2..4 Công tác xác định giá trị tài liệu kỹ thuật
3.5. ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức khoa học tài liệu
Hiện nay công nghệ thông tin ngày càng phát triển và đã phát huy được hiệu quả rõ rệt, đặc biệt là đối với các đơn vị thuộc ngành xây dựng. Tại TTKĐXD, lãnh đạo Trung tâm đã quan tâm, chú trọng tới ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết công việc. Tại đây, 100% máy tính đã được kết nối mạng Internet và đã xây dựng hệ thống mạng LAN truyền dữ liệu giữa các phòng, các bộ phận. Mỗi kỹ sư, kiểm định viên được trang bị một máy tính cá nhân để thực hiện công việc. Máy tính được trang bị có cấu hình cao để có thể thiết kế, tính toán được thuận lợi. Tuy nhiên, việc ứng dụng CNTT chủ yếu phục vụ cho công việc tính toán, thiết kế, gửi và nhận E-mail và khai
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn
thác dữ liệu, thông số kỹ thuật trên Internet. Nhưng dù sao, việc lãnh đạo Trung tâm quan tâm, đầu tư thỏa đáng cho CNTT là một thuận lợi lớn đối với từng CBVC.
Tuy nhiên, việc áp dụng CNTT trong công tác lưu trữ chưa được triển khai đồng bộ và đạt hiệu quả. Thời gian tới, Trung tâm cần ứng dụng CNTT trong việc thiết kế hệ thống quản trị CSDL tra tìm tài liệu kỹ thuật. Cụ thể là cần thuê hợp đồng với các Công ty phần mềm tin học để thiết kế hệ thống quản trị CSDL tra tìm tài liệu kỹ thuật. Việc thiết kế và xây dựng hệ thống quản trị CSDL này cần dựa trên nội dung Quyết định số 53/QĐ/LTNN- NVTW ngày 28/4/2000 của Cục Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành mẫu phiếu tin, bản hướng dẫn biên mục phiếu tin và phần mềm ứng dụng Visual Basic để lập CSDL quản lý tài liệu lưu trữ. Bởi vì về mặt lý thuyết, thì ứng dụng CNTT để lập CSDL tra tìm tài liệu lưu trữ kỹ thuật là ưu việt nhất, tuy nhiên, nếu không có hệ quản trị CSDL tra tìm tài liệu kỹ thuật thì không có tác dụng gì nhiều. Do đó, một vấn đề quan trọng đối với lãnh đạo Trung tâm để tổ chức khoa học tốt khối tài liệu kỹ thuật đó là phải xây dựng và thiết kế hệ quản trị CSDL đó, mà cách thực hiện tốt nhất là nên hợp đồng để thuê một Công ty phần mềm tin học nào đó thiết kế.
Việc ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ là rất cần thiết, Ban lãnh đạo cần sớm đầu tư trang bị hệ thống phần mềm tin học để quản lý thống nhất công tác này, có như vậy mới giúp cho việc tra tìm tài liệu và phục vụ tổ chức khai thác sử dụng tài liệu được nhanh chóng, chính xác và đạt hiệu quả cao.