cho độc giả trong quá trình khai thác, sử dụng tài liệu.
Có một số trường hợp, hồ sơ lập chưa đúng với lí thuyết lập hồ sơ. Chẳng
hạn, trong một số hồ sơ còn tồn tại những văn bản trùng thừa, như Báo cáo số 12 VP/TCCP ngày 16/01/1986 của Ban Tổ chức của Chính phủ kiểm điểm công tác năm 1985 và phương hướng nhiệm vụ công tác năm 1986 về kiện tồn tổ chức bộ máy quản lí Nhà nước có ở hồ sơ số 24 (từ tờ 1 đến tờ 11) và hồ sơ số 166 (từ tờ 168 đến 178); Thông tư số 114-TCCP ngày 24/5/1978 của Ban Tổ chức của Chính phủ hướng dẫn thi hành về việc quản lí kế hoạch lao động và tiền lương thuộc các ngành không sản xuất vật chất có ở hồ sơ số 166 (từ tờ 34 đến tờ 47) (bản khơng có chữ kí, dấu) và hồ sơ số 302 (từ trang 1 đến trang 15) (bản có chữ kí, dấu). Khi gặp những văn bản trùng lặp như vậy, độc giả cần so sánh và chọn lọc văn bản có đủ thể thức, đáng tin cậy để khai thác.
Mặt khác, còn một vài hồ sơ ghi tiêu đề chưa chính xác, chưa phản ánh đúng nội dung tài liệu trong hồ sơ. Ví dụ: hồ sơ số 24 có tiêu đề: “Báo cáo tổng kết công tác năm 1985, phương hướng nhiệm vụ 1986 của Ban Tổ chức Chính phủ”. Trong đó, nội dung của hồ sơ có một văn bản duy nhất là Báo cáo số 12 VP/TCCP ngày 16/01/1986 của Ban Tổ chức của Chính phủ kiểm điểm cơng tác năm 1985 và phương hướng nhiệm vụ công tác năm 1986 về kiện toàn tổ chức bộ máy quản lí Nhà nước. Hồ sơ số 347 với tiêu đề: “Báo cáo của Bộ Lao động về thực hiện kế hoạch lao động tiền lương quý I năm 1986”, nhưng nội dung bên trong là Báo cáo số 460/BC-ĐĐLĐ ngày
7/4/1986 của Bộ Lao động về tình hình thực hiện kế hoạch điều động lao động quý I năm 1986 và kế hoạch điều động lao động quý II năm 1986.
Đáng chú ý là hồ sơ số 619 với tiêu đề “Văn bản pháp quy của HĐBT, các Bộ về vấn đề cán bộ năm 1980”, nhưng nội dung bên trong có Thơng tư số 41/TBXH ngày 31/12/1984 của Bộ Thương binh và Xã hội hướng dẫn thi hành Điều 4 và Điều 5 trong Chỉ thị số 33/CT của HĐBT ngày 02/12/1983 bổ sung một số điểm về chính sách, chế độ đối với lực lượng vũ trang làm nhiệm vụ ở Campuchia và Lào [185, 66-69]. Qua đó, cho thấy tài liệu chưa được phân loại một cách triệt để.
Việc biên mục bên trong hồ sơ chưa được thực hiện đầy đủ.
Qua nghiên cứu các hồ sơ cho thấy, cịn có một số hồ sơ lập chưa hồn chỉnh. Chẳng hạn, các hồ sơ có giá trị bảo quản lâu dài chưa được ghi mục lục văn bản và đánh số tờ. Do vậy, độc giả gặp khó khăn khi tra tìm và trích dẫn tài liệu.