2..4 Công tác xác định giá trị tài liệu kỹ thuật
3.6. Nâng cao nhận thức và trình độ chuyên môn về công tác lưu trữ
cho CBVC Trung tâm.
Nâng cao nhận thức về công tác lưu trữ tài liệu kỹ thuật cho CBVC Trung tâm
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn
Về vấn đề này, qua khảo sát tình hình thực tế, chúng tôi nhận thấy rằng: cũng như đa phần các cơ quan khoa học kỹ thuật nói chung và TTKĐXD nói riêng, cán bộ lãnh đạo thường hay quan tâm, chú trọng tới tài liệu hành chính, còn cán bộ kỹ thuật, các kỹ sư, kiểm định viên thì đặc biệt quan tâm đến tài liệu kỹ thuật.
Như phần trên đã trình bày, các kỹ sư, kiểm định viên luôn có quan niệm cho rằng tài liệu kỹ thuật do họ làm ra thì thuộc quyền quản lý của cá nhân họ, không phải tài liệu của cơ quan. Do đó, họ tự lưu giữ để phục vụ cho công việc hàng ngày. Việc nâng cao nhận thức cho cán bộ, từ cán bộ lãnh đạo đến từng cán bộ kỹ thuật về loại hình tài liệu kỹ thuật là cực kỳ khó khăn, phức tạp.
Trong thực tế, tại Trung tâm cũng đã có quy định, bộ phận văn thư sau khi đóng dấu chỉ lưu lại bản chính các văn bản hành chính, còn văn bản kỹ thuật trả lại cho người thực hiện, trước khi giao trả phải yêu cầu họ ký nhận vào sổ. Như vậy, tại bộ phận văn thư của Trung tâm, chỉ đăng ký vào sổ tên loại văn bản, tên loại hình công việc, còn nội dung cụ thể, các thông số kỹ thuật thì không có. Việc các kỹ sư, cán bộ kỹ thuật có lưu giữ hay không thì không ai quản lý, kiểm tra. Dẫn đến tình trạng khi xảy ra sự cố về ATLĐ đối với người và thiết bị thì Trung tâm tìm kiếm văn bản rất khó khăn để truy cứu trách nhiệm.
Từ thực tế trên, chúng tôi kiến nghị lãnh đạo Trung tâm trước hết cần nâng cao nhận thức của chính bản thân họ. Họ phải quan niệm rằng: tài liệu hành chính thông thường để phục vụ công tác quản lý hàng ngày thực sự cần thiết, nhưng việc liên quan đến công việc kiểm định, liên quan đến sinh mạng của những người vận hành trên công trường cũng như liên quan đến sự an toàn của máy móc thiết bị cũng đặc biệt quan trọng, liên quan đến nhiệm vụ
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn
chính trị mà Bộ Xây dựng đã giao cho Trung tâm thực hiện. Mặt khác, do họ không trực tiếp làm các công việc liên quan đến kỹ thuật nên có thể có tâm lý coi nhẹ loại hình tài liệu này, chưa quan tâm, chỉ đạo sát sao việc tổ chức khoa học tài liệu. Đây là vấn đề khó khăn nhất nhưng theo chúng tôi, công việc này rất cấp thiết, cần được thông suốt từ cấp lãnh đạo cao nhất đến từng CBVC.
Theo khảo sát của chúng tôi, thì hầu hết ở các cơ quan khoa học kỹ thuật trong ngành xây dựng, trừ các Viện nghiên cứu lớn, còn các đơn vị khoa học, các Cục, Vụ, Trung tâm, các đơn vị trực thuộc Bộ Xây dựng, công tác lưu trữ chưa được quan tâm đúng mức. Công tác lưu trữ tài liệu khoa học kỹ thuật chưa nhận được sự quan tâm thích đáng của lãnh đạo Bộ Xây dựng. Bộ trưởng Bộ Xây dựng đã ban hành Quyết định số 54/BXD-VP ngày 26/3/1994 về việc ban hành Quy định về công tác lưu trữ trong các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Xây dựng. Trong những năm gần đây hầu như không có văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác lưu trữ nào được ban hành. Từ đó cũng dẫn đến việc lơ là, thiếu ý thức quan tâm của cán bộ tới loại hình tài liệu này ở các đơn vị sự nghiệp trực thuộc.
Không chỉ bằng việc tuyên truyền, giáo dục, nâng cao ý thức trách nhiệm của từng cá nhân đối với tài liệu khoa học kỹ thuật của Trung tâm, ngoài ra, lãnh đạo Trung tâm cũng cần có qui định cụ thể về trách nhiệm của cá nhân trong việc giao nộp tài liệu kỹ thuật vào lưu trữ của Trung tâm, trong đó bao gồm cả nội dung các hình thức khen thưởng, kỷ luật đối với việc thực hiện giao nộp tài liệu.
Một điểm bất cập khác mà qua khảo sát chúng tôi ghi nhận được đó là, cán bộ của Trung tâm khi nghỉ hưu, nghỉ mất sức không giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan mà họ tự ý cầm về nhà. Về vấn đề này khi cán bộ lưu trữ có
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn
đề cập đến thì các kỹ sư, cán bộ cho rằng vì Trung tâm không có quy định cụ thể và đây là tài liệu của cá nhân nên họ không giao nộp tài liệu cho cơ quan. Do đó, trong bản quy định cụ thể trách nhiệm của cá nhân trong việc giao nộp tài liệu kỹ thuật phải bao gồm cả quy định đối với cán bộ sắp về hưu cũng phải có trách nhiệm giao nộp tài liệu vào lưu trữ.
Đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ về công tác lưu trữ
Trong công cuộc cải cách hành chính ở nước ta, việc nghiên cứu tổ chức lao động khoa học trong các cơ quan ngày càng được quan tâm, chú ý. Đối tượng nghiên cứu của tổ chức lao động khoa học là điều kiện hoạt động của con người trong quá trình lao động, trong đó con người là yếu tố trọng tâm, mang tính quyết định đối với chất lượng công việc của cả một cơ quan, đơn vị. Do vậy, việc sử dụng và đào tạo cán bộ là những biện pháp then chốt đối với mỗi cơ quan.
Ban chấp hành Trung ương Đảng khóa VIII đã ra Nghị quyết lần thứ ba “Về chiến lược cán bộ thời kỳ đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước”. Theo đó, đã xác định mục tiêu xây dựng đội ngũ cán bộ đến năm 2020 là: xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức từ Trung ương đến cấp cơ sở, đặc biệt là cán bộ đứng đầu, có phẩm chất và năng lực, có bản lĩnh chính trị vững vàng trên cơ sở lập trường của giai cấp công nhân, đủ về số lượng, đồng bộ về cơ cấu, đảm bảo sự chuyển tiếp liên tục và vững vàng giữa các thế hệ cán bộ nhằm thực hiện thắng lợi sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, giữ vững độc lập tự chủ, đi lên chủ nghĩa xã hội...
Trong công tác đào tạo và phát triển CBVC, Ban lãnh đạo TTKĐXD trước hết phải có chiến lược lâu dài về nguồn nhân lực và kế hoạch phát triển nguồn nhân lực đó. Muốn vậy, phải phân tích thực trạng nguồn nhân lực của cơ quan, nắm được trình độ và kỹ năng của từng người và phải dự đoán được
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn
nhu cầu nhân lực cho từng vị trí công tác trong từng giai đoạn cụ thể. Trên cơ sở các thông tin thu thập được, cán bộ lãnh đạo sẽ so sánh giữa nhu cầu và thực trạng nguồn nhân lực. Nếu thực trạng cân đối với nhu cầu thì giữ nguyên như hiện trạng, nếu thực trạng lớn hơn nhu cầu thì có thể dùng giải pháp là cho cán bộ không đủ năng lực nghỉ việc, khuyến khích nghỉ hưu sớm đối với những người sắp đến tuổi nghỉ hưu..., còn nếu thực trạng nhỏ hơn nhu cầu thì phải có kế hoạch tuyển dụng.
Công tác cán bộ tại TTKĐXD đã được Ban lãnh đạo quan tâm, chú ý từ rất sớm và đã xây dựng chiến lược phát triển lâu dài. Trong đề án phát triển Trung tâm đến năm 2010, đã đánh giá thực trạng công tác cán bộ hiện nay và phương hướng tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp cán bộ trong thời gian tới. Công tác lưu trữ tài liệu khoa học kỹ thuật là một khâu quan trọng trong quá trình hoạt động của Trung tâm. Ban lãnh đạo Trung tâm đã có định hướng lâu dài cho công tác này. Chủ trương của Ban Giám đốc Trung tâm là tận dụng tối đa nguồn lực sẵn có và để phát huy tối đa nguồn lực từ bên trong thì chú ý đến việc đào tạo và phát triển cán bộ. Đào tạo cán bộ là quá trình cung cấp các kỹ năng cụ thể cho cán bộ và phát triển cán bộ được hiểu là quá trình chuẩn bị và cung cấp những năng lực cần thiết cho cơ quan trong thời gian tới.
Hiện nay, công tác lưu trữ của Trung tâm chỉ do một cán bộ văn thư kiêm nhiệm thêm công việc lưu trữ. Cán bộ lưu trữ đã có trình độ đại học chuyên ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng hệ tại chức. Do đánh giá được yêu cầu cấp thiết của công việc kết hợp với nâng cao trình độ cho CBVC, nên Giám đốc Trung tâm đã quyết định cử cán bộ đó đi học lớp cao học chuyên ngành Lưu trữ học và Tư liệu học của Trường ĐH Khoa học xã hội và nhân văn. Việc cử cán bộ đi học để nâng cao trình độ chuyên môn thể hiện sự quan tâm của lãnh đạo Trung tâm đối với công tác lưu trữ, quản trị văn phòng, nhưng đó chỉ là giải pháp tạm thời, còn giải pháp lâu dài vẫn là
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn
việc cán bộ lưu trữ phải tự trau dồi kiến thức, cập nhật những thông tin, những văn bản hướng dẫn, quy định mới nhất của Nhà nước về công tác lưu trữ để thực hiện đúng chức trách của một cán bộ công chức chuyên ngành lưu trữ. Theo Tiêu chuẩn nghiệp vụ các ngạch công chức quản lý văn thư lưu trữ được ban hành kèm theo Quyết định số 650-TCCP/VC ngày 20/8/1993 của Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ thì chuyên viên lưu trữ phải thực hiện những nhiệm vụ cụ thể sau:
- Đề xuất và xây dựng những phương án quản lý nghiệp vụ thuộc lĩnh vực được phân công trên cơ sở các quy định và cơ chế đã có của nhà nước, nhằm thể hiện cho sát với cơ sở, với ngành bảo đảm công tác quản lý lưu trữ chặt chẽ, thống nhất.
- Tham gia xây dựng các văn bản pháp quy về công tác lưu trữ để trình cấp có thẩm quyền ban hành.
- Xây dựng các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ của ngành và các quy định cụ thể của cơ quan về công tác lưu trữ.
- Tổ chức hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc kiểm tra việc tổ chức thực hiện công tác lưu trữ thuộc thẩm quyền được giao và đề xuất các biện pháp uốn nắn điều chỉnh để các quyết định quản lý lưu trữ được thực hiện nghiệm túc, đạt hiệu quả cao.
- Tổ chức thu thập thông tin lập hồ sơ quản lý để phục vụ quy trình quản lý công tác lưu trữ.
- Chủ động tổ chức phối hợp được với công chức, viên chức và các đơn vị liên quan trong việc triển khai công tác lưu trữ, tham gia đúng trách nhiệm với các công việc liên đới.
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn
- Tổ chức việc tập hợp tình hình quản lý lưu trữ, tiến hành phân tích tổng kết, đánh giá hiệu quả và báo cáo nghiệp vụ lên cấp trên.
- Chịu sự chỉ đạo nghiệp vụ của viên chức quản lý nghiệp vụ cấp cao hơn. [34;196]
Yêu cầu hiểu biết đối với chuyên viên lưu trữ là phải “nắm được đường lối chính sách của Đảng, các quy định của Nhà nước, của ngành, của cơ quan, đơn vị về công tác lưu trữ; nắm được kiến thức cơ bản về nghiệp vụ công tác lưu trữ; biết xây dựng các phương án, kế hoạch, các thể loại quyết định cụ thể của quản lý và thông hiểu nguyên tắc thủ tục hành chính nhà nước; nắm được những vấn đề cơ bản của khoa học quản lý, biết tổ chức lao động khoa học trong quản lý lưu trữ; biết phương pháp nghiên cứu, tổng hợp và đề xuất cải tiến nghiệp vụ quản lý lưu trữ; nắm được xu thế phát triển của công tác lưu trữ trong nước và thế giới; biết tổ chức chỉ đạo, hướng dẫn, phương pháp kiểm tra và có khả năng phối hợp tốt với các yếu tố liên quan để triển khai công việc có hiệu quả, có khả năng độc lập tổ chức làm việc; sử dụng được máy vi tính và các thiết bị chuyên dùng trong công tác lưu trữ” [34;197]. Như vậy, để đáp ứng được yêu cầu công việc thì người cán bộ làm công tác lưu trữ cần phải học tập nhiều hơn nữa, phải tự trau dồi chuyên môn nghiệp vụ và cần thiết phải tham dự lớp bồi dưỡng về nghiệp vụ quản lý hành chính nhà nước theo nội dung chương trình của Học viện Chính trị quốc gia và lớp đào tạo về ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ theo chương trình của Bộ Giáo dục và Đào tạo và của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
Tuy nhiên, để công tác tổ chức khoa học tài liệu của Trung tâm đi vào nề nếp và đạt được mục tiêu đã đề ra ở trên thì không chỉ nâng cao trình độ cho cán bộ lưu trữ mà cần đến sự phối, kết hợp của rất nhiều đối tượng khác. Cụ thể là sự hiểu biết, quan tâm, chú trọng đến công tác lưu trữ của các nhà
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn
quản lý tại TTKĐXD; sự phối hợp, kết hợp trong quá trình thực hiện của các CBVC trong Trung tâm...
Do đó, kiến thức lý luận và thực tế về công tác lưu trữ cần được phổ biến sâu rộng tới tất cả mọi đối tượng, từ các nhà lãnh đạo, quản lý đến các chuyên viên và nhân viên. Về phương pháp đào tạo cũng cần được mở rộng dưới nhiều hình thức như đào tạo trên công việc, đào tạo bên ngoài, đào tạo bên trong.
Đào tạo trên công việc là hệ thống đào tạo nhân viên dưới sự chỉ dẫn trực tiếp của cán bộ phụ trách hay của cán bộ quản lý tại nơi làm việc thông qua công việc cụ thể. Phương pháp này được sử dụng rất phổ biến và được áp dụng ở hầu hết các cơ quan Nhà nước, cụ thể là những cán bộ lâu năm, có trình độ chuyên môn sâu rộng kết hợp với kinh nghiệm thực hiện các công việc trên thực tế. Đây cũng là một trong những giải pháp mà Trung tâm Kiểm định kỹ thuật an toàn xây dựng đã thực hiện và cần tiếp tục thực hiện trong thời gian tới.
Lấy ví dụ cụ thể, các kỹ sư trẻ, mới tốt nghiệp đại học về công tác tại Trung tâm hầu như chưa biết gì hoặc biết rất ít về các loại hình tài liệu kỹ thuật, về lập hồ sơ, sắp xếp tài liệu. Như vậy, những cán bộ lâu năm trong nghề đã nắm hiểu được về công tác này cần truyền đạt, hướng dẫn lại cho những cán bộ trẻ, có như vậy công việc của Trung tâm nói chung và việc tổ chức khoa học tài liệu kỹ thuật nói riêng mới đạt hiệu quả cao.
Đào tạo bên ngoài là cử CBVC tham dự những chương trình đào tạo được mở tại các trường đại học, các trung tâm đào tạo, các trường dạy nghề... Hiện nay, hình thức này đang được áp dụng rộng rãi tại TTKĐXD, cán bộ lưu trữ từ trình độ trung cấp được Ban lãnh đạo cử đi học tại chức nhằm nâng cao trình độ chuyên môn để phục vụ cho công việc được tốt hơn.
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn
Đào tạo bên trong là những chương trình học được thiết kế theo yêu cầu của cơ quan và đáp ứng những yêu cầu cụ thể của cơ quan đó. Hiện nay, hình thức đào tạo vẫn chưa được áp dụng tại Trung tâm.
Như đã trình bày ở Chương II phần thực trạng công tác tổ chức tài liệu kỹ thuật ở TTKĐXD, để giải quyết những hạn chế, tồn tại đó, Trung tâm, rất cần đề ra các giải pháp thích hợp. Cụ thể là Trung tâm cần tổ chức lớp tập huấn về một số nghiệp vụ của công tác lập hồ sơ, công tác lưu trữ, có thể mời các giáo sư, tiến sĩ, các giáo viên đã có kinh nghiệm giảng dạy lâu năm tại