2..4 Công tác xác định giá trị tài liệu kỹ thuật
3.4. Xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu kỹ thuật
Sau khi tài liệu kỹ thuật tại TTKĐXD đã được thu thập đầy đủ, phân loại chính xác, khoa học, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ, phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm, bước cuối cùng trong việc tổ chức khoa học khối tài liệu này đó là xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu.
Công cụ tra cứu khoa học tài liệu kỹ thuật là các phương tiện tra tìm nội dung hồ sơ và tài liệu lưu trữ kỹ thuật nhằm cung cấp cho người khai thác tài liệu thỏa mãn các yêu cầu một cách nhanh chóng, chính xác.
Việc xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu kỹ thuật về cơ bản cũng giống với tài liệu hành chính thông thường. Trong các kho lưu trữ tài liệu khoa học kỹ thuật, người ta thường áp dụng các công cụ tra cứu khoa học như sổ thống kê tài liệu, các bộ thẻ tra tìm tài liệu và các cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ kỹ thuật. Tại TTKĐXD, chúng tôi áp dụng loại công cụ tra cứu khoa học tài liệu kỹ thuật, đó là: xây dựng các cơ sở dữ liệu tra tìm tài liệu lưu trữ kỹ thuật.
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn
Như chúng ta đã biết, hiện nay công nghệ thông tin được ứng dụng rộng rãi trong ngành lưu trữ để phục vụ cho nhiều lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ khác nhau. Đặc biệt CNTT được ứng dụng lập các CSDL tra tìm tài liệu lưu trữ tài liệu kỹ thuật là phổ biến nhất. Nội dung của việc xây dựng CSDL tra tìm tài liệu kỹ thuật được tiến hành như sau.
Bước 1. Xác định phạm vi, mục tiêu và các kết quả thông tin đầu ra của
CSDL.
CSDL là tập hợp các bản ghi hoặc tập tin có quan hệ lôgíc với nhau được lưu trữ trên máy tính. Trong CSDL, các tập tin được phân loại, lưu trữ và tìm kiếm theo những nguyên tắc nhất định của tin học [18;145].
CSDL tra tìm tài liệu kỹ thuật hàm chứa toàn bộ thông tin về nội dung và các đặc điểm của tài liệu kỹ thuật. Thông tin tài liệu kỹ thuật có thể được giới thiệu theo từng văn bản, bản vẽ, ĐVBQ hoặc hồ sơ. Các CSDL thành lập ở các lưu trữ cơ quan thường linh hoạt, mang tính độc lập, ít phụ thuộc vào CSDL khác.
Mỗi loại CSDL tra tìm tài liệu kỹ thuật có mục tiêu khác nhau cho nên sản phẩm thông tin đầu ra của mỗi CSDL có sự khác nhau.
- Các sản phẩm thông tin đầu ra của CSDL tra tìm tài liệu về quản lý và kiểm định KTAT thiết bị là:
+ Mục lục các công trình kiểm định thiết bị của phòng lưu trữ. + Mục lục các công trình kiểm định thiết bị theo chuyên đề:
Các công trình kiểm định thiết bị nâng Các công trình kiểm định thiết bị áp lực Các công trình kiểm tra xuất xưởng thiết bị
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn
Các công trình kiểm tra chất lượng sản phẩm, hàng hóa nhập khẩu
- Các sản phẩm thông tin đầu ra của CSDL tra tìm tài liệu về thực hiện các dịch vụ về tư vấn kỹ thuật và tư vấn đầu tư xây dựng là:
+ Mục lục các công trình về tư vấn kỹ thuật và tư vấn đầu tư xây dựng của phông lưu trữ.
+ Mục lục các công trình về tư vấn thiết kế và tư vấn đầu tư xây dựng theo chuyên đề:
Các công trình về tư vấn lập hồ sơ mời thầu Các công trình về tư vấn thiết kế
Các công trình về thẩm định thiết kế kỹ thuật và dự toán Các công trình về tư vấn giám sát chế tạo, lắp đặt thiết bị Các công trình về chế tạo thử nghiệm, cải tạo sửa chữa
thiết bị.
Các công trình về thực hiện các phép thử trong thí nghiệm...
- Các sản phẩm thông tin đầu ra của CSDL tra tìm tài liệu nghiên cứu khoa học là:
+ Mục lục các đề tài nghiên cứu khoa học của phòng lưu trữ. + Mục lục các đề tài nghiên cứu khoa học về các chuyên đề:
Các đề tài về thiết bị nâng Các đề tài về thiết bị áp lực
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn
Bước 2. Thiết kế phiếu tin
Phiếu tin là phương tiện quan trọng để nhập thông tin tài liệu vào máy tính một cách chính xác, thống nhất, đảm bảo cho các thông tin đầu ra có hiệu quả cao, không bị sót tin, không phải tìm kiếm thông tin nhiều lần [18;147].
Mỗi ô ghi một thông tin gọi là trường. Mỗi trường đặt trong một nhãn riêng bằng số hoặc bằng ký hiệu để chương trình nhận biết trường đó. Phiếu tin là bản tập hợp các trường chứa tất cả thông tin của một đơn vị mô tả tin. Phiếu tin có ưu điểm là chứa nhiều thông tin hơn tấm thẻ của các bộ thẻ tra tìm tài liệu.
Dựa vào nội dung của từng bộ tài liệu mà cấu tạo phiếu tin của các loại CSDL tra tìm tài liệu kỹ thuật có sự khác nhau. Thông thường phiếu tin chứa đựng 3 nhóm thông tin chính, đó là:
- Thông tin về nội dung và đặc điểm của tài liệu.
- Thông tin về phân loại thông tin tài liệu
- Thông tin về địa chỉ tra tìm tài liệu trong phòng, kho lưu trữ.
Bước 3. Xây dựng hệ quản trị CSDL tra tìm tài liệu kỹ thuật.
Việc thiết kế và xây dựng hệ quản trị CSDL thường dựa trên nền các hệ chương trình như FoxPro, MS. Access..., tuy nhiên khi thiết kế bằng chương trình nào cũng phải đảm bảo thỏa mãn các yêu cầu như: có thể lưu trữ được toàn bộ thông tin của hồ sơ, dễ cập nhật và chỉnh sửa các hồ sơ, đảm bảo tính an toàn, không bị mất dữ liệu, dễ khai thác, tìm kiếm thông tin, dễ sử dụng...
Hiện nay Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã ban hành Quyết định số 53/QĐ/LTNN-NVTW ngày 28/4/2000 về việc ban hành mẫu phiếu tin, bản hướng dẫn biên mục phiếu tin và phần mềm ứng dụng Visual Basic để lập
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn
CSDL quản lý tài liệu lưu trữ. Đây là cơ sở để các cơ quan ứng dụng trong việc xây dựng hệ quản trị CSDL tra tìm tài liệu kỹ thuật.
Bước 4. Biên mục phiếu tin
Việc biên mục phiếu tin phải chính xác, thống nhất giữa những người làm biên mục các phiếu tin trong CSDL. Phiếu tin được biên mục phù hợp với những nội dung của các thông tin ghi trên phiếu tin để nhập vào máy và phù hợp với đặc điểm của phần mềm ứng dụng.
Để biên mục phiếu tin chính xác, thống nhất cần có bản hướng dẫn biên mục phiếu tin cho các loại CSDL tra tìm tài liệu kỹ thuật.
Bước 5. Nhập thông tin của các phiếu tin vào máy tính
Bước này còn gọi là nhập liệu, đây là khâu quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và sản phẩm thông tin đầu ra của CSDL. Mỗi phiếu tin là một đơn vị tài liệu nhập vào máy. Việc nhập thông tin hoàn thành thì coi như việc xây dựng CSDL kết thúc.
Bước 6. Sản phẩm thông tin đầu ra của CSDL tra tìm tài liệu kỹ thuật.
Mỗi CSDL của một loại hình tài liệu kỹ thuật khác nhau có sản phẩm thông tin đầu ra khác nhau. Sản phẩm thông tin đầu ra của CSDL tra tìm tài liệu kỹ thuật được thể hiện dưới dạng mục lục tài liệu kỹ thuật theo những đặc trưng khác nhau như: nội dung, tác giả, thời gian...
Mục lục tài liệu được cấu tạo thành một bảng, trong đó chứa đựng một số thông tin thích ứng cho độc giả cần tìm tài liệu.
Ví dụ: Mục lục tài liệu các công trình kiểm định KTAT thiết bị nâng của TTKĐXD năm 2007
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn
gian trữ
1 Kiểm định KTAT pa lăng điện 172EH1
Công ty Xi măng Hoàng Mai 2007 2 Kiểm định KTAT cần trục tháp Potain MC80- 12A Công ty cổ phần Licogi 12 2007 3 Kiểm định KTAT vận thăng chở hàng và người HP VTL200 Công ty cổ phần Lilama 69-3 2007
4 Kiểm định KTAT thang máy trên 10 tầng
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
2007
5 Kiểm định KTAT cầu trục 2 dầm CT5T
Công ty cổ phần Vinaconex số 5
2007