được thu thập tương đối đầy đủ.
Như đã trình bày ở chương 1, tài liệu của tồn Phơng Lưu trữ Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ đã được thu thập và giao nộp cho Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III vào năm 2003. Với 1427 hồ sơ, đựng trong 290 hộp tài liệu, khối tài liệu này không chỉ đa dạng về loại hình mà cịn phong phú về nội dung.
- Khối tài liệu về tổ chức - cán bộ và lao động - tiền lương trong Phông
đã được lập hồ sơ.
Theo quy định hiện nay, các tài liệu lưu trữ của các cơ quan nộp về Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III nói riêng và các lưu trữ lịch sử nói chung đều đã phải chỉnh lí khoa học. Tài liệu Phơng Lưu trữ Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ (1973-1994) trong đó có tài liệu về tổ chức - cán bộ và lao động - tiền lương đều đã được lập hồ sơ tương đối hoàn chỉnh khi nộp vào Trung tâm. Từ đó, tạo thuận lợi cho việc khai thác tài liệu của độc giả.
- Có mục lục hồ sơ để tra cứu tài liệu của tồn Phơng.
Mục lục hồ sơ là bản kê có hệ thống tên các hồ sơ và những thơng tin khác về thành phần và nội dung hồ sơ của một khối tài liệu nhất định, như một phông hoặc một bộ phận của phông, một phông lưu trữ liên hợp, hoặc một sưu tập tài liệu lưu trữ [5, 223]. Hiện nay, tài liệu của tồn Phơng có cơng cụ tra tìm là mục lục hồ sơ, bao gồm 2 quyển: một quyển để tra cứu tài liệu có giá trị bảo quản lâu dài, vĩnh viễn và một quyển để tra cứu tài liệu có giá trị bảo quản tạm thời. Qua đó, Trung tâm quản lí và phục vụ khai thác tài liệu của Phông.
- Khối tài liệu về tổ chức - cán bộ và lao động - tiền lương nói riêng và
tài liệu trong tồn Phơng nói chung được bảo quản trong điều kiện tốt.
Tài liệu Phông Lưu trữ Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ được bảo quản tại tầng 2 của nhà kho 11 tầng của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. Đây là kho bảo quản tài liệu với tổng số vốn đầu tư trên 95 tỉ đồng. Kho lưu trữ được thiết kế, xây dựng theo một quy định rất nghiêm ngặt dành cho việc bảo quản tài liệu. Chúng tôi được biết, hiện nay kho lưu trữ này được đánh giá là một trong những kho lưu trữ không chỉ hiện đại so với các kho lưu trữ ở Việt Nam mà cả trong khu vực Đông Nam Á.
Qua thời gian khảo sát, chúng tôi thấy các hồ sơ, tài liệu về tổ chức - cán bộ và lao động - tiền lương nói riêng và tài liệu trong tồn Phơng nói chung được xếp vào các hộp tài liệu (theo tiêu chuẩn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước), sau đó xếp lên giá theo đúng quy định. Khối hồ sơ, tài liệu lưu trữ này được bảo quản trong kho thống mát, có hệ thống điều hịa, quạt thơng gió hoạt động 24/24 giờ. Các tài liệu được bảo quản ở nhiệt độ 21oC; độ ẩm là 60%. Đó là một mơi trường thuận lợi để kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ. Hệ thống phòng cháy chữa cháy cũng đầy đủ và ln sẵn sàng phịng khi xảy ra hỏa hoạn.
* Những việc còn tồn tại: