4.2.2.1. Sự khác biệt về nền văn hóa, tổ chức xã hội và luật pháp của Nhật Bản
Trong thời gian học tập và đào tạo ở NN, lưu học sinh phải tuân thủ luật pháp, tuân thủ những quy tắc ứng xử văn hóa của nước sở tại như những công dân của nước đó. Vì thế công tác quản lý sinh viên Việt Nam du học tại NN phụ thuộc vào nền văn hóa, tổ chức xã hội và luật pháp của các nước sở tại. Rào cản về ngôn ngữ, sự thiếu hiểu biết chu đáo về những yếu tố trên không chỉ ảnh hưởng đến việc học tập và sinh hoạt của du học sinh trong những ngày sống và học tập ở nước ngoài mà còn ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác quản lý sinh viên Việt Nam du học tại Nhật Bản.
4.2.2.2. Sự khác biệt giữa hệ thống giáo dục ĐH của Việt Nam và Nhật Bản
Chủ trương của Nhà nước ta là gửi du học sinh đến học tập tại các trường ĐH có uy tín của các nước có nền kinh tế, văn hóa và khoa học, kỹ thuật phát triển. Những cơ sở giáo dục đó có nhiều khác biệt với các trường ĐH của Việt Nam về môi trường giáo dục, chương trình đào tạo, phương pháp học và kiểm tra đánh giá. Quan trọng hơn nữa đó là sự khác biệt về phương thức quản lý và đánh
giá người học.
Mặt khác, cũng có sự khác biệt rất lớn ngay trong chính hệ thống các trường ĐH của nước sở tại. Chẳng hạn như ở Mỹ, uy tín và chất lượng đào tạo của các trường ĐH là rất khác nhau, thậm chí có những trường ĐH hoàn toàn ở dạng “diploma mill” (bán bằng cấp). Trong khi đó yêu cầu đối với người học của một số trường ĐH lớn khác về những ngành khoa học cơ bản như Toán, Tin học, Vật lý... là rất cao. Điều đó thể hiện ở bảng điểm của học viên học ở đây thường thấp hơn những nơi khác.
Hiểu biết rành mạch về yếu tố trên đối với từng nước, thậm chí từng cơ sở đào tạo của nước ngoài, sẽ giúp các nhà quản lý đưa ra được những quy định chính xác về công tác quản lý sinh viên Việt Nam du học tại nước ngoài.
4.2.2.3. Trào lưu du học trong học sinh và sinh viên Việt Nam
Như đã trình bày ở trên, xu thế toàn cầu hóa trong giáo dục và sự yếu kém của hệ thống giáo dục ĐH Việt Nam đã làm nảy sinh trào lưu du học trong học sinh và sinh viên Việt Nam. Trong khi đó, chúng ta lại chưa có nhiều biện pháp định hướng đúng và kiểm soát trào lưu trên, chẳng hạn như: Tuyên truyền giải thích cho phụ huynh và học sinh thấy rõ về hệ thống giáo dục của các nước, hướng nghiệp trên cơ sở chiến lược phát triển kinh tế - xã hội của đất nước và chiến lược phát triển của ngành giáo dục và đào tạo, chuẩn bị những yếu tố cần thiết cho học sinh trước khi ra nước ngoài học tập... Vì thế, bên cạnh những yếu tố tích cực, trào lưu cũng tạo ra những khó khăn mới trong công tác quản lý.
4.2.2.4. Việc triển khai cơ chế, chính sách và các văn bản quy định của Nhà nước về công tác quản lý sinh viên Việt Nam du học tại Nhật Bản
Đây là nhân tố có ảnh hưởng quyết định đến công tác quản lý sinh viên Việt Nam du học tại nước ngoài. Đảng và Nhà nước đã có những chủ trương rất rõ ràng và nhất quán trong công tác quản lý. Tuy nhiên, sự thiếu đồng bộ trong việc thực thi các chủ trương, đặc biệt việc chậm ban hành những văn bản pháp quy quy định đầy đủ công tác quản lý sinh viên Việt Nam du học tại nước ngoài, đã ảnh hưởng nhiều đến công tác này. Vì thế, việc xây dựng và ban hành những văn bản pháp quy quy định đầy đủ công tác quản lý sinh viên Việt Nam du học tại nước ngoài là một khâu then chốt trong việc nâng cao hiệu quả công tác quản lý sinh viên Việt Nam du học tại nước ngoài. Những văn bản pháp quy như thế
được xây dựng và ban hành càng sớm càng tốt.
4.2.2.5. Sự phù hợp với thực tiễn sinh hoạt và học tập của lưu học sinh của cơ chế, chính sách đối với sinh viên du học tại Nhật Bản
Do ảnh hưởng nặng nề của cuộc khủng hoảng tài chính nên tình hình kinh tế xã hội của nhiều nước phát triển có những biến động theo chiều hướng xấu, chẳng hạn như: giá cả sinh hoạt leo thang ngày càng đắt đỏ, những ưu đãi hỗ trợ cho sinh viên ngày càng bị cắt giảm... Điều đó đòi hỏi các chính sách đối với sinh viên Việt Nam du học tại nước ngoài phải bám sát thực tiễn sinh hoạt và học tập của du học sinh. Chính sách về học bổng phải đảm bảo đời sống thực tế của lưu học sinh, thủ tục cấp học bổng phải nhanh gọn và đúng hạn.
4.2.2.6. Năng lực của đội ngũ nhân viên Công ty Vietsus
Trình độ và năng lực của đội ngũ những người làm công tác quản lý sinh viên Việt Nam du học tại NN đóng một vai trò then chốt và có ảnh hưởng quyết định đến công tác này. Họ vừa là những người thực thi các chính sách về quản lý lưu học sinh vừa là người đề xuất với các cấp lãnh đạo những nhân tố mới, những thay đổi trong chính sách sao cho phù hợp hơn với thực tiễn cuộc sống.
So với những năm tháng trước đây khi còn quản lý lưu học sinh Việt Nam tại các nước xã hội chủ nghĩa thì công tác quản lý sinh viên Việt Nam du học tại nước ngoài ngày nay đã có nhiều thay đổi. Nhiều khó khăn phức tạp nảy sinh. Trong lúc đó, đội ngũ những người làm công tác quản lý sinh viên Việt Nam du học tại nước ngoài nhìn chung còn chưa có nhiều kinh nghiệm. Vì thế, xây dựng và bồi dưỡng đội ngũ những người làm công tác quản lý sinh viên Việt Nam du học tại nước ngoài là một công việc cấp bách và có tính chiến lược lâu dài.
4.3. ĐỊNH HƢỚNG VÀ GIẢI PHÁP TĂNG CƢỜNG QUẢN LÝ DU HỌC SINH VIỆT NAM CỦA CÔNG TY VIETSUS TẠI NHẬT BẢN
4.3.1. Định hướng
Đến năm 2020, Công ty Vietsus định hướng mở rộng các hoạt động đào tạo, xúc tiến việc làm theo hướng khép kín: Hỗ trợ du học sinh ở lại Nhật Bản làm việc và Tìm kiếm việc làm cho du học sinh về nước.
Đối với định hướng Hỗ trợ du học sinh ở lại Nhật Bản làm việc: Công ty sẽ tuyển thêm cộng tác viên là Luật sư người Nhật Bản để tư vấn kịp thời cho các du học sinh sau khi đã hoàn thành khóa tiếng Nhật và muốn học lên cao nên lựa chọn ngành nghề, trường học phù hợp. Tư vấn hồ sơ xin cấp tư cách lưu trú, hợp
đồng và tìm kiếm cơ hội việc làm tại Nhật Bản.
Bảng 4.13. Định hƣớng phát triển của Công ty Vietsus đến 2020
Năm Tỉnh 2018 2019 2020 Tokyo 25 28 28 Kyoto 15 15 15 Chiba 10 11 11 Nagoya 90 96 96 Fukuoka 35 36 36 Kobe 15 18 18 Tổng 190 204 204
Nguồn: Công ty Vietsus Đối với định hướng tìm kiếm việc làm cho du học sinh về nước: Do tình trạng chung của du học sinh tại Nhật Bản thường chọn chuyên nghành tiếng Nhật, Kinh doanh... số ít chọn nghành kỹ thuật để học. Vì vậy khi trở về nước đa số các em khó xin việc. Nhận thấy điều đó, năm 2020 công ty sẽ hoàn thành các phòng học đào tạo nghề thông dụng như cơ khí CNC, điện công nghiệp, điện dân dụng… công ty sẽ mở lớp đào tạo nghề đồng thời sẽ giới thiệu du học sinh vào các công ty liên doanh hoặc 100% vốn Nhật Bản để làm việc.
4.3.2. Một số giải pháp tăng cường quản lý du học sinh của Công ty Vietsus tại Nhật Bản tại Nhật Bản
4.3.2.1. Giải pháp hoàn thiện cơ cấu, tổ chức bộ máy và cơ chế phối hợp trong công tác quản lý du học sinh
Để hoạt động quản lý du học sinh tại thị trường Nhật Bản của Công ty Vietsus thực sự phát huy hiệu quả, bên cạnh sự điều chỉnh chính sách của Chính phủ về nhiều mặt thì điều quan trọng là tâm thế và sự chủ động của Công ty trong việc đưa ra các giải pháp phù hợp. Để hoạt động quản lý du học sinh phát triển bền vững và đạt kết quả cao, Công ty Vietsus cần Hoàn thiện cơ cấu, tổ chức bộ máy và cơ chế phối hợp trong công tác quản lý du học sinh phối kết hợp các ban nghành liên quan nhanh chóng triển khai áp dụng các biện pháp sao cho có hiệu quả nhanh nhất trong tình hình nhạy cảm hiện nay tại thị trường du học Nhật Bản , cụ thể:
- Tách bộ phận quản lý du học sinh tại Nhật ra khỏi Trung tâm du học trong sơ đồ 4.1. Sơ đồ tổ chức của công ty . Thành lập một phòng chuyên biệt làm công
tác quản lý và hỗ trợ du học sinh đang theo học tại Nhật cũng như hỗ trợ các du học sinh đã hoàn thành chương trình học đang làm việc tại Nhật Bản ,cụ thể :
4.4. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CÔNG TY VIETSUS
Nguồn: Tác giả luận văn
- Tổ chức cơ cấu quản lý của Công ty Vietsus tại Nhật sao cho hiệu quả , sắp xếp và bố trí các công việc cho cán bộ quản lý đúng người đúng việc, giao quyền hạn ,trách nhiệm và phân phối các nguồn lực của tổ chức sao cho phù hợp và có hiệu quả vào mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Tổ chức cơ cấu quản lý của Công ty Vietsus tại Nhật liên quan đến công tác xây dựng uy tín của doanh nghiệp tại thị trường này .Tổ chức cơ cấu bộ máy gồm các nội dung sau:
+Xác định những hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu chung của doanh nghiệp.
+Nhóm gộp các bộ phận này thành các phòng ban hoặc các bộ phận. +Giao quyền hạn, trách nhiệm để thực hiện các hoạt động.
+Quy định các mối quan hệ theo chiều dọc và ngang bên trong tổ chức. Công tác tổ chức đòi hỏi đội ngũ cán bộ có trình độ, kinh nghiệm và những phẩm chất cần thiết để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Hội đồng quản trị Giám đốc Phòng tổ chức hành chính Phòng tài chính kế toán Phòng kinh doanh và phát triển thị trường Trung tâm Du học Phòng tuyển sinh Nam Định Phòng tuyển sinh TP. Hà Nội Phòng tuyển sinh TP. Hồ Chí Minh Phòng tuyển sinh Thái Bình Phòng quản lý hỗ trợ du học sinh
Một trong những nhiệm vụ của công tác tổ chức là xác định biên chế. Xác định biên chế bao gồm việc bổ nhiệm và duy trì các chức vụ đã bổ nhiệm theo yêu cầu đặt ra bởi cơ cấu tổ chức, nó gắn liền với việc đặt ra những yêu cầu cần làm cho một công việc hoặc nghề nghiệp, và nó bao gồm cả việc tuyển chọn những người đảm nhận các chức vụ.
Việc cử cán bộ quản lý du học sinh tại Nhật từ Việt Nam sang hay tuyển trực tiếp cán bộ quản lý tại Nhật thì Công ty Vietsus cũng cần nghiên cứu kỹ và cân nhắc những những nhân tố ảnh hưởng tới :
-Môi trường hoạt động công tác quản lý du học sinh. -Mục đích, chức năng hoạt động của doanh nghiệp -Quy mô của doanh nghiệp
-Trình độ của người quản lý, nhân viên và trang thiết bị quản lý
-Một số yếu tố khác: Các quy định của pháp luật, phạm vi hoạt động của doanh nghiệp, thị trường của doanh nghiệp…
Công ty Vietsus cần hướng dẫn, phối hợp cùng người quản lý, đại diện của Công ty tại thị trường Nhật Bản, phối hợp các ban nghành liên quan để xây dựng các công việc cụ thể như sau:
a. Công tác xây dựng và ban hành các văn bản quy phạm, các quy định, hướng dẫn thực hiện
- Xây dựng và ban hành các văn bản, quy chế, quy trình thực hiện về công tác quản lý du học sinh, quy trình phối hợp giữa phòng quản lý du học sinh với các phòng khác trong công ty như Phòng tài chính, Phòng kinh doanh, trung tâm đào tạo và các phòng ban khác; Quy trình tuyển sinh, Quy trình quản lý du học sinh ở nước ngoài, cấp phát kinh phí, chuyển trả du học sinh...
- Hướng dẫn, giám sát, đôn đôc các em du học sinh thực hiện nghiêm túc, đúng quy định liên quan đến công tác này.
b. Công tác lập kế hoạch
- Tổ chức xây dựng kế hoạch quản lý du học sinh hàng năm của Công ty, căn cứ theo kế hoạch tuyển sinh công ty đã đề ra.
- Phối hợp với phòng Tài chính để lập kế hoạch phân bổ tài chính hàng năm - Lập kế hoạch, phương hướng, biện pháp cải tiến quản lý du học .
- Hướng dẫn, kiểm tra, giám sát các du học sinh theo kế hoạch đề ra.
c. Công tác quản lý du học sinh
- Thực hiện công tác quản lý du học sinh, công tác tuyển sinh theo đúng quy định của công ty, của nhà nước.
- Thực hiện công tác quản lý du học sinh trong đó bao gồm cả công tác tuyển chọn cán bộ tham gia quản lý, công tác phối hợp với các tổ chức giáo dục, các trường học và điều chỉnh các hoạt động quản lý du học sinh.
- Tổ chức công tác kiểm tra nội bộ phòng quản lý du học sinh, giám sát và đôn đốc các đơn vị sự nghiệp của Cục thực hiện đúng quy định theo quy chế quản lý lưu học sinh hiện tại.
- Thực hiện chế độ báo cáo theo định kỳ, công tác phối hợp với các phòng ban khác như quyết toán, kiểm toán quy định, công tác cấp phát kinh phí. Tổ chức kiểm tra, xét duyệt, tổng hợp các báo cáo từ phòng Quản lý lưu học sinh và các phòng ban khác.
- Quản lý cập nhật số liệu du học sinh tuyển chọn, cấp phát kinh phí, chuyển trả cũng như giải quyết sự vụ.
e. Công tác khác
- Tổ chức, lập kế hoạch, thực hiện bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghề nghiệp chuyên môn cho cán bộ, nhân viên Phòng Quản lý du học sinh
- Hướng dẫn, phổ biến và thì hành kịp thời các chế độ và quy định mới về quản lý du học sinh
- Công tác khác
Điều kiện thực hiện:
- Cần có sự chỉ đạo, lãnh đạo của Chính phủ, sự hợp tác và phối hợp chặt chẽ giữa các Bộ, ngành.
- Có phương pháp khoa học
- Có quy trình, tiêu chuẩn, tiêu chí đánh giá, khảo sát
- Đội ngũ chuyên gia, cán bộ giỏi, chuyên trách, có năng lực và phương tiện làm việc hiện đại, đánh giá thành thạo về chuyên môn, nghiệp vụ, đồng thời có phẩm chất tốt, trung thực khách quan.
quản lý tất cả các tỉnh ,thành phố có học sinh của công ty tham gia du học.
4.4.2.2. Giải pháp xây dựng về hoàn thiện công tác tuyển chọn và đào tạo học sinh tại Việt Nam
Chất lượng nguồn học sinh đóng vai trò quyết định đến khả năng cạnh tranh và sự phát triển bền vững của Công ty Vietsus đồng thời đó là yếu tố quan trọng nhất tác động trực tiếp đến công tác quản lý du học sinh tại nước ngoài nói chung và tại thị trường Nhật Bản nói riêng. Tuy nhiên, thực tế cho thấy chất lượng du học sinh của Công ty thời gian qua đang là một thách thức không nhỏ. Các học sinh thường yếu về kỹ năng sống, ngoại ngữ, các kỹ năng mềm, ý thức kỷ luật. Thời gian vừa qua tại thị trường Nhật Bản thường xuyên xảy ra tình trạng du học sinh Việt Nam trộm cắp, buôn bán tiêu thụ hàng phi pháp, định cư bất hợp pháp … Theo Bộ Ngoại Giao, theo thông báo của Bộ Ngoại giao Nhật Bản, hiện nay tỉ lệ phạm tội của công dân Việt Nam cao nhất trong số người nước ngoài tại Nhật Bản. Tỉ lệ phạm tội hình sự của người Việt Nam (chủ yếu là