Thể thức của các tài liệu lưu về tổ chức - cán bộ và lao động - tiền lương trong Phông Lưu trữ Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ (1973-1994) tương đối thống nhất như cách ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; số và kí hiệu văn bản; địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản…chức vụ, họ tên và chữ kí của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan ban hành văn bản. Cụ thể cách trình bày một số yếu tố thể thức đáng chú ý trong tài liệu như sau:
+ Đặc thù về tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản:
Yếu tố tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản là một trong những yếu tố thể thức quan trọng. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản cho biết tên và vị trí của cơ quan đó trong hệ thống tổ chức bộ máy Nhà nước và trong xã hội; mối quan hệ giữa cơ quan, tổ chức ban hành văn bản với cơ quan, đơn vị tiếp nhận, giải quyết văn bản. Đó cũng là một chỉ dẫn quan trọng về hiệu lực thi hành của văn bản.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản của các văn bản trong Phông Lưu trữ Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ nhìn chung được trình bày đúng quy định. Tuy nhiên, cá biệt có trường hợp văn bản thiếu tên cơ quan, tổ chức ban hành (mặc dù đã có chữ kí của người có thẩm quyền và dấu của cơ quan ban hành văn bản) như: Báo cáo thực hiện Chỉ thị 407-CP về kiện toàn tổ chức bộ máy chính quyền 6 tỉnh phía Bắc của Ban Tổ chức của Chính phủ năm 1980 [200]. Trường hợp này, độc giả sẽ dễ dàng phát hiện tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản là Ban Tổ chức của Chính phủ (thơng qua dấu đóng trên văn bản).
+ Về số, kí hiệu văn bản: các văn bản hầu hết đều được ghi số, kí hiệu.
Cách thể hiện yếu tố này đối với các văn bản của các cơ quan khác nhau cũng có sự khác biệt. Có cơ quan làm đúng quy định, có cơ quan thực hiện chưa đúng với quy định.
Chẳng hạn như Báo cáo số 460/BC-ĐĐLĐ ngày 7/4/1986 của Bộ Lao động về tình hình thực hiện kế hoạch điều động lao động quý I năm 1986 và kế hoạch điều động lao động quý II năm 1986 [154]. Trong văn bản trên, cách ghi số, kí hiệu văn bản là: “Số: 460/BC-ĐĐLĐ” chưa đúng. Theo chúng tôi, cách ghi đúng là: “Số: 460/BC-BLĐ”. Bởi vì: phần kí hiệu bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Trong ví dụ trên, số kí hiệu của Báo cáo đã khơng trình bày phần viết tắt tên cơ quan ban hành văn bản mà viết tắt vấn đề văn bản đề cập.
+ Tên loại và trích yếu nội dung văn bản:
Các văn bản đều phải được ghi tên loại khi soạn thảo, trừ công văn hành chính là thuật ngữ chung dùng để chỉ các văn bản giao dịch nên khơng địi hỏi phải ghi tên loại. Tên loại nói lên tầm quan trọng của văn bản, tính chất cơng việc mà văn bản đề cập, tạo điều kiện pháp lí cho việc tổ chức triển khai thực hiện. Văn bản cần phải ghi trích yếu nội dung để độc giả dễ nắm bắt được vấn đề trước khi nghiên cứu kĩ văn bản, tạo thuận lợi cho việc đọc, giải quyết văn bản. Trong Phơng lưu trữ này, có một số cơng văn khơng ghi trích yếu nội dung văn bản, chẳng hạn như công văn số 04 BC/TCCP ngày 15/2/1982 của Ban Tổ chức của Chính phủ gửi Bộ Tài chính và Ngân hàng
Nhà nước Việt Nam. Vì vậy, gây những trở ngại nhất định cho độc giả khi tiếp cận văn bản. Để biết được trích yếu nội dung văn bản trong trường hợp này, độc giả cần đọc kĩ nội dung văn bản, sau đó tìm một câu văn ngắn gọn tóm tắt nội dung chính của văn bản đó.
Có một số văn bản tên loại và trích yếu nội dung khơng phản ánh đầy đủ nội dung bên trong văn bản. Chẳng hạn, trong Báo cáo số 68/TCCP ngày 02/4/1988 của Ban Tổ chức của Chính phủ có trích yếu là “Cơng tác kiện toàn tổ chức bộ máy quản lý Nhà nước năm 1987 và phương hướng nhiệm vụ công tác năm 1988”, nhưng nội dung bên trong có đề cập đến cơng tác cán bộ như: tinh giản biên chế; xây dựng chức danh tiêu chuẩn nghiệp vụ viên chức; đào tạo, bồi dưỡng cán bộ quản lý Nhà nước [64, 6-9]; Báo cáo số 59/BC-TCCQ ngày 30/6/1991 của Ban Tổ chức chính quyền tỉnh Thừa Thiên Huế có trích yếu là “về tình hình cơng tác tổ chức chính quyền 6 tháng đầu năm 1991 tỉnh Thừa Thiên Huế” nhưng nội dung của Báo cáo có phản ánh về cơng tác cán bộ [74, 287-292].
Tuy còn những hạn chế đã nêu ở trên, nhưng qua nghiên cứu, chúng tôi thấy khối tài liệu này rất phong phú về thể loại như: nghị định, nghị quyết, quyết định, chỉ thị, thơng tư, cơng văn hành chính, báo cáo, thơng báo, biên bản…
+ Chức vụ, họ tên và chữ kí của người có thẩm quyền
Đây là một thành phần thể thức quan trọng của văn bản. Yếu tố này cùng với dấu của cơ quan ban hành văn bản làm cho văn bản đảm bảo tính pháp lí. Cách trình bày yếu tố này tuỳ thuộc vào từng loại cơ quan cụ thể. Trong Phông lưu trữ này, đa phần các văn bản như đã nói ở phần trên là bản chính của văn bản nên có chữ kí trực tiếp của người có thẩm quyền. Do đó, các văn bản có độ tin cậy cao. Bên cạnh đó, có trường hợp do khơng cịn giữ được bản chính của văn bản trong Phông lưu trữ nên các cán bộ lưu trữ phải lựa chọn những bản sao văn bản, thậm chí có trường hợp chỉ giữ được bản thảo, bản gốc văn bản (chưa có dấu). Tuy nhiên, đó vẫn là một tài liệu giúp chúng ta có thêm những thơng tin để so sánh, đối chiếu với các nguồn tư liệu khác, nhờ đó xác định độ tin cậy của văn bản.
Trong quá trình nghiên cứu Phơng Lưu trữ này cho thấy, có những văn bản thiếu yếu tố tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, nhưng lại có đủ cả chữ kí của người có thẩm quyền và dấu của cơ quan ban hành văn bản như trường hợp đã trình bày ở trên. Hay có văn bản thiếu số, kí hiệu văn bản; ngày, tháng, năm ban hành văn bản và nơi nhận, nhưng có đủ cả chữ kí của người có thẩm quyền và dấu của cơ quan ban hành văn bản, như Kế hoạch của Ban Tổ chức của Chính phủ tiếp tục kiện tồn đội ngũ cán bộ chính quyền cấp huyện và cơ sở. Trường hợp trên đòi hỏi độc giả phải tự xác minh các yếu tố thiếu. Chẳng hạn, ngày tháng năm ban hành văn bản đó là ngày nào, nếu văn bản khơng ghi thì trường hợp này, độc giả có thể dựa vào nội dung văn bản để xác minh. Ví dụ: đọc bản Kế hoạch trên, chúng tơi thấy có một số thông tin liên quan đến thời gian ban hành văn bản là:
- Đoạn đầu, tại phần mục tiêu và u cầu kiện tồn cán bộ cấp huyện có ghi: Chỉ thị số 214 ngày 5/7/1983 của Hội đồng Bộ trưởng đã đề ra mục tiêu là: “…từ nay đến hết năm 1984, phải kiện toàn cho được đội ngũ cán bộ của tất cả các huyện trong cả nước, chú trọng trước hết các huyện ở những vùng trọng điểm về kinh tế, quốc phòng…” [193, 2].
- Việc này các huyện cần làm khẩn trương, chậm nhất là hết tháng 5/1984 cho xong [193, 2].
- Ngày 15/12/1983, Ban Tổ chức của Chính phủ đã có cơng văn số 43 CB/TCCP nói rõ kế hoạch bồi dưỡng kiến thức quản lí Nhà nước cho cán bộ huyện và cơ sở theo tinh thần nói trên [193, 3].
Từ những thơng tin trên, chúng ta có thể phán đốn được thời gian ban hành văn bản này là vào khoảng sau ngày 15/12/1983, hoặc đầu năm 1984.
Theo chúng tơi, có thể kể một số nguyên nhân của việc trình bày thiếu các yếu tố thể thức văn bản như: trước hết là do việc thực hiện các quy định về thể thức văn bản của các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền chưa được nghiêm túc (mặc dù thời kì này đã có Điều lệ về cơng tác cơng văn giấy tờ và công tác lưu trữ, ban hành kèm theo Nghị định số 142/CP ngày 28/9/1963 của Hội đồng Chính phủ. Bản Điều lệ này đã quy định tương đối đầy đủ các thành phần cấu thành văn bản và cách thức trình bày). Mặt khác, nhận thức của các
cán bộ tham gia vào quá trình soạn thảo và ban hành văn bản ở một số cơ quan chưa tốt. Từ đó, dẫn đến việc trình bày thể thức văn bản thực hiện chưa nghiêm túc và thống nhất. Hơn nữa, các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền chưa có những cách xử lí nghiêm hay nói cách khác là chưa đặt ra những chế tài thích đáng để xử lí những trường hợp vi phạm về thể thức văn bản nói riêng, công tác soạn thảo và ban hành văn bản nói chung.
Tóm lại, thể thức văn bản của các tài liệu trong Phông Lưu trữ Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ theo tác giả thời kì này được thực hiện tương đối tốt, đảm bảo hiệu lực pháp lí của văn bản. Đa phần các hồ sơ, tài liệu lưu trữ về tổ chức - cán bộ và lao động - tiền lương trong Phông Lưu trữ Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ (1973-1994) là các bản chính. Tuy nhiên, có một số văn bản chưa có đủ những yếu tố thể thức bắt buộc của một văn bản như đã trình bày ở trên. Vì vậy, trong quá trình khai thác tài liệu của Phơng Lưu trữ này, độc giả cần lưu ý đặc điểm này để nhận xét tính chân thực, độ tin cậy của tài liệu.