2..4 Công tác xác định giá trị tài liệu kỹ thuật
3.7. Đầu tư kinh phí, trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ
liệu kỹ thuật
Như chúng ta đã biết, để thực hiện được một công việc, đặc biệt là trong công tác quản lý của một cơ quan thì vấn đề con người chưa đủ mà còn cần đến tiềm lực về kinh tế thì mới đạt hiệu quả cao được. Muốn vậy cần phải có sự đầu tư thích đáng về kinh phí. Nội dung mà chúng tôi muốn đề cập ở đây là việc đầu tư kinh phí cho công tác tổ chức khoa học tài liệu kỹ thuật để giúp cho công tác này thực hiện đạt kết quả cao nhất.
Thứ nhất, là Ban lãnh đạo Trung tâm cần đầu tư về tài chính để tổ chức ngay một lớp tập huấn cho tất cả CBVC Trung tâm về công tác lưu trữ tài liệu, đặc biệt là lập hồ sơ công việc, tổ chức khoa học tài liệu kỹ thuật, bởi vì các công tác này hiện nay rất yếu và hầu như chưa được thực hiện nghiêm túc. Việc mở lớp học như vậy cần được đầu tư kinh phí thỏa đáng, gồm các khoản như: xây dựng kế hoạch học tập, thuê hội trường, thù lao cho giáo viên, chuẩn bị tài liệu hướng dẫn, tài liệu tham khảo...
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn
Thứ hai, là lãnh đạo Trung tâm cần đầu tư kinh phí để xây thêm hoặc sửa chữa phòng làm việc thành một phòng hoặc kho lưu trữ chuyên dụng bảo quản tài liệu lưu trữ. Hiện nay, tại Trung tâm, tài liệu lưu trữ chưa được bảo quản riêng mà được để tại phòng Tổng hợp. Phòng Tổng hợp thực hiện rất nhiều chức năng, bao gồm hành chính, quản trị, văn thư, lưu trữ, tổ chức, tổng hợp. Hàng ngày khách của cơ quan và CBVC ra vào thường xuyên. Như vậy tài liệu lưu trữ của Trung tâm không đảm bảo được các yêu cầu về bảo quản an toàn tài liệu.
Thứ ba, là lãnh đạo Trung tâm cần đầu tư kinh phí để mua phần mềm hỗ trợ cho công tác lưu trữ và lưu giữ, tra tìm CSDL tài liệu. Việc ứng dụng tin học trong công tác văn thư và lưu trữ đến nay vẫn chưa được thực hiện. Trung tâm đã trang bị rất nhiều máy vi tính, nhưng chủ yếu để thao tác các công việc chuyên môn như đánh máy văn bản, thiết kế kỹ thuật hoặc kết nối mạng Inter net. Kinh phí để mua phần mềm quản lý công tác lưu trữ nói chung là không lớn lắm nhưng lại rất cần thiết, vì nó sẽ giúp cho nhà quản lý, cho từng CBVC thuận tiện rất nhiều trong việc tra tìm những tài liệu cần thiết.
Thứ tư, là lãnh đạo Trung tâm nên đầu tư kinh phí để mua sắm giá, tủ để đựng tài liệu kỹ thuật theo từng lĩnh vực chuyên môn và đặc thù riêng. Đối với tài liệu kỹ thuật là các bản vẽ khổ A0, A1 thì cần thiết kế loại tủ đựng tài liệu riêng biệt để lưu giữ tài liệu so với loại tài liệu kỹ thuật thông thường. Ngoài ra cần trang bị các trang thiết bị văn phòng khác như: bìa, cặp, hộp tài liệu, máy hút ẩm, máy hủy tài liệu...
Thứ năm, là Trung tâm cần tổ chức đợt thu thập, giao nộp tài liệu kỹ thuật của tất cả các đơn vị, cá nhân vào lưu trữ cơ quan, tiếp đó cần đầu tư kinh phí để phân loại, chỉnh lý, lập hồ sơ cho khối tài liệu này.
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn
Trên đây là một số giải pháp về kinh tế cần được Ban Giám đốc TTKĐXD thực hiện để đưa công tác lưu trữ của Trung tâm sớm đi vào nề nếp và hoạt động đạt hiệu quả cao nhất.
Tóm lại, để làm tốt các nội dung chuyên môn nghiệp vụ của công tác lưu trữ và tổ chức khoa học tốt khối tài liệu lưu trữ kỹ thuật hiện đang bảo quản tại Trung tâm, lãnh đạo Trung tâm cần đánh giá đúng tầm quan trọng của công tác này qua việc ban hành các văn bản cụ thể liên quan đến nghiệp vụ lưu trữ. Đồng thời, có những chính sách phù hợp trong việc đào tạo nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ lưu trữ, tăng cường kinh phí đầu tư các trang thiết bị cần thiết phục vụ cho việc quản lý, sắp xếp, tổ chức khoa học loại tài liệu kỹ thuật này. Chúng tôi tin tưởng rằng: nếu các giải pháp trên được triển khai thì sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện nghiêm túc, chuẩn xác các nội dung của việc tổ chức khoa học tài liệu, từ đó sẽ phát huy tối đa vai trò của tài liệu khoa học kỹ thuật trong công cuộc xây dựng và bảo vệ tổ quốc.
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn
Kết luận
Tài liệu lưu trữ kỹ thuật có một vị trí đặc biệt quan trọng trong thành phần tài liệu Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam, là tài sản vô giá của đất nước ta, là sản phẩm tinh thần có giá trị nhiều mặt, thể hiện trình độ văn hóa, trình độ khoa học kỹ thuật của một dân tộc, một quốc gia. TTKĐXD là một đơn vị sự nghiệp trực thuộc Bộ Xây dựng, là đầu mối chính giúp Bộ quản lý về kỹ thuật an toàn trong toàn ngành xây dựng. Tài liệu kỹ thuật hình thành trong hoạt động của Trung tâm có vị trí, vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động của ngành xây dựng, nó có giá trị rất lớn về mặt lịch sử, khoa học và thực tiễn. Tài liệu kỹ thuật được coi là căn cứ chính xác đối với mỗi cá nhân khi tiến hành công việc chuyên môn như kiểm định kỹ thuật an toàn thiết bị, tư vấn thiết kế, tư vấn giám sát, nghiên cứu khoa học… Nó là nguồn tư liệu quan trọng để CBVC Trung tâm sử dụng tổng kết đúc rút kinh nghiệm, phát huy sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, nâng cao năng suất, hiệu quả lao động phục vụ đắc lực cho công cuộc xây dựng và bảo vệ tổ quốc.
Qua khảo sát thực tế về khối tài liệu này tại Trung tâm, chúng tôi đã nêu lên được thực trạng công tác lưu trữ tài liệu kỹ thuật hiện nay. Tài liệu kỹ thuật chưa được quan tâm, chú ý, hiện còn để lộn xộn tại các phòng làm việc, chưa được thu thập về một đầu mối, chưa xây dựng phương án và tổ chức phân loại, chưa tiến hành xác định giá trị và định thời hạn bảo quản, chưa xây dựng công cụ tra cứu khoa học cần thiết… Từ thực tế đó, chúng tôi nêu lên sự cần thiết phải tiến hành tổ chức khoa học tài liệu kỹ thuật của Trung tâm.
Trên cơ sở những phân tích và đánh giá về công tác lưu trữ tài liệu kỹ thuật của Trung tâm, chúng tôi đưa ra các đề xuất và biện pháp nhằm tổ chức khoa học tốt hơn cho khối tài liệu này, góp phần nâng cao hiệu quả và kéo dài tuổi thọ tài liệu kỹ thuật. Các biện pháp này tập trung vào một số vấn đề cơ
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn
bản như: nâng cao nhận thức và trình độ chuyên môn về công tác lưu trữ cho CBVC Trung tâm; đầu tư kinh phí, trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ tài liệu kỹ thuật; thực hiện nghiệp vụ chuyên môn của công tác lưu trữ, ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức khoa học tài liệu kỹ thuật.
Sau khi nghiên cứu vấn đề này, chúng tôi thấy rằng để tổ chức khoa học được khối tài liệu kỹ thuật hiện có tại Trung tâm, rất cần sự góp sức của toàn thể CBVC trong cơ quan, từ cán bộ lãnh đạo, quản lý đến các kiểm định viên, cán bộ kỹ thuật và cán bộ lưu trữ. Ngoài ra, vấn đề đầu tư kinh phí, trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ cũng rất cần được quan tâm, chú ý. Việc thực hiện đồng bộ các biện pháp và được sự đồng thuận, nhất trí cao của cán bộ, từ cấp lãnh đạo cao nhất đến từng nhân viên sẽ góp phần giúp Trung tâm giữ gìn, bảo quản an toàn được khối tài liệu này cũng như khai thác sử dụng có hiệu quả tài liệu kỹ thuật, phục vụ đắc lực cho công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc.
Nhìn chung, những kết quả nghiên cứu được trình bày trong đề tài này của chúng tôi mới chỉ dừng lại ở việc tổ chức khoa học tài liệu kỹ thuật hình thành trong hoạt động của một cơ quan, đơn vị sự nghiệp cụ thể, đó là TTKĐXD trực thuộc Bộ Xây dựng. Vì từ trước tới nay, rất ít các công trình nghiên cứu sâu về tài liệu kỹ thuật hình thành trong hoạt động của ngành xây dựng, cũng như việc tiến hành các biện pháp nghiệp vụ chuyên môn của công tác lưu trữ đối với loại tài liệu này. Nhưng chúng tôi cũng mong muuốn, những kết quả nghiên cứu của mình sẽ góp phần hoàn thiện hơn công tác lưu trữ tại một đơn vị sự nghiệp khoa học thuộc Bộ Xây dựng. Ngoài ra, chúng tôi cũng hy vọng, vấn đề này sẽ tiếp tục được nghiên cứu không chỉ ở TTKĐXD là đơn vị sự nghiệp thuộc Bộ Xây dựng, mà còn cả trong những doanh nghiệp, tập đoàn kinh tế, các Cục, Vụ, Viện thuộc ngành xây dựng của nước
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn
ta, và hơn nữa là trong tất cả các cơ quan, đơn vị có sử dụng đến loại hình tài liệu kỹ thuật đặc thù.
Chúng tôi đã lựa chọn vấn đề này với mong muốn sẽ góp một tiếng nói trong việc tổ chức khoa học khối tài liệu kỹ thuật hình thành ngày càng nhiều hơn trong hoạt động của ngành xây dựng, cũng như đưa ra được các biện pháp tổ chức khoa học thiết thực nhất. Đề tài chắc hẳn không tránh khỏi những sai sót mắc phải, vì vậy chúng tôi rất mong được sự đóng góp của những người quan tâm tới vấn đề này để đề tài được hoàn thiện hơn./.
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1] Bộ Lao động - Thương binh và xã hội, Bộ tài liệu hội nghị triển khai
chương trình quốc gia về BHLĐ, ATLĐ, VSLĐ năm 2008 - Lưu trữ
TTKĐXD.
[2] Chỉ thị số 02/2008/CT-BXD ngày 27/3/2008 của Bộ Xây dựng v/v
chấn chỉnh và tăng cường các biện pháp đảm bảo an toàn lao động,
vệ sinh lao động trong các đơn vị thuộc ngành xây dựng - Lưu trữ
TTKĐXD.
[3] Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 2/3/2007 của Thủ tuớng Chính phủ
về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. Nguồn:
website: www.archives.gov.vn.
[4] Công văn số 262/LTNN-NVTW ngày 12/6/2001 của Cục Lưu trữ Nhà
nước hướng dẫn thành phần hồ sơ, tài liệu của các cơ quan hành chính Nhà nước Trung ương thuộc diện nộp lưu vào các Trung tâm
lưu trữ.. Nguồn: Website: www.archives.gov.vn.
[5] Dự án INT/95/M10/DAN - Tài liệu tập huấn an toàn - vệ sinh lao
động trên công trường xây dựng. Lưu trữ TTKĐXD.
[6] Trần Thị Hằng, Tình hình quản lý tài liệu kỹ thuật các công trình xây
dựng cơ bản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, Khóa luận tốt
nghiệp, Hà Nội, 2007. - Tư liệu Khoa LTH&QTVP.
[7] Nguyễn Mai Hương, Công tác văn thư tại Trung tâm Kiểm định kỹ
thuật an toàn xây dựng - Thực trạng và giải pháp, Khóa luận tốt
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn
[8] Trần Lệ Hường, Những tồn tại trong công tác lưu trữ ở Bộ Xây dựng
- Báo cáo khoa học lần IV, 4/2000 - Tư liệu Khoa LTH&QTVP P [9] Nguyễn Thu Loan, Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ bản đồ địa
chính tại Sở Tài nguyên, môi trường và nhà đất Hà Nội, Khóa luận
tốt nghiệp, Hà Nội, 2004. - Tư liệu Khoa LTH&QTVP.
[10] Luật Xây dựng - Website Bộ Xây dựng: www.xaydung.gov.vn.
[11] Chu Thị Mận (Chủ nhiệm đề tài), Nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn
bảo quản tài liệu XDCB thuộc diện nộp vào lưu trữ quốc gia (Đề tài
nghiên cứu khoa học cấp ngành, nghiệm thu 2001) - Nguồn: Trung tâm Nghiên cứu khoa học - Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
[12] Nghị định số 16/2005/NĐ-CP ngày 7/2/2005 của Chính phủ về việc
ban hành Qui chế quản lý dự án đầu tư và xây dựng công trình - Lưu
trữ TTKĐXD.
[13] Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính phủ qui
định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia.
Công báo số 09 ngày 17/4/2004.
[14] Nghị định số 209/2004/NĐ-CP ngày 16/12/2004 của Chính phủ về
quản lý chất lượng công trình xây dựng. - Lưu trữ TTKĐXD
[15] Chu Thị Minh Ngọc, Hệ thống văn bản hình thành trong hoạt động
của Bộ Xây dựng, Khóa luận tốt nghiệp 2005. - Tư liệu Khoa
LTH&QTVP
[16] Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia, Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia - năm 2001
[17] Trịnh Thị Kim Oanh, Chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ kỹ thuật các
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn
Khóa luận tốt nghiệp, Hà Nội, 2000 - Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng.
[18] PGS.TS Nguyễn Minh Phương (chủ biên), Tập bài giảng lưu trữ tài
liệu khoa học công nghệ, năm 2005 - Tư liệu Khoa Lưu trữ học và
Quản trị văn phòng.
[19] Vương Đình Quyền (chủ biên) - Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ
- NXB Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội, 1990.
[20] Quyết định số 04/2006/QĐ-BLĐTBXH ngày 26/6/2006 của Bộ Lao
động thương binh và xã hội ban hành Qui trình kiểm định kỹ thuật
an toàn các thiết bị nâng - thang máy - Lưu trữ TTKĐXD.
[21] Quyết định số 19/2005/QĐ-BXD của Bộ trưởng Bộ Xây dựng ngày
29/6/2005 về việc ban hành Quy chế quản lý, lập và sử dụng tài liệu
bí mật Nhà nước - Lưu trữ TTKĐXD.
[22] Quyết định số 27/2005/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ ngày
31/1/2005 về Danh mục bí mật nhà nước mức độ tối mật ngành xây
dựng. - Lưu trữ TTKĐXD.
[23] Quyết định số 35/1999/QĐ-BXD ngày 12/11/1999 của Bộ trưởng Bộ
Xây dựng v/v ban hành qui định quản lý chất lượng công trình. - Lưu
trữ TTKĐXD.
[24] Quyết định số 53/QĐ/LTNN-NVTW ngày 28/4/2000 của Cục Lưu trữ
Nhà nước về việc ban hành mẫu phiếu tin, bản hướng dẫn biên mục phiếu tin và phần mềm ứng dụng Visual Basic để lập CSDL quản lý
tài liệu lưu trữ. Nguồn: Website: www.archives.gov.vn.
[25] Quyết định số 58/QĐ-TCCP ngày 17/3/1995 của Ban Tổ chức cán bộ
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn
thuộc diện nộp lưu hồ sơ tài liệu vào các Trung tâm Lưu trữ quốc gia. Nguồn: Website: www.archives.gov.vn.
[26] Quyết định số 81/BXD-TCLĐ ngày 15/2/1997 của Bộ trưởng Bộ Xây
dựng v/v ban hành Quy chế Tổ chức và hoạt động của Trung tâm
Kiểm định kỹ thuật an toàn xây dựng thuộc Bộ Xây dựng. - Lưu trữ
TTKĐXD.
[27] Quyết định số 981/BXD-TCLĐ ngày 12/11/1996 của Bộ trưởng Bộ
Xây dựng v/v thành lập Trung tâm Kiểm định kỹ thuật an toàn xây
dựng - Lưu trữ TTKĐXD
[28] Quyết định số 2013/2005/QĐ-BLĐTBXH ngày 29/12/2005 của Bộ
Lao động thương binh và xã hội ban hành Qui trình kiểm định kỹ thuật an toàn các loại máy, thiết bị, vật tư, các chất có yêu cầu
nghiêm ngặt về an toàn lao động - Lưu trữ TTKĐXD.
[29] Nguyễn Thị Thảo, Xây dựng phương án tổ chức lưu trữ tài liệu thiết
kế tại Công ty Tư vấn xây dựng Sông Đà, Khóa luận tốt nghiệp, Hà
Nội, 2004. - Tư liệu Khoa LTH&QTVP.
[30] Thông tư 02/2006/TT-BXD ngày 17/5/2006 của Bộ Xây dựng hướng
dẫn lưu trữ hồ sơ thiết kế, bản vẽ hoàn công công trình xây dựng. -
Lưu trữ TTKĐXD.
[31] Thông tư 04/2008/TT-BLĐTBXH ngày 27/2/2008 của Bộ Lao động
Thương binh và xã hội hướng dẫn thủ tục đăng ký và kiểm định các