Phần 2 Tổng quan tài liệu
2.3. Văn phòng đăng ký đất đai
2.3.3. Thông tin về hoạt động củaVăn phòng Đăng ký đất đai ở Việt Nam và
Văn phòng Đăng ký đất đai tình Hưng Yên
2.3.3.1. Thực trạng hoạt động của Văn phòng Đăng ký đất đai ở Việt Nam
* Tình hình thành lập:
Theo quy định của Luật Đất đai năm 2003 thì hệ thống Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất được tổ chức ở hai cấp, gồm: ở cấp tỉnh là Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp tỉnh trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường; ở cấp huyện là Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện trực thuộc Phòng Tài nguyên và Môi trường. Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất các cấp được tổ
chức và hoạt động theo Thông tư liên tịch số 05/2010/TTLT-BTNMT-BNV-BTC ngày 15 tháng 3 năm 2010 của Bộ Tài nguyên và Môi trường, Bộ Nội vụ, Bộ Tài chính hướng dẫn về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức, biên chế và cơ chế tài chính của Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất.
Theo báo cáo của Cục Đăng Ký thống kê - Tổng cục Quản lý đất đai tính đến hết năm 2013 cả nước đã có 63/63 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thành lập VPĐK cấp tỉnh.
Tuy nhiên sự phối hợp hoạt động giữa Văn phòng Đăng ký QSD đất cấp tỉnh và Văn phòng đăng ký QSD đất cấp huyện thiếu chặt chẽ; vai trò tổ chức, chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra của Văn phòng Đăng ký QSD đất cấp tỉnh đối với Văn phòng đăng ký QSD đất cấp huyện trong quá trình thực hiện nhiệm vụ chưa thực sự phát huy hiệu lực, hiệu quả.
Quy trình cập nhật chỉnh lý hồ sơ địa chính hiện nay được thực hiện nhưng bằng thủ công, toàn tỉnh chưa có cơ sở dữ liệu địa chính, nguyên nhân chủ yếu là do Văn phòng Đăng ký QSD đất cấp tỉnh cũng như cấp huyện còn rất khó khăn về kinh phí, nhân lực thực hiện, trang thiết bị máy móc chưa đáp ứng nhu cầu; Hồ sơ địa chính hiện nay đang sử dụng được lập vào những năm 1990 và bàn giao 3 cấp (hồ sơ dạng giấy), mặc dù cập nhật thường xuyên nhưng giữa 3 cấp không thống nhất do cập nhật không thường xuyên liên tục (chỉ có cấp huyện cơ bản hoàn chỉnh). Một số bản đồ giấy tại cấp huyện đã cũ, có những thửa biến động nhiều lần, do đó hiện tại cũng gặp rất nhiều khó khăn trong việc cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính.
Để khắc phục những hạn chế còn tồn tại của hệ thống Văn phòng Đăng ký đất đai 2 cấp hiện nay, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 43/2014/NĐ-CP ngày 15/ 5/2014 quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Đất đai, trong đó tại khoản 1 và khoản 5, điều 5 của Nghị định số 43/2014/NĐ-CP có quy định cách thức tổ chức lại cũng như thời gian hoàn thành việc hợp nhất. Ngày 12/9/2014, Bộ trưởng gửi công thư tới Bí thư các Tỉnh ủy, Thành ủy, Chủ tịch ủy ban nhân dân các tỉnh thành phố đề nghị chỉ đạo kiện toàn Văn phòng đăng ký đất đai; ngày 25/12/2014, Bộ tiếp tục có văn bản gửi Chủ tịch Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố đề nghị chỉ đạo kiện toàn Văn phòng đăng ký đất đai.
Phối hợp với Bộ Nội vụ, Bộ Tài chính xây dựng và ban hành các Thông tư liên tịch hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và cơ chế
hoạt động của Văn phòng đăng ký đất đai và Trung tâm phát triển quỹ đất trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường Thông tư liên tịch số 15/2015/TTLT- BTNMT-BNV-BTC ngày 4/4/2015 của Bộ Tài nguyên và Môi trường, Bộ Nội Vụ và Bộ Tài chính hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và cơ chế hoạt động của Văn phòng đăng ký đất đai trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường.
Đến ngày 01/01/2016 cả nước đã có 31/63 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương đã thành lập Văn phòng đăng ký đất đai và đi vào hoạt động (gồm các thành phố: Đà Nẵng, Hà Nội, Hải Phòng, TP Hồ Chí Minh và các tỉnh Đồng Nai, Vĩnh Phúc, Quảng Ngãi, Thái Bình, Bắc Ninh, Tây Ninh, Vĩnh Long, Lào Cai, Lâm Đồng, Bình Dương, Gia Lai, Bình Thuận, Khánh Hòa, Tiền Giang, Cao Bằng, Bình Phước, Hưng Yên, Trà Vinh, Long An, Hòa Bình, Bình Định, Hà Giang, Quảng Nam, Bắc Giang, Lạng Sơn, Hậu Giang, Đắk Lắk). Các tỉnh còn lại đã lập Đề án, đang trình cấp có thẩm quyền phê duyệt ( Bộ Tài nguyên và Môi trường, 2016).
* Cơ cấu tổ chức Văn phòng đăng ký đất đai
Văn phòng đăng ký đất đai thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường đều tổ chức thành nhiều đơn vị trực thuộc, phổ biến là thành các phòng và các chi nhánh; mỗi Văn phòng đăng ký trung bình có 3 đến 4 phòng.
Do ít cán bộ nên đa số các VPĐK cấp huyện được tổ chức thành các tổ, nhóm để triển khai thực hiện nhiệm vụ theo yêu cầu công việc của từng thời kỳ, nhiều VPĐK thực hiện phân công cán bộ đã được tổ chức thành các tổ chuyên môn khác nhau, phổ biến là: Tổ Đăng ký đất đai (hoặc Thẩm định hồ sơ); Tổ lưu trữ hồ sơ và cung cấp thông tin; một số VPĐK do yêu cầu công việc còn có Tổ đăng ký giao dịch đảm bảo, đây là các tổ chuyên môn tối thiểu cần được thành lập và duy trì ổn định ở các địa phương.
* Tình hình triển khai thực hiện nhiệm vụ của Văn phòng đăng ký Đất đai các cấp
Đối với địa phương Văn phòng đăng ký đất đai 2 cấp: Chức năng nhiệm vụ của Văn phòng ĐKQSDĐ ở nhiều địa phương chưa được phân định rõ ràng; một số nơi còn chồng chéo nhiệm vụ giữa Văn phòng ĐKQSDĐ cấp quận, huyện với Phòng TN&MT, giữa Văn phòng ĐKQSDĐ cấp tỉnh với một số Phòng chức năng của Sở TN&MT trong việc giải quyết thủ tục đăng ký, quản lý hồ sơ tài liệu địa chính; Văn phòng ĐKQSDĐ một số quận, huyện, thành phố thuộc tỉnh còn
được huy động làm cả các công việc về GPMB khi thu hồi đất, kiểm tra tình hình sử dụng đất. Bên cạnh đó còn một số nhiệm vụ của Văn phòng ĐKQSDĐ chưa được triển khai thực hiện, nhất là việc quản lý, lưu trữ HSĐC và tổ chức kiểm tra, chỉ đạo chỉnh lý biến động HSĐC đối với cấp dưới.
Theo kết quả báo cáo của các địa phương , hiện nay có 31/63 tỉnh thành lập Văn phòng đăng ký đất đai một cấp đã đi vào hoạt động và đã thực hiện được các nhiệm vụ:
VPĐKĐĐ một cấp sau khi được kiện toàn đi vào hoạt động đã thể hiện rõ hơn tính chuyên nghiệp trong tổ chức thực hiện nhiệm vụ với bộ máy tổ chức đã được sắp xếp theo các nhóm chuyên môn và theo từng vị trí công việc chuyên sâu, quy trình giải quyết công việc đã được thực hiện thống nhất, nhiều nơi đã được thực hiện gắn với hệ thống cơ cở dữ liệu đất đai đã xây dựng. Hoạt động đăng ký đất đai đã có sự quản lý, điều hành tập trung, thống nhất, bảo đảm việc triển khai thực hiên đăng ký, cấp giấy chứng nhận của địa phương theo đúng kế hoạch, có trọng tâm.
VPĐKĐĐ cấp tỉnh đều đã và đang tập trung triển khai thực hiện việc cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho các tổ chức, thực hiện đăng ký giao dịch bảo đảm, thống kê và kiểm kê đất đai, chất lượng thực hiện thủ tục đã được nâng cao, đảm bảo sự thống nhất trong toàn tỉnh, thành phố. Thời gian thực hiện thủ tục Đăng ký , cấp GCN đã được đảm bảo đúng quy định, giảm thời gian thực hiện với nhiều thủ tục từ 1/3 đến1/2 thời gian so với trước đây. Nhiều địa phương VPĐKĐĐ triển khai thực hiện việc hoàn thiện hồ sơ địa chính, chỉnh lý biến động cho một số xã đã cấp Giấy chứng nhận; tiếp nhận và quản lý, lưu trữ hồ sơ địa chính. Một số VPĐK các cấp tỉnh đã tham gia hỗ trợ cho các cấp huyện, xã tổ chức việc đăng ký cấp, cấp đổi Giấy chứng nhận ở một số xã theo hình thức đồng loạt (Hà Nội; Thái Bình; Đồng Nai).
Đối với Chi nhánh văn phòng đăng ký Đất đai(Văn phòng đăng ký QSDĐ): Tương tự như VPĐKĐĐ cấp tỉnh, các Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai ( Văn phòng đăng ký QSDĐ cấp huyện) đã thành lập đều mới tập trung triển khai thực hiện việc cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho các hộ gia đình, cá nhân; thực hiện đăng ký giao dịch bảo đảm; thống kê và kiểm kê đất đai.
Mặc dù đã đạt tỷ lệ cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất theo yêu cầu của Quốc hội nhưng kết quả cấp Giấy chứng nhận trên cơ sở bản đồ địa chính,
trích đo địa chính có tọa độ còn hạn chế do các địa phương không đủ kinh phí để thực hiện. Tại một số địa phương, việc xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai còn phân tán, thiếu đồng bộ dẫn đến cơ sở dữ liệu đất đai cấp huyện chưa kết nối được với cấp tỉnh, thậm chí trong cùng địa bàn tỉnh sử dụng nhiều phần mềm khác nhau để xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai.
* Đánh giá kết quả đạt được của Văn phòng đăng ký đất đai các cấp
Hệ thống Văn phòng đăng ký đất đai và các Chi nhánh VPĐKĐĐ mặc dù mời thành lập và hoạt động còn rất nhiều khó khăn về điều kiện làm việc, kinh nghiệm hoạt động chưa nhiều nhưng kết quả hoạt động của hệ thống VPĐK đã tạo ra sự chuyển biến mạnh mẽ trong tiến độ và kết quả thực hiện cấp Giấy chứng nhận QSDĐ đến ngày 25/11/2015 cả nước đã cấp được 41.800.000 Giấy chứng nhận với 22.963.000 ha đạt 94,9% diện tích cần cấp các loại đất chính. Tất cả các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương đều cơ bản hoàn thành mục tiêu cấp Giấy chứng nhận QSDĐ theo Nghị quyết số 30/2012/QH13 của Quốc hội.(Bộ tài nguyên và môi trường, 2015).
Đạt được kết quả này trước hết là do hệ thống VPĐKĐĐ một cấp đi vào hoạt động, lực lượng chuyên môn về đăng ký, cấp Giấy chứng nhận đã được gia tăng hơn nhiều lần so với trước đây và đã trở thành một lực lượng chuyên nghiệp mang tính chuyên môn sâu, ít bị chi phối bởi các công việc mang tính sự vụ khác về quản lý đất đai của cơ quan Tài nguyên và Môi trường từng cấp. Phân định rõ chức năng, nhiệm vụ của từng cơ quan có thẩm quyền trong việc giải quyết thủ tục cấp Giấy chứng nhận và các thủ tục hành chính về đất đai và đã cải cách thủ tục theo hướng đơn giản, rút ngắn thời gian thực hiện cấp Giấy chứng nhận hơn rất nhiều so với trước Luật đất đai 2003. Tuy nhiên tình hình triển khai thực hiện nhiệm vụ của VPĐKĐĐ các cấp còn một số hạn chế :
Hệ thống Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất, nhất là ở cấp huyện còn hạn chế về nhân lực (thường mới chỉ đáp ứng từ 20 đến 30% so với nhu cầu); thiếu các trang thiết bị kỹ thuật, trụ sở làm việc chật hẹp; do đó, nhiều Văn phòng chưa đủ điều kiện để triển khai thực hiện hết chức năng, nhiệm vụ được giao nên các đơn vị khác còn phải làm thay một phần công việc, dẫn đến sự chồng chéo chức năng, nhiệm vụ với Phòng Tài nguyên và Môi trường. Nhiều địa phương do thiếu cán bộ nên cơ quan Tài nguyên và Môi trường huy động cả cán bộ Văn phòng đăng ký để thực hiện các nhiệm vụ cấp bách như giải quyết khiếu nại,
tranh chấp, giải phóng mặt bằng. Một số địa phương do nhận thức chưa đầy đủ, hoặc do cục bộ về lợi ích dẫn đến sự không thống nhất trong việc thẩm tra, trình ký giấy chứng nhận. Quy định thành lập Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất ở 2 cấp đang có một số bất cập trong phối hợp; hơn nữa, hồ sơ địa chính phải được xây dựng và quản lý ở 2 cấp gây tốn kém, bị phân tán, dễ thất lạc; làm cho quy trình cập nhật, chỉnh lý biến động phức tạp, không được thực hiện đầy đủ.
Việc thành lập hệ thống VPĐK đất đai ở 1 cấp ở các địa phương còn rất chậm so với yêu cầu nhiệm vụ thi hành Luật Đất đai.
Vì vậy các địa phương đẩy nhanh việc hoàn thiện đưa hệ thống Văn phòng đăng ký đất đai 2 cấp , nhiều bất cập sang 1 cấp thuận tiện hơn.
2.3.3.2. Mối quan hệ giữa VPĐKĐĐ với các cơ quan quản lý Nhà nước
* Đối với Sở Tài nguyên và Môi trường:
- Văn phòng Đăng ký đất đai chịu sự quản lý, chỉ đạo trực tiếp và toàn diện của Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh.
- Văn phòng Đăng ký đất đai được Ủy ban nhân dân tỉnh và Sở Tài nguyên và Môi trường giao chỉ tiêu kế hoạch, dự toán ngân sách hàng năm thông qua quyết định giao nhiệm vụ hoặc ký hợp đồng để thực hiện nhiệm vụ.
* Đối với cơ quan chuyên môn cấp trên:
- Văn phòng Đăng ký đất đai chịu sự chỉ đạo, kiểm tra về chuyên môn nghiệp vụ của các cơ quan chuyên môn cấp trên có liên quan thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường và Ủy ban nhân dân tỉnh.
- Văn phòng Đăng ký đất đai được các cơ quan chuyên môn cấp trên có liên quan hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ để thực hiện hoàn thành nhiệm vụ.
* Đối với các phòng, đơn vị trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường:
Văn phòng Đăng ký đất đai có mối quan hệ phối hợp chặt chẽ với các
phòng, đơn vị trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trườngtrên cơ sở hỗ trợ để hoàn
thành nhiệm vụ được giao.
* Đối với UBND cấp huyện:
Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai chịu sự chỉ đạo của Ủy ban nhân dân cấp huyện trong công tác đăng ký đất đai cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất lần đầu; tổng hợp,
báo cáo tình hình cấp Giấy chứng nhận, thực hiện các thủ tục hành chính về quản lý, sử dụng đất đai thuộc phạm vi chức năng nhiệm vụ của Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai.
* Đối với Phòng Tài nguyên và Môi trường cấp huyện, thị xã, thành phố:
Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định, chuyển cho Phòng Tài nguyên và Môi trường kiểm tra, thẩm định việc cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất lần đầu; phối hợp trong công tác tổng hợp, báo cáo tình hình cấp Giấy chứng nhận trên địa bàn huyện, công tác thống kê, kiểm kê đất đai, công tác thanh tra, xử lý khiếu nại, tố cáo.
Văn phòng Đăng ký đất đai phối hợp về chuyên môn nghiệp vụ với Phòng Tài nguyên và Môi trường cấp huyện, thị xã, thành phố trong việc tổ chức đăng ký quyền sử dụng đất, đăng ký biến động, chỉnh lý đồng bộ hồ sơ địa chính theo quy định.
* Đối với cơ quan Thuế, cơ quan quản lý nhà nước về xây dựng, nông nghiệp và các cơ quan liên quan
- Văn phòng Đăng ký đất đai phối hợp với cơ quan Thuế, Tài chính trong việc cung cấp thông tin địa chính để cơ quan Thuế xác định nghĩa vụ tài chính.
- Văn phòng Đăng ký đất đai phối hợp với cơ quan quản lý nhà nước về xây dựng và nông nghiệp để xác định điều kiện chứng nhận quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất.
- Văn phòng Đăng ký đất đai còn phối hợp với các cơ quan liên quan khác trong việc thực hiện các nhiệm vụ đã được Nhà nước quy định hoặc cơ quan cấp trên giao bổ sung trong quá trình hoạt động.
* Đối với Ủy ban nhân dân cấp xã:
Văn phòng Đăng ký đất đai phối hợp với Ủy ban nhân dân cấp xã trong việc tổ chức đăng ký quyền sử dụng đất, đăng ký biến động, chỉnh lý đồng bộ hồ sơ địa chính theo quy định.
2.3.3.3. Thực trạng hoạt động của Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh Hưng Yên
* Về mô hình tổ chức
- 04 phòng chuyên môn: phòng Hành chính – Tổng hợp; phòng Đăng ký &