7. Bố cục của luận văn
3.1.3. Nguyên nhân của những ưu điểm, hạn chế
- Nguyên nhân dẫn đến những ƣu điểm trên
+ Nhận thức của Đảng, Chính phủ và toàn xã hội về tầm quan trọng của công tác lƣu trữ, tài liệu lƣu trữ đã đƣợc tăng lên đáng kể trong những năm gần đây nên số lƣợng độc giả đến với lƣu trữ ngày càng đông.
+ Các thế hệ lãnh đạo và viên chức thuộc TTLTQG III luôn nhận thức đƣợc tầm quan trọng của tài liệu lƣu trữ và ý nghĩa về mức độ hoàn chỉnh của các phông lƣu trữ. Do vậy, Lãnh đạo Trung tâm luôn tham mƣu cho Cục Văn thƣ và Lƣu trữ nhà nƣớc, phối hợp và trực tiếp thực hiện việc thu thập, bổ sung một cách đầy đủ và kịp thời nhất những tài liệu lƣu trữ có giá trị để bảo quản.
+ Nhiều văn bản chỉ đạo hƣớng dẫn nghiệp vụ đƣợc ban hành và phổ biến áp dụng một cách rộng rãi. Sự ra đời của Luật Lƣu trữ đánh dấu bƣớc phát triển mới trong hoạt động khai thác, sử dụng tài liệu.
+ TTLTQG III đƣợc nhà nƣớc quan tâm đầu tƣ kinh phí bằng nguồn ngân sách nhà nƣớc để đảm bảo cho các hoạt động lƣu trữ đạt đƣợc hiệu quả cao nhất.
- Nguyên nhân dẫn đến những hạn chế trên là do:
+ Khối lƣợng tài liệu lớn và hạn chế về kinh phí nên chƣa tiến hành tu bổ, phục chế, số hóa đƣợc toàn bộ tài liệu.
+ Tình trạng vật lý của nhiều tài liệu rất yếu, tốc độ xuống cấp của các tài liệu này nhanh hơn so với khối tài liệu gần đây do tài liệu đƣợc hình thành cách ngày nay khá lâu và trong điều kiện đất nƣớc còn gặp nhiều khó khăn về khoa học, kỹ thuật chế tác tài liệu còn hạn chế. Thêm vào đó, tài liệu lại đƣợc đƣa ra khai thác một cách trực tiếp nên càng làm cho tài liệu xuống cấp nhanh hơn.
+ Còn thiếu các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hƣớng dẫn nghiệp vụ về giải mật tài liệu lƣu trữ.
+ Càng ngày, nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ của công chúng càng nhiều, điều này làm gia tăng áp lực đối với Trung tâm. Trong rất nhiều trƣờng hợp, Trung tâm không thể đáp ứng một cách đầy đủ, kịp thời và chính xác nhu cầu sử dụng của tất cả độc giả. Giống nhƣ những cơ quan hành chính nhà nƣớc khác,
TTLTQG III làm việc vào giờ hành chính các ngày trong tuần nên các hoạt động phục vụ khai thác, sử dụng của độc giả cũng nằm trong khoảng thời gian này và phải tuân thủ đúng quy định về khai thác, sử dụng tài liệu vì hoạt động này liên quan trực tiếp sự an toàn của tài liệu lƣu trữ.
+ Độc giả chƣa chủ động nêu và đề xuất những ý kiến phản ánh, góp ý đối với công tác khai thác sử dụng tài liệu tại Trung tâm.