệu nghiên cứu. Trong từng giai đoạn, chủ nhiệm đề tài phải kiểm tra hồ sơ tài liệu và khi đề tài nghiệm thu xong phải chỉ đạo thành viên hoàn chỉnh hồ sơ nghiên cứu để giao nộp vào lưu trữ cơ quan. Thời gian giao nộp tài liệu nghiên cứu là sau khi đề tài đã được nghiệm thu chính thức. Đối với đề tài thuộc phạm vi bí mật Nhà nước thì Giám đốc Trung tâm cần qui định cụ thể. Trong trường hợp này thì tài liệu lập xong thì giao nộp vào lưu trữ ngay, không chờ đến lúc nghiệm thu mới nộp, nhằm tránh sự mất mát, tiết lộ bí mật nhà nước.
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn
Về vấn đề xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ, lãnh đạo Trung tâm cần ban hành văn bản hướng dẫn biên mục phiếu tin cho các loại CSDL tra tìm tài liệu kỹ thuật. Nội dung bản hướng dẫn này trình bày cụ thể cách viết các trường trong phiếu tin. Bản hướng dẫn biên mục phiếu tin cần được thảo luận thống nhất trong cán bộ tham gia xây dựng CSDL, tức là giữa cán bộ lưu trữ và cán bộ tin học. Khi đã có bản hướng dẫn biên mục phiếu tin cho các loại CSDL tra tìm tài liệu kỹ thuật, người phụ trách xây dựng CSDL đó phải tập huấn cho những người trực tiếp biên soạn phiếu tin. Đồng thời, khi biên mục phiếu tin phải kiểm tra sự chính xác của các phiếu tin đã được biên mục, sửa chữa sai sót, rút kinh nghiệm kịp thời, khỏi mất thời gian làm đi làm lại, không ảnh hưởng đến kết quả nhập dữ liệu.
Các qui định, hướng dẫn về công tác này của TTKĐXD cần phải được pháp chế hóa, tức là phải do Giám đốc Trung tâm ký ban hành, có giá trị về mặt pháp lý và phải có hiệu lực thi hành. Nội dung những văn bản này cũng cần đưa ra các chế tài xử phạt đầy đủ, ví dụ: nếu cán bộ không lập hồ sơ công việc của mình mà để tài liệu xếp thành đống, bó, gói thì sẽ mất danh hiệu lao động tiên tiến của năm đó...
Tóm lại, các qui định, hướng dẫn về công tác lưu trữ, về tổ chức khoa học tài liệu kỹ thuật do Trung tâm Kiểm định kỹ thuật an toàn xây dựng ban hành cần phải được cụ thể, chi tiết để mọi CBVC Trung tâm đều hiểu và thực hiện được, kèm theo đó là các chế tài xử phạt nghiêm minh. Nếu được thực hiện như vậy, chúng tôi cho rằng tài liệu kỹ thuật của Trung tâm sẽ phát huy được vai trò của nó trong việc thực hiện nhiệm vụ chính trị mà Bộ Xây dựng, mà Nhà nước đã giao cho.