STT Cơ sở vật chất Đơn vị tính Số lượng
1 - Số phòng làm việc Phòng 2 - Diện tích phòng làm việc: m2 70 m2
2 - Số kho lưu trữ: Kho 1 - Diện tích kho lưu trữ m2 25 m2
3 - Số máy vi tính: Bộ 07 4 - Số máy in A3+A4: Máy 5 5 - Số máy Photocopy A3, A4 Máy 1 6 - Số máy Scan: Máy 2 7 - Số máy toàn đạc điện tử: Máy 1 8 - Hệ thống máy chủ cơ sở dữ
liệu địa chính Máy 1
Nguồn: Chi nhánh văn phòng đăng ký đất đai huyện Kim Động (2017)
Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai huyện Kim Động được trang bị máy chủ, kết nối với hệ thống máy chủ của Văn phòng Đăng ký đất đai, đảm bảo các yêu cầu về việc quản lý, cập nhật, chỉnh lý bản đồ địa chính, hồ sơ địa chính trong việc thực hiện các thủ tục hành chính về đất đai. Chi nhánh Văn phòng cũng được trang bị máy toàn đạc điện tử Pentax R2505N, để thực hiện việc đo đạc, trích đo địa chính thửa đất phục vụ công tác cấp Giấy chứng nhận QSDĐ.
4.3.5. Đánh giá chung
công việc của Chi nhánh Văn phòng. Còn 02 hợp đồng lao động, không thể tham gia trực tiếp vào việc xử lý các công việc có tính chất chuyên môn. Trước tình hình khối lượng công việc ngày càng nhiều do nhu cầu sử dụng đất của người dân ngày càng lớn, ngoài ra, các lao động hợp đồng nhiều khi chưa yên tâm công tác vì chưa được tuyển dụng vào biên chế nhà nước, do vậy áp lực trong việc giải quyết hồ sơ đối với các cán bộ tại Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai huyện Kim Động là rất lớn, và là nguyên nhân cơ bản ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của Chi nhánh.
Hệ thống máy tính, máy in, máy photocopy cơ bản đáp ứng được nhu cầu làm việc của cán bộ, viên chức, người lao động tại chi nhánh; tuy nhiên một số máy tình có cấu hình còn thấp, tốc độ xử lý các phần mềm chuyên ngành chưa cao. Trụ sở làm việc cũng như kho lưu trữ, phòng máy chủ của chi nhánh còn chật hẹp, dẫn đến việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu còn nhiều khó khăn.
4.4. ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG CỦA CHI NHÁNH VĂN PHÒNG ĐĂNG KÝ ĐẤT ĐAI HUYỆN KIM ĐỘNG KÝ ĐẤT ĐAI HUYỆN KIM ĐỘNG
4.4.1. Đánh giá kết quả hoạt động của Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai huyện Kim Động theo chức năng, nhiệm vụ được giao
4.4.1.1 .Đánh giá kết quả công tác đăng ký đất đai, cấp giấy chứng nhận lần đầu
Trong những năm qua công tác cấp giấy chứng nhận trên địa bàn huyện Kim Động luôn được coi là nhiệm vụ quan trọng và hoàn thành chỉ tiêu hàng năm được UBND tỉnh giao. Trên cơ sở các chỉ tiêu được giao, Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai huyện Kim Động đã phối hợp với phòng Tài nguyên và Môi trường tham mưu UBND huyện ban hành các văn bản chỉ đạo, giao chỉ tiêu cấp GCN cụ thể cho từng xã. Hàng tháng giao ban với cán bộ địa chính các xã, thị trấn nhằm kịp thời tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc, đánh giá kết quả thực hiện, nguyên nhân tồn tại để đưa ra những biện pháp khắc phục. Giai đoạn năm 2015 - 2017, toàn huyện Kim Động cấp được 820 giấy chứng nhận quyền sử dụng đất lần đầu trên 867 hồ sơ tiếp nhận tại bộ phận tiếp nhận & trả kết quả, đạt 96,38%. Tuy nhiên, số lượng hồ sơ cấp GCN lần đầu so với chỉ tiêu được giao lại chiếm tỉ lệ rất thấp, năm 2015 đạt 20,58%, năm 2016 đạt 27,76%, năm 2017 đạt 24%.
Tiến độ cấp Giấy chứng nhận đất lần đầu ở của huyện Kim Động từ năm 2015-2017 được thể hiện cụ thể tại bảng 4.4.
Bảng 4.4. Kết quả cấp GCN lần đầu của huyện Kim Động giai đoạn từ năm 2015 đến 2017
Năm Tổng hồ sơ kê khai xin cấp GCN Hồ sơ xin cấp GCNQSDĐ Chỉ tiêu được giao cấp GCN Tỷ lệ (%) Hồ sơ được cấp Tỷ lệ ( %) Hồ sơ không được cấp Tỷ lệ (%) Lý do tồn đọng hồ sơ 2015 280 247 88,21 33 11,79 Một số vấn đề về đất trái thẩm quyền, lấn chiếm trái phép 1200 20.58 2016 347 338 97,4 9 2,6 Một số vấn đề về đất trái thẩm quyền, lấn chiếm trái phép 1250 27.76 2017 240 235 97,9 5 2,1 Một số vấn đề về đất trái thẩm quyền, lấn chiếm trái phép 1000 24 Tổng 867 820 96,38 27 3,62 3450 23,77 Nguồn: Chi nhánh văn phòng đăng ký đất đai huyện Kim Động (2017)
Kết quả cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất lần đầu của Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai huyện Kim Động đạt tỷ lệ cao so với số hồ sơ tiếp nhận, số lượng hồ sơ trả lại chiếm tỉ lệ rất thấp (năm 2015 là 11.79%, năm 2016 là 2.6% và năm 2017 là 2.1%). Nguyên nhân là do Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai huyện Kim Động đã chuyên môn hóa được đội ngũ cán bộ, việc phối hợp với phòng Tài nguyên và Môi trường trong việc thực hiện cấp GCN lần đầu cho hộ gia đình, cá nhân kịp thời chính xác. Tuy nhiên, so với chỉ tiêu được giao hàng năm, số lượng cấp GCN đạt được còn rất thấp.
Số hồ sơ chưa được cấp GCN lần đầu chủ yếu là do lấn chiếm và tranh chấp, khiếu kiện. Qua thu thập thông tin, số liệu tại Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai cho thấy, hồ sơ cấp giấy chứng nhận lần đầu trên địa bàn huyện chưa
giải quyết, hiện nay chủ yếu có các dạng sau:
- Người sử dụng đất không có một trong các loại giấy tờ quy định tại Điều 100 Luật Đất đai năm 2013, sử dụng ổn định trước ngày 15/10/1993, được Ủy ban nhân dân xã xác nhận là phù hợp quy hoạch, không tranh chấp.
- Những trường hợp hộ gia đình, cá nhân đang sử dụng đất mà không có một trong các loại giấy tờ quy định tại Điều 100 Luật Đất đai năm 2013 nhưng đất đã được sử dụng trong khoảng thời gian từ ngày 15 tháng 10 năm 1993 đến trước ngày 01 tháng 7 năm 2004.
- Các trường hợp được thôn, xã, hợp tác xã nông nghiệp, tổ chức khác, cụm trường cụm dân cư giao đất không đúng thẩm quyền, đất lấn, chiếm, tự ý chuyển mục đích sử dụng đất từ trước ngày 01/7/2014.
- Các trường hợp mua bán chuyển nhượng mà người sử dụng đất không có giấy tờ nhưng đã ở ổn định từ năm 1993 đến trước ngày 01/7/2004: Đơn mua bán nhà đất viết tay; Giấy ủy quyền; Giấy chuyển nhượng quyền sử dụng đất viết tay ... có xác nhận hoặc không có xác nhận của chính quyền địa phương.
* Nguyên nhân của những tồn tại, khó khăn trong công tác cấp giấy chứng nhận lần đầu trên địa bàn huyện:
- So với chỉ tiêu được giao hàng năm, số lượng cấp GCN đạt được còn rất thấp, nguyên nhân chủ yếu do lượng hồ sơ đề nghị cấp GCN lần đầu tại chi nhánh Văn phòng còn rất thấp. UBND xã, thị trấn còn chưa chủ động, chưa tập trung cao độ trong việc hướng dẫn người sử dụng đất kê khai, hoàn thiện hồ sơ. Công tác tuyên truyền, vận động người sử dụng đất lập hồ sơ để xét duyệt cấp GCN còn chưa được tốt.
- Một số hộ dân chưa nhận thức được tầm quan trọng của việc đăng ký cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất do quan điểm đất ông cha để lại, không ai vào xâm chiếm, sử dụng được, vì vậy chưa cần cấp giấy chứng nhận, mặt khác các thửa đất có giá trị, ở vị trí đẹp của gia đình đã được cấp giấy chứng nhận, nên không cộng tác tích cực với chính quyền địa phương trong việc cấp giấy chứng nhận cho các thửa, diện tích còn lại do cơi nới, lấn, chiếm thêm. Mặt khác, trình độ dân trí mặt bằng chung trong huyện chưa cao, người dân có tâm lý không muốn tìm hiểu hoặc ngại tìm hiểu các quy định về quyền và nghĩa vụ của người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai, vì vậy họ chưa thực sự quan tâm tới việc đăng ký quyền sử dụng đất với cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.
- Việc thực hiện nghĩa vụ tài chính cũng là một khó khăn trong công tác cấp giấy chứng nhận. Nhiều thửa đất đã được cấp giấy chứng nhận, xác định nghĩa vụ tài chính, nhưng do số tiền sử dụng đất, lệ phí trước bạ phải nộp còn cao so với mức thu nhập bình quân của người dân, nên tình trạng nợ tiền sử dụng đất, nợ lệ phí trước bạ nhiều.
- Các qui định của một số văn bản pháp luật được ban hành không đồng bộ như trường hợp các hộ có nhu cầu cấp giấy chứng nhận có nguồn gốc đất giao không đúng thẩm quyền, chưa có công trình xây dựng trên đất thì không được xem xét công nhận quyền sử dụng đất và cấp giấy chứng nhận.
- Qui định pháp luật, chế độ chính sách luôn thay đổi và có nhiều bất cập, hồ sơ lưu trữ qua các thời kỳ không đầy đủ, việc giải quyết tồn tại trong quản lý, sử dụng đất đai chưa được thực hiện tròn vẹn từ trước đến nay, lại liên quan đến trách nhiệm của nhiều ngành chức năng, nhưng công tác phối hợp của các ngành như cơ quan thuế, cơ quan tài nguyên và môi trường, cơ quan tài chính, Uỷ ban nhân các xã, thị trấn trên địa bàn huyện chưa chặt chẽ cũng gây thêm khó khăn cho Chi nhánh Văn phòng trong công tác đăng ký, cấp Giấy chứng nhận.
- Trình độ chuyên môn của lực lượng trực tiếp làm công tác đăng ký đất đai, cấp giấy chứng nhận tại cơ sở như cán bộ địa chính xã, thị trấn còn hạn chế, trên 80% công chức địa chính cấp xã chưa được đào tạo chính qui, chủ yếu trình độ đào tạo là tại chức.
4.4.1.2. Công tác cấp đổi, cấp lại Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
Tình hình cấp đổi, cấp lại Giấy chứng nhận tại Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai huyện Kim Động từ 2015-2017: Tổng số hồ sơ xử lý là 1232 hồ sơ, trên tổng số 1402 hồ sơ. Phần lớn hồ sơ xin cấp đổi Giấy chứng nhận là do các hộ dân có nhu cầu cấp đổi từ mẫu Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cũ sang mẫu Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất theo quy định tại Nghị định số 43/2014/NĐ-CP ngày 1/7/2014 của Chính phủ; do người dân đăng ký giao dịch bảo đảm nhiều lần nên xin cấp đổi sang GCN mới, do Giấy chứng nhận rách nát, mất Giấy chứng nhận; cấp bổ sung quyền sở hữu nhà ở….
Kết quả cấp đổi Giấy chứng nhận từ năm 2015 đến năm 2017 được thể hiện qua bảng 4.5
Bảng 4.5. Kết quả thực hiện công tác cấp đổi, cấp lại GCN của Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai huyện Kim Động
Năm Tổng hồ sơ đề nghị cấp đổi GCN Tỷ lệ hồ sơ đã cấp, (%) Tỷ lệ hồ sơ bị trả lại, ( %) Lý do trả lại hồ sơ 2015 284 85,21 14,79 GCN cũ cấp sai thẩm quyền, lấn chiếm hành lang giao thông hoặc đang có tranh chấp
2016 442 85,74 14,26
GCN cũ cấp sai thẩm quyền, lấn chiếm hành lang giao thông hoặc đang có tranh chấp
2017 676 90,38 9,62
GCN cũ cấp sai thẩm quyền, lấn chiếm hành lang giao thông hoặc đang có tranh chấp
Tổng 1.402 87,87 12,13
Nguồn: Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai huyện Kim Động (2017)
Số lượng hồ sơ cấp đổi, cấp lại của Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai huyện Kim Động xử lý chiếm tỉ lệ cao so với số lượng hồ sơ tiếp nhận, cụ thể như sau:
- Năm 2015: Tiếp nhận 284 hồ sơ, xử lý được 242 hồ với tỉ lệ 85,21%, trả lại 42 hồ sơ với tỉ lệ 14,79%.
- Năm 2016: Tiếp nhận 442 hồ sơ, xử lý được 379 hồ sơ với tỉ lệ 85,74%, trả lại 63 hồ sơ với tỉ lệ 14,26%.
- Năm 2017: Tiếp nhận 676 hồ sơ, xử lý được 611 hồ sơ với tỉ lệ 90,38%, trả lại 65 hồ sơ với tỉ lệ 9,62%.
Số hồ sơ cấp đổi, cấp lại của Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai huyện Kim Động đạt hiệu quả cao, nguyên nhân là Chi nhánh Văn phòng đã áp dụng Công nghệ thông tin trong việc xử lý và luân chuyển hồ sơ. Bước đầu thành lập
Văn phòng, do khoảng cách địa lý nên thời gian luân chuyển hồ sơ ở một số chi nhánh Văn phòng tới Văn phòng Đăng ký đất đai mất khá nhiều thời gian và làm ảnh hưởng đến tiến độ xử lý hồ sơ. Nhận ra sự bất cập đó, Văn phòng Đăng ký đất đai đã tiến hành nghiên cứu và xây dựng phương án quét hồ sơ lưu trong cơ sở dữ liệu địa chính và luân chuyển hồ sơ dạng số khi thực hiện các thủ tục hành chính về Đăng ký & CGCN thuộc thẩm quyền của Sở Tài nguyên và Môi trường bằng phần mềm Vilis. Sau khi triển khai, việc luân chuyển, xử lý hồ sơ cấp đổi cấp lại giảm đi đáng kể, thời gian xử lý hồ sơ giảm từ 1-2 ngày làm việc.
4.4.1.3. Công tác đăng ký biến động quyền sử dụng đất
Xã hội ngày càng phát triển, đất đai lại là một tài nguyên, một tư liệu sản xuất tham gia vào mọi hoạt động của đời sống kinh tế - xã hội nên luôn nằm trong trạng thái động. Một thửa đất, cùng với thời gian sẽ không giữ nguyên những thuộc tính ban đầu. Chính vì vậy, việc đăng ký biến động về đất đai cũng là một công tác rất quan trọng. Nó đảm bảo cho việc ghi nhận mọi sự thay đổi của thửa đất, cho quyền lợi của các đối tượng sử dụng đất và đảm bảo cho việc cập nhật, lưu trữ vào hệ thống hồ sơ, sổ sách để làm căn cứ cho công tác quản lý đất đai.
Sự biến động sử dụng đất trên địa bàn huyện đòi hỏi công tác cập nhật và chỉnh lý biến động về sử dụng đất khi thực hiện các quyền của người sử dụng đất phải đầy đủ, kịp thời để đáp ứng cho yêu cầu quản lý đất đai.
Công tác đăng ký biến động đất đai bao gồm: chuyển đổi, chuyển nhượng, cho thuê, cho thuê lại, thừa kế, tặng cho quyền sử dụng đất; thay đổi CMND, hộ khẩu, sai sót về kích thước, diện tích; gia hạn sử dụng đất… thuộc thẩm quyền của Giám đốc chi nhánh Văn phòng
Công tác quản lý đất đai nói chung và công tác chỉnh lý biến động về đất đai trên địa bàn huyện Kim Động nói riêng luôn được quan tâm và chỉ đạo sát sao. Các hoạt động đăng ký, chỉnh lý biến động đất đai được giải quyết đúng trình tự, thủ tục quy định, đảm bảo nhanh gọn, kịp thời và không để tình trạng tồn đọng kéo dài. Kết quả đăng ký biến động tại chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai huyện Kim Động từ năm 2015 đến năm 2017 được thể hiện
Bảng 4.6. Kết quả thực hiện công tác biến động đất đai của Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai huyện Kim Động
Đơn vị: Hồ sơ
STT Các trường hợp Đăng ký biến động Năm 2015
Năm 2016
Năm
2017 Tổng
1 Chuyển nhượng quyền sử dụng đất 262 711 752 1725 2 Thừa kế, tặng, cho quyền sử dụng đất 116 213 248 577
3
Thay đổi CMND, hộ khẩu; sai sót về kích thước, diện tích; gia hạn sử dụng đất…
52 61 38 151
Tổng 430 985 1.038 2.453
Nguồn: Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai huyện Kim Động (2017)
Từ năm 2015 đến 2017, Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai huyện Kim Động tiếp nhận và xử lý được 2453 hồ sơ đăng ký biến động đất đai. Lượng hồ sơ của năm 2015 là 430 hồ sơ thì năm 2016 là 985 hồ sơ, 2017 là 1038 hồ sơ,