Như chúng ta đã biết, phân loại tài liệu là căn cứ vào những đặc trưng của từng loại tài liệu để sắp xếp các nhóm tài liệu một cách hợp lý ở trong từng bộ tài liệu và trong phạm vi kho lưu trữ.
Khi phân loại tài liệu kỹ thuật tại Trung tâm nói riêng, tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật nói chung thường phải căn cứ vào các đặc trưng như: bộ tài liệu (ví dụ: bộ thiết kế, bộ báo cáo khoa học, bộ tài liệu giám sát...), trình tự thu thập tài liệu vào lưu trữ, kích thước tài liệu hoặc vật liệu làm ra tài liệu đó. Việc áp dụng các đặc trưng phân loại tài liệu lưu trữ hành chính ít được sử dụng đối với loại tài liệu kỹ thuật.
Người ta thường dùng đơn vị để phân loại tài liệu kỹ thuật là bộ tài liệu và đơn vị bảo quản. Trong phạm vi một phòng hoặc kho lưu trữ thì nên dùng bộ tài liệu làm đơn vị để tiến hành phân loại, thống kê, xác định giá trị tài liệu.
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn
Trong từng bộ tài liệu thì dùng đơn vị bảo quản làm đơn vị để thống kê, phân loại.
Việc phân loại tài liệu kỹ thuật nếu được làm tốt sẽ có tác dụng thiết thực trong việc tra tìm tài liệu được nhanh chóng, tài liệu được khai thác thuận lợi, phục vụ cho việc nghiên cứu tài liệu được chính xác, cập nhật và đầy đủ thông tin. Mặt khác, nếu việc phân loại khối tài liệu này làm tốt cũng sẽ giúp cho các cơ quan, đơn vị, các phòng kho lưu trữ tiết kiệm tối đa diện tích kho tàng và trang thiết bị bảo quản.
Tuy nhiên, đến nay qua khảo sát tình hình thực tế tại Trung tâm, chúng tôi nhận thấy tài liệu kỹ thuật chưa được thu về bảo quản tại một đầu mối nên việc phân loại tài liệu là cực kỳ khó khăn, phức tạp. Chỉ khi nào thu được tài liệu về lưu trữ thì mới tiến hành được các công tác nghiệp vụ chuyên môn tiếp theo của công tác lưu trữ như phân loại, xác định giá trị tài liệu, tổ chức công cụ tra cứu tài liệu...
Hiện nay tài liệu kỹ thuật tại Trung tâm tuy chưa được thu thập về lưu trữ cơ quan, chưa được tiến hành phân loại thống nhất, nhưng bước đầu mỗi cán bộ cũng đã tự lưu giữ, quản lý tài liệu theo nội dung công việc. Vì hầu hết các tài liệu kỹ thuật hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan thuộc lĩnh vực xây dựng đều có những quy định bắt buộc của Nhà nước, của Bộ Xây dựng về trình tự tiến hành công việc. Trong đó qui định rõ, bắt buộc phải thực hiện những công việc gì theo trình tự ra sao.
Ví dụ: Trong công tác tư vấn thiết kế và thẩm tra thiết kế kỹ thuật và dự toán, nội dung các bước thực hiện bao gồm:
- Bước 1: Giao nhiệm vụ;
- Bước 2: Chỉ định chủ trì hợp đồng, chủ nhiệm hạng mục, nhóm khảo sát;
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn
- Bước 3: Xây dựng kế hoạch thiết kế; - Bước 4: Thị sát công trình;
- Bước 5: Lập đề cương khảo sát thiết kế; - Bước 6: Khảo sát hiện trường;
- Bước 7: Xử lý số liệu; - Bước 8: Xem xét thiết kế; - Bước 9: Soát xét nội bộ; - Bước 10: Tính dự toán; - Bước 11: Xác nhận thiết kế.
Việc thực hiện một công việc phải qua từng bước, từng công đoạn cụ thể, từ đó sẽ hình thành nên một khối tài liệu tương ứng với từng công việc cụ thể đó. Những tài liệu kỹ thuật này sẽ được lập thành một bộ hồ sơ về tư vấn thiết kế và thẩm tra thiết kế, trong đó sẽ lập các đơn vị bảo quản.
Do hầu hết các công việc liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm đều có văn bản quy định hướng dẫn chi tiết của Nhà nước, nên dù muốn hay không, các kiểm định viên khi tiến hành công việc cũng đều phải tuân thủ. Từ đó hình thành nên những bộ tài liệu kỹ thuật có đầy đủ thành phần các văn bản liên quan đến một vấn đề, một công trình nghiên cứu cụ thể. Tuy nhiên những tài liệu, những văn bản liên quan đến một vấn đề, một công việc cụ thể thì chưa được lập hồ sơ, chưa được sắp xếp một cách khoa học, mà vẫn đang trong tình trạng để lẫn lộn và rất lộn xộn, rất dễ bị hư hỏng, mất mát. Việc xây dựng phương án phân loại tài liệu và lập đơn vị bảo quản cho từng bộ tài liệu kỹ thuật sẽ được chúng tôi đề cập đầy đủ và chi tiết trong Chương 3 của đề tài này.
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn
Tóm lại, đến nay, tại TTKĐXD việc phân loại tài liệu kỹ thuật vẫn chưa được thực hiện một cách bài bản, qui củ, công việc này chỉ bước đầu được thực hiện theo nhu cầu, theo đòi hỏi của từng loại hình công việc cụ thể, vì vậy có thể nói là do khách quan, không phải do ý thức chủ quan của chủ thể mà tài liệu vẫn được phân loại một cách tương đối thống nhất.