- Mục lục hồ sơ được lập chưa hoàn chỉnh, phân loại có phần chưa hợp lí Cịn thiếu những cơng cụ tra cứu hiện đại các tài liệu của Phông.
3.3.3. Đa dạng hóa các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu,
trong đó tăng cường giới thiệu, công bố tài liệu Phông Lưu trữ Ban Tổ
chức - Cán bộ Chính phủ.
Trong các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu Phông Lưu trữ Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ nói riêng và các phơng lưu trữ được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III nói chung, hình thức được sử dụng phổ biến là phòng đọc. Trung tâm cần có sự phân loại các đối tượng phục vụ, từ đó sẽ xây dựng được kế hoạch giới thiệu, chuẩn bị tài liệu được đầy đủ, khoa học.
Bên cạnh đó, Trung tâm cần tiếp tục tăng cường việc tổ chức những hình thức khai thác tài liệu của Phông một cách chủ động như viết các thông báo, giới thiệu tài liệu, các bài công bố tài liệu lưu trữ trên tạp chí; biên soạn sách chỉ dẫn các phông lưu trữ,…phối hợp với các cơ quan, tổ chức thực hiện khai thác tài liệu theo đơn đặt hàng từ xa.
Chúng ta biết rằng, giới thiệu tài liệu lưu trữ là một trong các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ thường được áp dụng, mang tính thơng tin chủ động, giúp cho các độc giả, nhà nghiên cứu nắm được những tài liệu có giá trị trong kho lưu trữ để khai thác và sử dụng tài liệu được thuận lợi.
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III cũng đã quan tâm đến công tác giới thiệu tài liệu trong những năm gần đây, nhưng số lượng những bài giới thiệu đó chưa nhiều so với cơng việc cần tiến hành và tiềm năng tài liệu của Trung tâm. Vì vậy, Trung tâm cần tăng cường thực hiện công tác này để tạo điều
kiện tốt nhất cho những người nghiên cứu. Được biết Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III chuẩn bị cho xuất bản sách chỉ dẫn các phông lưu trữ. Tuy nhiên, trong đó chưa đề cập đến Phơng Lưu trữ Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ (1973-1994), do vậy cần bổ sung thêm.
Có ý kiến cho rằng, để tài liệu lưu trữ giúp ích nhiều hơn cho công việc nghiên cứu lịch sử, các cơ quan lưu trữ phải là những trung tâm nghiên cứu, chứ không đơn thuần chỉ là nơi lưu giữ, bảo quản tài liệu. Giới sử học rất cần những cơng trình giới thiệu về các nguồn sử liệu dưới dạng tổng mục lục, phân loại, đánh giá giá trị và giám định văn bản học. Những việc này các Trung tâm Lưu trữ đã và đang làm, nhưng cần đẩy mạnh hơn nữa. Qua khảo sát cho thấy, Trung tâm cũng đã giới thiệu những tài liệu quý của một số phông lưu trữ mà cơ quan mình đang bảo quản qua các bài viết trên tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, nhưng đa phần dưới dạng các bài viết ngắn, chưa mang tính giới thiệu tồn diện và chun sâu. Chính vì vậy, cần có nhiều cơng trình hơn nữa để góp phần vào việc cung cấp thông tin cho các nhà sử học nghiên cứu một cách có thuận lợi và hiệu quả. Muốn vậy, Trung tâm cần xác định rõ đối tượng và nội dung cần thông báo, giới thiệu. Chẳng hạn, Trung tâm có thể giới thiệu tài liệu về tổ chức - cán bộ và lao động - tiền lương trong Phông Lưu trữ Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ (1973-1994) đối với Bộ Nội vụ, Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội, các viện nghiên cứu... Cần giới thiệu cụ thể tài liệu chung của cơ quan Bộ Nội vụ, tài liệu của các đơn vị trực thuộc như các Vụ, Ban...Mặt khác, cần tăng cường viết các bài giới thiệu trên các tạp chí như: Tạp chí Tổ chức Nhà nước,...
Về vấn đề khai thác tài liệu theo đơn đặt hàng từ xa, đây là một hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ mới của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. Cụ thể là: khi các cơ quan, tổ chức, cá nhân có yêu cầu cung cấp tài liệu lưu trữ, nhưng họ không có điều kiện đến trực tiếp thì có thể u cầu phục vụ nghiên cứu tài liệu từ xa. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân đề nghị những tài liệu họ cần thông qua việc gửi danh sách các tài liệu qua đường bưu điện, Trung tâm sẽ tra tìm tài liệu và thống kê các hồ sơ, tài liệu lưu trữ có liên quan đến yêu cầu của độc giả. Sau đó, gửi về cho cơ quan, tổ chức, cá nhân yêu cầu để
họ lọc ra những tài liệu mình thực sự cần và đề nghị sao chụp. Hai bên sẽ kí kết hợp đồng và Trung tâm thực hiện theo yêu cầu của bên đặt tài liệu. Khi kết thúc, bên đặt tài liệu sẽ thanh tốn phí khai thác sử dụng tài liệu cho Trung tâm qua đường bưu điện. Trường hợp đối với cá nhân nếu gọi điện thoại hoặc viết thư đề nghị trả lời mà số lượng ít, Trung tâm sẽ trả lời miễn phí (mỗi năm trả lời hàng ngàn lượt).
Như vậy, hình thức phục vụ nghiên cứu tài liệu lưu trữ từ xa đã được áp dụng một vài năm trở lại đây tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. Qua đó, thấy được sự đổi mới trong tư duy tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ của lãnh đạo Trung tâm. Vậy Trung tâm cần tiếp tục phát huy việc sử dụng phương pháp này đối với các phông lưu trữ bảo quản tại Trung tâm nói chung và Phơng Lưu trữ Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ nói riêng. Đây là phương pháp có nhiều ưu điểm, nó giúp cho bên đặt tài liệu tiết kiệm được nhiều thời gian, kinh phí và nhân lực; đồng thời, qua đó giúp cho cán bộ lưu trữ được rèn luyện để vững vàng hơn trong nghiệp vụ tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Để thực hiện được tốt hoạt động này, đòi hỏi cán bộ lưu trữ phải có nghiệp vụ, vận dụng thành thạo các kĩ năng phân tích vấn đề, so sánh, tổng hợp…