TT Đơn vị (xã, thị trấn) Tổng số cá nhân điều tra
Đánh giá về số tiền phí, lệ phí phải nộp
Phù hợp với mức thu nhập Tỷ lệ % Chưa phù hợp với mực thu nhập Tỉ lệ (%) 1 Lương Bằng 50 40 80 10 20 2 Nhân La 50 15 30 35 70 Tổng số/TB 100 55 55 45 45
Nguồn: Số liệu thu thập qua phiếu điều tra
Nói về phí và các khoản lệ phí khi làm các thủ tục hồ sơ là vấn đề nhạy cảm và phức tạp bởi vì các thủ tục khác nhau sẽ có mức thu phí và lệ phí khác nhau, hoặc cùng thủ tục nhưng tình trạng giấy tờ liên quan khác nhau thì có mức thu khác nhau. Trong khi giao dịch thực hiện thủ tục cấp GCN, mức tiền nộp thuế thường cao hơn so với thu nhập của người dân. Do điều kiện kinh tế khó khăn, trong nhiều trường hợp huyện thông báo đủ điều kiện cấp GCN yêu cầu các hộ dân nộp thuế trước khi nhận GCN nhưng rất ít hộ thực hiện nên ở một số
nhận. Hiện nay mặc dù khoản thu lệ phí trước bạ đã giảm xuống còn 0,5% và thuế thu nhập cá nhân 2% nhưng vẫn là quá cao so với thu nhập của nhiều người dân đặc biệt là đối với những hộ nghèo khi cấp GCN lần đầu, làm cho nhiều người dân không muốn nộp hoặc không mặn mà trong việc đề nghị cấp GCN. Từ đó dẫn đến tình trạng còn người dân không làm thủ tục với Nhà nước mà chỉ mua bán bằng giấy tờ viết tay hoặc hợp đồng ủy quyền công chứng vì thế tỷ lệ hài lòng của người dân khi phải thực hiện nghĩa vụ tài chính chưa đạt mức cao.
4.4.4. Các tồn tại và nguyên nhân hạn chế hoạt động của Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai huyện Kim Động phòng Đăng ký đất đai huyện Kim Động
Từ kết quả nghiên cứu về hoạt động của Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai huyện Kim Động, thu thập từ đánh giá của các cán bộ có liên quan, của người sử dụng đất cho thấy hiệu quả hoạt động của Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai còn các tồn tại và nguyên nhân hạn chế như sau:
* Các tồn tại hạn chế hoạt động của Chi nhánh Văn phòng
1. Cơ sở vật chất, trang thiết bị kém: Chi nhánh có 1 máy in A3 để phục vụ công tác in Giấy chứng nhận nhưng đã cũ, các máy tính đã cũ, cấu hình kém khó cài đặt sử dụng các phần mềm mới như VLIS, phần mềm in Giấy chứng
nhận. Trụ sở làm việc nhỏ khoảng 50 m2 (bình quân 5 m2/ người); Không bố trí
thêm được kho lưu trữ, việc lữu trữ hồ sơ gặp nhiều khó khăn trong quá trình cung cấp thông tin khi người dân có nhu cầu.
2. Số lượng cán bộ ít trong khi lượng hồ sơ nhiều chưa đáp ứng được yêu cầu công việc (05 cán bộ phụ trách 17 xã/thị trấn) trong khi khối lượng công việc tại Chi nhánh Văn phòng là rất lớn.
3. Số lượng hồ sơ cấp GCN lần đầu giai đoạn từ 2015-2017 so với các chỉ tiêu được giao chiếm tỷ lệ rất thấp; năm 2015 cấp được 247 GCN trên tổng số 1.200 GCN được giao, đạt tỷ lệ 20,58%; năm 2016 cấp được 338 GCN trên tổng số 1.250 GCN được giao, đạt tỷ lệ 27,76%; năm 2017 cấp được 235 GCN trên tổng số 1.000 GCN được giao, đạt tỷ lệ 24%.
4. Lượng hồ sơ cấp giấy chứng nhận lần đầu và cấp đổi, cấp lại chưa đạt 100% lượng hồ sơ nộp tại Chi nhánh Văn phòng, lượng hồ sơ trả lại người sử dụng đất chiếm từ 4 - 12% tổng hồ sơ. Theo kết quả điều tra còn có 35% số người được hỏi cho biết kết quả xử lý hồ sơ của Chi nhánh Văn phòng còn chưa đúng hẹn.
5. Công tác cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính, bản đồ địa chính chưa được thực hiện thường xuyên ở cấp xã. Tại Chi nhánh Văn phòng chỉ thực hiện chỉnh lý thường xuyên bản đồ dạng số, việc chỉnh lý bản đồ dạng giấy còn rất hạn chế.
6. Cơ sở dữ liệu đất đai đã được xây dựng nhưng chưa được chuẩn hóa một cách trọn vẹn, các phần mềm chuyên ngành còn gặp nhiều lỗi khi sử dụng. Trình độ tin học của các cán bộ chuyên môn không đồng đều, năng lực ứng dụng, phát triển phần mềm chuyên ngành chưa cao.
7. Về công tác phối hợp với các cơ quan có liên quan, còn có ý kiến cho rằng Chi nhánh Văn phòng chưa thực sự chủ động trong công tác phối hợp thực hiện xét duyệt cấp GCN lần đầu tại UBND cấp xã, gây ra việc xử lý hồ sơ bị kéo dài.
* Các nguyên nhân của các tồn tại trên:
1. Về cơ sở vật chất: Hầu hết các trang thiết bị như máy tính, máy in của Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai huyện Kim Động được trang bị từ khi thành lập Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất trước kia, các trang thiết bị này đã hết giá trị khấu hao nhưng chưa được thay mới.
Về trụ sở làm việc, do Chi nhánh Văn phòng thuộc Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh Hưng Yên, nhưng trụ sở làm việc lại nằm trong khuôn viên của UBND huyện và do UBND huyện bố trí. Trong khi đó UBND huyện Kim Động xây dựng đã lâu, diện tích sử dụng còn hạn chế nên không thể bố trí được trụ sở làm việc cho Chi nhánh Văn phòng đáp ứng được các quy định về diện tích làm việc, diện tích kho lưu trữ…
2. Về nhân lực của Chi nhánh Văn phòng: Theo Quyết định giao chỉ tiêu số lượng người làm việc của UBND tỉnh Hưng Yên số 1775/QĐ-UBND ngày 16/9/2015 về việc điều chuyển chỉ tiêu số lượng người làm việc của Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường và sự nghiệp khác thuộc UBND các huyện, thành phố về Văn phòng Đăng ký đất đai thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường. Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai huyện Kim Động chỉ được giao 05 chỉ tiêu, không có biên chế riêng về công tác thông tin, lưu trữ nên các viên chức khác phải kiêm nhiệm công tác này. Cán bộ tại Văn phòng phải thường xuyên làm thêm giờ, làm thêm thứ 7, chủ nhật. Trong khi đó, các lao động hợp đồng lại không được trực tiếp thẩm định hồ sơ nên gặp rất nhiều khó khăn trong việc thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn. Mặt khác các lao động hợp đồng do chưa được biên chế nhà nước nên chưa yên tâm công tác.
3. Số lượng hồ sơ cấp GCN lần đầu đạt tỷ lệ thấp so với các chỉ tiêu được giao nguyên nhân chủ yếu là do:
Công tác tuyên truyền vận động người sử dụng đất lập hồ sơ để xét duyệt cấp GCN còn chưa được UBND xã, thị trấn chủ động và tập trung cao độ. Trình độ chuyên môn của lực lượng trực tiếp làm công tác đăng ký đất đai, cấp GCN tại cơ sở như cán bộ địa chính xã còn hạn chế.
Trình độ hiểu biết về pháp luật đất đai còn nhiều hạn chế, người dân có tâm lý không muốn tìm hiểu hoặc ngại tìm hiểu các quy định về quyền và nghĩa vụ của người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai, vì vậy họ chưa thực sự quan tâm tới việc đăng ký quyền sử dụng đất với cơ quan Nhà nước có thẩm quyền. Một số khác do quan điểm đất ông cha để lại, không ai vào xâm phạm, sử dụng được nên không cần đăng ký, cấp GCN.
4. Lượng hồ sơ xử lý chưa đạt 100% lượng hồ sơ tiếp nhận, số lượng hồ sơ trả lại, không xử lý chiếm từ 4% - 12% tổng số hồ sơ, việc xử lý và trả kết quả còn chưa đúng hẹn:
Công tác phổ biến, giáo dục pháp luật đất đai nói chung và các quy định của pháp luật về tổ chức đăng ký quyền sử dụng đất các cấp ở địa phương nói riêng chưa được coi trọng. Thực tế hiện nay có quá nhiều văn bản pháp luật trong lĩnh vực đất đai, hơn nữa những văn bản này luôn thay đổi, do vậy, khi người sử dụng đất có nhu cầu thực hiện các TTHC về đất đai thường không nắm vững và chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết. Khi yêu cầu bổ sung các thành phần hồ sơ, người sử dụng đất thường quy chụp cho cán bộ Chi nhánh gây khó khăn và không thiện trí thực hiện bổ sung theo quy định, do đó, thời gian thực hiện các thủ tục hành chính thường bị kéo dài.
Mặt khác, do đất đai ngày càng có giá nên một số hộ gia đình, cá nhân thường khai tăng diện tích sử dụng thực tế so với diện tích sử dụng của mình. Lấn chiếm vào các mảnh liền kề, đặc biệt là khu vực hành lang giao thông, khu vực giáp đất công do UBND xã, thị trấn quản lý. Do vậy, các hồ sơ đề nghị cấp GCN này đều không thể thực hiện được.
5. Đối với công tác cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính, bản đồ địa chính trên địa bàn huyện Kim Động:
Theo quy định Luật Đất đai 2013 và các văn bản hướng dẫn thi hành Luật thì nội dung HSĐC (gồm BĐĐC, sổ địa chính, sổ mục kê đất đai, sổ theo dõi
biến động đất đai) có nhiều thay đổi về nội dung so với trước đây. Việc cập nhật biến động vào hệ thống HSĐC theo quy định mới hầu như không được UBND cấp xã, thị trấn thực hiện. Quy trình cập nhật chỉnh lý HSĐC giữa không thống nhất, trùng lặp giữa văn phòng Đăng ký đất đai và các chi nhánh do cả hai cấp đều phải thực hiện cập nhật, chỉnh lý hồ sơ lưu ở cấp mình.
Tại Chi nhánh Văn phòng, chỉ thực hiện chỉnh lý trên bản đồ dạng số, công tác chỉnh lý bản đồ dạng số diễn ra thường xuyên, gắn liền với các thủ tục hành chính về đất đai. Tuy nhiên, việc chỉnh lý trên bản đồ dạng giấy chiếm tỷ lệ rất thấp, đạt 20% so với số lượng cẩn chỉnh lý, nguyên nhân chủ yếu là do công tác thẩm định, xử lý hồ sơ chiếm rất nhiều thời gian làm việc của cán bộ Chi nhánh. Việc chỉnh lý bản đồ dạng giấy chỉ thực hiện được ngoài giờ làm việc.
UBND xã, thị trấn chưa thường xuyên thực hiện chỉnh lý tại sổ địa chính, sổ mục kê đất đai, nguyên nhân là do công tác quản lý đất đai của các cấp chính quyền xã, thị trấn giai đoạn trước chưa được chú trọng, mặt khác lực lượng cán bộ địa chính còn yếu về năng lực chuyên môn hoặc phải kiêm nhiệm các công việc khác như giải phóng mặt bằng, giao thông, môi trường…
6. Chưa chuẩn hóa cơ sở dữ liệu đất đai, việc áp dụng các phần mềm ứng dụng CNTT trong quản lý đất đai còn hạn chế:
Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai huyện Kim Động đã được xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu đất đai, tuy nhiên việc chuẩn hóa, đồng bộ, khai thác dữ liệu đất đai còn nhiều khó khăn do: Các thông tin về chủ sử dụng đất, các loại đất trên cơ sở dữ liệu đôi khi còn chưa chính xác, lỗi chủ yếu do cán bộ đã để xảy ra sai sót trong quá trình cập nhật, chỉnh lý.
Phần mềm Vilis 2.0 được áp dụng để quản lý, sử dụng CSDL còn nhiều lỗi: Khi cài đặt phần mềm dễ bị hiểu lầm là virus, xảy ra tình trạng bị các phần mềm diệt virus cài trên máy tính chặn hoặc bị xóa; hệ thống ký hiệu, ký tự, kiểu đường chưa đầy đủ; việc tách hợp thửa trên dữ liệu không gian chưa thực hiện được hoặc chức năng tìm kiếm thông tin như chủ sử dụng/sở hữu thửa đất còn nhầm lẫn.
Chưa có cán bộ riêng có chuyên môn về CNTT tại chi nhánh Văn phòng, khi vận hành, sử dụng cơ sở dữ liệu gặp phải các lỗi hệ thống, lỗi phần mềm. Các cán bộ tại Chi nhánh mất rất nhiều thời gian để xử lý hoặc phải đợi cán bộ tại phòng Thông tin – Lưu trữ của Văn phòng về hỗ trợ.
7. Về công tác phối hợp giữa Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai với UBND các xã, thị trấn.
Do đặc thù của nội dung công việc liên quan đến nhiều bộ phận giải quyết, nhiều cơ quan đơn vị phối hợp, quy chế phối hợp giữa các cơ quan đã được UBND tỉnh ban hành. Trước khi thành lập Văn phòng một cấp, UBND cấp xã và VPĐK quyền sử dụng đất đều thuộc thẩm quyền quản lý của UBND huyện nhưng sau khi sát nhập, Chi nhánh VPĐKĐĐ thuộc thẩm quyển quản lý của Sở Tài nguyên và Môi trường. Chính vì sự thay đổi này dẫn đến sự phối hợp giữa Chi nhánh VPĐKĐĐ và UBND xã chưa được chỉ đạo một cách thống nhất.
4.5. ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA CHI NHÁNH VĂN PHÒNG ĐĂNG KÝ ĐẤT ĐAI CỦA CHI NHÁNH VĂN PHÒNG ĐĂNG KÝ ĐẤT ĐAI
Qua kết quả nghiên cứu thực trạng hoạt động của Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai huyện Kim Động có thể đưa ra một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động như sau:
4.5.1. Bổ sung trang thiết bị làm việc, cơ sở vật chất đảm bảo phục vụ các nhu cầu công việc nhu cầu công việc
- Trên cơ sở kế hoạch hoạt động và dự toán kinh phí hàng năm, đề nghị Sở Tài nguyên và Môi trường trang bị, thay mới máy móc trang thiết bị kỹ thuật như: máy tính, máy in A3, máy scan (hiện nay chưa đáp ứng được về chất lượng, một số máy đã cũ cần được thay thế). Nâng cấp các phầm mềm về biên tập bản đồ, biên tập GCN để phục vụ công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý đất đai, cấp giấy chứng nhận và đăng ký biến động, hoàn thiện hồ sơ địa chính.
- Tiến hành nâng cấp hoặc xây mới trụ sở làm việc của Chi nhánh Văn phòng, đảm bảo các quy định về nơi làm việc, nơi lưu trữ tài liệu, hồ sơ, phòng máy chủ.
4.5.2. Phát triển nguồn nhân lực tại Chi nhánh Văn phòng
- Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai huyện Kim Động thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao trên địa bàn 17 xã, thị trấn. Trên thực tế, với 05 biên chế được UBND tỉnh giao là không thể đáp ứng được các yêu cầu chất lượng cũng như khối lượng công việc của Chi nhánh Văn phòng. Các giao dịch về đất đai càng ngày càng nhiều trong khi số lượng cán bộ, viên chức còn rất mỏng. Mặt khác, Chi nhánh Văn phòng chưa có biên chế riêng để thực hiện các công
tác như Hành chính – Tổng hợp, Văn thư – Lưu trữ, Công nghệ thông tin.
Vì vậy, để đảm bảo thực hiện tốt các nhiệm vụ chuyên môn. Đề nghị cho phép Chi nhánh Văn phòng có thể căn cứ vào nhu cầu công việc thực tế để ký hợp đồng lao động đối với các cá nhân có năng lực, trình độ chuyên môn. Số lượng hợp đồng lao động bổ sung này được trả lương bằng các nguồn thu dịch vụ của Chi nhánh Văn phòng.
- Công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ cũng cần được quan tâm, đề nghị Sở Tài nguyên và Môi trường thường xuyên tổ chức các lớp tập huấn cho cán bộ của các chi nhánh Văn phòng Đăng ký về chuyên môn, nghiệp vụ, tạo nên kỹ năng làm việc cho các cán bộ đạt hiệu quả cao. Trình độ của các cán bộ quyết định đến hiệu quả công việc của Chi nhánh Văn phòng. Các cán bộ cần có chuyên môn để giải quyết một cách nhanh nhất và đúng nhất. Vì vậy, cần tăng cường đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ làm việc tại Chi nhánh. Mục tiêu của công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ phải đạt được là tạo ra 1 đội ngũ cán bộ có kiến thức chuyên môn, có tinh thần trách nhiệm, có khả năng chủ động giải quyết công việc được giao, năng động trong xử lý tình huống, nhất là về trình độ về công nghệ thông tin để phù hợp với yêu cầu xây dựng, khai thác cơ sở dữ liệu địa chính.
4.5.3. Cải cách thủ tục hành chính, nâng cao công tác tiếp nhận, xử lý hồ sơ