4.1.2.1. Tổ chức quản lý du học sinh của công ty Vietsus
- Cơ cấu tổ chức và chức năng thực hiện quản lý
Giám đốc điều hành: Giám đốc điều hành là đại diện theo pháp luật của
Công ty; điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của Công ty; chịu sự giám sát của Hội đồng quản trị và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao.
Phòng Tổ chức - Hành chính: Có chức năng tham mưu cho Giám đốc điều
hành về tuyển dụng, đào tạo, bổ nhiệm, quản lý nguồn nhân lực, chế độ tiền lương, thu nhập, bảo hiểm xã hội và các chế độ chính sách khác của người lao động và công tác hành chính của công ty.
Trung tâm Du học: Tham mưu cho Giám đốc điều hành về tổ chức tuyển
dụng, đào tạo ngoại ngữ và giáo dục định hướng cho du học sinh đi du học ở nước ngoài; tham mưu công tác khai thác thị trường trong và ngoài nước, quản lý du học sinh đang theo học ở nước ngoài;
Vì cơ cấu tổ chức còn nhỏ và gộp lại nên công tác quản lý du học sinh ở nước ngoài đã do trung tâm du học đảm nhiệm quản lý, việc gộp lại công tác quản lý đó dẫn đến trung tâm du học vừa đá bong vừa thổi còi.
Du học.
- Phòng tuyển sinh số 1 tại Kim Hồ lệ Chi - Gia Lâm - Hà Nội - Phòng tuyển sinh số 2 tại Phú Nhuận - Hồ Chí Ninh
- Phòng tuyển sinh số 6 tại Giao Thủy - Nam Định - Phòng tuyển sinh số 8 tại Vũ Thư - Thái Bình.
Sơ đồ 4.1. Cơ cấu tổ chức Công ty Vietsus
Nguồn: Phòng hành chính Công ty Vietsus
- Đặc điểm về ngƣời lao động của Công ty
Theo báo cáo thống kê của phòng Nhân sự thì đến thời điểm 12/2017 tổng số lao động của công ty là 38 người, trong đó lao động nữ là 20 người, nam là 18 người.
Theo chính sách phát triển lâu dài và cơ bản của Vietsus nên từ năm 2015, 2016, 2017 tình hình nhân sự không biến đổi về số lượng, nhận thấy việc cần thêm giáo viên và nhân viên để đào tạo, hướng dẫn, tư vấn cho người mong muốn đi du học chiếm tỷ lện lớn, chiếm 34,21%, đây là đối tượng được Công ty chú trọng quan tâm trong hoạt động đào tạo vì đây là nhóm đối tượng có ảnh hưởng trực tiếp đến việc tư vấn và đào tạo du học sinh, tăng cường được hiệu quả tăng số lượng du học sinh, đó là một yếu tố hết sức quan trọng cho sự phát triển của công ty.
Hội đồng quản trị Giám đốc Phòng tổ chức hành chính Phòng tài chính kế toán Phòng kinh doanh và phát triển thị trường Trung tâm Du học Phòng tuyển sinh Nam Định Phòng tuyển sinh TP. Hà Nội Phòng tuyển sinh TP. Hồ Chí Minh Phòng tuyển sinh Thái Bình
Bảng 4.4. Cơ cấu lao động theo kinh nghiệm chuyên môn trong công tác Du học của Công ty Vietsus năm 2015 - 2017
Kinh nghiệm chuyên môn 2015 2016 2017 Số lƣợng (Ngƣời) Tỷ lệ (%) Số lƣợng (Ngƣời) Tỷ lệ (%) Số lƣợng (Ngƣời) Tỷ lệ (%) Trên 5 năm 20 52,63 21 55,26 24 63,16 Từ 3 < 5 năm 13 34,21 13 34,21 11 28,95 Dưới 3 năm 5 13,16 4 10,53 3 7,89 Tổng 38 100,00 38 100,00 38 100,00 Nguồn: Công ty Vietsus (2015-2107) Qua bảng thống kê cho thấy, Công ty có lực lượng lao động ngoài có trình độ chuyên môn cao ( Bảng 3.2. Cơ cấu theo trình độ và giới tính năm 2015-2017) thì lực lượng lao động có kinh nghiệm trong công tác du học có tỉ lệ khá cao và có xu hướng tăng dần,năm 2016 là 55,26 % tăng so với năm 2015 là 52,63%. Năm 2017, số lao động có kinh nghiệm trên 5 năm chiếm 63,16% tổng số lao động, đó là một trong những ưu thế để doanh nghiệp có thể phát triển kinh doanh đảm bảo chất lượng quản lý ,đào tạo cho du học sinh trong nước cũng như quản lý du học sinh tại nước ngoài. Khi lao động được tuyển vào doanh nghiệp sẽ được đạo tạo trong thời gian từ 3-6 tháng nhằm đáp ứng yêu cầu về công việc.
Trong bảng còn chưa thể hiện số cộng tác viên làm công tác quản lý du học sinh tại Nhật do công ty chưa có cơ cấu tuyển dụng nhân viên chính thức của công ty, những cộng tác viên chỉ mang tính thời vụ.
- Cách thức thực hiện nhiệm vụ quản lý: Bằng hợp đồng, cam kết hay văn bản khác
Hiện nay Vietsus đã có cộng tác viên tại các thị trường Nhật Bản. Cộng tác viên này ngoài nhiệm vụ tìm kiếm đối tác, khai thác và thẩm định các khách hàng còn chịu trách nhiệm quản lý du học sinh và giải quyết các vấn đề phát sinh. Thời gian qua, công tác giải quyết các phát sinh khá kịp thời do đó có rất ít các vấn đề đáng tiếc xảy ra. Ngoài ra các đại diện thường xuyên gần gũi tìm hiểu tâm tư nguyện vọng của du học sinh, từ đó có các biện pháp giải quyết hợp tình hợp lý, bảo vệ tốt quyền lợi cho du học sinh.
du học sinh của Công ty nhiều và học tập tại nhiều vùng khác nhau dẫn tới việc quản lý sát sao gặp khá nhiều hạn chế. Các cộng tác viên phải giải quyết rất nhiều công việc nên tính hiệu quả chưa cao.Ngoài ra các cộng tác viên này chỉ được thỏa thuận theo hợp đồng nguyên tắc mà chưa phải là nhân viên chính thức của công ty cho nên việc quản lý du học sinh còn lỏng lẻo.
4.1.2.2. Phối hợp quản lý du học sinh của Vietsus tại Nhật Bản
Đối với công tác quản lý du học sinh của Vietsus tại Nhật Bản liên quan trực tiếp đến Công ty Vietsus ,Du học sinh, Nhà trường, gia đình và các cơ quản lý nhà nước của Việt Nam và Nhật Bản (Sơ đồ 4.2).
Nếu chỉ có Công ty Vietsus đứng ra quản lý thì kết quả không cao, chính vì vậy , để có thể quản lý du học sinh một cách hiệu quả nhất Công ty cần sự hỗ trợ, cộng tác của Ban nghành, cơ quan có thẩm quyền về công tác quản lý du học trong nước cũng như tại Nhật Bản, các ban nghành có liên quan của Nhật, các em du học sinh và phụ huynh…
Sơ đồ 4.2. Tổ chức bộ máy quản lý du học sinh của Vietsus tại Nhật Bả
Tại Việt Nam:
Sơ đồ 4.3. Sơ đồ quản lý du học sinh của Công ty Vietsus
Nguồn: Tác giả luận văn
Việt Nam Nhật Bản VIED Gia đình học viên VIETSUS TRƢỜNG HỌC Đại diện Vietsus tại Nhật Bản VYSA ĐSQVN tại Nhật Bản Cơ quan Nhật Bản
Công ty Vietsus là tổ chức tư vấn du học, trực tiếp tuyển sinh học viên du học tại Nhật Bản, chịu trách nhiệm quản lý và phối hợp với các đơn vị chức năng trong và ngoài nước quản lý du học sinh tại Nhật Bản.
Thường xuyên nắm bắt các thông tin phát sinh như học viên nghỉ học, đi muộn, ốm đau, tai nạn, vi phạm pháp luật... để thông báo cho gia đình học viên và các cơ quan chức năng để có biện pháp xử lý kịp thời.
a. Phối kết hợp với Cục Đào tạo với nước ngoài (Vietnam International ducation Development – VIED)
Là đơn vị trực tiếp phụ trách của Bộ Giáo dục và Đào tạo về công tác quản lý du học sinh tại Nhật Bản, hướng dẫn các cơ sở giáo dục của Việt Nam trong việc quản lý người nước ngoài học tập và làm việc tại Việt Nam theo quy định của pháp luật; phối hợp với các cơ quan hữu quan thống kê, theo dõi tình hình người Việt Nam học tập, làm việc tại các cơ sở giáo dục ở nước ngoài, người nước ngoài học tập và làm việc ở các cơ sở giáo dục của Việt Nam. Công ty Vietsus cần kết hợp chặt chẽ để nhận được văn bản hướng dẫn quản lý du học sinh theo đúng quy định của pháp luật . Việc khác phối hợp với Vụ Hợp tác quốc tế và các cơ quan, đơn vị liên quan để phát triển, quảng bá ngôn ngữ, văn hoá, giáo dục của Việt Nam tại Nhật và tìm kiếm các nguồn tài trợ trong và ngoài nước giúp các cơ sở giáo dục, đào tạo Việt Nam về học bổng, liên kết hợp tác đào tạo, hỗ trợ về kỹ thuật và chuyên môn theo quy định của pháp luật. Phối hợp với các đơn vị liên quan thanh tra, kiểm tra hoạt động quản lý du học sinh trong nước đặc biệt là du học sinh tại Nhật Bản.
b. Phối kết hợp với Du học sinh
Một trong những yếu tố quan trọng trong công tác quản lý du học sinh tại Nhật Bản đó chính là yếu tố Du học sinh. Đại diện của Công ty Vietsus ngoài kinh nghiệm làm việc và trình độ chuyên môn cần phải có kỹ năng mềm, các em Du học sinh mới tốt nghiệp Trung học phổ thông chiếm đa số, nhận thức còn non trẻ. Cho nên cán bộ quản lý của doanh nghiệp cần có thái độ mềm mỏng khi xử lý những sai phạm nhỏ của các em, gần gũi các em, quan tâm và hỗ trợ kịp thời khi có phát sinh.
c. Phối kết hợp với Gia đình du học sinh
Gia đình học viên tham gia kết hợp với Công ty Vietsus và Nhà trường tại Nhật Bản để thường xuyên nắm bắt thông tin học tập, làm việc của du học sinh
tại Nhật Bản, qua đó thực hiện tốt các biện pháp quản lý như giáo dục, động viên con em tích cực học tập, làm việc trên cơ sở tuân thủ các quy định, luật pháp Việt Nam và Nhật Bản.
d. Phối kết hợp với Trường học tại Nhật Bản
Trường học là nơi tổ chức học tập, làm việc, sinh hoạt cho du học sinh do đó là đơn vị gần gũi và trực tiếp nhất đối với công tác quản lý du học sinh của Công ty Vietsus tại Nhật Bản. Nhà trường có trách nhiệm thường xuyên thông báo những phát sinh như học sinh nghỉ học, đi muộn, ốm đau, tai nạn, vi phạm pháp luật...
e. Phối kết hợp với Đại sứ quán Việt Nam (ĐSQVN) tại Nhật Bản
Đại sứ quán Việt Nam là Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài trực tiếp chỉ đạo Bộ phận phụ trách công tác du học sinh (Phòng công tác du học sinh hoặc cán bộ chuyên trách, kiêm nhiệm) thực hiện nhiệm vụ liên quan đến công tác du học sinh. Bộ phận phụ trách công tác du học sinh chịu sự chỉ đạo trực tiếp, thường xuyên về công tác chính trị đối ngoại và quản lý nội bộ của Đại sứ quán, đồng thời chịu sự chỉ đạo về nghiệp vụ và chuyên môn của Bộ Giáo dục và Đào tạo. Nhiệm vụ của bộ phận phụ trách công tác du học. Quan hệ với các cơ quan có trách nhiệm và cơ sở đào tạo của nước sở tại trong việc triển khai thực hiện hiệp định, thoả thuận đã được ký kết; phát triển và mở rộng quan hệ hợp tác đào tạo; giải quyết kịp thời những vấn đề phát sinh và đảm bảo quyền lợi chính đáng của du học sinh;
Công ty Vietsus cần kết hợp với ĐSSQ tại Nhật để đươc phổ biến, hướng dẫn và kiểm tra du học sinh thực hiện các chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước, quy chế, quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo, của Đại sứ quán Việt Nam đối với du học sinh;
- Giúp đỡ, động viên du học sinh học tập, nghiên cứu, thực tập và rèn luyện đạo đức, phẩm chất chính trị, gắn bó với quê hương đất nước, làm tốt công tác quan hệ hữu nghị ở nước sở tại;
- Thường xuyên phối hợp với Bộ Giáo dục và Đào tạo giải quyết kịp thời những vấn đề về công tác du học sinh. Nhận xét, giới thiệu và giải quyết những việc liên quan khi du học sinh tốt nghiệp hoặc chưa tốt nghiệp về nước;
- Báo cáo định kỳ (6 tháng và hàng năm) về tình hình và kết quả thực hiện nhiệm vụ được giao với Đại sứ quán và Bộ Giáo dục và Đào tạo, Bộ Ngoại giao.
f. Phối hợp với Hội Thanh niên và Sinh viên Việt Nam tại Nhật Bản (Youth and Student Association in Japan - VYSA)
Hội Thanh niên và Sinh viên Việt Nam tại Nhật Bản có tên tiếng Anh là Vietnam Youth and Student Association in Japan, viết tắt là VYSA. VYSA là tổ chức xã hội độc lập, phi lợi nhuận được thành lập tại Tokyo ngày 10 tháng 11 năm 2001, hiện là tổ chức duy nhất đại diện cho thanh niên và sinh viên Việt Nam tại Nhật Bản được Chính phủ Việt Nam công nhận. VYSA thường xuyên tổ chức các ngày hội thể thao và văn hoá, các hội thảo chuyên ngành dành cho thành viên và những các nhân/tổ chức quan tâm. Hoạt động của các câu lạc bộ cũng được duy trì đều đặn. Các hoạt động của VYSA đều nhằm đến mục đích giúp cho cuộc sống học tập và công tác của mỗi thành viên có thêm nhiều niềm vui và ý nghĩa.
Các hoạt động của Hội thu hút được quan tâm của thanh niên sinh viên tại Nhật cũng như tạo được uy tín đối với các tổ chức của Nhật Bản vì thế đã tìm được các nguồn tài trợ tài chính từ các Công ty, tổ chức Nhật. Theo ông Vũ Dũng, Đại sứ Việt Nam tại Nhật Bản thì việc thành lập Hội Thanh niên và Sinh viên tại Nhật đã tập hợp được đội ngũ trí thức trẻ Việt Nam đang học tập, nghiên cứu tại Nhật Bản vào một tổ chức sinh hoạt cộng đồng, góp phần phát triển mối quan hệ hữu nghị giữa 2 nước theo đúng mong muốn của Đảng và Nhà nước. Mong muốn của sứ quán là qua hoạt động của Hội sẽ chọn lựa, theo dõi, bồi dưỡng và kết nạp Đảng cho những sinh viên Việt Nam ưu tú đang học tập, nghiên cứu trên đất Nhật Bản.
Mục đích của Hội là tiếp tục củng cố và mở rộng mạng lưới thanh niên- sinh viên Việt Nam đang sinh sống và học tập tại Nhật Bản, thúc đẩy giao lưu văn hóa giữa hai nước và đẩy mạnh các hoạt động giao lưu giữa các thanh niên Việt Nam tại Nhật Bản với các tổ chức, công ty và cá nhân trong và ngoài Nhật Bản.
Ở mỗi tỉnh có du học sinh của Công ty tại Nhật Bản, Công ty đều bố trí một đại diện/cộng tác viên để trực tiếp năm bắt, hỗ trợ, xử lý các thông tin cho du học sinh. Nhiệm vụ cụ thể của các đại diện này là thường xuyên liên lạc với nhà trường về tình hình học tập, làm việc, sinh hoạt của học viên; Liên lạc với công ty ngay học sinh nghỉ học, đi muộn, ốm đau, tai nạn, vi phạm pháp luật...
Bảng 4.5. Nhận xét về công tác phối hợp quản lý du học sinh của Công ty Vietsus từ các Ban nghành liên quan tại Nhật Bản (n=109)
Diễn giải Tốt Trung bình Kém Số lượng (ý kiến) Tỷ lệ (%) Số lượng (ý kiến) Tỷ lệ (%) Số lượng (ý kiến) Tỷ lệ (%) Sự quan tâm của Cục Đào
tạo với nước ngoài đối với Lưu học sinh
37 33,94 56 51,38 16 14,68 Sự quan tâm của Cơ quan
đại diện Việt Nam tại nước ngoài đối với Lưu học sinh
62 56,88 39 35,78 8 7,34
Khi có vướng mắc hoặc có vấn đề phát sinh trong quá trình học tập, Lưu học sinh nhận được sự trợ giúp kịp thời của Cơ quan đại diện Việt Nam tại nước ngoài
22 20,18 67 61,47 20 18,35
Khi có vướng mắc hoặc có vấn đề phát sinh trong quá trình học tập, Lưu học sinh nhận được sự trợ giúp kịp thời của Cục đào tạo với nước ngoài
21 19,27 49 44,95 39 35,78
Khi có vướng mắc hoặc có vấn đề phát sinh trong quá trình học tập, Lưu học sinh nhận được sự trợ giúp kịp thời của Cơ quan đại diện Việt Nam tại nước ngoài
41 37,61 58 53,21 10 9,17
Nguồn: Số liệu đánh giá
4.1.2.3. Hiệu quả quản lý
Ở trong nước, trên cơ sở Ban Điều hành Đề án 322 trước đây và bổ sung một số đề án khác, Bộ Giáo dục và Đào tạo đã thành lập Cục Đào tạo với nước