Phần 4 Kết quả nghiên cứu và thảo luận
4.4. Sơ đồ tổ chức công ty Vietsus
Nguồn: Tác giả luận văn
- Tổ chức cơ cấu quản lý của Công ty Vietsus tại Nhật sao cho hiệu quả , sắp xếp và bố trí các công việc cho cán bộ quản lý đúng người đúng việc, giao quyền hạn ,trách nhiệm và phân phối các nguồn lực của tổ chức sao cho phù hợp và có hiệu quả vào mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Tổ chức cơ cấu quản lý của Công ty Vietsus tại Nhật liên quan đến công tác xây dựng uy tín của doanh nghiệp tại thị trường này .Tổ chức cơ cấu bộ máy gồm các nội dung sau:
+Xác định những hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu chung của doanh nghiệp.
+Nhóm gộp các bộ phận này thành các phòng ban hoặc các bộ phận. +Giao quyền hạn, trách nhiệm để thực hiện các hoạt động.
+Quy định các mối quan hệ theo chiều dọc và ngang bên trong tổ chức. Công tác tổ chức đòi hỏi đội ngũ cán bộ có trình độ, kinh nghiệm và những phẩm chất cần thiết để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Hội đồng quản trị Giám đốc Phòng tổ chức hành chính Phòng tài chính kế toán Phòng kinh doanh và phát triển thị trường Trung tâm Du học Phòng tuyển sinh Nam Định Phòng tuyển sinh TP. Hà Nội Phòng tuyển sinh TP. Hồ Chí Minh Phòng tuyển sinh Thái Bình Phòng quản lý hỗ trợ du học sinh
Một trong những nhiệm vụ của công tác tổ chức là xác định biên chế. Xác định biên chế bao gồm việc bổ nhiệm và duy trì các chức vụ đã bổ nhiệm theo yêu cầu đặt ra bởi cơ cấu tổ chức, nó gắn liền với việc đặt ra những yêu cầu cần làm cho một công việc hoặc nghề nghiệp, và nó bao gồm cả việc tuyển chọn những người đảm nhận các chức vụ.
Việc cử cán bộ quản lý du học sinh tại Nhật từ Việt Nam sang hay tuyển trực tiếp cán bộ quản lý tại Nhật thì Công ty Vietsus cũng cần nghiên cứu kỹ và cân nhắc những những nhân tố ảnh hưởng tới :
-Môi trường hoạt động công tác quản lý du học sinh. -Mục đích, chức năng hoạt động của doanh nghiệp -Quy mô của doanh nghiệp
-Trình độ của người quản lý, nhân viên và trang thiết bị quản lý
-Một số yếu tố khác: Các quy định của pháp luật, phạm vi hoạt động của doanh nghiệp, thị trường của doanh nghiệp…
Công ty Vietsus cần hướng dẫn, phối hợp cùng người quản lý, đại diện của Công ty tại thị trường Nhật Bản, phối hợp các ban nghành liên quan để xây dựng các công việc cụ thể như sau:
a. Công tác xây dựng và ban hành các văn bản quy phạm, các quy định, hướng dẫn thực hiện
- Xây dựng và ban hành các văn bản, quy chế, quy trình thực hiện về công tác quản lý du học sinh, quy trình phối hợp giữa phòng quản lý du học sinh với các phòng khác trong công ty như Phòng tài chính, Phòng kinh doanh, trung tâm đào tạo và các phòng ban khác; Quy trình tuyển sinh, Quy trình quản lý du học sinh ở nước ngoài, cấp phát kinh phí, chuyển trả du học sinh...
- Hướng dẫn, giám sát, đôn đôc các em du học sinh thực hiện nghiêm túc, đúng quy định liên quan đến công tác này.
b. Công tác lập kế hoạch
- Tổ chức xây dựng kế hoạch quản lý du học sinh hàng năm của Công ty, căn cứ theo kế hoạch tuyển sinh công ty đã đề ra.
- Phối hợp với phòng Tài chính để lập kế hoạch phân bổ tài chính hàng năm - Lập kế hoạch, phương hướng, biện pháp cải tiến quản lý du học .
- Hướng dẫn, kiểm tra, giám sát các du học sinh theo kế hoạch đề ra.
c. Công tác quản lý du học sinh
- Thực hiện công tác quản lý du học sinh, công tác tuyển sinh theo đúng quy định của công ty, của nhà nước.
- Thực hiện công tác quản lý du học sinh trong đó bao gồm cả công tác tuyển chọn cán bộ tham gia quản lý, công tác phối hợp với các tổ chức giáo dục, các trường học và điều chỉnh các hoạt động quản lý du học sinh.
- Tổ chức công tác kiểm tra nội bộ phòng quản lý du học sinh, giám sát và đôn đốc các đơn vị sự nghiệp của Cục thực hiện đúng quy định theo quy chế quản lý lưu học sinh hiện tại.
- Thực hiện chế độ báo cáo theo định kỳ, công tác phối hợp với các phòng ban khác như quyết toán, kiểm toán quy định, công tác cấp phát kinh phí. Tổ chức kiểm tra, xét duyệt, tổng hợp các báo cáo từ phòng Quản lý lưu học sinh và các phòng ban khác.
- Quản lý cập nhật số liệu du học sinh tuyển chọn, cấp phát kinh phí, chuyển trả cũng như giải quyết sự vụ.
e. Công tác khác
- Tổ chức, lập kế hoạch, thực hiện bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghề nghiệp chuyên môn cho cán bộ, nhân viên Phòng Quản lý du học sinh
- Hướng dẫn, phổ biến và thì hành kịp thời các chế độ và quy định mới về quản lý du học sinh
- Công tác khác
Điều kiện thực hiện:
- Cần có sự chỉ đạo, lãnh đạo của Chính phủ, sự hợp tác và phối hợp chặt chẽ giữa các Bộ, ngành.
- Có phương pháp khoa học
- Có quy trình, tiêu chuẩn, tiêu chí đánh giá, khảo sát
- Đội ngũ chuyên gia, cán bộ giỏi, chuyên trách, có năng lực và phương tiện làm việc hiện đại, đánh giá thành thạo về chuyên môn, nghiệp vụ, đồng thời có phẩm chất tốt, trung thực khách quan.
quản lý tất cả các tỉnh ,thành phố có học sinh của công ty tham gia du học.
4.4.2.2. Giải pháp xây dựng về hoàn thiện công tác tuyển chọn và đào tạo học sinh tại Việt Nam
Chất lượng nguồn học sinh đóng vai trò quyết định đến khả năng cạnh tranh và sự phát triển bền vững của Công ty Vietsus đồng thời đó là yếu tố quan trọng nhất tác động trực tiếp đến công tác quản lý du học sinh tại nước ngoài nói chung và tại thị trường Nhật Bản nói riêng. Tuy nhiên, thực tế cho thấy chất lượng du học sinh của Công ty thời gian qua đang là một thách thức không nhỏ. Các học sinh thường yếu về kỹ năng sống, ngoại ngữ, các kỹ năng mềm, ý thức kỷ luật. Thời gian vừa qua tại thị trường Nhật Bản thường xuyên xảy ra tình trạng du học sinh Việt Nam trộm cắp, buôn bán tiêu thụ hàng phi pháp, định cư bất hợp pháp … Theo Bộ Ngoại Giao, theo thông báo của Bộ Ngoại giao Nhật Bản, hiện nay tỉ lệ phạm tội của công dân Việt Nam cao nhất trong số người nước ngoài tại Nhật Bản. Tỉ lệ phạm tội hình sự của người Việt Nam (chủ yếu là lưu học sinh và thực tập sinh kỹ năng) tại Nhật Bản tăng cao, từ mức 500-600 trường hợp, trong giai đoạn 2010-2012, lên mức 1.100-1.400 trường hợp giai đoạn 2014-2015. Ngoài ra, số lượng thực tập sinh kỹ năng và du học sinh Việt Nam ở lại bất hợp pháp tại Nhật Bản cũng tăng đột biến trong giai đoạn 2015- 2016 ( Theo tác giả VIẾT LONG – Báo pháp luật).
Như vậy ,để có được nguồn học sinh tốt, công ty cần phải chú trọng việc phối hợp với các địa phương để tư vấn, tạo nguồn, đào tạo, giáo dục định hướng, nhằm nâng cao kỹ năng trước khi xuất cảnh. Bên cạnh đó, Công ty cần phân định rõ yêu cầu của thị trường du học từng nước để có những kế hoạch cụ thể tạo nguồn và đào tạo phù hợp.
Ngoài ra, thị trường Nhật Bản là thị trường đòi hỏi yêu cầu về chất lượng học sinh cũng rất khắt khe. Vì vậy Công ty cần có kế hoạch đào tạo cơ bản ,khoa học , chất lượng để đáp ứng nhu cầu của thị trường này. Muốn vậy Công ty cần nâng cao chất lượng tuyển chọn, đào tạo và sàng lọc học sinh trước khi xuất cảnh để đáp ứng nhu cầu của thị trường.
Để nâng cao chất lượng nguồn học sinh tham gia du học, các giải pháp trước mắt hay lâu dài đều xoay quanh việc nâng cao kỹ năng sống, ý thức chấp hành kỷ luật và luật pháp cũng như trình độ ngoại ngữ cho học sinh của Công ty cần tiến hành đồng bộ các công việc sau:
Chú trọng đầu tư cơ sở vật chất, mua sắm trang thiết bị hiện đại, phục vụ cho công việc giảng dạy và đào tạo học sinh. Xây dựng đội ngũ giáo viên trình độ cao, có tâm huyết để đào tạo học sinh đáp ứng tốt nhu cầu thị trường ngoài nước. Chương trình giảng dạy cần có sự đổi mới, phải có thời lượng và chương trình theo từng đối tượng để người du học sau khi kết thúc khóa học có đủ khả năng giao tiếp và sớm hòa nhập vào xã hội nước tiếp nhận.
Tăng cường đào tạo ngoại ngữ và giáo dục định hướng, xem đó là khâu then chốt quyết định đến chất lượng học sinh. Việc dạy ngoại ngữ phải tiến hành song song và lồng ghép với chương trình thực hành giao tiếp thực tế với người bạn đại thị trường gửi học sinh.
Đây là một hoạt động trọng tâm, là vấn đề phức tạp, xây dựng chương trình giáo dục định hướng chuẩn cho từng thị trường, có tính khả thi cao, muốn làm được điều này cần quy hoạch, củng cố, bổ sung, hoàn thiện các tài liệu về giảng dạy giáo dục định hướng, các nội dung cơ bản liên quan đến pháp luật Việt Nam và pháp luật nước sở tại, kiến thức về xã hội, văn hóa và phong tục tập quán nước tiếp nhận, cách sống, giao tiếp, tự chăm sóc sức khỏe, quản lý tiền và thời gian nhàn rỗi…. Khi học sinh hiểu biết về pháp luật, nhận thức rõ quyền lợi chính đáng, hợp pháp cũng như trách nhiệm và nghĩa vụ đối với bản thân, doanh nghiệp tư vấn du học và cộng đồng, hình thành ý thức chấp hành pháp luật, biết tự bảo vệ mình và hình ảnh của người Việt Nam ở nước ngoài thì sẽ hạn chế được việc vi phạm qui định và pháp luật tại Nhật. Công tác quản lý du học sinh của công ty sẽ đạt kết quả cao.
4.4.2.3. Xây dựng kế hoạch quản lý du học sinh
Xây dựng kế hoạch quản lý du học sinh không ngoài mục đích nào khác là hoàn thiện quy trình quản lý du học sinh một cách khoa học, tiết kiệm thời gian và chi phí. Trước tình hình thực tế đó ngoài căn cứ vào các văn bản quy phạm pháp luật quản lý học sinh du học ở nước ngoài thì Công ty Vietsus cần xây dựng kế hoạch cụ thể nhằm tăng cường công tác quản lý du học sinh tại thị trường Nhật Bản đạt kết quả cao hơn.Bảng kế hoạch quản lý phải chỉ ra phương pháp phù hợp với thị trường , chất lượng du học sinh và nhất là phải có sự lien lạc trao đổi với các cá nhân, tổ chức có lien quan như du học sinh, gia đình du học sinh , trường học, cơ quan thẩm quyền đại diện của Việt Nam tại Nhật như :
sinh vắng học nhiều buổi mà chưa biết lí do, học sinh vi phạm nội quy của trường. - Thường xuyên liên hệ với cha mẹ học sinh để thông báo tình hình từng em để có biện pháp uốn nắn, giáo dục có hiệu quả.
- Tổ chức các hoạt động ngoài lề cho du học sinh tham gia phong trào thi đua thực hiện nề nếp và phong trào thi đua học tập.Tổ chức các hoạt động giáo dục - Giáo dục kĩ năng sống, truyền thống văn hóa của dân tộc.
4.4.2.4. Tăng cường và nâng cao chất lượng tổ chức thực hiện hoạt động quản lý lưu học sinh
Để nâng cao chất lượng tổ chức thực hiện hoạt động quản lý du học sinh có hiệu quả thì việc đảm bảo chất lượng tổ chức là quan trọng nhất. Trong thời gian vừa qua, Công ty Vietsus cũng đã không ngừng trú trọng công tác quản lý du học sinh tại Nhật để nâng cao việc cải thiện chất lượng hoạt động quản lý du học sinh. Hình thành một thói quen thường xuyên đổi mới trong khâu quản lý du học sinh về quy trình tuyển sinh, phối hợp với các cơ sở giáo dục.
Công tác quản lý du học có đặc điểm: lập kế hoạch mang tính liên ngành, tổ chức không có cấu trúc chính thức, lỏng lẻo và linh hoạt, lãnh đạo phân tán, khó tập trung, kiểm tra và đánh giá khó triển khai thường xuyên và toàn diện. Chính vì vậy, công tác này đòi hỏi cần có đội ngũ cán bộ quản lý có bản lĩnh chính trị, nghiệp vụ chuyên môn, ngoại ngữ và đạo đức tốt, có đủ năng lực hoạch định và ban hành các chính sách phù hợp với thực tiễn và đi vào cuộc sống. Đội ngũ cán bộ liên quan và trực tiếp làm công tác này từ phía Công ty đó là Ban giám đốc, Cán bộ quản lý trực tiếp tại Nhật, các phòng ban trong công ty. Về phía các ban nghành chức năng bao gồm lãnh đạo cao cấp chủ chốt ở các bộ, ngành, cơ quan trung ương được giáo trọng trách lãnh đạo, chỉ đạo công tác này, các cán bộ cấp Vụ, chuyên viên trợ giúp các cán bộ lãnh đạo cơ quan xây dựng và triển khai các chính sách, các cán bộ được cử đi làm việc ở các đại sử quán để quản lý trực tiếp các sinh viên đang học ở nước ngoài. Trong thực tế, những cán bộ quản lý giáo dục được đào tạo và bồi dưỡng về quản lý giáo dục trước khi được bổ nhiệm không nhiều. Như vậy, kỹ năng nghiệp vụ của cán bộ quản lý giáo dục được hình thành và phát triển sau so với kỹ năng chuyên môn của họ. Điều này phần nào ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả công tác của cán bộ quản lý lưu học sinh.
soát lại đội ngũ quản lý du học sinh về số lượng cũng như chất lượng. Thực tế, khối lượng công việc quản lý du học sinh quá lớn dẫn đến khối lượng công việc nhiều. Hầu hết số lượng chuyên viên tham gia trực tiếp quản lý đều phải tăng thêm thời gian làm việc thêm để giải quyết công việc. Những văn bản chính sách, cán bộ chuyên viên hầu hết đều phải tự tìm kiếm và cập nhật thông tin để giải quyết các công việc sự vụ của lưu học sinh. Việc phối hợp với các phòng ban đôi khi còn chưa chặt chẽ. Chính điều này bắt buộc phải nâng cao chất lượng đội ngũ quản lý, để công tác quản lý lưu học sinh không bị tồn đọng và tránh sai xót. Tổ chức các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý nói chung và tham gia hội thảo trong và ngoài nước về quản lý con người. Từng bước, khắc phục phân cấp quản lý lưu học sinh cho phòng ban, luân phiên giải quyết công việc sự vụ. Đề xuất lãnh đạo cấp trên, tăng chỉ tiêu công chức phụ trách mảng quản lý lưu học sinh. Những chuyên viên kiêm nhiệm trước đây được bồi dưỡng thêm nghiệp vụ để nếu có điều kiện chuyển sang quản lý lưu học sinh khi phòng ban khác không cần chỉ tiêu đến.
Khảo sát về nội dung đổi mới phương pháp quản lý thông qua bảng biểu và có báo cáo kết quả. Từ kết quả khảo sát, áp dụng các nội dung và phương thức quản lý mới cho phù hợp với xu thế mới. Bên cạnh đó, khi đổi mới nội dung và phương thức quản lý phải từ từ và có báo cáo kết quả ngắn hạn, trung hạn để từ đó kịp thời khắc phục những nội dung, phương thức chưa phù hợp và phát huy những nội dung, phương thức mới.
Các cán bộ quản lý du học sinh cần tham mưu cho lãnh đạo cấp trên về việc nâng cao chất lượng tổ chức thực hiện hoạt động quản lý lưu học sinh để giúp họ nhận thức rõ về việc quan trọng trong việc nâng cao chất lượng cũng