Quỏ trỡnh cụng vụ là chuỗi cỏc thao tỏc nghiệp vụ của cụng chức thực hiện chức trỏch nhiệm vụ được phõn cụng trong quản lý nhà nước
Quỏ trỡnh là gỡ?
Tập hợp cỏc hoạt động cú liờn quan lẫn nhau hoặc tương tỏc để chuyển húa đầu vào thành đầu ra.
Cỏc quỏ trỡnh trong một tổ chức thường được hoạch định và được tiến hành dưới cỏc điều kiện được kiểm soỏt để gia tăng giỏ trị như quỏ trỡnh quản lý cụng văn đi đến, quỏ trỡnh giải quyết cụng việc hành chớnh ….
Mụ hỡnh cỏc quỏ trỡnh trong một tổ chức (Sơ đồ 3)
Đầu vào và đầu ra cú thể thấy được (chẳng hạn như văn bản hành chớnh, thiết bị hoặc vật tư) hoặc khụng thấy được (chẳng hạn như thụng tin hoặc năng lượng). Đầu ra cũng cú thể khụng định trước như chất thải hoặc chất gõy ụ nhiễm và thụng thường đầu vào của một quỏ trỡnh thường là đầu ra của cỏc quỏ trỡnh khỏc. Mỗi quỏ trỡnh đều cú khỏch hàng và cỏc bờn quan tõm (cú thể trong nội bộ hoặc bờn ngoài) chịu ảnh hưởng bởi quỏ trỡnh đú và bờn tạo cỏc đầu ra được xỏc định theo nhu cầu và mong đợi của họ.
QÚA TRèNH A QÚA TRèNH C QÚA TRèNH B QÚA TRèNH D Đầu vào của A Đầu ra của cỏc quỏ trỡnh khỏc Đầu ra của cỏc quỏ trỡnh khỏc Đầu ra của A Đầu vào của B
Đầu ra của B Đầu ra của C Đầu ra của D Đầu vào của D Đầu vào của C
Một số vớ dụ điển hỡnh về cỏc quỏ trỡnh trong lĩnh vực HCNN:
a) Cỏc quỏ trỡnh quản lý chiến lược để xỏc định vai trũ của cơ quan HCNN trong mụi trường kinh tế xó hội;
b) Cung cấp cỏc nguồn lực và năng lực để cung cấp dịch vụ cụng; c) Cỏc quỏ trỡnh cần thiết để duy trỡ mụi trường làm việc;
d) Xõy dựng, soỏt xột và cập nhật cỏc kế hoạch phỏt triển và cỏc chương trỡnh cụng tỏc;
e) Theo dừi và đỏnh giỏ qỳa trỡnh cung cấp dịch vụ;
f) Cỏc quỏ trỡnh cụng khai trong nội bộ và trao đổi thụng tin bờn ngoài bao gồm cỏc cơ chế lụi cuốn cụng dõn tham gia và xỳc tiến cỏc cuộc đối thoại với cỏc bờn quan tõm bờn trong và bờn ngoài để khuyến khớch sự chia xẻ sự hiểu biết về cỏc khớa cạnh, vấn đề và kết quả hoạt động của cơ quan HCNN;
h) Cỏc quỏ trỡnh thể hiện tớnh sẵn sàng và đỏp ứng khẩn cấp đối với cỏc cuộc khủng hoảng.
Trong lĩnh vực HCNN, việc tiếp cận theo quỏ trỡnh giỳp chỳng ta nhận
biết cỏc loại quỏ trỡnh khỏc nhau cần thiết trong tổ chức để cung cấp dịch vụ hành chớnh nhất quỏn và tin cậy cho tổ chức và cụng dõn.
Đối với từng quỏ trỡnh cần xỏc định:
• Ai là khỏch hàng của mỡnh? ( Ai thụ hưởng đầu ra từ quỏ trỡnh đú?);
• Đầu ra chủ yếu của quỏ trỡnh đú là gỡ? (chẳng hạn như thụng tin, yờu cầu phỏp lý, cỏc chớnh sỏch của chớnh phủ trung ương hoặc địa phương, năng lượng, cỏc nguồn lực tài chớnh và nhõn lực, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất …).
• Đầu ra gỡ được mong đợi? (chẳng hạn như đầu ra được cung cấp cú những đặc tớnh gỡ?
• Cần cỏc hoạt động kiểm soỏt gỡ để kiểm tra xỏc nhận kết quả của quỏ trỡnh? • Cú sự tương tỏc gỡ với cỏc quỏ trỡnh của cỏc cơ quan hành chớnh khỏc?
(quỏ trỡnh thẩm xột giấy phộp đầu tư của Sở Kế hoạch Đầu tư và quỏ trỡnh phờ duyệt giấy phộp đầu tư của Uỷ ban Nhõn dõn Tỉnh/Thành phố).
Thụng thường, cỏc quỏ trỡnh này tương ứng với cỏc bộ phận chức năng trong một tổ chức theo cơ cấu tổ chức của một cơ quan. Hệ thống tổ chức
thường theo hệ thống thứ bậc gồm nhiều cỏc đơn vị chức năng và được quản lý theo chiều dọc, mỗi đơn vị chức năng chịu trỏch nhiệm từng phần đối với đầu ra định trước. Điều này dẫn đến cỏc cụng việc tại những nơi cú sự tương giao trỏch nhiệm giữa cỏc bộ phận chức năng thường kộm ưu tiờn hơn cỏc cỏc cụng việc chớnh của mỗi bộ phận. Chớnh vỡ vậy, cụng việc tại nơi cú sự tương giao đú thường ớt được cải tiến vỡ cỏc bộ phận chỉ tập trung vào thực hiện chức năng riờng của mỡnh hơn là chỳ ý đến cụng việc đỏi hỏi cú sự phối hợp để mang lại lợi ớch chung cho tổ chức. Tiếp cận theo quỏ trỡnh giỳp chỳng ta nhận biết cỏc quỏ trỡnh cú sự tương giao đú để phối hợp chặt chẽ trong quỏ trỡnh giải quyết cụng việc một cỏc nhất quỏn vỡ lợi ớch chung của tổ chức.
(Sơ đồ 4) Vớ dụ về cỏc liờn kết xuyờn qua cỏc đơn vị trong một tổ chức.
Như vậy, kết quả hoạt động của một tổ chức cú thể được cải thiện khi hiểu rừ và biết ứng dụng theo cỏch tiếp cận theo quỏ trỡnh trong hệ thống quản lý của tổ chức. Cỏc quỏ trỡnh được quản lý như là một hệ thống, đầu ra từ một quỏ trỡnh này cú thể là đầu vào của quỏ trỡnh khỏc, và chỳng được liờn kết thành một mạng lưới chung. Việc vận hành mạng lưới cỏc quỏ trỡnh cú sự tương tỏc lẫn nhau như vậy cũn được gọi là sự tiếp cận theo hệ thống để quản lý .
"Tiếp cận theo quỏ trỡnh" là phương cỏch giỳp đạt được kết quả mong đợi nhờ
vào việc quản lý cỏc hoạt động và cỏc nguồn lực cú liờn quan như là một quỏ
trỡnh và là yếu tố cốt lừi của TCVN ISO 9001:2000.