9. Bố cục của đề tài
2.2. Công tác lập hồ sơ tài liệu kỹ thuật
Lập hồ sơ tài liệu kỹ thuật là công việc không thể thiếu trong hoạt động nghiên cứu khoa học của từng cán bộ khoa học và trong việc tổ chức lưu trữ tài liệu kỹ thuật ở các cơ quan, đơn vị. Việc lập hồ sơ tài liệu kỹ thuật nếu được làm tốt sẽ có tác dụng thiết thực đến việc quản lý tài liệu, quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học cũng như tra tìm, khai thác tài liệu được nhanh chóng, chính xác.
Nội dung một hồ sơ tài liệu kỹ thuật rất phong phú, đa dạng. Đối với tài liệu nghiên cứu khoa học thì nội dung hồ sơ có thể là toàn bộ tài liệu về một đề tài nghiên cứu khoa học từ khi bắt đầu đến khi kết thúc. Đối với tài liệu thiết kế xây dựng công trình thì nội dung hồ sơ bao gồm toàn bộ những tài liệu từ thiết kế kỹ thuật, thiết kế bản vẽ thi công đến nghiệm thu hồ sơ thiết kế xây dựng công trình...
Như trên đã trình bày, tại TTKĐXD mọi công việc liên quan đến chức năng, nhiệm vụ chính của Trung tâm hầu hết đều đã được quy định trong các văn bản pháp quy của Nhà nước, có hướng dẫn rất cụ thể và chi tiết. Do đó tài liệu kỹ thuật hình thành tại Trung tâm tuy chưa được lập hồ sơ, vẫn còn bị phân tán, rời lẻ nhưng cũng đều liên quan đến một vấn đề, một nội dung nhất định.
Ví dụ:
Ngày 14 tháng 8 năm 2003, Bộ Xây dựng ra quyết định giao cho Trung tâm Kiểm định kỹ thuật an toàn xây dựng thực hiện Đề tài cấp Bộ “Xây dựng một số giải pháp để đảm bảo năng lực an toàn kỹ thuật cho các thiết bị nâng trong ngành xây dựng”. Sau khi nhận được Quyết định, Trung tâm tiến hành thành lập Hội đồng khoa học thực hiện đề tài này, trong đó có cán bộ của 3 phòng cùng tham gia là: phòng Kiểm định, phòng Tổng hợp và phòng Thí
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn
nghiệm - Đo lường. Như vậy sau 2 năm, đề tài kết thúc, tài liệu hình thành của đề tài này sẽ nằm rải rác ở cả 3 phòng, phòng nào làm việc liên quan đến tài liệu nào thì lưu giữ tài liệu đó.
Như vậy hiện nay, việc lập hồ sơ tài liệu kỹ thuật tại Trung tâm chưa được thực hiện tốt. Tài liệu để lẫn lộn giữa các phòng, ban, không có người quản lý, sắp xếp, của ai người nấy giữ, không tập trung vào một đầu mối, không được áp dụng các biện pháp nghiệp vụ khoa học của công tác lưu trữ, tài liệu liên quan đến nhiều người thì mỗi người giữ một kiểu, do đó gây khó khăn rất lớn trong công tác bảo quản tài liệu cũng như tổ chức khai thác sử dụng tài liệu sau này. Đây là một bất cập cần được khắc phục trong thời gian tới tại TTKĐXD. Những giải pháp nhằm khắc phục tồn tại của Trung tâm sẽ được chúng tôi đề cập cụ thể trong Chương 3 của đề tài này.