Phần 2 Cơ sở lý luận và thực tiễn về quản lý du học sinh của doanh nghiệp
2.2. Cơ sở thực tiễn về hoạt động du học
2.2.2. Bài học kinh nghiệm có thể vận dụng cho Công ty cổ phần sản xuất và
thương mại Vietsus
Qua việc tổ chức, thực hiện và kết quả đạt đuợc của các công du học trên, rút ra một số bài học kinh nghiệm quý báu cho Công ty Vietsus từ giai đoạn tuyển dụng, tư vấn và đào tạo trong nước, bài học về quản lý du học sinh đang theo học tại Nhật Bản và bài học kinh nghiệm về sự hỗ trợ cho du học sinh sau khi đã hoàn thành chương trình du học tại Nhật Bản như sau:
a. Bài học kinh nghiệm cho công ty về quản lý - đào tạo trong nước trước khi tới thị trường Nhật Bản du học
Một là, Công ty cần xem công tác du học là một nội dung quan trọng trong chiến lược phát triển kinh doanh của công ty , ngoài lợi ích của công ty thì toàn thể cán bộ quản lý , nhân viên công ty hiểu rõ du học chính là công tác quan trọng mang nguồn nhân lực và đào tạo nguồn nhân lực, góp phần xây dựng sự nghiệp công nghiệp hóa –Hiện đại hóa của quốc gia.
Hai là, muốn cho hoạt động tư vấn du học thực sự có hiệu quả thì công ty
phải đóng vai trò quyết định trong tất cả các khâu, từ việc thiết lập thủ tục pháp lý của công ty về được phép hoạt dộng tư vấn du học, khai mở thị trường tuyển sinh trong nước, tư vấn thủ tục hồ sơ cho học sinh, tư vấn về tài chính, về định hướng cho học sinh chọn trường , nghành học …và điều hành quản lý hoạt động du học.
Ba là, việc tạo nguồn, tuyển sinh, đưa học sinh ra nước ngoài học tập được công ty đặc biệt quan tâm và quản lý chặt chẽ. Nhằm giảm thiểu rủi ro và hạn chế thấp nhất phí tổn phát sinh cho người đi du học và giảm thiểu rủi ro cho công ty về thời gian cũng như chi phí tuyển sinh của công ty, công ty áp dụng nhiều biện pháp quản lý trong khâu tuyển sinh như:
(1) Cung cấp thông tin chính xác và đầy đủ cho người đi du học về các chi phí, thu nhập, các điều kiện sống và, học tập và làm việc, quy định pháp luật .
(2) Kiểm soát chặt chẽ hoạt động của nhân viên tuyển dụng, tư nhân tư vấn du học trong tất cả các khâu có liên quan.
(3) Đơn giản hóa các thủ tục hành chính và áp dụng nhiều hình thức tuyển dụng để người đi du học có điều kiện tiếp xúc trực tiếp với công ty.
(4)Trong một số trường hợp công ty cần trả hoa hồng cho người tuyển nguồn tại các địa phương, các công ty làm XKLD, các trung tâm đào tạo ngoại ngữ …để họ cung cấp học sinh cho công ty đi nhằm giảm thiểu thời gian và chi phí đi lại tuyển dụng tại các địa phương trong nước. Phần lợi nhuận đó có thể hỗ trợ cho du học sinh giải quyết một phần khó khăn về chi phí trước khi xuất cảnh.
Bốn là, nâng cao năng lực cạnh tranh và tạo thương hiệu chất lượng người
du học được công ty quan tâm hàng đầu, nhất là trong giai đoạn hiện nay, khi mà cạnh tranh trên thị trường du học quốc tế ngày càng gay gắt. Vì vậy,Công ty cần quan tâm và chỉ đạo chặt chẽ, nhất là khâu chất lượng người đi du học, chuyên môn nghiệp vụ, tính kỷ luật,… trong đó ngoại ngữ đóng một vai trò quan trọng để người đi du học hòa nhập nhanh tại nước sở tại.Vì vậy khâu đào tạo trong nước cho học sinh trước khi tới thị trường Nhật Bản du học là khâu vô cùng quan trọng.
Ngoài chương trình đào tạo bắt buộc về ngoại ngữ do công ty đảm nhiệm ,công ty có thể liên kết và hợp tác đào tạo giữa các cơ sở đào tạo trong nước về kỹ năng sống, nhận thức về pháp luật…hoặc có thể mời các chuyên gia cao cấp trong lĩnh vực trên về giảng dạy cho học sinh. Ngoài ra, công ty còn tiến hành quảng bá hình ảnh học sinh của công ty mình cho các trường khác thông qua các diễn đàn, các hội nghị, hội thảo, hội nghị..
b. Bài học kinh nghiệm cho công ty về quản lý du học sinh đang học tập và sinh sống tại Nhật Bản
Ngoài trách nhiệm và tầm quan trọng khâu quản lý hỗ trợ đào tạo trong nước của công ty, khâu quản lý hỗ trợ cho du học sinh đang theo học tại thị
trường Nhật Bản là vấn đề cấp bách và quan trọng:
Một là, tạo điều kiện cho du học sinh hòa nhập nhanh chóng với cuộc sống và học tập tại Nhật Bản.Giúp các em yên tâm học tập và công tác cũng như phần nào giảm sự lo lắng cho phụ huynh các em khi con em họ đang xa gia đình. Ở các nước mà du học mang lại hiệu quả cao như Singapone hệ thống pháp luật và các quy định chặt chẽ, minh bạch nhưng cũng rất thông thoáng và đồng bộ, tạo quyền chủ động cho DN và người du học thống nhất quản lý du học quốc tế… nhằm xây dựng và bảo vệ thương hiệu chất lượng của công ty.
Hai là, quản lý và bảo vệ người đi du học khi học tập ở nước ngoài là nhiệm
vụ vô cùng khó khăn không chỉ đối với các tổ chức đưa đi, các tổ chức hỗ trợ mà cả với Chính phủ các nước. Chính vì vậy để làm tốt công việc này công ty phải:
(1) Xây dựng một mạng lưới đại diện của công ty tại Nhật Bản, cụ thể tại các tỉnh, thành phố có học sinh của công ty theo học nhằm quản lý và kịp thời trợ giúp người đi du học khi có nhu cầu, đồng thời thực hiện thêm chức năng mở rộng thị trường;
(2) Thiết lập các quỹ phúc lợi, quỹ hỗ trợ, trung tâm trợ giúp học sinh khi các em gặp khó khăn .
(3) Xây dựng mạng lưới thông tin về du học sinh, trao đổi thông tin giữa nhà trường tại Nhật với người đại diện công ty tại Nhật, giữa người đại diện và quản lý trực tiếp tại trụ sở công ty, giữa công ty và đại sứ quán …phải chủ động kết hợp với đại sứ quán Việt Nam tại Nhật , tổ chức hỗ trợ sinh viên của Nhật … để bảo vệ quyền lợi cho du học sinh trên cơ sở luật pháp các nước, các thỏa thuận, các hiệp định song phương hoặc đa phương, các điều ước, công ước quốc tế.
Ba là, Công ty tạo môi trường bình đẳng cho các em du học sinh, các em
đều được hỗ trợ khi cần thiết, tạo môi trường đoàn kết cho các em là động lực giúp đỡ nhau trong cuộc sống cũng như trong học tập
Để xây dựng hoàn thiện bộ máy quản lý du học của công ty thì công ty cần thực hiện chức năng quản lý, trong đó cần xây dựng chức năng quản lý, phân trách nhiệm cụ thể cho từng bộ phận, phòng ban, tránh trồng chéo tạo kẽ hở trong công tác quản lý.