2..4 Công tác xác định giá trị tài liệu kỹ thuật
2.5. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu kỹ thuật
Khai thác, sử dụng tài liệu là mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ. Tài liệu lưu trữ có phát huy được giá trị hay không phụ thuộc rất lớn vào việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu có khoa học, đạt hiệu quả hay không. Do tầm quan trọng của công tác này nên trong Pháp lệnh lưu trữ quốc gia đã dành nhiều nội dung để quy định về khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
Như trên đã trình bày về ý nghĩa của tài liệu kỹ thuật hình thành tại Trung tâm, việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu kỹ thuật có sự khác biệt so với tài liệu hành chính thông thường. Những tài liệu kỹ thuật này được sử dụng thường xuyên, rộng rãi hơn so với tài liệu hành chính. Đó có thể là bản vẽ thiết kế để hướng dẫn cho công nhân khi thao tác công việc. Những tài liệu thiết kế này được áp dụng dựa trên những thành tựu khoa học tiên tiến, rút kinh nghiệm từ những công trình, những sản phẩm đã có trước đó, từ đó sẽ giúp cho việc xây dựng, sửa chữa công trình, thiết kế sản phẩm đảm bảo kỹ thuật, tiết kiệm vật tư, công sức, giá thành sản phẩm… Đối với những công trình, những sản phẩm đã được đưa vào sử dụng thì tài liệu lưu trữ của nó
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn
được dùng để quản lý tốt công trình, để tiến hành bảo dưỡng, bảo trì, áp dụng đúng quy trình, quy phạm kỹ thuật, đúng công suất thiết kế, đúng chức năng của nó. Đối với những công trình xây dựng hoặc các sản phẩm, thiết bị khi xảy ra sự cố trước tuổi thọ thì tài liệu kỹ thuật được dùng làm căn cứ để truy cứu trách nhiệm cho những người làm không đúng kỹ thuật. Những tài liệu kỹ thuật ứng dụng thành tựu khoa học kỹ thuật độc đáo, tiên tiến mang tính dân tộc, tính khoa học… thì tài liệu đó được sử dụng để nghiên cứu lịch sử phát triển của ngành khoa học xây dựng, các trường phái kiến trúc Việt Nam.
Tài liệu kỹ thuật chứa đựng nội dung thông tin quan trọng, tùy vào mục đích sử dụng khác nhau mà chúng sẽ phát huy được giá trị thực sự của nó. Tuy nhiên, hiện nay, tài liệu kỹ thuật của Trung tâm chưa được thu thập về một mối, chưa được tiến hành phân loại, xác định giá trị… Từ đó dẫn đến việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu kỹ thuật cũng chưa được thực hiện thống nhất. Các hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật như: tổ chức phòng đọc, thông báo tài liệu, thành lập cơ sở dữ liệu thông tin tài liệu nghiên cứu khoa học, tổ chức triển lãm… chưa được áp dụng tại Trung tâm. Hình thức cấp bản sao tài liệu kỹ thuật được sử dụng khá phổ biến tại Trung tâm. Do yêu cầu của đối tác hoặc các đơn vị trong ngành xây dựng, Trung tâm sẽ tiến hành cấp bản sao tài liệu kỹ thuật. Những tài liệu đó do cán bộ hành chính của phòng Tổng hợp photocopy ra, sau đó Trưởng phòng Tổng hợp sẽ ký Sao y bản chính. Vì đặc thù của Trung tâm hoạt động trong lĩnh vực xây dựng, nên khi cấp một bản Kết quả kiểm định hoặc Giấy chứng nhận kiểm định thì các đơn vị thường phải sao ra nhiều bản để đồng gửi cho các đơn vị chức năng khác. Từ đó dẫn được việc tại Trung tâm loại hình khai thác sử dụng tài liệu được áp dụng phổ biến nhất đó là cấp bản sao tài liệu.
Tuy nhiên, để tài liệu kỹ thuật của Trung tâm phát huy được giá trị, ý nghĩa của chúng, thì trong thời gian tới, công tác tổ chức khai thác, sử dụng
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn
tài liệu kỹ thuật cần được chú trọng và phát huy hơn nữa, các hình thức khai thác sử dụng tài liệu kỹ thuật cần được áp dụng triệt để và khoa học hơn, có như vậy mới giúp công tác lưu trữ của Trung tâm thực sự đi vào nề nếp và đạt hiệu quả cao.