2..4 Công tác xác định giá trị tài liệu kỹ thuật
2.6. Sự cần thiết phải tổ chức khoa học tài liệu kỹ thuật Trung tâm
Tổ chức khoa học tài liệu đang là một vấn đề cấp thiết, là sự quan tâm rất lớn ở các phòng, kho lưu trữ hiện nay. Thực hiện tốt công tác này có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với công tác lưu trữ tại Trung tâm Kiểm định kỹ thuật an toàn xây dựng.
Do thực trạng tài liệu kỹ thuật hiện có tại Trung tâm mà chúng tôi đã phân tích ở phần trên đang để lộn xộn, chất đống trong các phòng làm việc mà không được phân loại, sắp xếp, thực hiện các biện pháp nghiệp vụ của ngành lưu trữ nên việc tổ chức khoa học tài liệu kỹ thuật tại Trung tâm là một yêu cầu cấp thiết nhất hiện nay. Nếu tình trạng này không được khắc phục thì từng tháng, từng năm tiếp theo sẽ sản sinh ra một khối lượng khổng lồ tài liệu kỹ thuật, mặc dù nội dung rất quan trọng, có giá trị cao, ảnh hưởng đến những công trình xây dựng, đến những thiết bị thi công, đến sự an toàn của con người trong quá trình thi công, mà không được đối xử một cách công bằng và phù hợp. Do đó, việc tổ chức khoa học tài liệu kỹ thuật là một công việc đặc biệt cần thiết trong tình hình hiện nay tại Trung tâm.
Mặt khác do hoạt động thực tiễn hiện nay của Trung tâm, cần sử dụng rất nhiều những tài liệu đã có, những kết quả thực hiện nhiệm vụ của những năm trước, vì đặc thù công tác kiểm định KTAT của Trung tâm là kiểm định định kỳ nên hầu như phải sử dụng rất nhiều đến những tài liệu đã có. Đây là một yêu cầu đòi hỏi rất cấp thiết đối với hoạt động thực tế hàng ngày, hàng giờ tại Trung tâm. Vậy nên khối tài liệu kỹ thuật hiện đang chất đống, xếp lộn
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn
xộn trong các giá, tủ nếu không được tổ chức khoa học sẽ gây mất mát, thiệt hại rất lớn cho Trung tâm và cho Nhà nước không chỉ trước mắt mà còn cả lâu dài sau này.
Khối tài liệu kỹ thuật nếu được tổ chức một cách khoa học, hợp lý và rõ ràng thì sẽ phát huy tối đa vai trò và tác dụng của tài liệu kỹ thuật, phục vụ đắc lực cho hoạt động thực tế hàng ngày của Trung tâm, cũng như giữ gìn được một khối tài sản vô cùng quí giá cho Nhà nước, cho ngành xây dựng Việt Nam. Nói cách khác, nếu tài liệu kỹ thuật được tổ chức một cách khoa học sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu cũng như công tác bảo quản tài liệu kỹ thuật tại Trung tâm.
Đối với công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu kỹ thuật tại Trung tâm nếu được thu thập thường xuyên, đầy đủ, hồ sơ có chất lượng sẽ thu hút được sự quan tâm rất lớn của các nhà nghiên cứu, của độc giả đến nghiên cứu tài liệu. Đặc biệt sự tin cậy, tính xác thực của nội dung thông tin chứa đựng trong những tài liệu kỹ thuật là một trong những yếu tố rất quan trọng đối với những người khai thác sử dụng tài liệu. Mặt khác, hiệu quả của công tác tổ chức sử dụng tài liệu cũng có tác dụng tích cực góp phần nâng cao nhận thức, ý thức của người lãnh đạo, của từng CBVC trong cơ quan, vì tổ chức khoa học tài liệu sẽ đem lại hiệu quả cao trong công việc, đặc biệt là công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hàng ngày. Từ đó mỗi cán bộ đều sẽ thấy được tầm quan trọng của công tác lưu trữ, đồng thời sẽ nghiêm túc thực hiện những quy định về công tác này.
Việc tổ chức khoa học tài liệu kỹ thuật nếu được làm tốt sẽ tạo điều kiện cho công tác bảo quản tài liệu được thực hiện tốt, từ đó sẽ có những biện pháp bảo quản thích hợp đối với từng loại hình tài liệu chuyên môn khác nhau, nhằm bảo quản an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu.
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn
Thông qua việc tổ chức khoa học tài liệu nhằm giúp những người có nhu cầu nắm được khối lượng, thành phần tài liệu hiện đang bảo quản tại Trung tâm giúp cho họ thuận lợi trong việc thống kê, kiểm tra tình hình tài liệu được dễ dàng, nắm được tình trạng vật lý của tài liệu, từ đó phát hiện ra những vấn đề phát sinh, những nguy cơ bị hư hỏng của tài liệu và kịp thời có kế hoạch khôi phục tài liệu, ngăn chặn những thiệt hại không đáng có.
Mặt khác, ngành lưu trữ Việt Nam ngày càng phát triển, yêu cầu đối với tài liệu lưu trữ nói chung và tài liệu kỹ thuật nói riêng ngày càng khắt khe hơn, nên việc thực hiện các qui định của Nhà nước, các qui định của ngành trong lĩnh vực này là điều bắt buộc đối với các cơ quan, tổ chức, đặc biệt là đối với một cơ quan nghiên cứu khoa học như TTKĐXD. Với thực trạng tình hình tài liệu kỹ thuật hiện có tại Trung tâm như đã trình bày ở trên thì một yêu cầu cấp thiết hiện nay đối với Trung tâm là phải tổ chức khoa học khối tài liệu này, có như vậy mới chấp hành đúng, đầy đủ và kịp thời các văn bản quy định của Nhà nước về công tác lưu trữ.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ tài liệu là một vấn đề rất phổ cập hiện nay, công việc này giúp cho người sử dụng rút ngắn được thời gian tra tìm tài liệu, đồng thời tìm được chính xác tài liệu chứa đựng trong đó những nội dung thông tin cần thiết. Tuy nhiên, chỉ có tổ chức khoa học tài liệu thì việc ứng dụng công nghệ thông tin mới đạt hiệu quả cao, bởi khi đó, các phần mềm đã được lập trình của máy tính sẽ tự động cập nhật thông tin theo từ khóa, theo những trường mà chỉ có tổ chức khoa học tài liệu thì mới có thể tìm kiếm hoặc phân loại theo cách này.
Tóm lại, trong tình hình hiện nay, để bảo quản an toàn và tổ chức khai thác sử dụng có hiệu quả khối tài liệu kỹ thuật hiện có tại Trung tâm, một trong những yêu cầu cấp thiết nhất là phải tiến hành tổ chức khoa học khối tài
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn
liệu này, có như vậy tài liệu kỹ thuật mới phát huy tối đa vai trò và giá trị của nó trong việc thực hiện nhiệm vụ đảm bảo an toàn cho con người và thiết bị trong quá trình thi công trong ngành xây dựng mà Bộ Xây dựng đã giao cho Trung tâm, cũng như thực hiện đúng những chủ trương, chính sách, những qui định của Nhà nước, của ngành lưu trữ đối với công tác lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức.
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn
Chương 3
Nghiên cứu, đề xuất các biện pháp tổ chức khoa học tài liệu kỹ thuật tại Trung tâm Kiểm định
kỹ thuật an toàn xây dựng
Công tác tổ chức khoa học tài liệu nói chung và tài liệu kỹ thuật nói riêng là một công việc không thể thiếu được trong việc triển khai các nghiệp vụ lưu trữ tại TTKĐXD. Tổ chức khoa học tài liệu được hiểu là những công tác nghiệp vụ tiến hành trên những nguyên tắc, những phương pháp khoa học nhằm quản lý tập trung thống nhất, bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ trong một phông nào đó.
Qua phần đánh giá thực trạng công tác tổ chức tài liệu kỹ thuật tại Trung tâm Kiểm định kỹ thuật an toàn xây dựng hiện nay, chúng tôi nhận thấy công tác lưu trữ tại Trung tâm chưa được quan tâm đúng mức. Tài liệu kỹ thuật còn ở trong tình trạng phân tán, rải rác ở các phòng, các bộ phận, Trung tâm chưa áp dụng một số biện pháp cần thiết để tổ chức khoa học khối tài liệu này, mặc dù khối tài liệu này chiếm số lượng rất lớn, là thành phần chủ yếu trong số những tài liệu hình thành ra trong hoạt động của Trung tâm. Việc áp dụng các biện pháp nghiệp vụ chuyên môn của công tác lưu trữ chưa được thực hiện bài bản, qui củ, công tác thu thập bổ sung tài liệu kỹ thuật chưa được thực hiện đầy đủ, đúng hạn; từ đó dẫn đến các phần việc khác như phân loại, xác định giá trị, xây dựng công cụ tra cứu tài liệu... cũng chưa được triển khai.
Với trách nhiệm là cán bộ phụ trách công tác văn thư - lưu trữ hiện đang công tác tại Trung tâm, mong muốn đưa công tác lưu trữ đi vào nề nếp, nhằm giữ lại những tài sản quí giá cho đất nước, cho ngành xây dựng Việt
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn
Nam nói chung, giữ lại những tài liệu có giá trị phục vụ trực tiếp cho hoạt động chỉ đạo, lãnh đạo, điều hành của lãnh đạo Trung tâm, sau đây chúng tôi