7. Bố cục của luận văn
3.2.1. Tình hình tổ chức khoa học và bảo vệ an toàn tài liệu
Khối tài liệu về sự ủng hộ của nhân dân thế giới đối với Việt Nam trong kháng chiến chống Mỹ cứu nƣớc (1955 - 1975) bao gồm 738 hồ sơ nằm rải rác
trong 20 phông nên tình hình tổ chức khoa học tài liệu có đặc điểm chung của toàn bộ tài liệu lƣu trữ tại TTLTQG III và một số đặc điểm riêng. Cụ thể:
- Ưu điểm
Một là, khối tài liệu về sự ủng hộ của nhân dân thế giới đối với Việt Nam
trong kháng chiến chống Mỹ cứu nƣớc (1955 - 1975) đƣợc phân loại, lập hồ sơ. Tại TTLTQG III, toàn bộ hồ sơ ngay từ khi giao nộp về đều đã đƣợc phân loại, lập hồ sơ tƣơng đối chính xác, trong đó có các phông lƣu trữ chứa tài liệu về sự ủng hộ của nhân dân thế giới đối với Việt Nam trong kháng chiến chống Mỹ. Trong quá trình tổ chức khoa học tài liệu, Trung tâm tiếp tục thực hiện việc chỉnh lý nâng cấp các phông nhằm nâng cao chất lƣợng hồ sơ để có thể đáp ứng tối đa các yêu cầu của công tác lƣu trữ.
Hai là, toàn bộ hồ sơ thuộc khối tài liệu đã đƣợc xác định giá trị và định thời hạn bảo quản cụ thể. Qua khảo sát danh mục toàn bộ 20 phông chứa tài liệu về sự ủng hộ của nhân dân thế giới đối với Việt Nam trong kháng chiến chống Mỹ cứu nƣớc, chúng tôi thấy rằng toàn bộ hồ sơ, tài liệu bao gồm tài liệu của các phông đã đƣợc nâng cấp và chƣa đƣợc nâng cấp đều đƣợc định thời hạn bảo quản cụ thể .
Ba là, Trung tâm đã xây dựng đƣợc công cụ tra cứu đối với tất cả các phông và sƣu tập lƣu trữ để phục vụ nhu cầu khai thác lựa chọn tài liệu của độc giả. Toàn bộ khối tài liệu về sự ủng hộ của nhân dân thế giới đối với Việt Nam trong kháng chiến chống Mỹ đều có công cụ tra cứu là các quyển Mục lục hồ sơ và cơ sở dữ liệu trên máy vi tính. Điều này giúp cho việc tiếp cận tài liệu của độc giả đƣợc dễ dàng, toàn diện và nhanh chóng hơn. Năm (2006), Trung tâm đã biên soạn cuốn “Sách chỉ dẫn các phông lưu trữ bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III” giới thiệu tóm tắt lịch sử hình thành của các cơ quan và nội dung cơ bản của tài liệu. Cuốn sách đã cung cấp những thông tin cần thiết và quan trọng đối với độc giả khi nghiên cứu về lịch sử Việt Nam thời kỳ hiện đại.
Bốn là, toàn bộ tài liệu đang đƣợc bảo quản một cách an toàn, khoa học
và hợp lý, nhiều tài liệu đã đƣợc tu bổ, phục chế và số hóa. Với hệ thống kho mới đƣợc xây dựng và các trang thiết bị nhƣ: máy hút ẩm, bình chữa cháy, máy điều hòa nhiệt độ… Trung tâm có thể đảm bảo điều kiện bảo quản an toàn tài liệu lƣu trữ.
Toàn bộ tài liệu lƣu trữ đƣợc bảo quản trong bìa, hộp và xếp trên giá một cách khoa học theo đúng nghiệp vụ lƣu trữ. Tuy đƣợc bảo quản trong điều kiện phù hợp nhƣng do tài liệu hình thành cách ngày nay khá lâu và đƣợc khai thác, sử dụng tƣơng đối thƣờng xuyên nên khối tài liệu về sự ủng hộ của nhân dân thế giới đối với Việt Nam (1955 - 1975) có nhiều tài liệu đã bị hƣ hỏng nặng. Nhận biết đƣợc điều này, Trung tâm đã chú trọng tiến hành các biện pháp tu bổ, phục chế tài liệu lƣu trữ, trong đó đặc biệt ƣu tiên tu bổ, phục chế những tài liệu có giá trị cao, tài liệu quý hiếm, tài liệu có mức độ hƣ hỏng nặng. Đối với những tài liệu độc bản, tài liệu quý hiếm, Trung tâm đã tiến hành số hóa để phục vụ bảo hiểm và công tác khai thác sử dụng. Đến nay, trong số 20 phông lƣu trữ có chứa tài liệu về sự ủng hộ của nhân dân thế giới đối với Việt Nam trong kháng chiến chống Mỹ (1955 - 1975), Trung tâm đã tiến hành số hóa đƣợc 04 phông: Quốc hội, Phủ Thủ Tƣớng, UBKHNN, Bộ Nông lâm. Sau khi số hóa tài liệu đƣợc khai thác sử dụng trên máy vi tính, độc giả không cần tiếp xúc trực tiếp với tài liệu bản gốc, giúp hạn chế tối đa tình trạng hƣ hỏng, mất mát tài liệu.
- Hạn chế
Bên cạnh những ƣu điểm đã liệt kê ở trên, chúng tôi nhận thấy công tác tổ chức khoa học và bảo vệ an toàn tài liệu tại Trung tâm còn tồn tại một số hạn chế nhƣ sau:
Một là, có nhiều hồ sơ lập chƣa đảm bảo chất lƣợng. Cụ thể nhƣ sau:
+ Nhiều tiêu đề hồ sơ không phản ánh đúng, đủ nội dung các văn bản bên trong.
Ví dụ: Hồ sơ 1648, phông Quốc hội: Hồ sơ về đoàn đại biểu Quốc hội đi thăm Ba Lan, Tiệp Khắc, Rumani, Liên Xô từ ngày 18/8 đến cuối tháng 9/1971. Tập 6: Báo cáo tổng kết của đoàn và tin tức về diễn biến chuyến thăm. Tuy nhiên theo nội dung Báo cáo, ngoài 4 nƣớc trên đây đoàn đại biểu Quốc hội ta còn đến thăm cả Trung Quốc vào ngày 25/9.
+ Trong cùng một hồ sơ, số lƣợng tài liệu trùng nhau rất nhiều. Tùy từng hồ sơ các tài liệu trùng đƣợc xếp cạnh nhau.
Ví dụ: Trong hồ sơ 17356, phông UBKHNN: Tài liệu đàm phán với Liên Xô tháng 3/1959 về việc Liên Xô cho vay 100 triệu rúp và giúp đỡ kỹ thuật trong việc xây dựng một số công trình công nghiệp và trƣờng Đại học có rất nhiều văn bản trùng đƣợc đánh số liên tục hoặc cách số nhƣ: “Ý kiến của đồng chí DEMIDOV phát biểu trong buổi họp ngày 11/12/1958 tại UBKHNN với đồng chí Vũ Huy Tĩnh, Lê Dũng, Hồ Quý Biên và hai cán bộ công nghiệp” có 4 bản trùng nhau bao gồm các tờ tờ 33 - 35, tờ 36 - 38, 39 - 41, tờ 121 - 123. Ngoài ra, còn rất nhiều văn bản khác bị trùng lặp nhƣ: “Thông báo về việc ký kết Hiệp định kinh tế và hợp tác khoa học kỹ thuật Việt Nam - Liên Xô” có 11 bản trùng nhau đƣợc đánh số từ tờ 161 - 188.
Thậm chí, trong một số trƣờng hợp, các tài liệu này còn đƣợc sắp xếp ở hai mục nhỏ khác nhau trong cùng một hồ sơ.
Ví dụ: Hồ sơ 17356, phông UBKHNN đã nêu ở ví dụ trên, tài liệu đƣợc chia thành 2 mục nhỏ là tài liệu thuộc phần “Đàm phán” và tài liệu thuộc phần “Hoạt động ngoài đàm phán”. Trong đó, các tài liệu trùng nhau từ tờ 33 - 41 thuộc phần “Đàm phán”, còn tờ 121 - 123 thuộc phần “Hoạt động ngoài đàm phán”.
+ Nhiều hồ sơ chƣa đƣợc biên mục
Về nguyên tắc, những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn đều phải đƣợc biên mục bên trong. Tuy nhiên, khi khảo sát khối tài liệu liên quan đến đề tài nghiên cứu chúng tôi thấy có hồ sơ đƣợc biên mục, có hồ sơ không đƣợc biên mục. Trong đó, số lƣợng hồ sơ không đƣợc biên mục nhiều hơn (2/3 hồ sơ không đƣợc biên mục bên trong). Số hồ sơ đã đƣợc biên mục nằm chủ yếu trong phông Quốc hội, các phông còn lại, số lƣợng hồ sơ đƣợc biên mục là rất ít.
Hai là, công tác xác định giá trị tài liệu còn nhiều điểm chƣa hợp lý
TTLTQG III là một trong bốn lƣu trữ lịch sử lớn nhất của cả nƣớc. Tài liệu lƣu trữ đƣợc bảo quản tại đây là những tài liệu có giá trị về nhiều mặt đối với đất nƣớc và có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, đặc biệt là khối tài liệu từ năm 1975 trở về trƣớc. Đây là những tài liệu gắn liền với hai cuộc đấu tranh khốc liệt của dân tộc ta để bảo vệ đất nƣớc và trong đó có rất nhiều tài liệu độc bản. Tuy nhiên, công tác xác định giá trị còn tồn tại một số tình trạng nhƣ:
+ Có rất nhiều hồ sơ đƣợc định thời hạn bảo quản lâu dài và không cụ thể số năm lâu dài là bao nhiêu năm.
Ví dụ: Trong khối tài liệu phản ánh sự ủng hộ của nhân dân thế giới đối với Việt Nam (1955 - 1975), số lƣợng hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài trong các phông nhƣ sau: phông UBTNCP: 101 hồ sơ, phông Bộ Y tế: 47 hồ sơ, phông Quốc hội: 03 hồ sơ.
+ Tài liệu đƣợc định thời hạn bảo quản không hợp lý theo đúng giá trị. Bên cạnh việc vẫn còn tồn tại những hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời, lâu dài trong kho lƣu trữ lịch sử của quốc gia, việc định thời hạn bảo quản đối với các hồ sơ có nội dung tƣơng tự nhau tại đây cũng chƣa thống nhất.
Ví dụ: Hồ sơ 2676, phông UBTNCP: Báo cáo tổng kết công tác tiếp nhận viện trợ của thế giới cho miền Nam trong 07 năm (1963 - 1969) của Cục Cung cấp - Ban Thống nhất Trung Ƣơng, có thời hạn bảo quản lâu dài.
Hồ sơ 2712: Báo cáo việc tiếp nhận viện trợ của quốc tế và trong nƣớc ủng hộ nhân dân Việt Nam trong năm 1966 của Ủy ban Thống nhất có thời hạn bảo quản vĩnh viễn.
Hồ sơ 2842: Báo cáo tiếp nhận hàng viện trợ 6 tháng đầu năm 1970 của Cục Cung cấp - Ủy Ban Thống nhất có thời hạn bảo quản vĩnh viễn
Nếu xét về giá trị lịch sử của các hồ sơ trên thì rõ ràng hồ sơ 2767 có giá trị cao nhất vì có nội dung liên quan đến vấn đề viện trợ kháng chiến, là báo cáo tổng kết về tình hình viện trợ trong 07 năm. Nhƣ vậy, Báo cáo quan trọng cả về thời gian và nội dung đƣợc đề cập. Do đó, hồ sơ này cần đƣợc bảo quản vĩnh viễn để phục vụ nghiên cứu lịch sử.
+ Cách thức sắp xếp tài liệu có kích thƣớc khác nhau trong hồ sơ chƣa hợp lý Trong cùng một hồ sơ, tài liệu có nhiều kích thƣớc và loại giấy khác nhau nên việc sắp xếp còn nhiều điểm chƣa đảm bảo cho sự an toàn của tài liệu. Trƣờng hợp trong hồ sơ, tài liệu có khổ A4 nhƣng nội dung đƣợc in theo chiều dọc, ngang khác nhau những tài liệu chiều ngang bị gập lại cho vừa với khổ A4 mà không xoay chiều giấy. Bên cạnh đó, đối với những tài liệu có khổ lớn hơn khổ A4 do chƣa có
hộp bảo quản riêng cho những tài liệu khổ này nên đang đƣợc bảo quản bằng cách gấp đôi gấp ba để bảo quản nhƣ tài liệu khổ A4. Đây là điều tối kỵ trong nghiệp vụ bảo quản tài liệu lƣu trữ dẫn đến việc hƣ hỏng tài liệu nhƣ tài liệu bị quăn mép, toàn bộ các tờ đều có nếp gấp, nhiều chỗ không đọc đƣợc nội dung.
Ví dụ: Hồ sơ 2938, phông UBTNCP: Sổ theo dõi thống kê hàng viện trợ năm 1972 – 1975 của Ủy ban Thống nhất Chính phủ. Cuốn sổ này đƣợc sử dụng thƣờng xuyên trong thời gian dài nên rất tình trạng vật lý rất kém, sổ cũ, giấy ngả màu ố vàng, thêm vào đó, do bảo quản bằng cách gập đôi nên giấy có hiện tƣợng hƣ hỏng nặng, nhất là những chỗ có nếp gấp.
Ba là, tuy đã thực hiện đề án chống xuống cấp tài liệu lƣu trữ nhƣng do nhiều nguyên nhân nên đến nay, nhiều tài liệu đã bị xuống cấp nặng, chƣa đƣợc tu bổ kịp thời. Tài liệu hiện trong tình trạng mờ chữ, ố vàng, tài liệu giòn, mủn, rách rất nhiều.