- Mục lục hồ sơ được lập chưa hoàn chỉnh, phân loại có phần chưa hợp lí Cịn thiếu những cơng cụ tra cứu hiện đại các tài liệu của Phông.
3.3.4. Tăng cường đội ngũ cán bộ, đội ngũ chuyên gia về công bố,
giới thiệu tài liệu.
Hiện nay, đội ngũ cán bộ, công chức của Trung tâm nhìn chung đã được đào tạo bài bản. Tuy nhiên, đội ngũ này còn hạn chế về số lượng. Mặt khác, Trung tâm còn thiếu đội ngũ các chuyên gia về các nghiệp vụ của cơng tác lưu trữ. Vì vậy, trong thời gian tới cần tăng cường đội ngũ cán bộ cũng như đội ngũ chuyên gia. Phải có những chuyên gia đi sâu vào từng mảng nghiệp vụ chuyên môn hiện nay đang thiếu như tài liệu chữ viết, nghe nhìn, điện tử….Cần chú trọng đào tạo, bồi dưỡng thêm chuyên gia về công bố, giới thiệu tài liệu để đáp ứng các nhu cầu của thực tiễn. Bởi vì số cán bộ làm cơng tác công bố, giới thiệu tài liệu ở Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III chưa nhiều, chủ yếu là do một số cán bộ cơng tác tại Phịng Tổ chức sử dụng tài liệu đảm nhiệm. Đánh giá một cách tổng quát, cán bộ làm công tác công bố, giới thiệu của Trung tâm chưa đáp ứng yêu cầu về cả về số lượng và chất lượng.
Để làm tốt công tác công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ, Trung tâm cần có chiến lược trong việc tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ. Chẳng hạn, Trung tâm cần nhận thêm nhiều người có chun mơn giỏi, được đào tạo bài bản về nghiệp vụ công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ, cử cán bộ tham gia những khóa đào tạo, bồi dưỡng tại những nước tiên tiến. Bên cạnh đó, cần có chế độ đãi ngộ xứng đáng đối với những người làm công tác công bố, giới thiệu tài liệu.
Tiểu kết chƣơng 3
Qua những nội dung đã trình bày ở trên cho thấy, đây là một trong những phơng lưu trữ q, có nhiều tài liệu là những bản chính, bản gốc trong đó có bút tích của các đồng chí lãnh đạo cao cấp của Đảng và Nhà nước ta. Do vậy, đó là nguồn tài liệu có giá trị để cung cấp thơng tin cho hoạt động quản lí, phục vụ cải cách hành chính hiện nay; đồng thời là nguồn tài liệu có giá trị để nghiên cứu lịch sử và các lĩnh vực khác như chính trị, kinh tế - xã hội, văn hóa, ngoại giao và nghiên cứu khoa học của nước ta trong giai đoạn 1973- 1994.
Tài liệu về tổ chức - cán bộ và lao động - tiền lương trong Phông Lưu trữ Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ (1973-1994) bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III hiện nay đã được tổ chức tương đối khoa học. Công tác tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu cũng được Trung tâm rất quan tâm. Tuy nhiên, Trung tâm cần khắc phục một số vấn đề còn tồn tại để khai thác, sử dụng có hiệu quả khối tài liệu này để góp phần phục vụ sự nghiệp cách mạng của Đảng và của dân tộc. Muốn vậy, cần chú ý thực hiện những giải pháp về tổ chức khoa học, khai thác và sử dụng tài liệu.
KẾT LUẬN
Giới thiệu tài liệu lưu trữ là một công tác nghiệp vụ quan trọng trong lưu trữ; là một trong các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Nó giúp cho những người nghiên cứu tra tìm tài liệu một cách thuận lợi và khoa học, đặc biệt là làm giảm thời gian tra tìm tài liệu cho độc giả.
Tuy nhiên, công tác giới thiệu tài liệu lưu trữ đòi hỏi người giới thiệu phải có trình độ nghiệp vụ lưu trữ, phải đi sâu nghiên cứu một khối lượng lớn các tài liệu một cách tỉ mỉ. Mặt khác, người giới thiệu cũng phải có khả năng khái quát thành từng nhóm (giới thiệu một cách có hệ thống, có sự phân loại một cách khoa học). Trên cơ sở đó khái quát được thành phần, nội dung, đặc điểm của các nhóm tài liệu được giới thiệu để độc giả tiếp thu vấn đề một cách nhanh chóng.
Từ những nội dung đã trình bày ở phần trên của luận văn, chúng ta thấy tài liệu về tổ chức - cán bộ và lao động - tiền lương trong Phông Lưu trữ Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ (1973-1994) vừa đa dạng về loại hình vừa phong phú về nội dung. Khối tài liệu này có giá trị phục vụ việc tìm hiểu các lĩnh vực khác nhau của đời sống xã hội. Chúng tôi hi vọng độc giả và các nhà nghiên cứu sẽ tìm thấy những thơng tin q giá trong khối tài liệu về tổ chức - cán bộ và lao động - tiền lương bởi trong đó có những tài liệu chưa từng được giới thiệu. So với tiềm năng vốn có của tài liệu được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, vẫn cịn rất nhiều các phơng lưu trữ có giá trị mà độc giả chưa biết đến. Vì vậy, nếu có điều kiện cần đầu tư nghiên cứu sâu hơn để giới thiệu thêm những tài liệu phản ánh các nội dung khác có giá trị trong Phơng Lưu trữ này và những phông lưu trữ khác của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. Luận văn đã cung cấp những thơng tin một cách tồn diện và có hệ thống về nguồn tài liệu quan trọng và có giá trị cao là những hồ sơ, tài liệu về tổ chức - cán bộ và lao động - tiền lương trong Phông Lưu trữ Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ (1973 -1994), tạo thuận lợi cho những người có nhu cầu nghiên cứu, tìm hiểu về vấn đề này một cách khoa học, nhanh chóng, chính xác và đạt hiệu quả cao; đề xuất các giải pháp để tổ chức khoa học, khai thác
và sử dụng tài liệu về tổ chức - cán bộ và lao động - tiền lương trong Phông Lưu trữ Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ (1973 -1994). Đồng thời, luận văn cịn góp phần cung cấp thơng tin, nguồn tư liệu để phục vụ cho công tác đào tạo một số ngành học của Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I.
Với mong muốn tạo thuận lợi hơn nữa cho độc giả trong quá trình khai thác tài liệu về tổ chức - cán bộ và lao động - tiền lương trong Phông Lưu trữ Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ (1973-1994), chúng tơi xin kiến nghị với Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III một số điểm sau đây:
Thứ nhất, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III cần sưu tầm, bổ sung thêm
những tài liệu còn thiếu về tổ chức - cán bộ và lao động - tiền lương trong Phông Lưu trữ Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ (1973-1994) để tăng thêm tính hồn chỉnh của Phơng Lưu trữ này.
Thứ hai, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III cần kiểm tra lại các hồ sơ được nộp vào lưu trữ. Bởi vì, cịn có một số hồ sơ lập chưa hồn chỉnh.
Thứ ba, Trung tâm cần ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào việc tra tìm
tài liệu lưu trữ của Phơng.
Thứ tư, Trung tâm cần tiếp tục tổ chức những hình thức khai thác tài
liệu khác một cách chủ động như viết các thông báo, giới thiệu tài liệu lưu trữ, các bài công bố tài liệu lưu trữ trên tạp chí; biên soạn sách chỉ dẫn các phơng lưu trữ, phối hợp với các cơ quan, tổ chức thực hiện khai thác tài liệu theo đơn đặt hàng từ xa.
Thứ năm, Trung tâm cần tăng cường đội ngũ chuyên gia đủ năng lực và có phẩm chất tốt đồng thời phối hợp với cơ quan nghiên cứu, các trường đào tạo trong và ngoài nước để nghiên cứu về các vấn đề như công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ,...