7. Bố cục của luận văn
3.2. Các giải pháp tăng cƣờng bảo vệ và phát huy giá trị khối tài liệu về
3.2.2. Giải pháp về tổ chức khoa học và bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ
Một là, cần chỉnh sửa, hoàn thiện đối với các hồ sơ chƣa đạt yêu cầu.
Nhƣ chúng tôi đã trình bày tại Chƣơng 2 của luận văn, trong khối tài liệu về sự ủng hộ của nhân dân thế giới đối với Việt Nam trong kháng chiến chống Mỹ cứu nƣớc (1955 - 1975) đang bảo quản tại TTLTQG III hiện có rất nhiều hồ sơ đƣợc lập chƣa đảm bảo yêu cầu. Ví dụ nhƣ: nhiều hồ sơ chƣa đƣợc biên mục bên trong, tiêu đề hồ sơ không phản ánh đúng, đủ nội dung tài liệu bên trong hồ sơ, trong các hồ sơ còn tồn tại tình trạng trùng lặp văn bản, tài liệu. Điều này gây nhiều khó khăn cho công tác quản lý tài liệu lƣu trữ và khó khăn cho độc giả trong việc khai thác sử dụng tài liệu. Do vậy, trong thời gian tới, Trung tâm cần bố trí nhân lực để tiến hành nâng cấp toàn bộ các phông hiện đang bảo quản tại Trung tâm. Trƣớc tiên, cần chỉnh sửa, hoàn thiện những hồ sơ chƣa đạt yêu cầu trong các phông, ví dụ nhƣ: loại bỏ các bản trùng thừa, sắp xếp lại tài liệu theo đúng trình tự, tiến hành biên mục toàn bộ tài liệu trong các hồ sơ... Điều này không chỉ giúp cho việc quản lý tài liệu một cách an toàn mà còn tạo thuận lợi cho độc giả khi khai thác tài liệu. Sau đó cần chỉnh sửa lại những tiêu đề hồ sơ chƣa đạt yêu cầu để bảo đảm yêu cầu mỗi tiêu đề hồ sơ phải phản ánh đƣợc toàn bộ nội dung của các tài liệu bên trong hồ sơ giúp độc giả có thể tìm kiếm một cách chính xác các thông tin thông qua tiêu đề hồ sơ.
Hai là, tiến hành xác định lại giá trị các hồ sơ, tài liệu một cách hợp lý. Trung tâm cần tiến hành rà soát toàn bộ các hồ sơ, tài liệu để định lại thời hạn bảo quản đối với các tài liệu có nội dung quan trọng. Tiến hành đánh giá mức độ tin cậy, chính xác đối với những tài liệu là bản thảo, bản nháp nhƣ bản thảo các thƣ cảm ơn, bản thảo công văn, thông báo... Trong một số trƣờng hợp, chúng ta có thể loại bỏ những văn bản là bản nháp, bản trùng có tình trạng vật lý quá kém, loại bỏ các bài báo quá cũ, nội dung không quan trọng hoặc các catalog giới thiệu sản phẩm máy móc của nƣớc ngoài.
Ví dụ: Hồ sơ 605, phông Quốc hội: Bản dịch 03 bài báo ngoại quốc Pháp - Anh - Mỹ bình luận về cuộc chiến tranh xâm lƣợc của thực dân và cuộc kháng chiến anh dũng của dân tộc năm 1960. Hồ sơ bao gồm 07 tờ tài liệu dịch đƣợc viết tay trên giấy kém chất lƣợng, chữ viết khó đọc và mực viết đã bị nhòe gây khó khăn rất lớn cho độc giả trong việc tiếp cận thông tin tài liệu. Bên cạnh đó, tài liệu do đƣợc số hóa nên hình ảnh không rõ nét, do vậy độc giả gần nhƣ không thể đọc đƣợc các nội dung thông tin ghi trên tài liệu. Trong trƣờng hợp này, Trung tâm cần tiến hành xem xét trực tiếp tài liệu gốc để thẩm định giá trị nội dung thông tin tài liệu. Nếu thông tin tài liệu có giá trị thì giữ lại nhƣng cần có biện pháp tu bổ, phục chế và có thể tái tạo lại các thông tin để độc giả có thể khai thác đƣợc. Nếu thông tin tài liệu không có giá trị thì cần tiến hành làm thủ tục tiêu hủy đối với hồ sơ này.
Ba là, cần hoàn thiện hệ thống công cụ tra cứu tài liệu
Nhƣ đã trình bày ở trên, hiện nay công cụ tra cứu tài liệu các phông lƣu trữ tại TTLTQG III chỉ bao gồm quyển mục lục hồ sơ và tra cứu mục lục hồ sơ trên máy tính tại phòng Đọc (nhƣng hiện nay đã bị hỏng). Điều này mới chỉ dừng lại ở việc cung cấp thông tin tiêu đề hồ sơ trong phông mà chƣa cung cấp đƣợc nội dung cụ thể, chi tiết của các tài liệu trong từng hồ sơ, đây là mục đích cuối cùng của độc giả khi khai thác, sử dụng tài liệu. Vì vậy, Trung tâm cần gấp rút tiến hành việc xây dựng cơ sở dữ liệu về nội dung của từng văn bản trong mỗi hồ sơ để độc giả có thể tra tìm thông tin văn bản theo nhiều trƣờng thông tin khác nhau nhƣ: ngày tháng năm ban hành văn bản, tên loại văn bản, chuyên đề của tài liệu… Về mục tiêu lâu dài, đối với những tài liệu lƣu trữ không thuộc danh mục hạn chế sử dụng cần đƣợc số hóa và đƣa nguồn tài liệu đã số hóa này lên mạng; từng bƣớc xây dựng phòng đọc trực tuyến để mọi ngƣời dân đều có thể tiếp cận, khai thác tài liệu lƣu trữ một cách thuận lợi nhất, giúp tiết kiệm thời gian, kinh phí cho độc giả, đồng thời giúp giới thiệu rộng rãi nguồn tài liệu lƣu trữ đến với xã hội. Nếu Trung tâm hoàn thành việc ứng dụng công nghệ thông tin vào khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ nhƣ chúng tôi đề xuất sẽ hạn chế đƣợc tối đa sự hƣ hỏng, rách nát tài liệu, kéo dài hơn nữa tuổi thọ tài liệu. Tuy nhiên, để làm đƣợc điều này, đội ngũ làm công tác tổ chức khoa học tài liệu cần có trình độ và tinh thần trách nhiệm cao vì phải chuẩn hóa thông tin
đầu vào, chuẩn hóa việc lập hồ sơ và dữ liệu của từng văn bản trong mỗi hồ sơ đƣa vào máy tính chính xác cao.
Bốn là, thực hiện đồng thời các biện pháp bảo quản an toàn và bảo hiểm đối
với tài liệu lƣu trữ.
Trƣớc hết, Trung tâm cần đầu tƣ thêm kinh phí để mua sắm hệ thống máy móc, trang thiết bị để phục vụ công tác bảo quản, tu bổ, phục chế tài liệu. Đối với những tài liệu đã bị hƣ hỏng hoặc có nguy cơ bị hƣ hỏng, cần chú trọng tăng cƣờng nhân lực để tu bổ, phục chế toàn bộ những tài liệu đã bị hƣ hỏng và có nguy cơ hƣ hỏng. Bên cạnh đó, Trung tâm có thể lựa chọn một trong số những số bản trùng thừa trong các hồ sơ để làm bản bảo hiểm cho tài liệu lƣu trữ. Điều này giúp cho chất lƣợng hồ sơ đƣợc đảm bảo. Đồng thời, khi đã có bản trùng thừa đƣợc sử dụng làm bản bảo hiểm chúng ta vẫn có thể sử dụng bản gốc trong khai thác sử dụng tài liệu để làm tăng tính chân thực, độ tin cậy của nguồn thông tin tài liệu. Ngoài việc đƣa bảo trùng thừa ra làm bản bảo hiểm cho tài liệu, Trung tâm cần chú trọng việc số hóa toàn bộ khối tài liệu lƣu trữ tại đây để đảm bảo an toàn cho tài liệu gốc. Hồ sơ điện tử có thể lƣu trữ dƣới dạng file mềm không những giúp cho việc tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ đƣợc thuận lợi mà còn có ý nghĩa quan trọng đối với công tác bảo vệ tài liệu. Đây là một trong những giải pháp hàng đầu để đảm bảo sự an toàn cho tài liệu lƣu trữ.