2..4 Công tác xác định giá trị tài liệu kỹ thuật
3.2. Xây dựng phương án và tổ chức phân loại tài liệu kỹ thuật
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn
Trước khi xây dựng phương án và tổ chức phân loại tài liệu kỹ thuật, chúng ta cần phải tiến hành thu thập tài liệu kỹ thuật vào kho lưu trữ của Trung tâm.
Thu thập tài liệu kỹ thuật đóng vai trò quan trọng trong công tác lưu trữ tài liệu kỹ thuật. Nhờ có công tác thu thập mới có tài liệu để quản lý, tránh tình trạng mất mát, thất lạc tài liệu, tạo điều kiện để sử dụng toàn diện, triệt để và có hiệu quả tài liệu kỹ thuật. Như trên đã trình bày ở phần thực trạng tài liệu kỹ thuật hiện có tại Trung tâm thì khối tài liệu này chưa được sắp xếp khoa học, vẫn còn để lộn xộn tại các phòng, các bộ phận, do đó việc thu thập tài liệu là việc làm cần thiết nhất hiện nay. Nếu không được thu thập kịp thời, tài liệu sẽ dễ bị mất mát, thất lạc, mà đây lại là khối tài liệu kỹ thuật quan trọng nhất trong khối tài liệu hiện có tại Trung tâm. Mặt khác, hiện nay tâm lý của các cán bộ, các kiểm định viên coi tài liệu kỹ thuật là tài liệu “mật”, là tài liệu thuộc quyền sở hữu của họ nên họ muốn làm gì với khối tài liệu này là tự họ quyết định. Họ cho rằng đây không phải là tài liệu của cơ quan mà là tài liệu của cá nhân nên họ không có trách nhiệm phải nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Do đó, việc thu thập tài liệu kỹ thuật vào lưu trữ cơ quan là một trong những công việc cấp bách nhất hiện nay tại TTKĐXD.
Một lý do khác nữa, đó là chỉ khi công tác thu thập được thực hiện đúng phuơng pháp mới tạo tiền đề cho việc bảo vệ những bí mật của khoa học và công nghệ quốc gia, chống những âm mưu phá hoại về kinh tế của kẻ thù. Tài liệu kỹ thuật tại Trung tâm nói riêng, tài liệu khoa học công nghệ của ngành xây dựng nói chung là những loại tài liệu cực kỳ quan trọng đối với quốc gia trong công cuộc xây dựng và bảo vệ đất nước. Nếu những tài liệu này bị lọt ra ngoài, vào tay kẻ xấu sẽ trở thành những vũ khí phá hoại nền kinh tế đang phát triển của nước ta. Những đề tài nghiên cứu khoa học, những bản thiết kế kỹ thuật, hồ sơ kỹ thuật, báo cáo công tác giám định sự cố tai nạn
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn
lao động, khảo sát hiện trường, các bản vẽ sơ bộ, bản vẽ chi tiết... đều là những loại tài liệu quan trọng đối với một công trình xây dựng nói riêng, đối với nền kinh tế của Việt Nam nói chung. Do đó việc thu thập tài liệu kỹ thuật tại Trung tâm đúng phương pháp sẽ giúp cho Trung tâm bảo vệ được những bí mật của khoa học, của công nghệ quốc gia, giúp chống lại sự phá hoại của kẻ thù.
Ngoài ra, công tác thu thập tài liệu kỹ thuật tại Trung tâm nếu được tiến hành tốt còn có tác dụng tạo cơ sở vật chất để thực hiện các loại công việc khác như: phân loại để tổ chức tài liệu trong kho lưu trữ, thống kê tài liệu, lập các cơ sở dữ liệu tài liệu kỹ thuật... Nói một cách khác, phải có tài liệu thì mới tiến hành được các công việc tiếp theo của nghiệp vụ chuyên môn công tác lưu trữ. Vì chúng ta đều biết, công tác lưu trữ bao gồm rất nhiều phần việc được thực hiện theo một trình tự nhất định, phần việc trước được thực hiện tốt sẽ là tiền đề để thực hiện các phần việc tiếp theo. Trong nghiệp vụ công tác lưu trữ, đối tượng để tiến hành các biện pháp chuyên môn đó chính là tài liệu lưu trữ, phải có tài liệu thì mới phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản, tổ chức sử dụng được tài liệu. Thu thập tài liệu là giai đoạn đầu tiên khi tiến hành nghiệp vụ công tác lưu trữ. Do đó, nếu tài liệu kỹ thuật tại Trung tâm được thu thập đầy đủ, kịp thời sẽ tạo điều kiện thuận lợi trong việc thực hiện các giai đoạn tiếp theo của công tác lưu trữ.
Về vấn đề xây dựng phương án và tổ chức phân loại tài liệu kỹ thuật, chúng tôi giả dụ là tất cả tài liệu kỹ thuật đã được thu về đầy đủ vào lưu trữ của cơ quan. Như vậy vấn đề cần phải giải quyết ở nội dung này, đó là: tại sao phải tiến hành phân loại tài liệu kỹ thuật tại Trung tâm và công việc đó phải được tiến hành như thế nào?
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn
Phân loại tài liệu phông lưu trữ là dựa vào những đặc trưng của tài liệu trong phông để phân chia chúng thành các nhóm, sắp xếp trật tự các nhóm và các đơn vị bảo quản trong từng nhóm nhỏ nhất, nhằm sử dụng thuận lợi và có hiệu quả phông lưu trữ đó. [18;65]
Để trả lời cho câu hỏi thứ nhất, đó là tại sao phải tiến hành phân loại tài liệu kỹ thuật, chúng tôi nhận thấy rằng, phân loại tài liệu phông lưu trữ có ý nghĩa rất lớn đối với việc tổ chức khoa học tài liệu, đặc biệt là tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật trong các phòng, kho lưu trữ. Chỉ trên cơ sở tài liệu của phông lưu trữ Trung tâm đã được phân loại một cách khoa học, mới có điều kiện thuận lợi để tổ chức sử dụng tài liệu và xây dựng các công cụ tra cứu khoa học.
Phân loại tài liệu thực chất là việc tổ chức khoa học tài liệu trong một phông, nhằm tạo điều kiện cho việc tổ chức bảo quản để kéo dài tuổi thọ những tài liệu đó và khai thác sử dụng thuận lợi những tài liệu đó phục vụ các nhu cầu khác nhau của xã hội.
Mặt khác ở phần thu thập bổ sung tài liệu đã trình bày ở trên, nếu tài liệu được thu về lưu trữ vẫn đang ở trong tình trạng bó, gói, để lẫn lộn các nội dung với nhau, tài liệu liên quan đến một vấn đề mà lưu giữ ở nhiều bộ phận thì như vậy mục đích thu tài liệu về không đạt được. Tài liệu thu về cần tiến hành phân loại, lập hồ sơ kết hợp với xác định giá trị tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu tài liệu... Có như vậy, tài liệu kỹ thuật mới phát huy được tối đa tác dụng của nó trên mọi phương diện.
Thông qua quá trình phân loại tài liệu kỹ thuật tại TTKĐXD, người ta có thể biết được tương đối chính xác, cụ thể thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu thuộc bộ phận lưu trữ của Trung tâm. Vì bản thân khi tiến hành phân loại tài liệu phải tiến hành xây dựng khung phân loại chi tiết khối tài liệu
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn
đó, cho nên thông qua khung phân loại đó chúng ta phần nào sẽ nắm được thành phần, nội dung của khối lượng tài liệu kỹ thuật hiện đang bảo quản tại lưu trữ Trung tâm.
Đồng thời khi tiến hành phân loại tài liệu cũng sẽ giúp cho cán bộ lưu trữ bổ sung, điều chỉnh một cách phù hợp những tài liệu hiện đang được bảo quản tại lưu trữ Trung tâm. Vì khi tiến hành phân loại tài liệu kết hợp với xác định giá trị tài liệu, chúng ta sẽ nhận thấy rất nhiều tài liệu trùng thừa, giống nhau cả về nội dung và hình thức, khi đó qua việc phân loại tài liệu sẽ giúp loại bỏ bớt những tài liệu trùng thừa đó và phát hiện được những tài liệu còn thiếu để thu thập bổ sung.
Mặt khác, việc phân loại tài liệu kỹ thuật tại TTKĐXD nếu được làm tốt sẽ giúp cho việc tra tìm tài liệu được nhanh chóng, khai thác tài liệu được thuận lợi, nghiên cứu tài liệu được dễ dàng, chính xác, tiết kiệm diện tích kho tàng và kinh phí mua sắm trang thiết bị bảo quản tài liệu, góp phần thực hiện tốt hơn Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 2/3/2007 của Thủ tuớng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
Đó chính là lý do phải tiến hành phân loại tài liệu kỹ thuật sau khi đã được thu về tại TTKĐXD. Sau đây chúng tôi sẽ trình bày nội dung công tác phân loại kết hợp với xác định giá trị tài liệu kỹ thuật tại Trung tâm.
Khác với tài liệu hành chính thông thường, việc xác định giá trị tài liệu kỹ thuật tương đối dễ dàng. Tất cả các tài liệu được hình thành trong quá trình kiểm định, thiết kế sản phẩm, tư vấn giám sát các công trình xây dựng... đều có giá trị thực tiễn cao, giá trị của những bộ tài liệu đó tồn tại song song với sự tồn tại của các công trình, các thiết bị, máy móc trong ngành xây dựng. Như vậy, trong quá trình phân loại tài liệu kỹ thuật, chúng ta sẽ kết hợp xác định giá trị tài liệu bằng cách loại bỏ những tài liệu trùng thừa. Trong mọi
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn
trường hợp cố gắng giữ lại bản gốc, bản chính (bản có dấu đỏ). Tuy nhiên nếu cả hai bản đều là bản sao thì bản nào có chất liệu giấy tốt hơn, rõ nét hơn sẽ được giữ lại. Làm như vậy tức là chúng ta đã tiết kiệm được giá tủ, văn phòng phẩm cho Trung tâm.
Tài liệu kỹ thuật của Trung tâm có những đặc thù riêng nên khi tiến hành phân loại, chúng ta phải thận trọng, lựa chọn phương pháp phân loại hợp lý, phù hợp với đặc điểm của tài liệu và đặc điểm khai thác. Muốn đạt được điều đó, khi phân loại tài liệu phải đảm bảo được mối liên hệ chặt chẽ của tài liệu, dựa vào những đặc trưng nhất định của từng tài liệu để sắp xếp các nhóm tài liệu một cách hợp lý trong một bộ tài liệu và sắp xếp các bộ tài liệu đó trong phạm vi phông lưu trữ.
Như chúng ta đã biết, tài liệu kỹ thuật khác với tài liệu hành chính, đối với tài liệu kỹ thuật, việc áp dụng các đặc trưng phân loại tài liệu lưu trữ hành chính như cơ cấu tổ chức, ngành hoạt động, vấn đề... ít được sử dụng. Đơn vị dùng để phân loại tài liệu kỹ thuật thường là bộ tài liệu và đơn vị bảo quản.
Việc xây dựng phương án phân loại cho khối tài liệu kỹ thuật phải thật chính xác, khoa học. Bởi vì như chúng ta đã biết ở chương 2, tài liệu kỹ thuật của Trung tâm có khối lượng lớn, thành phần, nội dung phong phú, đa dạng... với những đặc điểm như vậy, chúng ta nên chọn phương án phân loại nào cho hợp lý là điều cần xác định khi bắt tay vào phân loại khối tài liệu kỹ thuật hiện có tại Trung tâm.
Trên thực tế có rất nhiều phương pháp phân loại tài liệu kỹ thuật như: phân loại theo bộ tài liệu; phân loại theo trình tự thu thập tài liệu vào kho lưu trữ; phương pháp phân loại theo kích thước hoặc vật liệu làm ra tài liệu. Mỗi cách như vậy đều có đặc điểm riêng, đều có những ưu điểm và nhược điểm, phù hợp hay không phù hợp với đặc thù của từng cơ quan.
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn
Qua quá trình khảo sát thực tế tình hình tài liệu kỹ thuật tại Trung tâm, cũng như dựa vào chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Trung tâm, chúng tôi lựa chọn phương án phân loại tài liệu kỹ thuật theo bộ tài liệu (bộ thiết kế, bộ báo cáo khoa học, bộ tài liệu giám sát, bộ tài liệu kiểm định...). Việc lựa chọn phương án này phản ánh được đầy đủ bản chất của từng công trình, từng sản phẩm cụ thể, tạo điều kiện cho việc nghiên cứu khai thác tài liệu của từng công trình, từng sản phẩm trong việc thay thế, sửa chữa, nâng cấp hay truy cứu trách nhiệm về những công việc đó được thuận lợi, nhanh chóng.
Tuy nhiên, khi tiến hành phân loại tài liệu theo phương án này, chúng ta sẽ gặp hai trường hợp, đó là:
- Những bộ tài liệu được thu thập trọn bộ, đầy đủ các giai đoạn
- Những bộ tài liệu thiếu tài liệu của các giai đoạn nghiệm thu kỹ thuật, giai đoạn cuối cùng trước khi đưa công trình, thiết bị vào sử dụng.
Nhưng theo chúng tôi, tại TTKĐXD, đa số tài liệu kỹ thuật đều trọn bộ, nên phương án phân loại tài liệu kỹ thuật theo bộ tài liệu vẫn thuận lợi và ưu việt hơn cả. Đối với các bộ tài liệu chưa thu được đầy đủ, chúng tôi vẫn tiến hành phân loại theo đặc trưng bộ tài liệu, thiếu tài liệu của giai đoạn nào sau này sẽ tiến hành bổ sung tiếp. Chúng tôi không áp dụng phương pháp phân loại liên tục (dây chuyền) bởi vì sau này khi tài liệu được thu thập đầy đủ, cán bộ lưu trữ sẽ rất mất công khi phải phân loại lại tài liệu của bộ thiết kế đó.
Khi tiến hành phân loại tài liệu kỹ thuật, đơn vị dùng để phân loại là bộ tài liệu và đơn vị bảo quản. Trong phạm vi phông lưu trữ thì dùng bộ thiết kế để làm đơn vị phân loại, thống kê, xác định giá trị. Trong phạm vi từng bộ tài liệu thì dùng ĐVBQ làm đơn vị phân loại, thống kê tài liệu.
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn
Dựa vào chức năng, nhiệm vụ của TTKĐXD, khi phân loại tài liệu chúng tôi tiến hành chia tài liệu thành các nhóm lớn, rồi từ nhóm lớn lại chia ra các nhóm nhỏ hơn. Tài liệu kỹ thuật được chia thành 5 nhóm lớn (căn cứ vào nhóm chức năng của Trung tâm đã trình bày tại Chương 1), đó là các nhóm tài liệu sau:
- Nhóm tài liệu liên quan đến chức năng về quản lý và kiểm định KTAT
- Nhóm tài liệu về việc thực hiện các dịch vụ về ATLĐ và BHLĐ
- Nhóm tài liệu về việc thực hiện các dịch vụ về tư vấn kỹ thuật và tư vấn đầu tư xây dựng
- Nhóm tài liệu về nghiên cứu khoa học - Nhóm tài liệu chuyên môn khác
Trong phạm vi từng nhóm lớn này, tài liệu lại tiếp tục được phân chia thành từng nhóm nhỏ hơn.
(Nội dung chi tiết được thể hiện tại Phương án phân loại, lập hồ sơ tài liệu kỹ thuật tại Phụ lục 3 của Đề tài này).
Do tài liệu tại TTKĐXD chưa được lập hồ sơ, nên khi tiến hành phân loại tài liệu chúng ta kết hợp cả việc phân định hồ sơ.
Phân định hồ sơ tài liệu kỹ thuật khi tiến hành phân loại tài liệu.
Như chúng ta đã biết, phân định hồ sơ tài liệu, hay là lập hồ sơ tài liệu là một công việc không thể thiếu trong hoạt động của từng cán bộ và trong việc tổ chức lưu trữ tài liệu ở các lưu trữ cơ quan. Việc lập hồ sơ tài liệu kỹ thuật có tác dụng thiết thực trong việc quản lý tài liệu, quản lý hoạt động khoa học và tra tìm, khai thác tài iệu được nhanh chóng, chính xác. Tuy nhiên, tại TTKĐXD, công việc lập hồ sơ chưa được thực hiện đầy đủ, nghiêm túc. Tài
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn
liệu chưa được sắp xếp, lập hồ sơ, chưa được biên mục cụ thể, các tài liệu còn đang ở trong tình trạng rời lẻ, lẫn lộn. Do đó, trong các biện pháp tổ chức khoa học tài liệu kỹ thuật tại Trung tâm, chúng tôi đưa vào nội dung phân định hồ sơ tài liệu kỹ thuật, nội dung này được coi là tiền đề quan trọng, giúp cho việc thực hiện các khâu chuyên môn của công tác lưu trữ được thuận lợi, dễ dàng hơn.
Hồ sơ tài liệu kỹ thuật là toàn bộ tài liệu có nội dung liên quan đến một bộ tài liệu kỹ thuật.
Đối với những hồ sơ có nhiều tài liệu kỹ thuật thì sẽ lập một số đơn vị bảo quản, sẽ thuận lợi cho việc bảo quản và tra tìm tài liệu nhanh chóng. Đối với những bộ tài liệu kỹ thuật có số lượng tài liệu ít thì tất cả tài liệu lập thành