a. Đối với các ban nghành liên quan
Cơ quan, tổ chức cử công dân Việt Nam ra nước ngoài học tập, tổ chức cung cấp dịch vụ tư vấn du học và gửi công dân Việt Nam là du học sinh tự túc ra nước ngoài học tập thực hiện cử hoặc cung cấp dịch vụ tư vấn du học và gửi công dân Việt Nam ra nước ngoài học tập theo thỏa thuận bằng văn bản với người đi học thực hiện chế độ báo cáo theo quy định tại Điều 5 Quyết định 05/2013/QĐ-TTg ngày 15/1/2013 của Thủ tướng Chính phủ. Trước ngày 15 tháng 01 hàng năm, tổ chức quy định tại Khoản 2 và 3 Điều 4 Quyết định 05 gửi báo cáo về việc tuyển sinh và cử công dân Việt Nam ra nước ngoài học tập về Bộ Giáo dục và Đào tạo; tổ chức dịch vụ tư vấn du học gửi báo cáo hoạt động về Sở
Giáo dục và Đào tạo nơi đặt trụ sở, đồng thời, gửi về Bộ Giáo dục và Đào tạo để theo dõi quản lý và tổng hợp thông tin, báo cáo Thủ tướng Chính phủ. Trước ngày 15 tháng 02 hàng năm, Bộ Giáo dục và Đào tạo gửi báo cáo Thủ tướng Chính phủ về việc công dân Việt Nam ra nước ngoài học tập.
Hệ thống cơ sở dữ liệu điện tử quản lý du học sinh do Bộ Giáo dục và Đào tạo xây dựng và quản lý. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân quy định tại Điều 2 Quyết định 05 có trách nhiệm cung cấp thông tin vào Hệ thống cơ sở dữ liệu điện tử quản lý du học sinh. Công dân Việt Nam ra nước ngoài học tập thực hiện đăng ký thông tin du học sinh vào Hệ thống cơ sở dữ liệu điện tử quản lý du học sinh ngay sau khi đến nước ngoài học tập và cập nhật thông tin vào Hệ thống khi có sự thay đổi. Bộ Giáo dục và Đào tạo xem xét việc công nhận tương đương văn bằng do cơ sở giáo dục nước ngoài cấp trên cơ sở thông tin do công dân Việt Nam ra nước ngoài học tập đăng ký vào Hệ thống dữ liệu điện tử quản lý du học sinh. Tổ chức chịu trách nhiệm quản lý du học sinh Việt Nam ở trong nước và nước ngoài, tổ chức cử hoặc cung cấp dịch vụ tư vấn du học và gửi người Việt Nam ra nước ngoài học tập thực hiện việc đăng ký thông tin du học sinh vào Hệ thống cơ sở dữ liệu điện tử quản lý du học sinh. Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài có trách nhiệm: Hỗ trợ đăng ký công dân, bảo hộ công dân đối với du học sinh và giải quyết kịp thời những vấn đề về quyền và trách nhiệm của du học sinh theo quy định; Giúp đỡ, động viên du học sinh học tập, rèn luyện đạo đức, phẩm chất chính trị, giữ gìn và góp phần phát triển mối quan hệ hữu nghị giữa Việt Nam với các nước; phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra lưu học sinh thực hiện chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước và các quy định tại Quyết định 05; giáo dục chính trị, tư tưởng, bảo đảm các hoạt động đoàn thể của lưu học sinh theo sự hướng dẫn của các tổ chức chính trị, chính trị - xã hội của Việt Nam; Phát triển và mở rộng quan hệ hợp tác giáo dục với các cơ sở đào tạo và chính quyền nước sở tại; tìm kiếm và khai thác các nguồn học bổng cho Việt nam; nghiên cứu chính sách, hệ thống giáo dục của nước sở tại để tham mưu cho Chính phủ và các cơ quan liên quan trong việc phát triển giáo dục Việt Nam cũng như việc gửi du học sinh đi học những ngành nghề, lĩnh vực và trình độ phù hợp với khả năng đào tạo của nước sở tại và đáp ứng nhu cầu phát triển nguồn nhân lực của Việt Nam; Hằng năm lập dự toán, tiếp nhận kinh phí cấp cho du học sinh (nếu có) và kinh phí phục vụ công tác du học sinh của Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài. Tổ chức cấp phát, sử dụng, quyết toán kinh phí kịp thời, đúng
chế độ và đối tượng theo quy định; Mở chuyên mục dành cho công tác du học sinh tại trang thông tin điện tử của Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài; Trước ngày 15 tháng 01 hàng năm, gửi báo cáo về công tác du học sinh cho Bộ Giáo dục và Đào tạo để tổng hợp, báo cáo Thủ tướng Chính phủ.
b. Đối với Công ty Vietsus
Hiện tại Công ty Vietsus đang sử dụng phần mềm chuyên dụng để thống nhất quản lý du học sinh trong suốt quá trình đào tạo ở cả Việt Nam và Nhật Bản.
Hình 4.1. Giao diện phần mềm quản lý du học sinh của công ty Vietsus Nội dung quản lý bằng phần mềm:
- Danh sách hồ sơ. - Thêm/ sửa/ xóa hồ sơ.
- Phân loại hồ sơ theo tình trạng: tư vấn, ký hợp đồng, có visa, từ chối visa, xuất cảnh ….
- Quản lý thông tin điểm số
- Quản lý thông tin phí đã đóng/ chưa đóng. Tự động nhắc nhở khi đến lịch. - Import hồ sơ học sinh vào hệ thống
- Tự động gửi email chúc mừng sinh nhật học sinh
- Các giấy tờ đã được chuẩn bị với hồ sơ. Không giới hạn số lượng tên tài liệu bổ sung cho hồ sơ. Mỗi tài liệu có tên và phần tải lên riêng biệt.
- Lưu trữ các file hồ sơ liên quan. Không giới hạn số file bổ sung cho hồ sơ, Mỗi file có tên và phần tải lên riêng biệt.
- Phần quyền quản lý hồ sơ cho từng nhân viên và trưởng văn phòng.
- Thêm, sửa, xóa tình trạng của hồ sơ (khi xóa thông tin của các hồ sơ cũ không bị ảnh hưởng) và vị trí sắp xếp trạng thái.
- Hiển thị các tìm kiếm nhanh cho người dùng theo các trường căn bản (trạng thái, văn phòng, người phụ trách, tìm kiếm theo tên hồ sơ, mã hồ sơ, khoảng thời gian).
- Hiển thị thống kê và thêm mới tiến trình chăm sóc khách hàng.
Quản lý tiền trình chăm sóc khách hàng.
- Nhân viên làm việc với khách hang
- Kết quả và nội dung làm việc từng lần gặp - Nhắc nhở lịch hẹn tiếp theo.
- Thống kê nhanh các tiến trình theo trạng thái chưa thực hiện, đã thực hiện, hủy bỏ.
Quản lý thông tin về người bảo lãnh:Quản lý thông tin phụ huynh học sinh
- Danh sách phụ huynh học sinh. - Thêm/ xóa/ sửa thông tin hồ sơ.
Quản lý thông tin về ngƣời bảo lãnh:
- Danh sách người bảo lãnh.
- Thông tin các nhân, mối quan hệ với học sinh.
Quản lý quá trình học tập của học sinh:
- Quá trình học tập ở các lớp.
Quản lý trƣờng:
- Danh sách các trường hợp tác trong và ngoài nước. - Thông tin chi tiết trường.
- Các học sinh đã giới thiệu, hoa hồng được nhận.
Quản lý ngƣời giới thiệu:
- Thông tin hồ sơ các nhân. - Các hồ sơ đã giới thiệu. - Chi phí hoa hồng.
Quản lý các đối tác:
- Danh sách các đối tác trong các lĩnh vực.
- Thêm/ sửa/ xóa các đối tác, người liên hệ làm việc.
Quản lý hợp đồng:
- Danh sách hợp đồng với các đối tác.
- Quản lý thông tin hợp đồng, nội dung, giá trị, thời gian thực hiện….
Quản lý tài liệu học tập:
- Theo chuyên mục tài liệu.
- Thêm/ sửa/ xóa danh sách tài liệu cho các chuyên mục.
Quản lý giấy tờ:
- Danh sách các loại giấy tờ cần thiết với từng nước. - Giấy tờ đã có/ chưa có với từng hồ sơ.
Quản lý bài viết, thông tin Báo cáo thống kê
- Biểu đồ thống kê số học sinh theo thời gian. - Biểu đồ tăng trưởng và lợi nhuận.