Đơn vị: Hồ sơ
STT Các nội dung Đăng ký thế chấp Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017 Tổng
1 Đăng ký giao dịch bảo đảm 568 664 713 1945 2 Thay đổi nội dung giao dịch bảo đảm 12 16 5 33 3 Xóa giao dịch bảo đảm 440 490 620 1550
Tổng 1020 1170 1338 3528
Nguồn: Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai huyện Kim Động (2017)
Tổng số hồ sơ thế chấp và xóa thế chấp giai đoạn từ năm 2015 - 2017 là 3528 hồ sơ trong đó bao gồm 1945 hồ sơ đăng ký thế chấp, 1550 hồ sơ xóa đăng ký thế chấp và 33 hồ sơ thay đổi nội dung thế chấp.
Việc đăng ký thế chấp và xóa đăng ký thế chấp thường diễn ra không đồng đều nhau, hồ sơ đăng ký thế chấp chiếm phần lớn. Các hộ gia đình cá nhân sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ sẽ được cán bộ tiếp nhận, kiểm tra và xử lý. Thời gian xử lý hồ sơ đăng ký thế chấp thường nhanh, gọn, chiếm từ 01 đến 02 ngày làm việc.
4.4.1.5. Công tác lập, chỉnh lý, cập nhật, lưu trữ và quản lý hồ sơ địa chính
a) Lập, lưu trữ và quản lý hồ sơ địa chính
Theo Thông tư 24/2014/TT-BTNMT ngày 19/5/2014 quy định về trách nhiệm lập, cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính. Văn phòng Đăng ký đất đai thuộc Sở có trách nhiệm lập, cập nhật, chỉnh lý biến động hồ sơ địa chính chung. Thực hiện chỉnh lý biến động thường xuyên đối với bản đồ địa chính, sổ mục kê đất đai. Chi nhánh văn phòng Đăng ký đất đai thực hiện cập nhật, chỉnh lý biến động chỉ với các đối tượng thuộc thẩm quyền (hộ gia đình cá nhân).
Hồ sơ địa chính được lập theo đơn vị hành chính xã, theo đúng trình tự, thủ tục của Bộ TN&MT quy định, hồ sơ địa chính dạng số, trên giấy. Việc thực hiện đảm bảo tính thống nhất nội dung thông tin thửa đất với GCN quyền sử dụng đất. Hồ sơ địa chính tại Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai huyện Kim Động bao gồm: Bản đồ địa chính dạng số, dạng giấy, sổ mục kê đất đai dạng giấy, sổ địa chính dạng số, dạng giấy, hồ sơ đăng ký đất đai, cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của các hộ gia đình và các tài liệu khác.
Bảng 4.8. Tình hình lập và quản lý hồ sơ địa chính trên địa bàn huyện Kim Động STT Đơn vị (xã, thị trấn) Sổ mục kê (quyển) Sổ địa chính (quyển) Sổ cấp giấy chứng nhận Sổ đăng ký biến động Bản đồ giải thửa (Số tờ) Sổ địa chính điện tử, bản đồ địa chính điện tử 1 Nghĩa Dân 2 7 1 1 23 1 2 Toàn Thắng 2 11 1 1 29 1 3 Vĩnh Xá 2 5 1 1 23 1 4 Phạm Ngũ Lão 2 5 1 1 33 1 5 Nhân La 1 3 1 1 18 1 6 Vũ Xá 2 2 1 1 23 1 7 Chính Nghĩa 2 12 1 1 32 1 8 Song Mai 1 3 1 1 34 1 9 Đồng Thanh 2 5 1 1 28 1 10 Thọ Vinh 1 11 1 1 24 1 11 Phú Thịnh 2 7 1 1 26 1 12 Mai Động 2 8 1 1 25 1 13 Đức Hợp 2 6 1 1 35 1 14 Hùng An 2 5 1 1 34 1 15 Ngọc Thanh 2 10 1 1 27 1 16 Hiệp Cường 2 10 1 1 30 1 17 Lương Bằng 2 8 1 1 29 1
Nguồn: Chi nhánh văn phòng đăng ký đất đai huyện Kim Động (2017)
Sơ lượng hồ sơ địa chính dạng giấy được Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai lưu trữ bảo quản đầy đủ qua các thời kì đảm bảo số lượng còn nguyên vẹn 100%, đây là nguồn tài liệu tham khảo chính của Chi nhánh Văn phòng khi làm thủ tục đăng ký đất đai cho các cá nhân, hộ gia đình.
Sơ lượng về sổ mục kê, số địa chính, sổ cấp giấy chứng nhận, sổ đăng kí biến động, bản đồ giải thửa dạng giấy đã đảm bảo về số lượng trên tất cả xã và trị trấn.
b) Công tác cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính.
Việc cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính tại Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai huyện Kim Động được thực hiện dựa trên các căn cứ sau:
- Bản lưu Giấy chứng nhận hoặc bản sao Giấy chứng nhận (đối với trường hợp không có bản lưu Giấy chứng nhận), hồ sơ đăng ký biến động về sử dụng đất đã được giải quyết.
- Trích lục bản đồ địa chính hoặc trích đo địa chính của thửa đất hoặc của khu vực các thửa đất có biến động về ranh giới thửa (trong đó có thể hiện nội dung thay đổi của thửa đất) đã được sử dụng để cấp mới hoặc chỉnh lý Giấy chứng nhận, các dự án thu hồi đất.
Kết quả cập nhật hồ sơ địa chính trên địa bàn huyện Kim Động từ năm 2015-2017 được thể hiện qua hình:
Hình 4.2. Kết quả cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính của Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai huyện Kim Động (Đơn vị: Thửa đất)
Cán bộ Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai được phân công thụ lý hồ sơ thực hiện đồng thời nhiệm vụ chỉnh lý hồ sơ địa chính đối với hồ được giao thụ lý theo đúng quy định. Số lượng hồ sơ chỉnh lý năm 2015 là 1824 thửa trên tổng số 1939 hồ sơ xử lý; năm 2016 là 2119 thửa trên tổng số 2872 hồ sơ xử lý; năm 2017 là 2819 thửa trên tổng số 2820 hồ sơ xử lý. Công tác chỉnh lý hồ sơ địa chính diễn ra thường xuyên, liên tục gắn với các thủ tục hành chính về đất đai. Tuy nhiên, việc cập nhật, chỉnh lý hồ sơ đã được triển khai thường xuyên nhưng chưa đẩy đủ, mới cập nhật chỉnh lý bản đồ địa chính ở dạng số mà chưa chỉnh lý ở dạng giấy, số lượng bản đồ chỉnh lý ở dạng giấy còn rất thấp, chiếm tỷ lệ 20% so với số lượng hồ sơ chỉnh lý.
Yếu tố ảnh hưởng chủ yếu là do các cán bộ tại Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai huyện Kim Động
Việc cập nhật chỉnh lý bản đồ địa chính, sổ địa chính, sổ mục kê đất đai lưu tại UBND cấp xã được thực hiện căn cứ vào Thông báo về việc cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính và bản Trích lục bản đồ địa chính hoặc trích đo địa chính, của thửa đất hoặc khu vực các thửa đất có biến động về ranh giới thửa (trong đó có thể hiện nội dung thay đổi của thửa đất) do Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai chuyển đến.
Những đặc thù về quản lý và sự biến động sử dụng đất trên địa bàn huyện đòi hỏi công tác cập nhật và chỉnh lý biến động về sử dụng đất theo quy định của pháp luật khi thực hiện các quyền của người sử dụng đất phải đầy đủ để đáp ứng cho yêu cầu quản lý chặt chẽ đất đai trong quá trình đô thị hóa. Do nhiều nguyên nhân và yếu tố ảnh hưởng mà việc chỉnh lý biến động trên hồ sơ địa chỉnh tại các xã, thị trấn chưa được đồng bộ và đầy đủ và nghiêm túc.
Nguyên nhân và yếu tố ảnh hưởng đến tình trạng trên là do công tác quản lý đất đai của các cấp chính quyền trong giai đoạn trước đây chưa thực sự chú trọng và cũng chưa coi đất đai là hàng hóa nên giá trị về đất đai chưa được xác định, văn bản quy định của pháp luật chưa quy định rõ ràng cụ thể. Lực lượng cán bộ địa chính còn thiếu và yếu về năng lực, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ dẫn đến việc cập nhật chỉnh lý biến động chưa thường xuyên. Mặt khác, cán bộ địa chính phải kiêm nhiệm nhiều việc khác như giải phóng mặt bằng, xây dựng, giao thông, môi trường ...
4.4.1.6. Công tác đồng bộ hóa, khai thác dữ liệu đất đai, xây dựng hệ thống thống tin đất đai; cung cấp công tin đất đai
Huyện Kim Động là một trong sáu huyện của tỉnh Hưng Yên thực hiện dự án Vlap – Dự án hoàn thiện và hiện đại hóa hệ thống quản lý đất đai Việt Nam, do đó hệ thống hồ sơ địa chính tại 17 xã, thị trấn được xây dựng với công nghệ thông tin đất đai hiện đại, cập nhật và hoàn thành số hóa toàn bộ bản đồ địa chính, hồ sơ địa chính và lưu vào cơ sở dữ liệu địa chính.
Theo báo cáo số: 16/BC-VPĐKĐĐ ngày 16/4/2018 của Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh Hưng Yên về tình hình thành lập và hoạt động của Văn phòng Đăng ký đất đai, trên địa bàn huyện Kim Động có 78.794 thửa đất, số thửa đất đã xây dựng cơ sở dữ liệu là: 78.794 thửa.
Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai Kim Động có hệ thống máy chủ cơ sở dữ liệu, kết nối với hệ thống máy trạm của công chức địa chính các xã, thị trấn và máy chủ đặt tại Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh Hưng Yên bằng đường truyền chuyên dung. Sử dụng phần mềm Vilis 2.0 để xây dựng, cập nhật thường xuyên cơ sở dữ liệu địa chính, phục vụ công tác kê khai, đăng ký, cấp Giấy chứng nhận, lưu trữ và khai thác thông tin địa chính trong cơ sở dữ liệu địa chính. Năm 2017, Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai đã tiến hành quét hồ sơ kê khai, đăng ký cấp Giấy chứng nhận năm 2015 và đưa vào cơ sở dữ liệu. Tính đến hết 15/12/2017, số lượng hồ sơ đưa lên cơ sở dữ liệu địa chính là 1824 hồ sơ trên tổng số 1824 hồ sơ.
Tuy nhiên, việc đồng bộ, khai thác dữ liệu thông tin đất đai còn gặp một số khó khăn như: Hệ thống trang thiết bị máy chủ cơ sở dữ liệu cần được đầu tư bảo trì, nâng cấp. Dung lượng lưu trữ của máy chủ đang bị quá tải, cẩn phải được đầu tư bổ sung; Trình độ vận hành hệ thống của cán bộ thông tin còn hạn chế, nhất là các cán bộ địa chính, chưa khai thác được tối đã các hiệu quả của cơ sở dữ liệu đất đai; Phần mềm Vilis 2.0 đôi khi còn lỗi, khi đăng nhập vào phần mềm mất rất nhiều thời gian để hiển thị dữ liệu không gian, các công vụ phục vụ cho công tác biên tập bản đồ còn ít, khó sử dụng, thiếu chức năng bắt điểm (snap) được dùng trong bản đồ.
Về công tác cung cấp thông tin đất đai: Thông tin đất đai bao gồm hồ sơ, bản đồ, thông tin, số liệu đất đai, nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất. Khi có yêu cầu cung cấp từ các cơ quan, tổ chức, cá nhân; Chi nhánh Văn
phòng Đăng ký đất đai huyện Kim Động luôn thực hiện kịp thời, nhanh chóng. Tuy nhiên, số lượng đề nghị cung cấp thông tin đất đai từ năm 2015-2017 rất ít, tổng số là 24 trường hơp. Chủ yếu là yêu cầu đề nghị phối hợp của các cơ quan Nhà nước như: Công an, Tòa án, Viện kiểm sát… để giải quyết các tranh chấp, khiếu nại về đất đai.
4.4.1.7. Công tác thống kê đất đai giai đoạn 2015-2017; trích lục bản đồ địa chính
a) Công tác thống kê đất đai giai đoạn 2015-2017
Công tác thống kê đất đai là một trong những nội dung quan trọng làm cơ sở phục vụ quản lý nhà nước về đất đai. Qua đó đã dự báo, định hướng và đáp ứng kịp thời nhu cầu sử dụng đất của các ngành kinh tế, cơ cấu tài nguyên đất sử dụng hợp lý và ngày càng phát huy hiệu quả.
Công tác thống kê đất đai giúp Nhà nước nắm chắc số lượng cũng như các biến động đất đai, có sự chỉnh lý biến động kịp thời, phục vụ yêu cầu kế hoạch hóa phát triển nền kinh tế. Nội dung thống kê đất đai được thực hiện theo Điều 14 tại Thông tư số 28/2014/TT-BTNMT, phương pháp thực hiện thống kê đất đai thực hiện theo Điều 18 tại Thông tư số 28/2014/TT-BTNMT.
Thực hiện công tác thống kê đất đai giai đoạn 2015-2017. Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai huyện Kim Động đã phối hợp với UBND các cấp xã, thị trấn rà soát, tổng hợp số liệu bằng phần mềm TK-tool. Số liệu thống kê đất đai các năm 2015, 2016, 2017 được thực hiện trên cơ sở tổng hợp các trường hợp biến động về sử dụng đất trong năm và kết quả thống kê đất đai năm trước đó; kết quả kiểm kê đất đai và lập bản đồ hiện trạng sử dụng đất năm 2014; hồ sơ kế hoạch sử dụng đất của năm thống kê; hồ sơ địa chính, các hồ sơ giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất và các hồ sơ, tài liệu khác về đất đai có liên quan. Trong quá trình thực hiện, có liên hệ tình hình sử dụng đất trên thực tế để làm căn cứ chỉnh lý số liệu thống kê của các năm trước.
Đánh giá công tác thống kê trên địa bàn huyện Kim Động được thực hiện tốt, đảm bảo đúng nội dung, trình tự hướng dẫn của Bộ Tài nguyên và Môi trường. Các số liệu phản ảnh đúng tình hình biến động của các loại đất, có cơ sở pháp lý cao.
b) Công tác trích lục bản đồ địa chính
công tác giao đất, thu hồi đất. Kết quả thực hiện trích lục thửa đất từ năm 2015 – 2017 của Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai huyện Kim Động như sau:
Hình 4.3. Kết quả thực hiện trích lục thửa đất của Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai huyện Kim Động (Đơn vị: Trường hợp)
(Nguồn: Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai huyện Kim Động, 2017)
Bản trích lục địa chính thửa đất được cán bộ thụ lý hồ sơ lập và Giám đốc chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai kiểm tra, ký duyệt theo mẫu quy định. Công tác trích lục bản đồ địa chính thửa đất tại Chi nhánh Văn phòng đảm bảo các quy định về mặt pháp luật cũng như kịp thời đáp ứng các công tác liên quan đến cấp GCN, giao đất, thuê đất…
4.4.1.8. Công tác kiểm tra trích đo địa chính thửa đất, công tác thu phí, lệ phí, các hợp đồng dịch vụ đo đạc
Công tác kiểm tra trích đo địa chính thửa đất, các hợp đồng dịch vụ đo
đạc: Theo quy định về chức năng, nhiệm vụ. Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất
tra, xác nhận sơ đồ nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất do hộ gia đình, cá nhân, cung cấp phục vụ đăng ký, cấp Giấy chứng nhận trên địa bàn huyện được phân công. Nhưng trên thực tế, trong quá trình cấp Giấy chứng nhận, người sử dụng đất thường yêu cầu Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai trực tiếp đo đạc trên cơ sở các hợp đồng dịch vụ giữa người sử dụng đất và Chi nhánh để giảm bớt thời gian thực hiện các thủ tục hành chính. Đơn giá đo đạc được quy định tại mục Đ, E, F – phần I, phụ lục 1, Quyết định số 1604/QĐ-UBND ngày 30/09/2014 của UBND tỉnh Hưng Yên.
Hợp đồng dịch vụ thường được lập sau khi người sử dụng đất nộp hồ sơ, trong khi quá trình cấp Giấy chứng nhận mất rất nhiều thời gian, để đảm bảo tiến độ thực hiện các thủ tục hành chính không bị quá hạn, việc đo đạc ngoại nghiệp và xử lý nội nghiệp thường được các cán bộ Chi nhánh Văn phòng thực hiện vào thứ 7, chủ nhật. Nhưng do số lượng cán bộ tại Văn phòng còn ít, chỉ có 02 cán bộ thực hiện công tác đo đạc nên đôi khi việc trả kết quả theo hợp đồng dịch vụ cho người sử dụng đất vẫn còn chưa đúng hẹn.
Công tác thu phí, lệ phí: Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai huyện
Kim Động thực hiện việc thu phí, lệ phítheo đúng các quy định tại các Quyết
định của UBND tỉnh Hưng Yên: số 29/2016/QĐ-UBND ngày 29/12/2016 về việc Quy định mức thu, miễn, chế độ thu, nộp các khoản lệ phí trên địa bàn tỉnh Hưng Yên; số 30/2016/QĐ-UBND ngày 29/12/2016 về việc Quy định mức thu, miễn, giảm, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng các khoản phí trên địa bàn tỉnh Hưng Yên.
Thực hiện việc xuất biên lai phí, lệ phí ngay sau khi người sử dụng đất